TOP 6 phần mềm quản lý công việc nhóm hiệu quả nhất hiện nay

---

Họp hành liên tục, email chất đống, công việc liên phòng ban không ngừng phát sinh,... luôn là chủ đề muôn thuở của mọi doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để đội nhóm làm việc năng suất hơn, tránh tình trạng sót việc, chậm deadline, và nhà quản lý vẫn có thể dễ dàng kiểm soát mọi thứ. Tham khảo ngay top 6 phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí ngay dưới đây!

1. Tại sao nên đầu tư phần mềm quản lý công việc nhóm?

Phần mềm quản lý công việc nhóm hay còn gọi là phần mềm làm việc nhóm, đây là công cụ giúp số hóa quy trình làm việc và quản lý công việc của thành viên trong nhóm. Phần mềm giúp nhà lãnh đạo có thể theo dõi sát sao tiến độ và quản lý quá trình làm việc của mỗi nhân sự một cách dễ dàng. Đặc biệt, trong thời đại công nghệ số, việc sử dụng phần mềm mang đến nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp, chẳng hạn phải kể đến như:

1.1. Teamwork hiệu quả và linh hoạt

Một trong những ưu điểm lớn nhất của phần mềm làm việc nhóm là khả năng hỗ trợ làm việc từ xa và nâng cao hiệu quả cộng tác giữa các thành viên trong nhóm. Thay vì phụ thuộc vào các công cụ truyền thống như email hay giấy tờ, bạn có thể dễ dàng sử dụng các ứng dụng quản lý công việc trên nền tảng điện toán đám mây.

Dù bạn làm việc ở văn phòng hay tại nhà, phần mềm cho phép các thành viên cập nhật tiến độ công việc mọi lúc mọi nơi. Đặc biệt, các app này còn tích hợp với Google Drive, Microsoft Office và các công cụ cộng tác khác, giúp việc quản lý dữ liệu trở nên dễ dàng hơn.

1.2. Tăng hiệu suất làm việc

Các phần mềm này không chỉ giúp đội nhóm làm việc hiệu quả mà còn tăng năng suất nhờ các tính năng quản lý thông minh.

• Quản lý thời hạn và KPI: Giúp đặt deadline cho từng nhiệm vụ, đồng thời phần mềm còn cho phép nhà quản lý đặt kpi dựa trên số công việc hoàn thành đúng hạn, quá hạn. Từ đó, nhân viên sẽ có động lực hoàn thành công việc tốt hơn.

• Xử lý đầu công việc nhanh chóng: Nhờ khả năng tương tác trực tiếp, các thành viên có thể dễ dàng trao đổi ý kiến và giải quyết các vấn đề phát sinh trong thời gian ngắn.

• Tự động hóa quy trình: Hỗ trợ lập kế hoạch tự động, giúp tiết kiệm thời gian cho những công việc thủ công lặp đi lặp lại.

1.3. Bảo mật thông tin hiệu quả

Có thể thấy, phần mềm quản lý công việc nhóm là giải pháp tối ưu để bảo vệ và lưu trữ dữ liệu quan trọng. Việc lưu trữ trên file Excel hoặc thiết bị cá nhân tiềm ẩn nhiều rủi ro, như rò rỉ thông tin hoặc mất dữ liệu khi máy tính bị hỏng. Với phần mềm này, người dùng sẽ được hỗ trợ cài đặt mật khẩu bảo vệ, phân quyền truy cập và sao lưu dữ liệu trên nền tảng đám mây. Nhờ đó, thông tin luôn được bảo mật, đảm bảo an toàn và dễ dàng khôi phục khi cần thiết.

1.4. Tiết kiệm thời gian

Quản lý qua giấy tờ hay Excel không chỉ kém hiệu quả mà còn tiêu tốn nhiều thời gian cho những đầu việc không cần thiết. Thay vào đó, khi sử dụng phần mềm, nó sẽ thay bạn làm tất cả những công việc đó. Từ họp báo cáo, chia sẻ dữ liệu, báo cáo,... Từ đó giảm thiểu sự gián đoạn trong quá trình làm việc, đảm bảo tiến độ dự án luôn được duy trì.

