Phần mềm quản lý tài sản không còn là lựa chọn, mà là giải pháp bắt buộc đối với các doanh nghiệp muốn tối ưu tài nguyên và giảm thất thoát tài sản. Nhưng giữa hàng loạt phần mềm trên thị trường, đâu mới là lựa chọn tốt nhất? Đừng lo! Dưới đây POS365 sẽ giúp bạn điểm danh top 9 phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp tốt nhất hiện nay. Cùng theo dõi nhé!
1. Tầm quan trọng của quản lý tài sản doanh nghiệp
Tài sản không chỉ là nguồn lực vật chất mà còn đóng vai trò tạo nên giá trị và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. Từ các loại tài sản cố định như thiết bị, máy móc đến tài sản vô hình như thương hiệu, tất cả đều góp phần duy trì hoạt động, thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.
Để tối ưu hóa giá giá trị mà tài sản mang lại, việc quản lý chúng một cách hiệu quả là điều vô cùng quan trọng. Quản lý tài sản (QLTS) doanh nghiệp không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo khai thác sử dụng tài sản tối đa giá trị.
Lợi ích của việc quản lý tài sản doanh nghiệp là:
-
Theo dõi hiệu suất sử dụng: Đảm bảo tài sản được sử dụng tối đa giá trị, tránh lãng phí hoặc sử dụng sai mục đích.
-
Kiểm soát thất thoát: Hạn chế tối đa các rủi ro hư hỏng, mất mát, đặc biệt đối với tài sản có giá trị lớn.
-
Quản lý vòng đời tài sản: Nắm bắt tình trạng khấu và và giá trị còn lại của tài sản
-
Dự báo nhu cầu tài sản: Nắm bắt tình trạng tài sản để lập kế hoạch mua sắm, thanh lý hoặc nâng cấp kịp thời.
-
Phân bố tài sản hợp lý: Gắn liền tài sản với bộ phận, cá nhân sử dụng, từ đó nâng cao ý thức trách nhiệm, minh bạch trong quản lý.
2. Những khó khăn trong quản lý tài sản doanh nghiệp
Dù đóng vai trò quan trọng, nhưng việc quản lý tài sản truyền thống vẫn tồn tại nhiều bất cập:
-
Thiếu chuẩn hóa quy trình: Lưu trữ dữ liệu rời rạc trên Excel hoặc giấy tờ dẫn đến sai sót trong quá trình theo dõi.
-
Khó khăn trong kiểm kê tài sản: Khó nắm bắt kịp thời sự tăng/giảm tài sản hoặc tình trạng sử dụng thực tế.
-
Thiếu thông tin minh bạch: Dữ liệu về khấu hao, sửa chữa thường không được cập nhật đầy đủ.
-
Khó phân định trách nhiệm: Khi tài sản bị mất mát, việc quy trách nhiệm trở nên khó khăn, phức tạp hơn.
Những vấn đề này làm tăng nguy cơ thất thoát tài sản và giảm hiệu quả quản lý. Do đó, sử dụng phần mềm quản lý tài sản chuyên nghiệp là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp khắc phục những hạn chế này.
Những khó khăn trong quản lý tài sản doanh nghiệp
3. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý tài sản
Không đơn thuần là một công cụ, phần mềm quản lý tài sản còn là một giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả vận hành. Dưới đây là những lợi ích mang lại khi sử dụng phần mềm quản lý tài sản:
-
Theo dõi tài sản dễ dàng: Lưu trữ và quản lý toàn bộ thông tin tài sản trên một hệ thống tập trung một cách minh bạch và chính xác.
-
Tự động hóa kiểm kê: Tiết kiệm thời gian và nguồn lực nhân sự, đảm bảo kiểm kê tài sản nhanh chóng, độ chính xác cao.
-
Quản lý vòng đời tài sản: Theo dõi từ lúc mua sắm, sử dụng đến bảo trì, thanh lý, đảm bảo tối ưu giá trị tài sản.
-
Bảo trì định kỳ: Thông báo nhắc lịch bảo trì, từ đó hạn chế hư hỏng và kéo dài tuổi thọ tài sản.
