KPI - Chỉ số quyết định sự thành công của doanh nghiệp

---

KPI có lẽ là từ ngữ phổ biến nhất đối với mỗi người lao động. Thường họ sẽ nghĩ ngay đến khối lượng công việc cần phải hoàn thành. Thế nhưng ý nghĩa thật sự của thuật ngữ KPI không hoàn toàn là như thế.

Vậy KPI là gì? Làm thế nào để triển khai KPIs hiệu quả cho doanh nghiệp. Hãy cùng POS365 tìm hiểu ngay trong nội dung dưới đây.

I.KPI là gì?

KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đo lường hiệu quả công việc, là công cụ đo lường và đánh giá hiệu quả công việc. Các chỉ số được thể hiện thông qua dữ liệu, chỉ tiêu đo lường và định lượng để phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng của doanh nghiệp hoặc các công ty riêng lẻ. Từng bộ phận của công ty sẽ có KPI khác nhau nhằm đánh giá hiệu quả hoạt động khách quan của bộ phận đó.

KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đo lường hiệu quả công việc

Theo phương pháp BSC, chiến lược của doanh nghiệp được cụ thể hóa trong các mục tiêu chiến lược trên bản đồ chiến lược. Bản đồ chiến lược bao gồm các mục tiêu từ 4 góc độ: tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ cũng như học hỏi và phát triển. Tiếp theo, các công ty sẽ tiến hành cụ thể hóa thành các mục tiêu cụ thể bằng việc phân chia các chỉ số đo lường (kế hoạch) ở cấp công ty, bộ phận và cá nhân.

Mục đích của việc sử dụng KPI trong đánh giá hiệu quả công việc là để đảm bảo rằng nhân viên hoàn thành đúng trách nhiệm trong bản mô tả công việc cho từng vị trí cụ thể. Điều này hỗ trợ việc đánh giá hiệu suất trở nên minh bạch, rõ ràng, cụ thể, công bằng và hiệu quả hơn. KPI có tính định lượng cao, chỉ số này có thể là các thước đo cụ thể.

II. Lợi ích của đánh giá KPI trong kinh doanh

Đánh giá KPI đang được nhiều nhiều doanh nghiệp sử dụng nhằm phát triển công việc kinh doanh cũng như quản trị nhân sự. Bởi chỉ số này mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Cụ thể:  

2.1. Đánh giá KPI chuẩn xác giúp khích lệ nâng cao hiệu quả làm việc

Theo dõi và đánh giá KPI giúp ghi nhận những đóng góp của nhân viên cho doanh nghiệp. Đồng thời nhắc nhở họ về trách nhiệm với tổ chức. Có như thế, nhân viên sẽ không ngừng thúc đẩy bản thân ngày càng tiến bộ để hoàn thành nhiệm vụ.

Đánh giá KPI giúp ghi nhận những đóng góp của nhân viên cho doanh nghiệp

Bên cạnh đó, khi đạt được KPI nhất định, nhân viên sẽ hạnh phúc hơn khi hoàn thành bằng tất cả sự nỗ lực của mình qua bằng chứng rõ ràng về sự đóng góp của họ cho tập thể. Kết quả cuối cùng, doanh nghiệp sẽ nhận được lòng trung thành và sẵn sàng cống hiến của nhân viên

2.2. Chỉ số KPI ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu kinh doanh

KPI được xác định theo mục tiêu chiến lược của công ty. Vì vậy, khi mỗi cá nhân hiểu và chịu trách nhiệm về KPI của mình, họ cũng đồng thời hướng đến mục tiêu kinh doanh chung của công ty.

KPI được xác định theo mục tiêu chiến lược của công ty

2.3. Đánh giá KPI có vai trò quyết định đối với quản trị hiệu suất

Đây là ưu điểm lớn nhất của đánh giá KPI, là sự kết hợp của tất cả các điểm mạnh nêu trên: Từ tinh thần, văn hóa, hay năng lực của nhân viên.

