Việc quản lý kho vật tư là điều hết sức quan trọng đối với các đơn vị có số lượng hàng hoá lớn. Vậy quản lý kho như thế nào để tránh tình trạng thất thoát hàng hoá? Trong bài viết này của POS365, chúng tôi sẽ chia sẻ cho bạn đọc một số kinh nghiệm quản lý hiệu quả để bạn áp dụng.
1. Kho vật tư là gì?
Kho vật tư là kho để trữ, bảo quản hàng hoá, vật tư của các doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh với mục đích cung ứng hàng hoá phục vụ quá trình sản xuất hoặc bán ra thị trường. Đây là hoạt động trực tiếp tới việc bảo quản, quản lý số lượng hàng hoá phục vụ cho công việc sản xuất hay bán hàng tới tay khách hàng.
Đọc thêm: Phần mềm quản lý kho Excel có tốt không? Giải pháp là gì?
2. Quản lý kho vật tư? Lợi ích khi quản lý kho hiệu quả
Quản lý kho vật tư là chuỗi các hoạt động từ tổ chức tới việc sắp xếp, bảo quản, kiểm soát số lượng hàng hoá, vật tư nằm trong kho. Công việc này có tác dụng đảm bảo sự liên tục cho hoạt động sản xuất, cung ứng hàng hoá ra thị trường một cách nhanh chóng và kịp thời. Hoạt động này giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu tình trạng thất thoát, tiết kiệm chi phí và sử dụng cơ sở vật chất đúng mục đích.
Quản lý kho vật tư là hoạt động sắp xếp, bảo quản, kiểm soát số lượng hàng hoá nằm trong kho
Việc quản lý kho vật tư có thể tác động tới hoạt động sản xuất kinh doanh của một đơn vị, doanh nghiệp. Hoạt động này được đảm bảo thì quy trình sản xuất sẽ diễn ra mượt mà, tránh tình trạng gián đoạn. Điều này cũng giúp doanh nghiệp cung cấp hàng hoá kịp thời đến tay người tiêu dùng. Từ đó tạo được sự uy tín đối với khách hàng, đối tác. Chưa dừng lại ở đó, nếu làm tốt công việc này còn giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng cạnh tranh với đối thủ.
Nếu sử dụng phương pháp quản lý hiệu quả sẽ giảm thiểu tình trạng tồn đọng hàng hoà. Và nó cũng là đòn bẩy thúc đẩy người lao động làm việc hiệu quả, năng suất hơn. Bài toán quản lý vật tư không hề đơn giản và cũng có không ít doanh nghiệp phải đau đầu.
3. Quy trình quản lý kho vật tư
Muốn quản lý hiệu quả thì doanh nghiệp cần phải xây dựng quy trình quản lý kho vật tư thật khoa học và thích hợp. Quy trình này diễn ra với các hoạt động sau:
3.1 Quản lý mã hàng
Đối với hoạt động này thì quản lý trực tiếp sẽ thông báo với người phụ trách khi có yêu cầu thêm mới, xóa mã hoặc thay đổi mã hàng. Thông qua yêu cầu của quản lý thì bộ phận thực hiện sẽ tiến hành kiểm tra mã hàng kho vật tư đó và tiến hành đối chiếu. Cụ thể :
-
Yêu cầu cấp mã mới : Áp dụng đối với các sản phẩm mới đã thực hiện nhập và mã đó chưa tồn tại trong khó ở thời gian trước đó.
-
Yêu cầu thay đổi hoặc xóa mã hàng : Bộ phận thực hiện cần tiến hành xem xét, đánh giá có cần thiết phải thay đổi hoặc xóa mã hàng hoá hay không để có phương án xử lý phù hợp.
Khi có sự thay đổi về mã hàng thì bộ phận thực hiện phải có thông báo việc thay đổi mã hàng cho các bộ phận liên quan nắm bắt.
3.2 Quản lý nhập kho
Cụ thể quy trình quản lý nhập kho đối với các mặt hàng vật tư, hàng hoá, thành phẩm, nguyên liệu,….đó là :
-
Thông báo kế hoạch nhập hàng : đầu tiên bộ phận nhập kho sẽ làm đề xuất lên kế toán, kho, phòng kế hoạch vật tư những loại hàng hoá cần có trong kho để có thể bố trí nhân sự thích hợp.
