Câu chuyện kinh doanh

Việc điều hành và tổ chức một doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc ra lệnh hay kiểm soát. Đó là một hành trình kết nối các con người và kiến tạo giá trị. Vậy quản lý là gì mà có thể tạo nên sự khác biệt giữa thành công hay thất bại? Không chỉ dừng lại ở định nghĩa, POS365 sẽ bật mí những kỹ năng vàng mà một nhà quản lý cần có để chinh phục 

Quản lý là gì? 

Đây là cụm từ để chỉ quá trình lập kế hoạch, tổ chức, điều phối và kiểm soát các hoạt động để đảm bảo mọi việc diễn ra đúng mục tiêu và hiệu quả nhất. Nói cách khác, quản lý là cách sử dụng nguồn lực như nhân sự, thời gian và tài chính để tạo ra giá trị tốt nhất cho công ty.  Hiểu đơn giản hơn, quản lý là nghệ thuật dẫn dắt doanh nghiệp đi đến mục tiêu chung để phát triển bền vững.

Quản lý là gì?

Vai trò của quản lý là gì?

Bất kể trong ngành nghề lĩnh vực nào, nhà quản lý luôn là người định hướng, kết nối và kiểm soát các nguồn lực một cách hợp lý. Để hiểu rõ hơn về vai trò của họ, mời bạn đọc có thể theo dõi tiếp những thông tin sau đây. 

Vai trò giao tiếp, quan hệ

Giao tiếp hiệu quả không chỉ tạo nên sự gắn kết mà còn góp phần xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp hơn. Nhà quản lý chính là cầu nối - vừa là người truyền lửa, truyền cảm hứng và đặc biệt phải có khả năng lắng nghe và thấu hiểu. Cụ thể, họ sẽ đảm nhận vai trò giao tiếp từ hai chiều: Đại diện cho tập thể khi trao đổi với lãnh đạo và đồng thời là người truyền đạt thông điệp từ lãnh đạo đến nhân viên. 

Vai trò thông tin

Bên cạnh vai trò giao tiếp, họ còn còn đảm nhận trách nhiệm quan trọng trong việc cung cấp và xử lý thông tin. Nói cách khác, họ là người tổng hợp, phân tích và truyền đạt thông tin chính xác và kịp thời đến các bên liên quan. Vậy vai trò thông tin của người quản lý là gì? 

  • Thu thập thông tin: Tìm kiếm và tổng hợp thông tin về thị trường, khách hàng, sản phẩm, cạnh tranh và xu hướng để có cái nhìn tổng thể và đưa ra quyết định chính xác. 

  • Xử lý và phân phối: Phân tích các dữ liệu, đưa ra giải pháp và phương án phù hợp với mục tiêu công ty. Tiến hành chia sẻ với các bộ phận, phòng ban một cách minh bạch để đưa ra quyết định cuối cùng.

  • Cập nhật và điều chỉnh: Liên tục cập nhật và điều chỉnh thông tin phù hợp với tình hình thực tế của công ty. 

Người quản lý có vai trò cập nhật và điều chỉnh thông tin

Vai trò quyết định

Đối với nhà quản lý, vai trò quyết định là yếu tố cốt lõi để dẫn dắt tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Quyết định không chỉ đúng mà còn phải kịp thời để tạo ra sự khác biệt lớn trong việc định hướng và phát triển tổ chức. 

Người quản lý phải có khả năng quản lý trong tổ chức kết hợp phân tích, đánh giá tình hình để đề ra các quyết định chiến lược phát triển phù hợp. Muốn vậy, họ phải có tầm nhìn rộng và khả năng dự đoán những tác động lâu dài của mục tiêu đã đề ra.

Bên cạnh đó họ phải luôn theo dõi và giám sát quá trình đội nhóm, phòng ban làm việc. Cần đảm bảo rằng tất cả các bộ phận đều hiểu rõ mục tiêu và kế hoạch. Nếu có sự biến động trong môi trường làm việc, họ chính là người đứng ra giải quyết và điều chỉnh chiến lược phù hợp hơn. 

