Nếu bạn đang làm việc văn phòng thì việc quản lý các văn bản của công ty sao cho khoa học là một vấn đề vô cùng lớn. Trong hệ thống công ty có rất nhiều các văn bản thuộc nhiều dạng khác nhau nên nếu cần tìm kiếm lại các văn bản cũ có thể tốn khá nhiều thời gian. Do đó việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản là hoàn toàn cần thiết cho bạn trong trường hợp này. Cùng chúng tôi tìm hiểu 7 phần mềm giúp bạn quản lý các văn bản trong bài viết ngay sau đây.
I. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý văn bản
Việc sử dụng các phần mềm để quản lý văn bản hiện nay đang là xu hướng tất yếu của nhiều doanh nghiệp, cơ quan và tổ chức trong thời đại 4.0. Nếu được áp dụng một cách hiệu quả thì chắc chắn nó sẽ mang lại rất nhiều lợi ích thiết thực:
Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý văn bản
-
Tăng hiệu suất làm việc: Phần mềm giúp tổ chức nhanh chóng tìm kiếm, truy cập và chia sẻ tài liệu. Nó cung cấp một hệ thống lưu trữ cấu trúc và tìm kiếm thông minh, cho phép nhân viên dễ dàng tìm và sử dụng các tài liệu quan trọng mà họ cần để hoàn thành công việc. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên.
-
Quản lý tài liệu hiệu quả: Chúng giúp tổ chức và duy trì các tài liệu trong cấu trúc rõ ràng. Nó cung cấp các tính năng như phân loại, gắn kết tài liệu, ghi chú, và theo dõi phiên bản. Điều này giúp người dùng dễ dàng quản lý và bảo quản tài liệu một cách hiệu quả, tránh việc mất dữ liệu và khó khăn trong việc đồng bộ hóa và chia sẻ thông tin.
-
Tăng tính bảo mật: Phần mềm quản lý văn bản thường đi kèm với tính năng bảo mật mạnh mẽ để đảm bảo an toàn thông tin của tổ chức. Nó cung cấp quyền truy cập được điều chỉnh, hạn chế quyền và ghi lại hành động của người dùng. Điều này giúp ngăn chặn truy cập trái phép và bảo vệ thông tin quan trọng.
-
Tăng sự hợp tác: Các phần mềm này cho phép nhiều người dùng cùng truy cập và làm việc trên cùng một tài liệu đồng thời. Nó tạo ra một môi trường làm việc hợp tác, cho phép người dùng cùng nhau chỉnh sửa, đóng góp ý kiến và hoàn thành công việc chung. Điều này giúp cải thiện sự giao tiếp và tăng cường đội nhóm trong tổ chức.
-
Giảm chi phí: Sử dụng phần mềm giúp giảm tải công việc thủ công và tiêu thụ giấy tờ. Thay vì tìm kiếm thông tin trong các tệp vật lý, người dùng có thể nhanh chóng tìm kiếm và truy cập thông tin trực tuyến, tiết kiệm thời gian và giảm sóc chi phí vận hành.
>> Xem thêm: Top 10+ phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí đáng sử dụng nhất
II. 7 phần mềm quản lý văn bản được ưa chuộng nhất hiện nay
Tiếp sau đây cùng POS365 tìm hiểu các phần mềm quản lý tài liệu đang được rất nhiều người sử dụng nhiều tại các công ty lớn.
2.1 VNPT iOffice
Đây là phần mềm quản lý văn bản VNPT với các chức năng điều hành và quản lý tích hợp trong cùng một hệ thống trên website. Bên cạnh đó ứng dụng này còn có khả năng tạo ra môi trường tương tác đa chiều giữa các nhân viên tương tự như mạng xã hội nội bộ. Nhờ đó người dùng có thể dễ dàng chia sẻ thông tin và trao đổi cũng như xử lý công việc nhanh chóng.
Đáng chú ý, phần mềm VNPT iOffice đã được vinh danh trong Top 10 Sao Khuê 2021 trong lĩnh vực Quản lý, điều hành tổ chức, doanh nghiệp.
Một số tính năng nổi bật của phần mềm này có thể kể đến:
-
Quản lý văn bản, hồ sơ lưu trữ trên phần mềm máy tính, tiến tới mục tiêu xây dựng một văn phòng điện tử không giấy tờ.
-
Tích hợp với máy Scan để quét văn bản trên giấy.
-
Chỉnh sửa văn bản online tại các File word, excel và text.
-
Hỗ trợ tìm kiếm thông tin trong văn bản bằng từ khóa.
-
Tích hợp chức năng điều hành, quản lý lịch họp và lịch trình công tác.
2.2 DocEye
Hiện nay có rất nhiều cơ quan doanh nghiệp đang lựa chọn sử dụng DocEye để giúp nhân viên có thể quảng cáo tài liệu, công văn và giấy tờ một cách hiệu quả nhất. Phần mềm này cung cấp cho người sử dụng những tính năng từ cơ bản cho đến nâng cao phù hợp với nhiều mục đích sử dụng.
Phần mềm quản lý văn bản DocEye
Trên DocEye cũng được tích hợp rất nhiều các tính năng phân tích thông tin tài liệu để có thể quản lý dễ dàng và tìm kiếm đơn giản cũng như tiết kiệm thời gian một cách đáng kể. Trong trường hợp các bạn có những văn bản cần bảo mật thì DocEye cũng có một thư mục riêng giúp bạn có thể bảo mật tài liệu một cách tốt nhất.
