Mẫu biên bản xác nhận hàng hóa bị hỏng mà bạn cần biết

---

Một trong những biên bản cần có trong  quá trình vận chuyển hàng hóa phải kể đến mẫu biên bản xác nhận hàng hóa bị hỏng hỏng. Một biên bản xác nhận  cần có những yếu tố nào? Cùng POS365 tìm hiểu chi tiết mẫu biên bản kiểm kê hàng hóa hư hỏng trong bài viết này nhé!

Mẫu biên bản xác nhận hàng hóa bị hỏng là gì?

Mẫu biên bản xác nhận hàng hóa bị hỏng thường được gọi là "Biên bản xác nhận hỏng hóc hàng hóa" hoặc "Biên bản xác nhận hàng hóa bị hỏng". Đây là một tài liệu quan trọng được sử dụng để ghi lại thông tin về tình trạng của hàng hóa khi chúng bị hỏng trong quá trình vận chuyển hoặc giao nhận.

Biên bản này chính là cơ sở để cho các doanh nghiệp tiến hành kiểm tra thu gom, đối chiếu, kiểm kê các loại hàng hóa, nguyên vật liệu cần phải được đem đi tiêu hủy, thanh lý. Đồng thời đây cũng là biểu mẫu cần có trong bộ hồ sơ để được tính vào chi phí.

Các tiêu chí cụ thể trong mẫu biên bản hàng bị hỏng hoặc hết hạn sử dụng thì cần được xây dựng dựa trên các quy định cụ thể tại Khoản 2, Điều 6, Thông tư 78/2014/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành.

Mẫu biên bản xác nhận hàng hóa bị hỏng là gì?

Thông thường, mẫu biên bản này sẽ bao gồm các thông tin sau:

• Thông tin về bên gửi và bên nhận: Bao gồm tên, địa chỉ và thông tin liên lạc của cả bên gửi và bên nhận.

• Thông tin về hàng hóa: Bao gồm mô tả chi tiết về hàng hóa bị hỏng, số lượng, trọng lượng, giá trị và bất kỳ chi tiết nào khác liên quan đến hàng hóa.

• Thời gian và địa điểm xác nhận: Ghi lại thời điểm và địa điểm nơi hàng hóa đã được kiểm tra và xác nhận bị hỏng.

• Mô tả về tình trạng của hàng hóa: Chi tiết về tình trạng cụ thể của hàng hóa bị hỏng, bao gồm mức độ tổn thất và thiệt hại.

• Chữ ký và xác nhận: Bao gồm chữ ký của đại diện từ cả bên gửi và bên nhận, xác nhận rằng thông tin trong biên bản là chính xác và được chấp nhận.

Mẫu biên bản này thường được sử dụng trong quá trình giao nhận hàng hóa và có thể thay đổi tùy theo yêu cầu cụ thể của các bên liên quan hoặc quy định pháp luật địa phương.

>>Xem thêm: Tổng hợp mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho thông tư 133 và thông tư 200

Nội dung của mẫu biên bản xác nhận hàng hóa bị hỏng

Tùy vào từng trường hợp cụ thể, tình hình sản xuất kinh doanh hoặc yêu cầu của từng đơn vị mà mẫu biên bản xác nhận hàng hóa bị hỏng có sự khác biệt. Dưới đây là một số thông tin quan trọng như sau:

Nội dung của mẫu biên bản xác nhận hàng hóa bị hỏng

>>Xem thêm: Hướng dẫn quy trình kiểm kê hàng hóa chi tiết, hiệu quả

Mục đích của mẫu biên bản xác nhận hàng hóa bị hỏng

Mục đích chính của biên bản xác nhận hàng hóa bị hỏng là ghi lại và xác nhận tình trạng của hàng hóa trong quá trình vận chuyển hoặc giao nhận. Dưới đây là một số mục đích cụ thể của biên bản này:

Mục đích của mẫu biên bản xác nhận hàng hóa bị hỏng

• Xác định trách nhiệm: Biên bản xác nhận hàng hóa bị hỏng giúp xác định rõ ràng trách nhiệm của các bên liên quan đối với tình trạng của hàng hóa. Điều này có thể bao gồm bên gửi, bên vận chuyển, hoặc bên nhận hàng.

