Các thủ tục hành chính tại cơ quan nhà nước hầu hết đều được triển khai thông qua hệ thống điện tử. Trong số đó có thể kể tới quy trình kê khai nộp, đăng ký thuế điện tử,… Hiện nay, hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đang được ngành Thuế triển khai và nhận được nhiều sự quan tâm của các doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh. Trong bài viết này của POS365, chúng tôi sẽ cung cấp các quy định liên quan tới hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền để bạn đọc nắm bắt.

Cập nhật quy định về hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

1. Hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì?

Trước khi đi vào tìm hiểu định nghĩa hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì thì chúng ta sẽ tìm hiểu khái niệm hoá đơn điện tử.

1.1 Khái niệm hoá đơn điện tử

Theo khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính thì:

Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hoá đơn điện tử được tạo lập và xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức, đơn vị đã được cấp mã số thuế khi cung cấp hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ an toàn trên máy tính theo quy định của pháp luật.

hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hoá

1.2 Hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì?

Máy tính tiền là một thiết bị điện tử hỗ trợ công việc quản lý kinh doanh, trong đó có tính năng tính tiền, lưu trữ thông tin bán hàng, tra cứu và báo cáo giao dịch, khởi tạo hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền dữ liệu điện tử.

Vậy hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền, theo quy định tại Điều 89 Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Điều 11 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định số 41/2022/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử.

1.3 Cơ sở pháp lý hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Cơ sở pháp lý hoá đơn điện từ máy tính tiền được quy định Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC: “Doanh Nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 khi mua – bán hàng hóa dịch vụ trước ngày 01/07/2022”.

Doanh nghiệp, tổ chức, cơ sở kinh doanh khi triển khai nhanh chóng hoá đơn điện tử sẽ nhận được rất nhiều lợi ích như:

hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Cơ sở pháp lý hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Tránh tình trạng ùn ứ khi tới thời điểm triển khai.
Có nhiều thời gian để chuẩn bị các điều kiện về hạ tầng và tích hợp hệ thống nội bộ có liên quan.
Có nhiều thời gian để nhân sự làm quen sử dụng và khắc phục sai sót trong quá trình sử dụng.
Trong quá trình kinh doanh sẽ hạn chế được rủi ro xảy ra dẫn tới gián đoạn.
Nâng cao sức cạnh tranh với các đối thủ hoạt động cùng lĩnh vực.

Theo Nghị định 123/2020/NĐ – CP, cụ thể trong Điều 89 Luật Quản lý thuế 2019 và Điều 3 Nghị định 123 có quy định: Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.”

Xem thêm: Hoá đơn điện tử là gì? Các quy định về hoá đơn điện tử mới nhất

2. Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Khi sử dụng hoá đơn điện tử từ máy tính tiền thì cả người nộp thuế, các đơn vị kinh doanh lẫn cơ quan thuế sẽ nhận rất nhiều lợi ích đó là:

2.1 Đối với cơ quan thuế

Thúc đẩy doanh nghiệp, tổ chức, cơ sở kinh doanh, cá nhân nộp thuế, đóng thuế đúng hạn theo quy định của pháp luật.
Quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh một cách dễ dàng, thuận tiện, nhanh chóng hơn nhờ thủ tục hành chính được tối giản.
Các hoạt động nộp thuế, đóng thuế đảm bảo minh bạch, giảm thiểu tình trạng kê khai không trung thực và thiếu tự giác từ doanh nghiệp hay các đơn vị kinh doanh.