2. Tổng hợp những phần mềm quản lý công việc nhóm hiệu quả nhất 2025

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý công việc nhóm khiến doanh nghiệp gặp khó trong việc lựa chọn. Để giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm, POS365 xin tổng hợp một số công cụ được nhiều doanh nghiệp đánh giá cao. Bạn hãy tham khảo nhé!

2.1. 1Office

1Office là một trong những phần mềm quản lý công việc nhóm hàng đầu tại Việt Nam. Với tính năng và ưu điểm nổi trội, phần mềm giúp leader có thể quản lý tất cả tập trung tất cả đầu việc trên cùng một nền tảng. Tính đến nay, 1Office đã có hơn 6000 doanh nghiệp Việt Nam tin dùng.

Tính năng nổi bật:

• Tạo và triển khai kế hoạch công việc, phân công nhiệm vụ cho cá nhân, phòng ban hoặc đội nhóm.

• Theo dõi tiến độ dự án chi tiết, bao gồm người thực hiện, thời hạn, và kết quả công việc.

• Đồng bộ hóa số liệu kinh doanh, nhân sự, và truyền thông.

• Tùy biến báo cáo và phương pháp đo lường để phù hợp với nhu cầu từng doanh nghiệp.

• Cung cấp các số liệu chi tiết về lỗ lãi, tiến độ dự án.

• Hệ thống tự động đo lường và hiển thị biểu đồ, thống kê, giúp nhà quản lý nắm bắt toàn cảnh công việc.

• Chủ động theo dõi tiến độ dự án với báo cáo tự động, Realtime giúp bạn phát hiện sự cố kịp thời.

• Chuẩn hóa quy trình theo từng phòng ban và vị trí, giảm thiểu rủi ro chậm tiến độ hoặc bỏ sót nhiệm vụ.

• Nhân viên có thể dễ dàng theo dõi và làm chủ tiến độ công việc.

• Hỗ trợ tải lên các tệp tin như Word, Excel, PDF.

1Office - Phần mềm quản lý công việc nhóm hàng đầu tại Việt Nam

2.2. Trello

Trello là một phần mềm quản lý công việc miễn phí, với hơn 35 triệu người dùng trên toàn thế giới. Được Atlassian – tập đoàn công nghệ hàng đầu trong lĩnh vực quản lý dự án – mua lại vào năm 2017, Trello nhanh chóng khẳng định vị thế nhờ giao diện thân thiện và dễ sử dụng.

Phần mềm hoạt động dựa trên mô hình Kanban, với các thẻ trạng thái như to do, doing và done, giúp người dùng dễ dàng theo dõi và bám sát công việc theo đúng tiến độ. Trello đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ, nhóm dự án tạm thời, hoặc những đội nhóm đã có quy trình làm việc rõ ràng và cần một công cụ quản lý trực quan mà mọi thành viên đều dễ dàng sử dụng.

Tính năng nổi bật:

• Nhiệm vụ lớn được chia nhỏ thành các thẻ công việc, gắn thời hạn cụ thể và chỉ định rõ trách nhiệm cho từng thành viên trong nhóm.

• Công việc được sắp xếp trực quan theo bảng, danh sách, và thẻ, giúp dễ dàng theo dõi tiến độ.

• Các thành viên có thể giao việc, cập nhật tiến độ, và chia sẻ thông tin trực tiếp trên cùng một nền tảng.

• Hệ thống tự động gửi thông báo qua email hoặc ứng dụng, nhắc nhở các công việc sắp đến hạn, giúp hạn chế tình trạng trễ deadline.

• Hỗ trợ tích hợp với các công cụ quen thuộc như Google Drive, Slack, Dropbox, và Zapier

• Người dùng có thể đính kèm ảnh, tài liệu hoặc video trực tiếp vào các thẻ công việc

• Tích hợp bot thông minh giúp theo dõi lịch trình, nhắc nhở deadline, và đảm bảo cho nhóm luôn làm việc đúng tiến độ.