-
Báo cáo chi tiết: Hỗ trợ doanh nghiệp lập các báo cáo chi tiết liên quan đến tình trạng, khấu hao và hiệu suất sử dụng tài sản.
-
Tra cứu và tìm kiếm thông tin tài sản dễ dàng: Thông qua quản lý tài sản trên phần mềm, doanh nghiệp có thể dễ dàng truy cập vào dữ liệu tài sản mọi lúc, mọi nơi. Từ đó đáp ứng nhanh chóng các nhu cầu công việc như kiểm kê, báo cáo hay phân tích tình trạng sử dụng tài sản
4. Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp
Việc lựa chọn một phần mềm quản lý tài sản phù hợp không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất sử dụng tài sản mà còn tránh được những rủi ro không đáng có. Để đảm bảo chọn đúng phần mềm, doanh nghiệp có thể tham khảo các tiêu chí sau:
4.1. Đầy đủ tính năng quản lý toàn diện
Một phần mềm quản lý tài sản hiệu quả phải bao quát toàn bộ chu kỳ sống của tài sản, từ lúc mua sắm, phân bổ sử dụng, bảo trì đến thanh lý. Các tính năng của một phần mềm quản lý tài sản phải có bao gồm:
-
Quản lý thông tin tài sản: mã tài sản, tên, nhóm tài sản, giá trị ban đầu, giá trị còn lại, trạng thái hiện tại, vị trí và người sử dụng tài sản.
-
Theo dõi khấu hao: Tự động khấu hao theo chu kỳ hoặc thời gian thực, giúp doanh nghiệp nắm bắt tình hình tài sản bất kỳ lúc nào.
-
Kiểm kê tài sản: Tính năng này giúp kiểm kê tài sản tự động, so sánh giữa dữ liệu thực tế và dữ liệu trên hệ thống để nhanh chóng phát hiện chênh lệch.
-
Quản lý bảo trì: Thông báo nhắc nhở người dùng đến thời gian bảo trì tài sản, đảm bảo tài sản luôn trong trạng thái tốt nhất.
-
Thanh lý tài sản: Hỗ trợ quản lý quy trình tiêu hủy hoặc thanh lý tài sản, từ việc đánh giá giá trị còn lại đến xử lý các thủ tục giấy tờ liên quan.
Tính năng là tiêu chí quan trọng nhất khi lựa chọn phần mềm
4.2 Quy mô doanh nghiệp
Quy mô doanh nghiệp là một căn cứ quan trọng để lựa chọn phần mềm quản lý tài sản. Doanh nghiệp cần cân nhắc các gói phần mềm phù hợp với số lượng và giá trị tài sản cố định. Điều này tránh lãng phí trong quá trình sử dụng.
4.3 Khả năng bảo mật và phân quyền truy cập
Quản lý tài sản liên quan đến nhiều dữ liệu quan trọng, vì vậy phần mềm cần hỗ trợ phân quyền, đảm bảo những cá nhân có thẩm quyền mới được truy cập và chỉnh sửa thông tin. Ngoài ra, phần mềm nên được bảo mật bằng mã hóa và các lớp bảo vệ để tránh rò rỉ thông tin.
4.4 Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
Phần mềm quản lý tài sản phải có giao diện trực quan, dễ hiểu. Đặc biệt là phải phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Điều này giúp giảm thiểu thời gian thao tác và công sức trong quá trình kiểm kê tài sản.
5. Top 9 phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp tốt nhất hiện nay
Dưới đây là danh sách 9 phần mềm quản lý tài sản được người dùng đánh giá cao về tính năng và hiệu quả trong việc quản lý tài sản:
5.1. 1Office - Quản lý tài sản toàn diện
1Office là một trong những lựa chọn của hầu hết các doanh nghiệp. Phần mềm giúp giải quyết bài toán quản lý tài sản từ khâu cấp phát, thu hồi, báo tăng/giảm, sửa chữa, bảo trì đến khấu hao tài sản.