Giúp cơ quan thuế quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp hiệu quả hơn

Giúp cơ quan thuế quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp hiệu quả hơn

2.2 Đối với người nộp thuế, các đơn vị kinh doanh

Người bán không bắt buộc phải có chữ ký số, khoản chi mua sắm hàng hoá, dịch vụ có sử dụng hoá đơn được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.
Việc lập hoá đơn chủ động vào tất cả thời gian trong ngày và có thể khắc phục sai sót với mỗi giao dịch phát sinh khi đã cài đặt phần mềm hoá đơn điện tử của cơ quan Thuế trên máy tính tiền.
Vào cuối ngày người bán chỉ cần chuyển dữ liệu hoá đơn điện tử đã giao dịch trong ngày cho cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu điện tử.
Doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh tiết kiệm về thời gian, chi phí về nhân lực trong hoạt động xử lý dữ liệu doanh nghiệp.
Hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền rất dễ dàng để làm quen, sử dụng.
Sử dụng loại hoá đơn này giúp tăng tính minh bạch, rõ ràng cho khách hàng. Đồng thời đây cũng là yếu tố giúp gia tăng tỷ lệ quay trở lại sử dụng dịch vụ của các cơ sở kinh doanh.

Tìm hiểu thêm: Top 7 đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử tốt nhất hiện nay

3. Quy định về hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Sau khi hiểu rõ về khái niệm cũng như lợi ích của hoá đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền thì bạn đọc cần nắm bắt những quy định về nó. Cụ thể:

3.1 Đối tượng áp dụng

Theo khoản 2 Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định đối tượng áp dụng sử dụng hoá đơn điện tử từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có mã, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là: doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo mô hình kinh doanh (trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ hàng tiêu dùng; ăn uống; nhà hàng; khách sạn; bán lẻ thuốc tân dược; dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch.

Quy định về hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Đối tượng áp dụng sử dụng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

3.2 Điều kiện sử dụng

Doanh nghiệp, tổ chức, cơ sở kinh doanh cần phải đáp ứng các điều kiện để sử dụng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính đó là: sử dụng máy tính hoặc điện thoại thông minh có kết nối ổn định với internet hoặc có máy tính tiền, máy POS, hay sử dụng phần mềm bán hàng hoặc phần mềm kế toán,…

Có đầy đủ phương tiện điện tử đó là: chữ ký số, đã đăng ký và được cấp tài khoản giao dịch thuế điện tử để thực hiện giao dịch với cơ quan thuế.

Lưu ý: Nếu doanh nghiệp, hộ kinh doanh sử dụng hoá đơn điện tử tạo từ máy tính tiền thì cần thay đổi phần mềm hoá đơn điện tử đáp ứng chuẩn định dạng dữ liệu hóa đơn theo quy định tại Quyết định 1510/QĐ-TCT ngày 21/9/2022.

>>> Tìm hiểu thêm: Tổng hợp 16 phần mềm hoá đơn điện tử tốt nhất hiện nay

3.3 Nguyên tắc về hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Theo Khoản 1 Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc quy định tại Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cụ thể:

Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Không bắt buộc cơ sở kinh doanh phải sử dụng chữ ký số.
Đối với những khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

Nguyên tắc về hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Nguyên tắc về hoá đơn điện tử từ máy tính

3.4 Nội dung

Theo khoản 3 Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế có các nội dung sau:

Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán: đúng theo thông tin giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hộ kinh doanh.
Thông tin người mua nếu người mua hàng yêu cầu: mã số định danh cá nhân hay mã số thuế.
Tên hàng hoá, dịch vụ, đơn giản, số lượng, giá thanh toán.
Thời điểm lập hoá đơn
Mã của cơ quan thuế: số giao dịch do cơ quan thuế tạo và chuỗi ký tự do cơ quan thuế mã hoá dựa trên thông tin người bán lập.

3.5 Trách nhiệm của người xuất hoá đơn

Khoản 6 Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định người bán khi trích xuất hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế phải có trách nhiệm đó là:

- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

- Lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định.

hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền

Trách nhiệm của người xuất hoá đơn

- Có trách nhiệm sử dụng dải ký tự mã của cơ quan thuế cấp khi lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế để đảm bảo liên tục và duy nhất.

- Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã khởi tạo từ máy tính tiền cho cơ quan thuế ngay trong ngày xuất hoá đơn thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu điện tử.

