Việc ứng dụng phần mềm quản lý khách sạn thông minh không chỉ giúp tự động hóa các quy trình vận hành, giảm thiểu sai sót mà còn mang đến trải nghiệm chuyên nghiệp cho khách hàng. Vì vậy, nếu bạn đang băn khoăn trong việc lựa chọn phần mềm phù hợp, đừng bỏ qua top 8 phần mềm đang được tin dùng và những lưu ý quan trọng khi chọn mua trong bài viết dưới đây.
1. Phần mềm quản lý khách sạn là gì?
Phần mềm quản lý khách sạn (Hotel Management Software) là giải pháp công nghệ giúp tự động hóa và tối ưu quy trình vận hành của các cơ sở lưu trú như khách sạn, nhà nghỉ, homestay, resort villa, chuỗi khách sạn… Nhờ vào các tính năng quản lý phòng, quản lý đặt phòng, lễ tân khách sạn, kế toán, công nợ, tài sản cố định… phần mềm hỗ trợ chủ kinh doanh, bộ phận lễ tân, kế toán, quản lý chuỗi khách sạn theo dõi, giám sát mọi nghiệp vụ hằng ngày một cách nhanh chóng và chính xác.
Phần mềm quản lý khách sạn là giải pháp công nghệ dành cho các cơ sở lưu trú
2. Top 8 phần mềm quản lý khách sạn, nhà nghỉ tốt nhất và phổ biến nhất hiện nay
Cùng điểm qua top 8 phần mềm quản lý khách sạn đang được nhiều chủ đầu tư lựa chọn với các tính năng và ưu điểm nổi bật:
2.1. POS365
POS365 là cái tên được nhiều chủ doanh nghiệp, chủ khách sạn, nhà hàng, quán cafe biết đến nhờ vào hệ thống quản lý bán hàng thông minh dựa trên công nghệ điện toán đám mây. Phần mềm này đặc biệt phù hợp với các khách sạn vừa và nhỏ, khách sạn 2 – 4 sao, hoặc thậm chí là các mô hình homestay, nhà nghỉ.
Tính năng nổi bật:
- Quản lý phòng: Theo dõi trạng thái phòng trống, phòng đang ở, phòng chờ dọn dẹp… một cách nhanh chóng và chính xác.
- Quản lý đặt phòng và check-in, check-out: Thao tác trực quan, dễ thao tác trên cả máy tính, điện thoại.
- Khả năng tích hợp với module nhà hàng với quy trình tối ưu “Order - Báo bếp - Thu ngân” giúp khách sạn nắm bắt được nhu cầu của khách hàng và phục vụ món ăn nhanh chóng, chính xác.
Ưu điểm:
- Hỗ trợ quản lý khách sạn online qua nền tảng điện toán đám mây dễ dàng từ xa chỉ cần kết nối Internet.
- Mức giá phải chăng, tiết kiệm chi phí, hỗ trợ khách hàng tốt.
POS365 giúp theo dõi trạng thái phòng trống và quản lý đặt phòng hiệu quả
2.2. TCSOFT HOTEL
TCSOFT HOTEL là phần mềm quản lý khách sạn thuần Việt, được phát triển và cải tiến liên tục để đáp ứng phù hợp với quy mô từ khách sạn nhỏ, nhà nghỉ cho đến các chuỗi khách sạn cao cấp. Phần mềm hỗ trợ quản lý phòng, quản lý khách lưu trú, lễ tân khách sạn một cách khoa học.
Tính năng nổi bật:
- Quản lý đặt phòng và khách lưu trú theo từng giai đoạn, từ đặt cọc, nhận phòng, trả phòng đến thanh toán.
- Theo dõi tình hình kinh doanh với hệ thống báo cáo, thống kê rõ ràng, cung cấp các báo cáo doanh thu, công nợ, lợi nhuận.
- Quản lý kế toán, hoá đơn, chi phí, tài sản cố định, quản lý kho… tích hợp ngay trong cùng một giao diện.