Tính năng nổi bật:
-
Quản lý thông tin tài sản: Theo dõi trạng thái của tài sản, dễ dàng cập nhật hoạt động sử dụng tài sản dựa trên tình hình thực tế
-
Theo dõi lịch sử cấp phát và thu hồi: Lưu trữ toàn bộ lịch sử cấp phát tài sản cho từng cá nhân hoặc phòng ban, giúp minh bạch trong quản lý. Ngoài ra, phần mềm còn dễ dàng xuất/nhập khẩu Excel thông tin tài sản, giúp việc quản lý trở nên dễ dàng hơn
-
Quản lý khấu hao: Theo dõi chi tiết khấu hao, tình trạng hàng tồn kho. Tự động tính toán khấu hao tài sản theo chu kỳ hoặc thời gian thực, đảm bảo tính chính xác.
Ưu điểm:
-
Tích hợp với các phân hệ khác như nhân sự, kế toán, hỗ trợ quản lý đồng bộ
-
Phần mềm cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất khai thác và sử dụng tài sản
-
Tích hợp tính năng cảnh cáo thông minh trong trường hợp nhân sự nghỉ mà vẫn nắm giữ tài sản.
1Office - Quản lý tài sản toàn diện
5.2. BRAVO - Quản lý máy móc thiết bị
BRAVO là phần mềm chuyên biệt được thiết kế để phục vụ công tác quản lý tài sản trong các doanh nghiệp cơ điện, hành chính, sản xuất. Với khả năng theo dõi chi tiết trạng thái hoạt động của máy móc, thiết bị, BRAVO giúp tối ưu hóa chi phí vận hành và giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp.
Tính năng nổi bật:
-
Quản lý thiết bị dễ dàng: Hệ thống lưu trữ đầy đủ thông tin như năm sản xuất, hãng sản xuất, công suất, thông số kỹ thuật,... giúp theo dõi nhanh chóng
-
Giám sát tình trạng hoạt động: Theo dõi thiết bị theo thời gian thực, nắm bắt hiệu suất và phát hiện sự cố kịp thời
-
Nhắc nhở bảo trì tự động: Hỗ trợ lên lịch bảo dưỡng định kỳ, tự động gửi thông báo khi đến hạn, tránh gián đoạn vận hành
-
Báo cáo chi tiết: Tổng hợp dữ liệu về tình trạng sử dụng, nhu cầu vận hành và lịch sử bảo trì, giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và đưa ra quyết định chính xác.
Ưu điểm:
-
Đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp sản xuất hoặc có bộ phận cơ điện lớn
-
Tối ưu chi phí sản xuất, vận hành và giảm thiểu rủi ro về hỏng hóc thiết bị
-
Hỗ trợ quản lý tài sản ở các ngành có độ phức tạp cao
BRAVO - Quản lý máy móc thiết bị
5.3. Phần mềm 365 - Quản lý tài sản tốt nhất
Phần mềm 365 là lựa chọn phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, cung cấp các tính năng quản lý tài sản đơn giản nhưng hiệu quả, giúp tối ưu chi phí và thời gian.
Tính năng nổi bật:
-
Quản lý thông tin tài sản: Theo dõi chi tiết số lượng, tình trạng và lịch sử sử dụng tài sản của từng bộ phận, cá nhân
-
Cấp phát thu hồi tài sản: Phần mềm cho phép tạo mới, tái, sử dụng hoặc thu hồi tài sản đang sử dụng
-
Kiểm kê nhanh chóng: Rà soát và đối chiếu tài sản theo từng thời điểm
Ưu điểm:
-
Giao diện dễ sử dụng, không đòi hỏi nhiều thời gian đào tạo
-
Chi phí thấp, phù hợp với doanh nghiệp mới bắt đầu số hóa quy trình quản lý
-
Dễ dàng tra cứu và truy xuất thông tin tài sản.
Phần mềm 365 - Quản lý tài sản tốt nhất
5.4. Phần mềm quản lý tài sản Faceworks
Faceworks nổi bật với khả năng tùy chỉnh các tính năng theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Đây là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp có quy trình quản lý phức tạp và đặc thù.
