Quản lý đóng vai trò quan trọng không thể thiếu trong một tổ chức hay doanh nghiệp nào, nhằm đảm bảo sự vận hành của một tổ chức hay bộ máy. Vậy quản lý là gì? Công việc, vai trò và chức năng của quản lý là gì? Cùng POS365 tìm hiểu nhé!

Quản lý là gì? Công việc, vai trò và chức năng của quản lý

I. Khái niệm quản lý là gì?

Quản lý được hiểu là quản trị một tổ chức, doanh nghiệp, tổ chức phi chính phủ hoặc cơ quan chính phủ. Quản lý sẽ bao gồm các hoạt động như thiết lập chiến lược của một tổ chức và điều phối các nỗ lực của nhân viên hoặc tình nguyện viên để hoàn thành mục tiêu thông qua các nguồn lực sẵn có như tài chính, tự nhiên, nhân lực và công nghệ.

Người quản lý là những người thực hiện chức năng quản lý trong một tổ chức nhất định có thể là tổ chức kinh doanh hoặc phi kinh doanh. Người quản lý điều khiển công việc của người khác và chịu trách nhiệm trước kết quả hoạt động của họ. Nhà quản lý cũng là người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát con người, tài chính, thông tin một cách có hiệu quả để đạt được mục tiêu.

quản lý là gì

Quản lý là gì?

II. Các cấp quản lý và hệ thống thứ bậc

Quản lý trong các doanh nghiệp, tổ chức lớn thường được chia làm 3 cấp bậc lớn sau:

Quản lý cao cấp:

Yêu cầu phải có kiến thức rộng rãi và chuyên sâu về các vai trò & kỹ năng quản lý.
Nhận thức tốt về các yếu tố ngoại cảnh vì có thể ảnh hưởng đến việc kinh doanh của doanh nghiệp.
Những quyết định của nhà quản lý cao cấp thường mang tính dài hạn.
Quyết định của các nhà quản lý cao cấp phải dựa trên các quá trình phân tích, chỉ đạo, các nghiên cứu liên quan đến hành vi, nhận thức và mức độ tham gia hoạt động kinh doanh của các nhân viên.
Có trách nhiệm với các quyết định mang tính chiến lược.
Khả năng vạch ra các kế hoạch làm việc hiệu quả cho doanh nghiệp.

Quản lý trung cấp:

Cần có kiến thức chuyên ngành về một số nhiệm vụ quản lý.
Có trách nhiệm về việc thực hiện các quyết định của quản lý cấp cao.

Quản lý hạ cấp:

Đảm bảo các kế hoạch và quyết định của hai cấp quản lý cao hơn được thực hiện.
Các quyết định của cấp quản lý này chỉ mang tính thời vụ (ngắn kỳ).

Các cấp quản lý và hệ thống thứ bậc

Các cấp quản lý và hệ thống thứ bậc

III. Mô tả công việc quản lý

Công việc của người quản lý sẽ bao gồm:

Hoạch định rõ những mục tiêu của tổ chức và thiết lập chiến lược để thực hiện các mục tiêu đã đề ra.
Điều khiển, chỉ đạo, khích lệ những người dưới quyền
Giải quyết các xung đột, mâu thuẫn, thay đổi xảy ra
Kiểm tra, giám sát, theo dõi các hoạt động, so sánh với mục tiêu để có sự điều chỉnh, sửa chữa các sai lệch so với mục tiêu ban đầu.

Quy mô của tổ chức có thể sẽ ngày càng phát triển, mở rộng bộ máy nhân sự và đi kèm với nó có khối lượng công việc cũng nhiều hơn. Nếu không vạch rõ quá trình quản lý có thể dẫn đến các mâu thuẫn trong vận hành sẽ gây ảnh hưởng đến tiến độ, kết quả mục tiêu của tập thể.

Công việc của người quản lý

Công việc của người quản lý

>> Tham khảo thêm: Top 23 cách quản lý nhân viên hiệu quả doanh nghiệp không thể bỏ qua

IV. Vai trò của người quản lý

Vai trò của người lãnh đạo quản lý rất quan trọng, góp phần quyết định hiệu quả và sự phát triển bền vững của tập thể. Người quản lý có thể đảm đương nhiều vai trò khác nhau, dưới đây là các vai trò cơ bản mà tất cả những người làm quản lý đều phải thực hiện:

Vai trò quan hệ, giao tiếp:

Đối với bên ngoài: Đại diện cho tập thể mà người đó quản lý.
Đối với bên trong có vai trò là lãnh đạo, liên kết mọi người để hoàn thành mục tiêu chung.

Vai trò thông tin:

Thu thập, tổng hợp thông tin từ cấp dưới.
Phổ biến thông tin từ cấp trên.
Cung cấp thông tin cho bên ngoài.

Vai trò quyết định:

Quyết định là vai trò quan trọng nhất của người quản lý.
Người quản lý có quyền quyết định và chịu trách nhiệm về những quyết định của mình.