Phân loại các nhà quản lý

Từ những vai trò đã kể trên, quản lý được chia làm 3 cấp độ chính trong một tổ chức. Mỗi cấp độ sẽ được phân công nhiệm vụ và trách nhiệm riêng biệt, cụ thể: 

Nhà lãnh đạo cấp cao

Họ là những lãnh đạo chủ chốt của tổ chức như như CEO (Chief Executive Officer), CFO (Chief Financial Officer), Chủ tịch, COO (Chief Operating Officer). Nhóm này tập trung vào việc xây dựng chiến lược dài hạn, định hướng phát triển tổ chức và đưa ra quyết định quan trọng về tài chính, nhân sự, đối tác. 

Lãnh đạo cấp trung

Làm việc dưới sự chỉ đạo của nhà lãnh đạo cấp cao, nhóm cấp trung đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện chiến lược kinh doanh và duy trì vận hành công ty. Nhóm cấp trung thường phụ trách các phòng ban hoặc bộ phận cụ thể như: Marketing, sản xuất, nhân sự hay kinh doanh.  

Nhà quản lý sơ cấp

Và cấp độ cuối cùng đó là những người trực tiếp giám sát công việc hàng ngày của nhân viên, chẳng hạn như trưởng nhóm hoặc giám sát viên. Họ tập trung vào việc điều phối hoạt động cụ thể, đảm bảo công việc được hoàn thành đúng tiến độ và đạt chất lượng yêu cầu. 

Quản lý sơ cấp có nhiệm vụ điều phối hoạt động

Chức năng của nhà quản lý trong doanh nghiệp

Như vậy, mỗi cấp độ sẽ đảm nhận một vai trò trách nhiệm riêng biệt, nhưng nhìn chung dù là cấp độ nào thì một người điều hành đều cần thực hiện các chức năng cơ bản. Vậy các chức năng của quản lý là gì? 

Hoạch định chiến lược và mục tiêu

Chức năng này được hiểu là một quá trình xác định đúng hướng đi của tổ chức. Nếu không có kế hoạch chiến lược cụ thể, doanh nghiệp sẽ dễ dàng mất phương hướng, khó đạt mục tiêu và không thể phát triển bền vững trên thị trường cạnh tranh khốc liệt.

Đầu tiên, họ cần xác định mục tiêu và chiến lược, bao gồm việc đặt ra mục tiêu cụ thể để thúc đẩy sự phát triển theo hướng mong muốn, dựa trên sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị cốt lõi của công ty. 


Thứ hai, họ phải phân tích và đánh giá các yếu tố nội bộ và ngoại cảnh để đưa ra quyết định hợp lý nhất. Cuối cùng, nhà quản lý cần lập kế hoạch chi tiết, phân công công việc, phối hợp các hoạt động riêng lẻ và lên lịch thực hiện. Đảm bảo các chiến lược được thực hiện trôi chảy, đúng timeline. 

Tổ chức công việc và phân bổ nguồn lực

Tổ chức và thực hiện là 2 vai trò quan trọng khi tìm hiểu chức năng của quản lý là gì. Theo đó, người quản lý sẽ thực hiện các nhiệm vụ:

  • Phân chia công việc và nhiệm vụ: Xác định rõ ràng nhiệm vụ và trách nhiệm của từng thành viên, đảm bảo mỗi người đều hiểu vai  trò của mình.

  • Phân bổ tài nguyên: Phân phối tài nguyên và nguồn lực hợp lý cho đội ngũ, đảm bảo mỗi thành viên đều có tài nguyên và công cụ thể hoàn thành công việc.

  • Đánh giá và điều chỉnh: Họ sẽ thực hiện phân tích thông tin và đánh giá để đưa ra quyết định chính xác và điều chỉnh khi cần thiết. 