• Đăng nhập một lần (SAML) qua Atlassian Access, đảm bảo bảo mật cao và đồng bộ hóa dễ dàng trên toàn hệ thống.

Trello - Phần mềm quản lý công việc nhóm đơn giản

2.3. Base Wework

Base Wework là phần mềm quản lý công việc nhóm hàng đầu bằng tiếng Việt, giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, hạn chế tình trạng quên việc và đảm bảo hiệu quả teamwork. Đây là công cụ lý tưởng để quản lý dự án cho phép người dùng truy cập linh hoạt từ mọi nơi, mọi thiết bị.

Với giao diện trực quan như chart, Kanban, hoặc to do list, phần mềm giúp nhà quản lý dễ dàng nắm bắt trạng thái công việc. Ứng dụng này cũng tự động báo cáo tổng hợp, hiển thị trực quan, để quản lý dễ dàng đưa ra quyết định. 

Tính năng nổi bật của Base Wework:

• Cho phép lập kế hoạch và quản lý công việc theo nhóm hoặc cá nhân, hiển thị trạng thái công việc dưới dạng Kanban hoặc Gantt chart để dễ dàng theo dõi tiến độ

• Phân nhỏ dự án thành các nhiệm vụ cụ thể, gán trách nhiệm cho từng cá nhân, đặt deadline rõ ràng, và tự động đồng bộ vào danh sách công việc cá nhân được giao

• Tự động gửi email nhắc nhở khi đến hạn công việc hoặc khi có thay đổi, đảm bảo mọi thông tin được truyền đạt kịp thời

• Cho phép phòng ban, nhóm làm việc có liên quan trao đổi qua tính năng Base Message

• Cung cấp giao diện quản lý chuyên biệt cho cấp trung, giúp theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên và tiến độ các nhiệm vụ trong nhóm.

Base Wework là phần mềm quản lý công việc nhóm hàng đầu bằng tiếng Việt

2.4. Slack

Slack là một trong những ứng dụng nhắn tin và trao đổi công việc có số lượng người dùng khổng lồ. Phần mềm  được thiết kế để tối ưu hóa giao tiếp và cộng tác trong doanh nghiệp. 

Slack tập trung toàn bộ người, thông tin, file, ảnh,… liên quan đến công việc vào không gian chuyên dụng, được gọi là kênh. Hoạt động như một mạng xã hội nội bộ, Slack đặc biệt hữu ích cho các nhóm làm việc từ xa, giúp kết nối, giao tiếp và đưa ra quyết định nhanh chóng thông qua email, trò chuyện trực tiếp, cuộc họp trực tuyến và voice chat.

Từ năm 2018, Slack đã trở thành đối tác chiến lược của Atlassian, cho phép tích hợp liền mạch với các công cụ như Jira, Trello, Confluence và hơn 2600 ứng dụng khác bao gồm Notion, Adobe,, Hubspot, Zoom, Asana, Google Drive, Outlook, Gmail,… Với khả năng tự động hóa quy trình và tích hợp đa dạng tính năng, Slack giúp hoàn thành công việc chỉ với vài cú nhấp chuột.

Tính năng nổi bật của Slack:

• Hỗ trợ nhắn tin trực tiếp, trao đổi thông tin nhanh chóng giữa các thành viên hoặc nhóm

• Đăng nhập cùng lúc vào nhiều nhóm làm việc khác nhau, dễ dàng quản lý nhiều dự án

• Tìm kiếm nhanh chóng tệp, tin nhắn hoặc người dùng trong lịch sử trò chuyện

• Tạo lời nhắc và quản lý việc cần làm thông qua Slack Bot

• Tùy chỉnh theme, emoji và cài đặt cá nhân hóa Slackbot theo nhu cầu của tổ chức

• Tùy chỉnh quyền hạn của thành viên dựa trên vai trò trong tổ chức, hạn chế chỉnh sửa hoặc xóa tin nhắn sau 10 phút để đảm bảo tính minh bạch.