Vai trò của người lãnh đạo quản lý

Vai trò của người lãnh đạo quản lý

Để có thể thực hiện được các mục tiêu, nhiệm vụ mà cấp trên giao thì nhà quản lý cần thực hiện các vai trò cụ thể sau:

Tạo điều kiện thuận lợi cho công việc chung: Vai trò của người quản lý là đặt lợi ích của tập thể trong tính toàn thể, hợp tác với nhóm cộng sự của mình, với cấp quản lý cao hơn và với toàn thể nhân viên trong công ty.
Khơi gợi và thiết lập tinh thần tập thể: Đây là hành động để nhân viên cảm thấy họ được người quản lý quan tâm, từ đó họ sẽ hết lòng hết sức vì công việc chung.
Đảm bảo sự an toàn, yên ổn của các cộng sự: Quan tâm đến sự an toàn và sức khỏe của nhân viên, cộng sự của mình. Do đó phải luôn tạo cho họ niềm tin và sự an toàn.
Truyền đạt sự hiểu biết và kinh nghiệm của mình: Người quản lý có tài năng thường dành nhiều thời gian để cải thiện năng lực kết hợp chia sẻ hiểu biết và kinh nghiệm của mình cho nhân viên để họ phát triển hơn. Qua hành động này, người quản lý đã đào tạo được người thay thế cho mình trong tương lai, có đủ khả năng thăng tiến trong công việc.

>>>Tìm hiểu thêm: Gợi ý 15 phần mềm quản lý sales tốt nhất cho mọi doanh nghiệp

V. Chức năng của người quản lý

Quản lý có chức năng gì? Dưới đây là những thông tin cụ thể về 4 chức năng của quản lý bao gồm:

5.1. Hoạch định

Hoạch định được hiểu là việc thiết lập mục tiêu và phương thức đạt được mục tiêu đó. Thiết lập mục tiêu giúp cho mỗi người trong tổ chức biết rõ được điểm đến để phân bổ nguồn lực hợp lý trên toàn bộ tiến trình. Mỗi cấp độ đều có mục tiêu gọi là hệ thống mục tiêu của tổ chức. Người quản lý lên cấp càng cao thì việc xác lập mục tiêu càng quan trọng.

5.2. Tổ chức thực hiện

Chức năng thứ 2 của người quản lý là tổ chức thực hiện. Một công ty đã rõ ràng về cơ cấu tổ chức, công việc của từng bộ phận nhân viên thì nhiệm chính của người quản lý là: Giao việc, hỗ trợ, kiểm soát và điều chỉnh sao cho hợp lý nhất.

Giao việc và đào tạo cho nhân viên phát triển hơn: Người quản lý có trách nhiệm giám sát, điều chỉnh nhân viên làm đúng, đòi hỏi nhân viên phải nỗ lực mới có thể thực hiện được.
Trao quyền là việc người quản lý tách một phần quyền tương ứng với một nhóm trách nhiệm cụ thể của người quản lý để giao việc cho nhân viên.
Người quản lý nhìn càng xa các công việc trong tương lai thì càng dễ giao việc mà không gây áp lực tiến độ quá nhiều việc cho nhân viên.

Chức năng của người quản lý

Chức năng của người quản lý

5.3. Lãnh đạo

Lãnh đạo là kỹ năng quan trọng của người quản lý, tác động lên các bộ phận, cá nhân trong tổ chức và hướng họ đến việc thực hiện và hoàn thành mục tiêu kế hoạch đã đặt ra trước đó.

5.4. Kiểm tra

Chức năng thứ 4 là kiểm tra được hiểu là việc nhà quản lý đo lường thực tế công việc mà các cá nhân, bộ phận đã thực hiện. Với mục đích phát hiện những vấn đề gặp phải đồng thời đưa ra giải pháp giải quyết kịp thời nhằm đảm bảo thực hiện mục tiêu đặt ra trước đó.

VI. Các yêu cầu đối với nhà quản lý

Những yêu cầu căn bản đối với một nhà quản lý:

Khả năng quản lý
Khả năng lãnh đạo
Khả năng giao tiếp
Khả năng truyền thông, truyền đạt lời nói/thuyết trình
Khả năng thích nghi và ứng phó với môi trường
Nắm vững kiến thức chuyên môn nghề nghiệp
Khả năng tư duy,...

các yêu cầu đối với nhà quản lý

Các yêu cầu đối với nhà quản lý

VII. Những kỹ năng và phẩm chất cần có của nhà quản lý

Người quản lý cần phải có những kỹ năng sau:

Kỹ năng chuyên môn, kỹ thuật: Có khả năng thực hiện một công việc cụ thể.
Kỹ năng tư duy, nhận thức: Có khả năng nắm bắt, nhận thức thông tin, cơ hội và nguy cơ.
Kỹ năng giao tiếp, lãnh đạo, động viên,..

Tùy vào vị trí của mỗi nhà quản lý mà yêu cầu đối với các kỹ năng đó có thể khác nhau.

Những kỹ năng và phẩm chất cần có của người quản lý

Những kỹ năng và phẩm chất cần có của người quản lý

Phẩm chất của người quản lý:

Khả năng giao tiếp tốt.
Có khả năng ra quyết định nhanh chóng.
Có tính logic, phân tích và lập luận chặt chẽ.
Có khả năng động viên và lãnh đạo.
Có thể làm việc hiệu quả, nhanh chóng và không rời khỏi công việc khi chưa hoàn thành xong.
Khả năng thuyết phục mọi người làm việc.
Khả năng đưa ra mệnh lệnh.
Có khả năng chuyên môn nhất định.

Với những thông tin mà POS365 chia sẻ trên đây thì bạn đã hiểu rõ được “Quản lý là gì? Công việc, vai trò và chức năng của quản lý”. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào thì bạn có thể để lại bình luận bên dưới để được chúng tôi tư vấn nhanh nhất!