KPI việc quản lý hiệu suất trở nên đơn giản và minh bạch qua việc cho phép mọi người  không chỉ thấy những gì họ đang làm mà còn cả những gì đồng nghiệp/ những người đang làm. Tất cả đều được đảm bảo hoạt động theo cùng một hướng và cùng một mục tiêu.

III. Phân loại chỉ số KPI

Trong một doanh nghiệp, KPIs có rất nhiều dạng khác nhau. Thế nhưng chỉ số này được chia thành 2 loại chính:

3.1. Gắn với các mục tiêu mang tính chiến lược

Mục tiêu chiến lược nói chung là tiền, lợi nhuận, thị phần. Thế nên nó ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn vong của công ty.

KPI ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn vong của công ty

Ví dụ: KPI chiến lược là cần đạt doanh thu 20 tỷ mỗi tháng và 240 tỷ mỗi năm. Nếu không đạt được mục tiêu này doanh nghiệp có thể bị ảnh hưởng, khiến nhà đầu tư rút vốn, giám đốc kinh doanh và marketing bị cho thôi việc.

3.2. Gắn với các mục tiêu mang tính chiến thuật

Chiến thuật là những hoạt động nhỏ đưa một doanh nghiệp đến gần hơn với việc đạt được các mục tiêu chiến lược của mình.

KPI gắn với các mục tiêu mang tính chiến thuật

Do đó,  các cấp quản lý (giám đốc, trưởng phòng) sẽ bị ràng buộc vào các KPI chiến lược và những người này phải tạo ra các KPI chiến thuật để phục vụ cho việc đạt được mục tiêu KPI chiến lược. KPI chiến lược này sẽ được áp dụng cho cấp dưới đang thực hiện nhiệm vụ tương ứng của họ.

IV. Ví dụ về KPI

Để các bạn đọc có cái nhìn dễ hơn về KPI, dưới đây sẽ là những ví dụ cụ thể về chỉ số này.

4.1. Ví dụ KPI trong quản lý dự án

• KPI giúp việc quản lý dự án thống nhất và liên kết với các mục tiêu của Công ty. 

• KPI quản lý dự án được giải quyết bởi các cấp quản lý trong doanh nghiệp

• Các chỉ số KPI được trình bày đơn giản, dễ tiếp cận

• Các KPI quản lý dự án cụ thể có thể được thiết kế cho từng vị trí nhân viên cụ thể

• Nhờ có KPI quản lý dự án, cân bằng được giá trị công việc được thực hiện bởi mỗi nhân viên với kết quả mong đợi mà công ty hướng tới

• KPI của quản lý dự án không phải lúc nào cũng chính xác trong mọi trường hợp, các công ty nên kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh định kỳ.

Ví dụ KPI trong quản lý dự án

4.2. Ví dụ KPI trong hoạt động tài chính

• Lợi nhuận: Rõ ràng là vậy, nhưng bạn vẫn phải cẩn thận, bởi vì nó là một trong những chỉ số hoạt động quan trọng nhất.

• Chi phí: Đo lường khả năng sinh lời và tìm ra cách tốt nhất để giảm thiểu và quản lý chi phí.

• Doanh thu ngành so với mục tiêu: Đây là sự so sánh giữa doanh số bán hàng thực tế và  dự kiến. Tiến hành lập đồ thị và phân tích sự khác biệt giữa hai số sẽ giúp bạn xác định cách phân chia của bạn.

• Giá vốn hàng bán: Bằng cách tính tất cả các chi phí sản xuất các sản phẩm mà doanh nghiệp của bạn  bán, bạn sẽ có ý tưởng tốt hơn về tỷ suất lợi nhuận thực tế của mình.

• Số ngày thu nợ trung bình: Tính toán bằng cách chia số tiền khách hàng nợ cho tổng doanh thu trả chậm. Sau đó nhân kết quả với số ngày trong khoảng thời gian bạn đang xem xét.