-
Kiểm tra hàng hoá và đối chiếu: Thông qua đơn đặt hàng hoặc phiếu mua hàng thì thủ kho sẽ tiến hành đối chiếu với số lượng hàng hoá được nhập vào và nhận hoá đơn từ đơn vị cung cấp.
-
Lập phiếu nhập kho: lập phiếu nhập kho cần có 3 liên và chữ ký xác nhận của thủ kho, bên giao hàng.
-
Hoàn thành nhập kho: lúc này thủ kho sẽ thực hiện nhập kho hàng hoá và sắp xếp vào các khu vực làm sao cho khoa học.
Quy trình quản lý kho vật tư
3.3 Quản lý hàng xuất kho
Các bước trong quy trình này cần phải thực hiện đó là : gửi yêu cầu xuất hàng hoá rồi tới kiểm tra số lượng hàng tồn kho, tiến hành lập phiếu xuất kho và hoá đơn bán hàng. Cuối cùng là xuất hàng ra khỏi kho.
3.4 Quy trình quản lý chuyển kho thành phẩm
Đối với hoạt động chuyển kho thành phẩm thì quy trình quản lý đó là :
Gửi đề xuất lên ban giám đốc khi có nhu cầu chuyển kho. Khi ban giác đốc xét duyệt thì đơn vị kế toán sẽ tiến hành thông báo tới quản lý kho thời gian chuyển kho và yêu cầu nhân sự hỗ trợ. Bộ phận thực hiện tiến hành chuyển khó và bộ phận kế toán có trách nhiệm cập nhật đầy đủ thông tin trên hệ thống quản lý kho.
4. Một số khó khăn khi quản lý kho vật tư
Để cập nhật lượng hàng hoá tồn kho chuẩn xác không phải là điều đơn giản. Trong quá trình thực hiện không thể tránh khỏi những sai sót, thất thoát có thể xảy ra. Dưới đây là một số khó khăn khi thực hiện công việc này:
4.1 Gặp khó khăn khi cập nhật lượng tồn kho
Đối với các doanh nghiệp, công ty lớn thường có khối lượng hàng hoá rất lớn. Với số lượng lớn thì công việc cập nhật hàng tồn kho trở nên khó khăn hơn. Nếu chỉ xem các con số trên giấy không thể chắc chắn rằng số liệu đó là chuẩn xác.
Nhân viên không dễ dàng để cập nhật số lượng hàng tồn kho
4.2 Sắp xếp hàng hoá thiếu khoa học
Trong quá trình nhập kho nếu không sắp xếp hàng hóa theo trật tư, khoa học sẽ rất khó để kiểm soát, tìm kiếm hàng hoá. Không những vậy khi sắp xếp không hợp lý sẽ chiếm rất nhiều diện tích kho bãi và tốn thời gian, công sức của người thực hiện.
4.3 Quản lý thủ công mất thời gian của nhân sự
Hiện nay vẫn có không ít doanh nghiệp, đơn vị vẫn đang quản lý kho vật tư thủ công thông qua giấy tờ, sổ sách hoặc file excel. Tuy nhiên, cách thức quản lý này không tối ưu, không mang lại hiệu quả và tỷ lệ sai sót xảy ra vẫn rất cao. Điều này khiến doanh nghiệp mất thời gian, chi phí, công sức để quản lý hàng hoá.
Quản lý thủ công mất nhiều thời gian của nhân viên kho
4.4 Kiểm tra hàng hoá khó khăn
Có rất nhiều công việc cần thực hiện khi làm ở kho như: tiếp nhận hàng nhập – xuất kho, giám sát hoạt động mua bán hàng hoá, sắp xếp và quản lý hàng hoá,…. Khối lượng công việc kho rất lớn nên không thể tránh khỏi việc kiểm tra hàng hoá trở nên khó khăn.
Tham khảo bài viết để biết cách quản lý kho vật tư bằng excel: https://www.pos365.vn/quan-ly-kho-vat-tu-bang-excel-6829.html
5. Cách quản lý kho vật tư hiệu quả
Hiện nay, các doanh nghiệp vẫn đang gặp không ít khó khăn trong việc quản lý kho vật tư. Đây là bài toán rất khó giản. Sau đây, chúng tôi xin chia sẻ một cách cách quản lý kho vật tư hiệu quả để tham khảo.