• Chứng minh tình trạng hàng hóa: Biên bản này là một bằng chứng về tình trạng thực tế của hàng hóa tại thời điểm giao nhận. Nó cung cấp thông tin chi tiết và chính xác về mức độ tổn thất và thiệt hại của hàng hóa.

• Cơ sở cho yêu cầu bồi thường: Nếu hàng hóa bị hỏng, biên bản xác nhận này có thể được sử dụng làm cơ sở cho việc yêu cầu bồi thường từ bên gửi hoặc bên vận chuyển. Nó cung cấp bằng chứng về việc hàng hóa đã bị hỏng và mức độ thiệt hại của nó.

• Giải quyết tranh chấp: Trong trường hợp có tranh chấp về tình trạng của hàng hóa, biên bản này có thể được sử dụng để giải quyết các mâu thuẫn và tranh chấp một cách minh bạch và công bằng.

• Tăng tính minh bạch và tin cậy: Việc lập biên bản xác nhận hàng hóa bị hỏng giúp tăng tính minh bạch và tin cậy trong quá trình giao nhận hàng hóa, đảm bảo rằng thông tin về tình trạng của hàng hóa được ghi lại chính xác và chính thống.

>>Xem thêm: Cách quản lý hàng tồn kho chính xác hiệu quả

Một số lưu ý khi lập biên bản xác nhận hàng hóa bị hỏng

Khi lập biên bản xác nhận hàng hóa bị hỏng, có một số lưu ý quan trọng sau đây bạn nên lưu ý:

Một số lưu ý khi lập biên bản xác nhận hàng hóa bị hỏng

• Mô tả chi tiết: Cung cấp một mô tả chi tiết về tình trạng của hàng hóa bị hỏng, bao gồm mức độ tổn thất và thiệt hại. Mô tả càng chi tiết sẽ giúp tránh những tranh cãi sau này về tình trạng thực tế của hàng hóa.

• Chụp ảnh: Nếu có thể, chụp ảnh của hàng hóa bị hỏng để có bằng chứng hình ảnh về tình trạng của nó. Những hình ảnh này có thể hữu ích trong việc xác định mức độ thiệt hại và hỗ trợ trong các tranh chấp hoặc yêu cầu bồi thường sau này.

• Xác định nguyên nhân: Ghi chú về nguyên nhân dẫn đến tình trạng hỏng hóc của hàng hóa, nếu có thể. Việc này có thể bao gồm thông tin về quá trình vận chuyển, lưu trữ hoặc xử lý hàng hóa trước khi bị hỏng.

• Chính sách và quy định: Đảm bảo rằng quá trình lập biên bản tuân thủ các chính sách và quy định của bên gửi hoặc bên nhận hàng, cũng như các quy định pháp luật liên quan đến xử lý hàng hóa bị hỏng.

• Chữ ký và xác nhận: Yêu cầu chữ ký của đại diện từ cả bên gửi và bên nhận, xác nhận rằng thông tin trong biên bản là chính xác và được chấp nhận. Điều này là quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và đồng thuận về tình trạng của hàng hóa.

Bằng cách tuân thủ những lưu ý này, bạn có thể lập một biên bản xác nhận hàng hóa bị hỏng chính xác và minh bạch, giúp giải quyết các vấn đề và tranh chấp một cách hiệu quả.

>>Xem thêm: Hướng dẫn kiểm kê hàng hóa dễ dàng bằng POS365

Tải mẫu biên bản xác nhận hàng hóa bị hư hỏng

Mời các bạn tham khảo mẫu biên bản xác nhận hàng hóa bị hư hỏng dưới đây.

Tải mẫu biên bản xác nhận hàng hóa bị hư hỏng

Như vậy, POS365 vừa cùng các bạn tìm hiểu mẫu biên bản xác nhận hàng hóa bị hỏng được sử dụng phổ biến hiện nay. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp các bạn thêm nhiều kiến thức bổ ích.