- Hỗ trợ hỗ trợ đa nền tảng, có thể truy cập qua website, ứng dụng di động, cài đặt on-premise hoặc cloud.
Ưu điểm:
- Giải pháp tiết kiệm chi phí so với nhiều phần mềm quốc tế, đáp ứng phù hợp với nhu cầu người Việt.
- Đội ngũ hỗ trợ nhiệt tình, sẵn sàng nâng cấp, tùy chỉnh tính năng theo mô hình kinh doanh thực tế.
- Có phiên bản dùng thử và các gói giá đa dạng, từ gói thuê bao đến mua trọn gói vĩnh viễn.
Nhược điểm:
- Ứng dụng di động đôi khi chưa thực sự mượt.
- Tính năng quản lý chuỗi, phân quyền chi tiết, kết nối OTA cần nâng cao hơn nữa.
2.3. KiotViet
KiotViet là một trong những giải pháp phần mềm nổi tiếng về quản lý bán lẻ, nhưng trong những năm qua, hệ thống này đã mở rộng sang mảng phần mềm quản lý khách sạn cho các khách sạn, nhà nghỉ. Giao diện thân thiện, thao tác trở nên đơn giản, dễ dàng là ưu điểm lớn của KiotViet.
Tính năng nổi bật:
- Quản lý đặt phòng, quản lý phòng trực quan, cho phép phân loại phòng theo giá, theo loại hình (phòng đơn, phòng đôi, phòng gia đình…).
- Kết nối được với điện thoại, SMS hoặc email marketing để nhắc hẹn khách, gửi mã khuyến mãi.
- Quản lý kế toán, kho hàng, quản lý công nợ, nhân viên. Tự động tính toán doanh thu, báo cáo lãi – lỗ, cung cấp các báo cáo theo yêu cầu.
Ưu điểm:
- Hỗ trợ đa nền tảng, vận hành mượt trên PC, máy tính bảng, điện thoại.
- Có tính năng quản lý quầy bar, nhà hàng, spa, phù hợp với một số khách sạn tích hợp nhiều dịch vụ.
- Hỗ trợ kênh bán phòng trực tuyến, dễ đồng bộ.
Nhược điểm:
- Phần mềm nghiêng về quản lý bán hàng, nên một số tính năng đặc thù của khách sạn chuyên sâu (quản lý chuỗi khách sạn, quản lý OTA, channel manager…) chưa toàn diện.
- Mức giá gói nâng cao khá cao, đòi hỏi cân đối ngân sách.
KiotViet có khả năng hoạt động mượt mà trên đa dạng nền tảng
2.4. Skyhotel
Được đánh giá là một trong những giải pháp phổ biến nhất hiện nay khi nhắc tới phần mềm quản lý khách sạn, Skyhotel thu hút người dùng bởi khả năng vận hành đơn giản, giao diện trực quan, tính bảo mật. Ra đời từ sớm, Skyhotel đã liên tục phát triển, cập nhật phiên bản, hỗ trợ hàng nghìn khách sạn, homestay, nhà nghỉ trên toàn quốc.
Tính năng nổi bật:
- Quản lý khách sạn online qua nền tảng điện toán đám mây, truy cập dữ liệu từ mọi thiết bị có Internet.
- Tích hợp cổng thanh toán, quản lý công suất phòng, giá phòng theo mùa, lễ Tết… Giúp tối ưu giá, tránh thất thu hoặc thất thoát.
- Theo dõi tình hình kinh doanh trong thời gian thực, cung cấp các báo cáo thống kê đặt phòng, doanh thu, chi phí.
Ưu điểm:
- Không đòi hỏi cấu hình máy tính cao, cài đặt nhanh, tiết kiệm chi phí phần cứng.
- Đội ngũ hỗ trợ 24/7, bảo trì, nâng cấp thường xuyên.
- Có các gói cước linh hoạt, tùy theo mô hình kinh doanh. Cho phép khách hàng có thể trả theo thuê bao hoặc mua trọn gói.