Tính năng nổi bật:
-
Quản lý danh mục: Tính năng này giúp doanh nghiệp quản lý các danh mục liên quan đến tài sản như loại tài sản, nhóm tài sản, nhà sản xuất, đơn vị tính, người sử dụng,...
-
Quản lý lịch sử tài sản: Theo dõi lịch sử giao-nhận, bảo trì và khấu hao tài sản.
-
Quản lý tài sản chi tiết: Hỗ trợ nhập thông tin bao gồm số lượng tài sản, lượng tăng/giảm của tài sản
-
Quản lý tình trạng tài sản: Tính toán khấu hao, hao mòn, giá trị còn lại, nguyên giá của tài sản
Ưu điểm:
-
Linh hoạt, đáp ứng tốt các nhu cầu quản lý tài sản của doanh nghiệp đặc thù
-
Lưu trữ dữ liệu tập trung, dễ dàng chia sẻ chia sẻ tài liệu giữa các phòng ban
-
Hỗ trợ kiểm kê tài sản chính xác và nhanh chóng
Phần mềm quản lý tài sản Faceworks
5.5. ERPVIET - Quản lý tài sản thiết bị
ERPVIET không chỉ là một phần mềm quản lý tài sản mà còn hỗ trợ tích hợp trong hệ thống ERP, giúp doanh nghiệp đồng bộ hóa dữ liệu giữa các phòng ban và tối ưu quy trình quản trị.
Tính năng nổi bật:
-
Quản lý danh mục tài sản: Phân loại, theo dõi tài sản theo nhóm, nhà sản xuất, đơn vị sử dụng,...
-
Theo dõi lịch sử sử dụng: Ghi nhận giao nhận, bảo trì, sửa chữa, khấu hao từng tài sản
-
Cập nhật tình trạng thiết bị: Giám sát hiệu suất và trạng thái hoạt động theo thời gian thực
-
Lập kế hoạch bảo trì: Tự động nhắc nhở lịch bảo dưỡng, đảm bảo thiết bị luôn sẵn sàng.
Ưu điểm:
-
Cho phép vận hành trên nhiều loại thông số đo khác nhau như số lượng thành phẩm, số km, số lượt sử dụng,...
-
Tích hợp với các hệ thống khác như sản xuất, kho bãi, mua hàng
-
Phù hợp với doanh nghiệp lớn, đa chi nhánh
ERPVIET - Quản lý tài sản thiết bị
5.6. MISA QLTS - Phần mềm quản lý tài sản
MISA QLTS là phần mềm quản lý tài sản dành riêng cho các cơ quan hành chính và tổ chức Nhà nước. Phần mềm tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật hiện hành, đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
Tính năng nổi bật:
-
Quản lý tài sản toàn diện: Hỗ trợ theo dõi tài sản theo loại, đơn vị sử dụng, tình trạng tăng/giảm, đánh giá chất lượng và hiệu suất sử dụng
-
Quản lý tài sản đặc thù: Cung cấp công cụ quản lý chi tiết cho tài sản hạ tầng đường bộ, thiết bị y tế, tài sản cố định vô hình và các loại tài sản đặc thù theo quy định riêng của từng địa phương
Ưu điểm:
-
Cập nhật kịp thời các chính sách, chế độ mới theo quy định của Thông tư 144/2017/TT-BTC và Thông tư 45/2018/TT-BTC
-
Phù hợp với các đơn vị Nhà nước, HCSN, xã/phường có nhu cầu quản lý và sử dụng các loại tài sản
MISA QLTS - Phần mềm quản lý tài sản
5.7. SINNOVA - Quản lý trang thiết bị
SINNOVA là phần mềm quản lý tài sản chuyên nghiệp, hỗ trợ doanh nghiệp từ việc theo dõi tài sản cố định đến tài sản trang thiết bị. Phần mềm cung cấp đa dạng các tính năng, giúp quản lý tài sản chi tiết, từ đó nâng cao năng suất và hiệu quả vận hành.