• Doanh số theo vùng: Bằng cách phân tích những khu vực nào đang đạt mục tiêu doanh số, bạn có thể cung cấp những trải nghiệm đó cho những khu vực không đạt.

• Chi phí ngành so với ngân sách: So sánh chi phí thực tế với ngân sách kế hoạch.

Ví dụ KPI trong hoạt động tài chính

4.3. Ví dụ KPI đối với nhân sự

• Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc: Được tính bằng cách chia số nhân viên đã rời công ty cho số  nhân viên trung bình.

• Tỷ lệ ứng cử cho các vị trí nhân sự còn trống: Nếu tỷ lệ ứng viên (đủ điều kiện) ứng tuyển vào các vị trí tuyển dụng trong công ty của bạn cao, điều đó có nghĩa là bạn đang làm khá tốt trong việc thu hút đúng người tìm việc.

• Sự hài lòng của nhân viên: Nhân viên làm việc tốt hơn khi họ có tâm trạng tốt. Việc đo lường sự hài lòng của nhân viên thông qua các cuộc khảo sát là rất quan trọng đối với tổ chức của bạn.

Ví dụ KPI đối với nhân sự

4.4. Ví dụ KPI trong hoạt động kinh doanh

• Thẻ hỗ trợ khách hàng: Phân tích số lượng thẻ mới, những thẻ đã được giải quyết và thời gian giải quyết.

• Tỷ lệ sản phẩm lỗi: Chia số sản phẩm bị lỗi cho tổng số sản phẩm được sản xuất trong kỳ mà bạn đang xem xét. Số lượng càng thấp càng tốt.

• Hiệu suất ngành: Hiệu suất có thể được đo lường theo những cách khác nhau trong từng ngành.

Ví dụ KPI đối với nhân sự

V. Cách triển khai KPI hiệu quả cho doanh nghiệp

Để có thể triển khai KPI hiệu quả cho doanh nghiệp. Người đứng đầu các bộ phận phải có kế hoạch, chiến lược cụ thể cho nhân viên. Bạn có thể tham khảo quy trình như sau:

Bước 1: Lựa chọn bộ phận/người xây dựng KPIs

Trong việc lựa chọn bộ phận/ người xây dựng KPIs, doanh nghiệp có thể sử dụng 2 phương pháp sau:

Phương pháp đầu tiên: Các phòng / ban / bộ phận chức năng trực tiếp xây dựng hệ thống KPI cho các vị trí trong phòng / ban / bộ phận này. Đội ngũ quản lý nguồn nhân lực đóng vai trò hỗ trợ, hướng dẫn cách đảm bảo các KPI tuân thủ  các nguyên tắc đã nêu ở trên.

Bạn có thể chọn Bộ phận nhân sự hoặc bộ phận chức năng để trực tiếp xây dựng hệ thống KPI

Phương pháp hai: Bộ phận nhân sự, đội ngũ quản lý cấp cao sẽ đưa ra bộ KPIs cho phòng/ban/bộ phận. Điểm khác biệt đó là phương pháp này đảm bảo được tính khách quan và khoa học. Thế nhưng, các chỉ số KPIs có thể không sát thực tế,  khó thể hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của bộ phận/phòng/ban. Để khắc phục, hệ thống KPIs sau khi được xây dựng cần có sự thẩm định, đánh giá của bộ phận chức năng.

Bước 2: Tính toán các chỉ số KPI

KPI của từng bộ phận sẽ chủ yếu dựa trên chức năng nhiệm vụ của bộ phận ấy, người xây dựng KPI sẽ lập chỉ số tổng hợp dựa trên đặc điểm của bộ phận và đó cũng là cơ sở để đưa ra KPI của từng bộ phận. Tiếp theo, bạn cần ứng dụng những tiêu chí SMART để đánh giá:

S - Specific: Mục tiêu cụ thể:

• Tách rõ ràng từng thông số của chỉ số: Tên chỉ số, Công thức tính, Nguồn thông tin, Trọng số, Đơn vị tính, Số Kế hoạch và Số thực hiện.