Nhược điểm:
- Một số khách sạn lớn, có nhu cầu quản lý nhiều chi nhánh, phân quyền phức tạp cần giải pháp nâng cao hơn.
- Gói cơ bản giới hạn tính năng, cần nâng cấp gói cao hơn để có đầy đủ tiện ích.
2.5. Faceworks
Faceworks là giải pháp được phát triển bởi công ty cổ phần Tin học Mi Mi (MIMOSA). Phần mềm này nổi bật ở tính linh hoạt, tùy chỉnh đa năng, có thể ứng dụng cho nhiều ngành nghề, trong đó có cả quản lý chuỗi khách sạn.
Tính năng nổi bật:
- Quản lý lễ tân khách sạn với quy trình check-in, check-out, thanh toán, xuất hoá đơn.
- Theo dõi nghiệp vụ kho (quản lý nguyên vật liệu, đồ dùng phòng, minibar…), giám sát tình trạng phòng.
- Tích hợp SMS, Email, Zalo Marketing để quảng bá, chăm sóc khách hàng.
Ưu điểm:
- Giao diện hiện đại, dễ cá nhân hóa theo đặc thù từng đơn vị.
- Có tính năng phân quyền chi tiết cho quản lý, kế toán, lễ tân, nhân viên buồng phòng…
- Khả năng kết nối với hệ thống CRM, kế toán, tài sản cố định khác nhau.
Nhược điểm:
- Cần thời gian training cho người dùng mới làm quen, do hệ thống nhiều module.
- Mức giá trung bình có thể không thuộc nhóm rẻ nhất thị trường.
Faceworks giúp theo dõi các nghiệp vụ và quản lý đặt phòng chính xác
2.6. OHOTEL
OHOTEL là phần mềm hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây, cung cấp tính năng chuyên sâu cho từng quy trình làm việc trong khách sạn. Ngoài ra, OHOTEL còn hướng tới tiêu chí giao diện thân thiện, tối ưu thao tác, nâng cao hiệu suất.
Tính năng nổi bật:
- Quản lý đặt phòng, điều chỉnh sơ đồ phòng, tình trạng phòng.
- Hỗ trợ cài đặt giá phòng theo từng kênh bán, từng thời điểm.
- Đồng bộ dữ liệu với các kênh OTA, giảm thiểu overbooking.
- Tích hợp tính năng quản lý minibar, phí dịch vụ ăn uống, spa, các dịch vụ đi kèm, giúp theo dõi công nợ nhanh chóng và chính xác.
Ưu điểm:
- Thích hợp cho khách sạn nhỏ đến tầm trung, nhà nghỉ, homestay…
- Có khả năng tiết kiệm chi phí nhân sự, thời gian, tránh sai sót trong quá trình nhập liệu thủ công.
- Cơ chế bảo mật thông tin tốt, dữ liệu lưu trữ trên cloud.
Nhược điểm:
- Một số chức năng nâng cao như quản lý chuỗi lớn, báo cáo tùy biến cao cấp chưa thực sự mạnh mẽ.
- Giao diện đẹp nhưng cần thời gian làm quen để khai thác hết tính năng.
2.7. GiHoTech
GiHoTech là công ty công nghệ chuyên về giải pháp quản lý cho ngành du lịch – nhà hàng – khách sạn tại Việt Nam. Trong đó phần mềm quản lý khách sạn của GiHoTech được nhiều người dùng đánh giá cao về chất lượng và sự ổn định.
Tính năng nổi bật:
- Quản lý phòng một cách trực quan, hỗ trợ phân loại theo tầng, theo loại phòng, theo mức giá.
- Quản lý đặt phòng, đẩy dữ liệu sang lễ tân, kế toán, kho… một cách đồng bộ.
- Hệ thống alert (nhắc nhở) thông minh, giúp tránh quên lịch dọn phòng, nhắc trả phòng đúng hạn.