Tính năng nổi bật:
-
Quản lý thông tin tài sản: Lưu trữ toàn bộ thông tin chi tiết về tài sản, bao gồm giá trị ban đầu, giá trị còn lại, khấu hao, và tình hình sử dụng tài sản
-
Theo dõi lịch sử sử dụng tài sản: Lưu lại toàn bộ quá trình giao-nhận, bảo trì và sử dụng tài sản
-
Tích hợp mã QR: Hỗ trợ kiểm kê nhanh tài sản thông qua mã QR, giúp tiết kiệm thời gian và giảm sai sót
-
Bảo trì và bảo dưỡng: Tự động lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng định kỳ để duy trì hiệu suất của tài sản
Ưu điểm:
-
Dễ dàng tùy chỉnh theo nhu cầu quản lý của từng doanh nghiệp
-
Phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp từ thương mại, sản xuất đến dịch vụ
-
Hỗ trợ in tem, nhãn và mã QR để tối ưu hóa quy trình quản lý tài sản
SINNOVA - Quản lý trang thiết bị
5.8. Phần mềm quản lý tài sản Hinet
Hinet là phần mềm hiện đại, giúp doanh nghiệp theo dõi chi tiết tài sản và quản lý toàn bộ thông tin phát sinh trong quá trình sử dụng. Với giao diện thân thiện, phần mềm phù hợp cho cả doanh nghiệp vừa và lớn.
Tính năng nổi bật:
-
Gán tài sản cho người dùng/bộ phận: Theo dõi toàn bộ lịch sử giao-nhận tài sản, đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng
-
Tự động khấu hao: Tính toán khấu hao tài sản theo giá trị thực tế, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả
-
Báo cáo toàn diện: Cung cấp các báo cáo chi tiết về tình trạng, giá trị, và lịch sử sử dụng của từng tài sản
-
Quản lý thuộc tính tài sản động: Dễ dàng điều chỉnh thông tin tài sản theo các thay đổi trong thực tế
Ưu điểm:
-
Hỗ trợ quản lý tất cả các tài sản hiện có của doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn
-
Giao diện dễ sử dụng, thích hợp cho các tổ chức mới chuyển đổi số
-
Hỗ trợ phân tích hiệu suất tài sản để đưa ra các quyết định mua sắm, bảo trì hoặc thanh lý kịp thời
Phần mềm quản lý tài sản Hinet
5.9. Phần mềm quản lý tài sản MISA AMIS
MISA AMIS là một trong những phần mềm quản lý tài sản phổ biến nhất hiện nay, phù hợp với doanh nghiệp ở mọi quy mô. Phần mềm cung cấp các tính năng hiện đại, hỗ trợ đồng bộ dữ liệu với các hệ thống khác như kế toán, nhân sự.
Tính năng nổi bật:
-
Quản lý tài sản tập trung: Lưu trữ thông tin tài sản như tình trạng, vị trí, thông số kỹ thuật và giá trị khấu hao trên một nền tảng
-
Nhắc lịch bảo trì: Tự động thông báo khi tài sản cần bảo trì hoặc sửa chữa, tránh hỏng hóc đột xuất
-
Tích hợp mã QR: Hỗ trợ kiểm kê tài sản nhanh chóng thông qua mã QR, tiết kiệm thời gian kiểm kê
-
Tương tác linh hoạt: Nhân viên có thể báo cáo tình trạng tài sản ngay trên hệ thống, giúp xử lý yêu cầu nhanh chóng
Ưu điểm:
-
Phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp, từ nhỏ đến lớn
-
Hỗ trợ tích hợp đồng bộ với hệ thống kế toán, bán hàng, nhân sự, tạo thành một hệ sinh thái quản lý hoàn chỉnh
-
Tối ưu chi phí vận hành và nâng cao hiệu suất sử dụng tài sản
Phần mềm quản lý tài sản MISA AMIS
Bài viết trên đây, POS365 đã giới thiệu đến bạn 9 phần mềm quản lý tài sản tốt nhất. Đồng thời gợi ý một số tiêu chí tham khảo giúp bạn lựa chọn được phần mềm phù hợp với mô hình và nhu cầu của doanh nghiệp. Theo dõi POS365 để biết thêm nhiều kiến thức hữu ích trong kinh doanh nhé!