Slack là một trong những ứng dụng nhắn tin và trao đổi công việc có số lượng người dùng khổng lồ

2.5. Microsoft Teams

Microsoft Teams là một phần mềm làm việc nhóm thuộc hệ sinh thái Microsoft, được sử dụng rộng rãi trong thời gian đại dịch Covid-19. Cho đến nay, Microsoft Teams vẫn là sự lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp.

Microsoft Teams nổi bật với các tính năng như họp trực tuyến, nghe và gọi video. Bên cạnh đó, nó còn đóng vai trò như một phần mềm quản lý công việc online, giúp nhà quản lý nâng cao năng suất và giải quyết bài toán kết nối giữa các thành viên.

Microsoft Teams phù hợp với các doanh nghiệp lớn, hoạt động ở nhiều quốc gia hoặc có đội ngũ làm việc phân tán. Phần mềm giúp loại bỏ rào cản địa lý, hỗ trợ các thành viên cộng tác, chia sẻ ý tưởng, và hoàn thành dự án một cách hiệu quả.

Tính năng nổi bật:

• Tự động hóa quy trình công việc từ một nền tảng duy nhất

• Tạo các cuộc trò chuyện nhóm hoặc kênh riêng để trao đổi thông tin

• Chat, gọi video trực tuyến, và chia sẻ màn hình trong thời gian thực

• Lưu trữ tài liệu an toàn với tích hợp SharePoint

• Hỗ trợ các cuộc họp trực tuyến và gọi thoại với chất lượng cao

Microsoft Teams vẫn là sự lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp

2.6. FastWork

Fastwork Workplace thuộc bộ giải pháp Fastwork Work+, một công cụ quản lý nhân sự mới nổi trên thị trường. Phần mềm này nổi bật với giao diện thân thiện, dễ sử dụng, đáp ứng tốt nhu cầu quản lý công việc cho cả nhân viên văn phòng lẫn những người làm việc tại hiện trường như đội ngũ sales, bảo trì, hoặc chăm sóc khách hàng.

Tính năng nổi bật:

• Cung cấp các mẫu template sẵn có, cho phép phân công nhiệm vụ, đặt thời hạn và gắn thẻ trực tiếp nhân viên để giao việc nhanh chóng.

• Hỗ trợ theo dõi nhiều dự án và phòng ban thông qua giao diện dạng danh sách, Kanban hoặc Gantt chart với thông tin cập nhật theo thời gian thực

• Tự động gửi thông báo công việc theo lịch trình ngày, tuần hoặc tháng, giúp nhân viên không quên nhiệm vụ

• Cho phép thiết lập quyền hạn cho từng người tham gia dự án, bao gồm người thực hiện, người theo dõi, hoặc người đánh giá

• Chuyển giao nhiệm vụ giữa các nhân sự dựa trên quy trình đã thiết lập, giúp tối ưu thời gian và tránh gián đoạn

• Tích hợp lưu trữ các thông tin, tài liệu, và hình ảnh liên quan đến công việc, đảm bảo mọi dữ liệu được bảo toàn

• Hỗ trợ báo cáo trực quan và real-time về tiến độ và hiệu suất công việc, từ cấp phòng ban đến cá nhân.

Fastwork Workplace thuộc bộ giải pháp Fastwork Work+, một công cụ quản lý nhân sự mới nổi trên thị trường

Trên đây là top 6 phần mềm làm việc nhóm được đánh giá tốt nhất. Với chi phí đầu tư hợp lý, các phần mềm này giúp doanh nghiệp quản lý công việc hiệu quả hơn. Không chỉ vậy, phần mềm còn giúp đội nhóm làm việc năng suất hơn gấp đôi, thúc đẩy sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp. Nếu có bất kỳ thắc mắc, bạn hãy liên hệ ngay với POS365 để được giải đáp nhé!