- Cung cấp các báo cáo đa dạng: doanh thu, công nợ, chi phí, lợi nhuận, công suất phòng, giúp chủ khách sạn nắm bắt tình hình kinh doanh chi tiết.
Ưu điểm:
- Tích hợp tốt với các thiết bị quét thẻ từ, khóa từ, camera, đầu đọc mã vạch… đáp ứng nhu cầu tương thích với phần cứng.
- Đảm bảo bảo mật thông tin khách hàng, an toàn dữ liệu.
- Chi phí phù hợp với các khách sạn tầm trung, nhà nghỉ, homestay.
Nhược điểm:
- Chưa phổ biến rộng như một số thương hiệu lâu năm, nên cần tìm hiểu kỹ chính sách hỗ trợ, bảo trì.
- Quá trình cài đặt ban đầu đòi hỏi cấu hình máy chủ tối thiểu, tuy nhiên đã có giải pháp cloud để khắc phục.
GiHoTech tích hợp tốt với máy quét thẻ từ, khóa từ, camera, đầu đọc mã vạch
2.8. ezCloudhotel
ezCloudhotel là cái tên quen thuộc trong lĩnh vực phần mềm quản lý khách sạn tại Việt Nam, phục vụ nhiều khách sạn từ nhỏ đến lớn, chuỗi khách sạn hoặc resort villa. Phần mềm vận hành theo mô hình SaaS (Software-as-a-Service), hướng tới Quản lý khách sạn online và hỗ trợ đa nền tảng.
Tính năng nổi bật:
- Quản lý đặt phòng, check-in, check-out, cài đặt mức giá linh hoạt.
- Tự động cập nhật tình trạng phòng trên nhiều kênh OTA, giảm thiểu double-booking.
- Tích hợp module quản lý nhà hàng, bar, spa, quản lý các gói dịch vụ kèm theo.
- Hệ thống cung cấp các báo cáo linh hoạt, theo dõi doanh thu, công nợ, chi phí.
Ưu điểm:
- Giao diện tiếng Việt trực quan, dễ thao tác.
- Khả năng tùy biến linh hoạt, tính năng phong phú, đáp ứng phù hợp cho cả Khách sạn 2 – 4 sao, resort villa, homestay…
- Đội ngũ chăm sóc khách hàng hỗ trợ 24/7, thường xuyên cập nhật tính năng mới.
- Có thể cho phép khách hàng có thể trả theo thuê bao (theo tháng) hoặc mua gói bản quyền vĩnh viễn. Chi phí thuê bao bắt đầu từ khoảng 200.000 VND – 1.500.000 đồng/tháng tùy quy mô, số lượng phòng.
Nhược điểm:
- Nếu mua bản quyền trọn gói, chi phí đầu tư ban đầu cao, vì phải trả chi phí cố định một lần.
- Cần kết nối Internet ổn định để vận hành Quản lý khách sạn online trơn tru, tránh gián đoạn.
3. Lưu ý khi chọn phần mềm quản lý khách sạn
Việc lựa chọn một phần mềm quản lý khách sạn không chỉ dừng ở chuyện giá cả, mà còn liên quan đến mức độ ổn định, tính mở rộng, bảo mật dữ liệu, cũng như sự đáp ứng phù hợp với quy mô, mô hình kinh doanh của cơ sở. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng trước khi đưa ra quyết định:
3.1. Có những tính năng cơ bản, cần thiết
Tính năng cơ bản của một phần mềm quản lý khách sạn gồm:
- Quản lý phòng: Theo dõi tình trạng phòng, sơ đồ phòng.
- Quản lý đặt phòng: Tạo, sửa, hủy, lưu trữ lịch đặt phòng, check-in, check-out.
- Quản lý kế toán, công nợ, doanh thu, chi phí, cung cấp các báo cáo.
- Quản lý lễ tân khách sạn: Xuất hóa đơn, in phiếu, theo dõi khách lưu trú.