5.1 Quản lý thông tin vật tư, hàng hoá
Mỗi mặt hàng, mỗi sản phẩm phải được kiểm soát thông qua mã hàng hoá và tất cả phải được lưu trong sổ sách hoặc phần mềm quản lý. Điều này sẽ rất thuận lợi cho người quản lý, khi có mã hàng hoá thì nhân viên sẽ dễ dàng tìm kiếm, kiểm soát và quản lý số hàng trong kho.
Kiểm soát hàng hoá thông qua mã hàng hoá
5.2 Thiết kế và xây dựng kho theo đúng tiêu chuẩn
Để quản lý kho hiệu quả thì việc cần phải làm đầu tiên đó chính là xây dựng và thiết kế kho vật tư theo đúng tiêu chuẩn. Xây dựng kho theo đúng tiêu chuẩn sẽ rất thuận lợi cho các hoạt động xuất – nhập, quản lý, sắp xếp – bố trí hàng hoá.
Khi xây dựng kho bãi cần có chỉ dẫn lưu kho phù hợp. Để nhận biết hàng hoá thì nhân viên nên ghi thẻ bài cho các sản phẩm. Thẻ bài cập nhật các thông tin đó là : mã hàng hoá, kích thước, màu sắc hàng hoá,… Và nhân viên kho sẽ là người chịu trách nhiệm thực hiện công việc này. Còn thủ kho sẽ là người lập sơ đồ kho vật tư. Sơ đồ cần phải thật chi tiết, dễ theo dõi và nắm bắt vị trí của các kệ hàng, lối đi lại. Ở các kệ hàng cần đánh số theo thứ tự để dễ dàng nắm bắt. Bên cạnh đó, thủ kho cần phải thực hiện kiểm tra an toàn chống cháy nổ trong kho.
5.3 Cách bố trí hàng hoá
Khi hàng vào kho hay hàng xuất kho thì bộ phận thực hiện cần cách sắp xếp kho vật tư, cụ thể là sắp xếp, bố trí hàng hoá có trật tự và khoa học. Đối với những hàng hoá có thời hạn sử dụng thì người thực hiện cần nhập trước rồi xuất trước để tránh hàng hoá hư hỏng do hết hạn sử dụng.
Bố trí hàng hoá khoa học
Đồng thời cần phải phân quyền sắp xếp hàng hoá trong kho. Chỉ cho phép những người có liên quan, có nghĩa vụ mới được quyền sắp xếp, di chuyển hàng hoá. Khi sắp xếp hàng hoá cần đảm bảo tiết kiệm tối đa diện tích, sắp xếp thông thoáng và đảm bảo vấn đề vệ sinh kho bãi.
5.4 Nhập kho
Đối với hoạt động nhập kho cần phải đảm bảo thực hiện theo quy trình đó là khi có đơn hàng thì thủ kho sẽ thực hiện tiếp nhận từ chứng từ cho tới việc kiểm tra hàng hoá. Tiếp theo là lập phiếu nhập kho và tiến hành các giao dịch theo thủ tục. Kế tiếp người nhận trách nhiệm là quản lý kho chịu trách nhiệm cập nhật số lượng hàng hoá trong kho sau khi hàng đã nhập vào kho.
5.5 Xuất kho
Khi cần phải xuất kho vật tư thì bộ phận thực hiện cần trình yêu cầu xuất kho và quản lý kho chịu trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra chứng từ. Khi có đầy đủ giấy tờ thì lập tức lập phiếu xuất kho và người này cần kiểm tra, giám sát hoạt động xuất kho và đếm số lượng hàng hoá được xuất ra từ kho.
5.6 Báo cáo tồn kho
Kiểm kê hàng hoá tồn kho định kỳ để nắm bắt chuẩn số lượng hàng hoá và tiến hành lập báo cáo xuất hàng tồn – vật tư dự trữ. Sau đó, người thực hiện cần phải báo cáo trực tiếp cho quản lý để họ có phương án giải quyết hàng tồn một cách phù hợp như: bán hàng giảm giá, tạo ra các chương trình khuyến mãi,....
Báo cáo tồn kho
5.7 Kiểm kê kho
Việc kiểm kê kho theo định kỳ hết sức quan trọng và cần thực hiện chuẩn theo thời gian đã đặt ra. Thông qua kiểm kê kho hàng đội ngũ nhân viên, quản lý sẽ dễ dàng hơn trong việc đối chiếu số lượng hàng hoá trên thực tế so với sổ sách. Nếu phát hiện sai sót hoặc hàng hoá bị hư tổn sẽ kịp thời cập nhật số lượng, tránh tình trạng thất thoát.