Lãnh đạo đội ngũ, tài chính, chiến lược

Lãnh đạo đội ngũ, quản lý tài chính là chiến lược là ba chức năng cốt lõi ảnh hưởng trực tiếp đến thành công của doanh nghiệp. Nhà quản lý không chỉ tạo ra môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự sáng tạo, đóng góp của nhân viên mà còn phải đưa ra quyết định tài chính chiến lược, đảm bảo sử dụng nguồn lực tài chính hợp lý. 

Lãnh đạo đội ngũ và điều chỉnh chiến lược

Kiểm soát và đo lường

Kiểm tra, kiểm soát và đo lường là chức năng giúp người quản lý đánh giá hiệu quả hoạt động của tổ chức. Qua đó, họ có thể đưa ra các quyết định và điều chỉnh hướng đi phù hợp. Để thực hiện, họ cần có sự khách quan, chính xác và kiến thức chuyên môn cao. Đồng thời biết cách sử dụng công cụ hỗ trợ hợp lý để đảm bảo kết quả chính xác nhất. 

Kỹ năng quan trọng cần có của nhà quản lý 

Kỹ năng cần có của một nhà quản lý là gì? Là một nhà lãnh đạo, ngoài kiến thức chuyên môn thì những kỹ năng mềm cũng đóng vai trò then chốt. Những kỹ năng này không chỉ giúp bạn giải quyết vấn đề mà còn xây dựng môi trường làm việc tích cực, hiệu quả.  

Kỹ năng lãnh đạo

Khả năng lãnh đạo, dẫn dắt đội nhóm là kỹ năng quan trọng mà bất cứ người quản lý nào cũng phải có. Người đứng đầu không chỉ là người quyền lực mà còn có khả năng quản lý, truyền cảm hứng, động viên và đưa ra định hướng cho nhân viên, giúp họ phát huy tối đa tiềm năng. 

Giao tiếp và xây dựng mối quan hệ

Thêm một kỹ năng cũng rất quan trọng cần có ở một lãnh đạo chuyên nghiệp đó là khả năng giao tiếp. Như đã đề cập ở phần đầu, giao tiếp không chỉ là việc truyền tải thông tin mà còn là cách thức xây dựng và duy trì mối quan hệ trong doanh nghiệp. Một quản lý giỏi phải có khả năng lắng nghe, truyền đạt thông tin tốt và gắn kết các thành viên trong đội ngũ. 

Kỹ năng ra quyết định

Khi trang bị kỹ năng này, người quản lý sẽ xử lý các tình huống nhanh chóng và kịp thời. Vì có những tình huống quan trọng chỉ cần chậm 1 giây, cơ hội sẽ trôi qua và vấn đề có thể trở nên phức tạp hơn. Kỹ năng này giúp bạn đưa ra quyết định đúng trong thời gian ngắn, đồng thời giảm thiểu rủi ro và tận dụng tối đa mọi cơ hội. 

Kỹ năng đưa ra quyết định kịp thời

Giải quyết vấn đề và đưa ra giải pháp

Khi gặp phải các thách thức, nhà lãnh đạo cần nhanh chóng nhận diện vấn đề và tìm ra giải pháp phù hợp. Việc xử lý tình huống đúng hướng sẽ duy trì sự ổn định và phát triển doanh nghiệp. Kỹ năng này đòi hỏi bạn phải có sự sáng tạo, tư duy phản biện và khả năng phân tích, nhìn nhận tình huống đa chiều. 

Kỹ năng chăm sóc khách hàng

Chăm sóc khách hàng không chỉ là công việc của bộ phận sales mà còn là trách nhiệm của mọi nhà quản lý. Một người lãnh đạo giỏi cần có khả năng duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng, giải quyết các vấn đề phát sinh và mang đến trải nghiệm trọn vẹn nhất.

Hy vọng những thông tin trong bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn quản lý là gì. Đừng quên theo dõi POS365 để cập nhật thêm nhiều thông tin hay và hữu ích cho doanh nghiệp của bạn nhé!