- Tích hợp quản lý nhà hàng, quầy bar, spa nếu có.
Các chức năng này giúp quá trình vận hành trở nên đơn giản, dễ dàng và hạn chế thất thoát, sai sót. Thậm chí nếu có thể tích hợp thêm quản lý chuỗi khách sạn và channel manager, phần mềm sẽ trở nên toàn diện hơn.
3.2. Giá thành hợp lý
Giá thành của phần mềm quản lý khách sạn tùy thuộc vào:
- Gói thuê bao theo tháng, theo năm (SaaS), chẳng hạn mức giá thuê bao trung bình ở ngưỡng 1.500.000 đồng/tháng cho một khách sạn cỡ vừa.
- Mua bản quyền vĩnh viễn: Ban đầu chi phí có thể đầu tư ban đầu cao, nhưng về lâu dài không phải trả phí định kỳ, phù hợp với tổ chức có ngân sách lớn.
Bạn cần cân nhắc mô hình kinh doanh, quy mô phòng, khả năng tài chính để lựa chọn gói phù hợp. Nhiều phần mềm phù hợp với các khách sạn nhỏ lẻ, homestay có gói giá rẻ, trong khi cũng có những gói chuyên sâu cho chuỗi khách sạn lớn, resort villa cao cấp.
3.3. Giao diện thân thiện
Một giao diện thân thiện là yếu tố quan trọng để đảm bảo nhân viên (bao gồm cả lễ tân, kế toán, quản lý) dễ dàng làm quen, thao tác. Các phần mềm trực quan, có thiết kế hợp lý, rõ ràng, ít bước thao tác sẽ giúp tiết kiệm thời gian, tránh sai sót, đồng thời nâng cao hiệu suất làm việc.
3.4. Tương thích với phần cứng
Với một số mô hình, khách sạn cần sử dụng:
- Khóa từ, thẻ từ cho phòng.
- Máy POS, máy in hóa đơn, máy quét mã vạch.
- Camera, hệ thống theo dõi an ninh.
Do đó, bạn nên kiểm tra phần mềm quản lý khách sạn liệu có hỗ trợ kết nối với phần cứng hay không, để tránh lãng phí hoặc phức tạp trong quá trình triển khai.
3.5. Quản lý chuỗi
Nếu bạn là chủ nhiều cơ sở lưu trú, chuỗi khách sạn hoặc đang có kế hoạch mở rộng kinh doanh, hãy chọn phần mềm có khả năng quản lý chuỗi khách sạn. Tính năng này cho phép bạn giám sát đồng bộ tất cả cơ sở (phòng, giá, doanh thu, chi phí, công nợ…) trên cùng một nền tảng, tiết kiệm nhân lực và thời gian tổng hợp dữ liệu. Một vài phần mềm uy tín như ezCloudhotel, Skyhotel, TCSOFT HOTEL… có cung cấp lựa chọn này.
3.6. Hỗ trợ chăm sóc khách hàng
Sau khi mua phần mềm, quá trình hỗ trợ từ nhà cung cấp cũng vô cùng quan trọng. Bạn hãy cân nhắc các yếu tố:
- Thời gian và phương thức hỗ trợ (qua điện thoại, email, chat…).
- Đội ngũ kỹ thuật có chuyên môn, sẵn sàng hướng dẫn, xử lý lỗi.
- Chính sách cập nhật, bảo trì, gia hạn bản quyền.
Việc lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn phù hợp là bước tiến quan trọng để nâng cao năng lực cạnh tranh trong ngành khách sạn hiện nay. Hy vọng top 10 phần mềm kể trên đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan và những gợi ý hữu ích để lựa chọn giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp của mình. Hãy cân nhắc kỹ lưỡng nhu cầu, quy mô và ngân sách để đưa ra quyết định đúng đắn. Đừng ngần ngại liên hệ với POS365 để được tư vấn và dùng thử miễn phí trước khi quyết định đầu tư.