5.8 Sử dụng phần mềm vào quản lý vật tư
Ngày nay việc quản lý kho đã trở nên dễ dàng hơn rất nhiều nhờ doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh đã ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng vào quản lý, kiểm soát hàng hoá. Một trong những phần mềm được ưa chuộng sử dụng trên thị trường hiện nay đó là phần mềm POS365. Dưới đây là một số tính năng nổi bật của phần mềm:
-
Phần mềm cho phép người dùng phân loại hàng hoá theo danh mục như : tên hàng hoá, đơn vị tính, mã, vật liệu thuộc nhóm vật liệu, ghi chú đi kèm,…. Nhờ đó mà khi cần tìm hàng hoá sẽ nhanh chóng hơn nhờ việc sắp xếp khoa học.
-
Quản lý vật tư hoàn toàn bằng mã vạch. Nhờ tính năng này mà khi quét mã vạch thì mọi thông tin của hàng hoá sẽ hiển thị. Điều này giúp quá trình quản lý, bán hàng trở nên tối ưu hơn.
Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để quản lý kho vật tư hiệu quả
-
Tính năng quản lý kho hàng giúp việc truy xuất hàng hoá, tình trạng hàng trong kho trở nên dễ dàng. Người quản lý thuận tiện trong việc nắm bắt thông tin hàng, ngày nhập – xuất hàng hoá.
-
Tính năng kiểm kê hàng hoá giúp người kiểm kê dễ dàng kiểm tra và đối chiếu số lượng hàng hoá dựa trên thời gian thực.
-
Kiểm soát số lượng hàng tồn kho chuẩn xác, tránh sai lệch không đáng có.
-
Tính năng cảnh báo hết hạn sử dụng giúp doanh nghiệp lên kế hoạch giải quyết hàng tồn tối ưu.
Xem thêm: Phần mềm quản lý kho vật tư tốt nhất cho doanh nghiệp
6. Một số lưu ý khi quản lý kho vật tư
Để quản lý kho vật tư thật hiệu quả, giảm thiểu tình trạng thất thoát hàng hoá thì người thực hiện cần phải lưu ý một số vấn đề dưới đây.
6.1 Chuẩn hoá bộ mã vật tư và tên vật tư
Để tiện trong việc theo dõi, kiểm soát hàng hoá thì bộ phận thực hiện cần chuẩn hoá bộ mã vật tư. Điều này sẽ giúp bản tránh bị rối loạn trong quá trình quản lý hàng hoá, sản phẩm. Khi chuẩn hoá bộ mã cần tránh sự trùng lặp và chồng chéo dẫn tới khó khăn trong quá trình kiểm soát.
Chuẩn hoá bộ mã vật tư
6.2 Xây dựng kho bãi và tiêu chuẩn/chỉ dẫn lưu kho
Việc xây dựng kho bãi theo đúng tiêu chuẩn là điều hết sức quan trọng. Trong quá trình xây dựng cần chú ý tránh kho quá trũng, kho dễ bị ngập nước khi mưa lớn, chú ý tới hệ thống trang thiết bị lắp đặt sao cho phù hợp để tránh những rủi ro không đáng có xảy ra,…
6.3 Sử dụng hệ thống giá kệ kho hàng
Sử dụng hệ thống giá, kệ kho hàng là giải pháp tối ưu được nhiều doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh áp dụng. Ưu điểm khi sử dụng giá kệ đó là giúp tiết kiệm diện tích, giúp quản lý kho bãi thuận tiện, lưu trữ số lượng hàng hoá lớn, bảo quản hàng hoá an toàn, tránh hư hỏng. Bên cạnh đó, nó còn giúp doanh nghiệp giảm chi phí thuê kho bãi.
Bài viết chia sẻ cách quản lý kho vật tư hiệu quả đã kết thúc tại đây. Chúng tôi hy vọng với những thông tin hữu ích ở trên sẽ giúp cho doanh nghiệp, đơn vị, cơ sở kinh doanh sẽ có phương án quản lý kho tốt nhất, phù hợp với điều kiện của từng đơn vị.