2.3 C-Office
Đây là phần mềm đến từ CMC Soft vô cùng lừng lẫy với các phần mềm liên quan đến công ty, văn phòng khác nhau. C-Office hỗ trợ người sử dụng mạnh mẽ trong việc quản lý văn bản của công ty hoặc doanh nghiệp. Phần mềm sở hữu bộ lọc thông minh để người sử dụng nhanh chóng tìm kiếm được văn bản mong muốn, chỉnh sửa nhanh văn bản theo yêu cầu của người sử dụng.
Các tính năng trên phần mềm quản lý văn bản được liên kết chặt chẽ với Microsoft Word và Excel để các bản có thể sử dụng chúng một cách nhanh chóng nhất. Phần mềm có thể kết nối được với các điện thoại, máy tính bảng để sử dụng mọi lúc, mọi nơi một cách nhanh chóng. Đặc biệt phần mềm này cũng tập trung rất nhiều vào tính năng bảo mật nên bạn hoàn toàn có thể yên tâm với các loại tài liệu mật.
2.4 Cloudoffice
Cloudoffice là một phần mềm quản lý văn bản dựa trên đám mây (cloud-based) được phát triển để hỗ trợ tổ chức và quản lý tài liệu trong môi trường kỹ thuật số. Với tính năng lưu trữ trên đám mây, Cloudoffice cho phép người dùng truy cập, quản lý và chia sẻ tài liệu từ bất kỳ đâu và bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet.
Phần mềm quản lý văn bản Cloudoffice
Phần mềm này cung cấp không gian lưu trữ trên đám mây cho phép người dùng tải lên và lưu trữ tài liệu trong một vị trí trực tuyến an toàn và dễ dàng truy cập. Người dùng có thể chia sẻ tài liệu với người khác và cho phép họ cùng chỉnh sửa hoặc xem tài liệu, tạo điều kiện cho sự cộng tác và làm việc nhóm hiệu quả.
Cloudoffice cho phép người dùng theo dõi và quản lý các phiên bản tài liệu để đảm bảo rằng các thay đổi và chỉnh sửa được lưu trữ và theo dõi rõ ràng. Đồng thời phần mềm thường cung cấp tích hợp với các ứng dụng khác như suite văn phòng, email và ứng dụng di động, cho phép người dùng truy cập và làm việc trên tài liệu từ các thiết bị di động.
2.5 eBizOffice
Đây là một phần mềm quản lý văn bản dựa trên đám mây, cung cấp các công cụ và tính năng giúp tổ chức và quản lý tài liệu trong một môi trường kỹ thuật số. Đây là một nền tảng hoàn chỉnh để lưu trữ, truy cập, chia sẻ và quản lý tài liệu với độ bảo mật cao.
eBizOffice lưu trữ tất cả tài liệu trên đám mây, giúp người dùng dễ dàng truy cập và quản lý từ bất kỳ đâu, bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet. Phần mềm cung cấp các tính năng quản lý tài liệu như phân loại, gắn kết tài liệu, sắp xếp theo danh mục, theo dõi phiên bản và quản lý quyền truy cập. Điều này giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và quản lý các tài liệu quan trọng.
Phần mềm này giúp người dùng quản lý văn bản hiệu quả và tổ chức quản lý tài liệu một cách hiệu quả, dễ dàng truy cập và chia sẻ. Tuy nhiên, lưu ý rằng thông tin chi tiết và tính năng cụ thể của eBizOffice có thể thay đổi và tùy thuộc vào phiên bản cụ thể của phần mềm và nhà cung cấp của nó.
2.6 Codedao
Phần mềm quản lý tài liệu Codedao hoàn toàn miễn phí cho người sử dụng cũng như có đầy đủ các tính năng từ cơ bản đến nâng cao để quản lý một cách tốt nhất. Một số tính năng có thể kể đến như: Cập nhật văn bản, lọc văn bản đến, lọc văn bản đi, cập nhật văn bản các nhân, tìm kiếm văn bản nhanh,…
Phần mềm quản lý văn bản Codedao
Trong trường hợp bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý văn bản miễn phí thì Codedao chính là một sự lựa chọn tốt.
2.7 Faceworks
Phần mềm quản lý văn bản Faceworks được đánh giá một trong những phần mềm quản lý văn bản có nhiều tính năng hữu ích cho doanh nghiệp. Phần mềm này giúp người dùng có thể giải quyết tốt các vấn đề chẳng hạn như thất lạc tài liệu giấy, khó thống kê thông tin lưu trữ, thời gian tìm kiếm giấy tờ lâu,...
Một số tính năng nổi bật của Faceworks có thể kể đến như:
-
Lưu trữ dữ liệu và đảm bảo thông tin an toàn với số lượng không giới hạn
-
Văn bản được cập nhật liên tục theo thời gian.
-
Quản lý và sắp xếp hồ sơ, tài liệu khoa học theo thời gian và từng nhóm công việc.
-
Truy cập cũng như tìm kiếm dữ liệu dễ dàng, nhanh chóng với đa dạng các tiêu chí.
Trên đây chúng tôi đã cung cấp cho bạn các thông tin về danh sách 7 phần mềm quản lý văn bản chắc chắn sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình quản lý tài liệu và tiết kiệm thời gian.