• Công thức tính: Trình bày gọn gàng dễ hiểu. Tổng trọng số phải bằng 100%.

• Số kế hoạch: Con số hoặc mốc thời gian, thể hiện rõ ràng mục tiêu.

• Số thực hiện: Là con số phản ánh kết quả thực hiện chỉ tiêu.

M - Measurable: Mục tiêu đo lường được:

• KPI phải có khả năng đo lường. Tốt nhất là từ các phần mềm quản lý có sẵn như ERP, CRM hoặc Quản lý sản xuất… Còn không, bạn phải xác định rõ nguồn dữ liệu. Nếu chỉ số báo không có phương pháp đo lường trong quá khứ, bạn phải thêm. 

A - Attainable: Mục tiêu có thể đạt được:

• Các chỉ số cần nằm trong tầm tay của doanh nghiệp hoặc bộ phận, ngay cả khi chúng cần khó hơn bình thường.

R - Relevant: Mục tiêu thực tế:

• Xem xét các yếu tố có thể ảnh hưởng đến khả năng đáp ứng mục tiêu

T - Timebound: Mục tiêu có thời hạn cụ thể

• KPI nên có một mốc thời gian cụ thể, thường là theo tháng, quý, năm hoặc cho một giai đoạn cụ thể trong năm.

Sử dụng tiêu chí SMART để tính toán chỉ số KPI

Bước 3: Đánh giá mức độ hoàn thành

Sau khi xác định được KPI cho từng bộ phận và vị trí trong công ty, đã đến lúc áp dụng chúng vào quản lý, cả nguồn nhân lực và năng suất. Nhìn chung, mỗi nhiệm vụ và KPI  có thể được chia thành 3 nhóm chính như sau:

• Nhóm A: Mất nhiều thời gian để thực hiện, điều này ảnh hưởng rất nhiều đến mục tiêu chung.

• Nhóm B: Mất ít thời gian để thực hiện,ít ảnh hưởng đến mục tiêu tổng thể.

• Nhóm C: tốn ít thời gian, ảnh hưởng ít. 

Mỗi nhóm KPI này sẽ có trọng số khác nhau, tùy thuộc vào mức độ quan trọng của chúng

Bước 4: Áp dụng đánh giá và lương thưởng

Mức lương, thưởng nhất định do các cấp lãnh đạo trong công ty, quản lý bộ phận, người xây dựng hệ thống KPI hoặc nhân viên tự thỏa thuận với nhau.

Thông thường, cuối mỗi kỳ đánh giá đều có cuộc họp nghiệm thu để định kỳ đánh giá kết quả công việc. Việc đánh giá cần khách quan và đầy đủ thông qua việc tổng hợp ý kiến của sếp, đồng nghiệp, khách hàng và quản lý nhân viên.

Áp dụng đánh giá và lương thưởng

Thông thường, sẽ có một buổi nghiệm thu đánh giá kết quả công việc định kỳ cuối mỗi kỳ đánh giá. Việc đánh giá nên được khách quan và toàn diện bằng cách kết hợp ý kiến của cả sếp, đồng nghiệp, khách hàng và bản thân nhân viên.

Bước 5: Điều chỉnh, tối ưu lại KPI

KPI có thể được theo dõi và thay đổi theo thời gian. Xem lại các KPI vừa được tạo để đảm bảo các chỉ số là nhất quán. Có thể mất vài tháng đầu để mọi thứ trở nên tối ưu, nhưng khi đã có KPI cuối cùng, hãy giữ nó trong ít nhất một năm.

VI. Câu hỏi thường gặp

Giải đáp thắc mắc xoay quanh KPI

VII. Tổng kết

KPI là chỉ số mà mỗi doanh nghiệp cần quan tâm để quan sát tình hình phát triển kinh doanh của tổ chức. Hi vọng những thông tin về KPI là gì? ở trên đã giúp bạn hiểu hơn về vấn đề này. Chúc các bạn một ngày vui vẻ!