- Việc chuyển dữ liệu sẽ được thực hiện thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền dữ liệu hóa đơn điện tử. Các đơn vị cung cấp dịch vụ nhận truyền dữ liệu phải đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định, được Tổng Cục Thuế thẩm định và công nhận.

Tham khảo thêm: Hướng dẫn chi tiết cách xuất hoá đơn điện tử mới nhất 2023

4. Tổng hợp các câu hỏi về hoá đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền

Trong quá trình ứng dụng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền chắc hẳn sẽ có không ít người gặp khó khăn, băn khoăn tới các vấn đề liên quan. Thấu hiểu được điều đó nên chúng tôi đã tổng hợp một số câu hỏi liên quan và giải đáp thắc mắc để bạn dễ dàng nắm bắt thông tin.

Thời gian áp dụng hoá đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền là khi nào?

Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC: Bắt buộc sử dụng hoá đơn điện tử trên phạm vi toàn quốc từ ngày 1/7/2022.

Máy tính tiền có phải là thiết bị xuất hóa đơn điện tử có mã hợp pháp?

Máy tính tiền là thiết bị xuất hóa đơn điện tử có mã hợp pháp bởi:

Máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế là thiết bị điện tử đồng bộ hay một hệ thống nhiều thiết bị điện tử được kết hợp với nhau bằng một phần mềm bán hàng có chức năng chung như: tính tiền, lưu trữ các thao tác bán hàng, số liệu bán hàng, in hoá đơn, tra cứu giao dịch, báo cáo giao dịch,…

Máy tính tiền được kết nối chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế theo định dạng chuẩn bằng phương thức điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu điện tử.

Đơn vị kinh doanh bán lẻ có phải bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền?

Theo quy định tại Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC thì đối tượng được lựa chọn áp dụng HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền là các doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo mô hình kinh doanh (trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ hàng tiêu dùng; ăn uống; nhà hàng; khách sạn; bán lẻ thuốc tân dược; dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác).

Doanh nghiệp có thể sử dụng song song cả hoá đơn điện tử có mã và hoá đơn điện tử có mã từ máy tính tiền hay không?

Tại khoản 2 Điều 8 Thông tư 78/2021 quy định: doanh nghiệp được lựa chọn HĐĐT được khởi tạo từ MTT có kết nối với cơ quan thuế hoặc HĐĐT có mã/không mã. Như vậy, doanh nghiệp không thể sử dụng song song 2 hình thức trên.

Tổng hợp các câu hỏi về hoá đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền

Các câu hỏi liên quan tới hoá đơn điện tử tạo từ máy tính tiền

Làm sao để biết doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã hay không có mã cơ quan thuế?

Để biết doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã hay không có mã cơ quan thuế bạn đọc hãy tham khảo thông tin sau:

Đối tượng sử dụng hình thức hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế bao gồm:

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trừ trường hợp thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn không có mã của cơ quan thuế (Khoản 1 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019).

Doanh nghiệp thuộc đối tượng đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã có nhu cầu chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (Khoản 1 Điều 5 Thông tư 78/2021/TT-BTC).

Doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế: Người nộp thuế thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã nếu thuộc trường hợp được xác định rủi ro cao về thuế; và được cơ quan thuế thông báo về việc chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Hộ, cá nhân kinh doanh

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh để giao cho khách hàng (Khoản 4 Điều 91 luật Quản lý thuế 2019; Khoản 2 Điều 13 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP)

Đối tượng sử dụng hình thức hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Doanh nghiệp kinh doanh ở 15 lĩnh vực: điện lực; xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; (Khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019).

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và bảo đảm việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế. (Khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019).

Doanh nghiệp thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng sau 12 tháng kể từ thời điểm chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, nếu người nộp thuế có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử không có mã (Khoản 2 Điều 5 Thông tư 78/2021/TT-BTC).

Bài viết trên đã chia sẻ cho bạn đọc thông tin quy định về hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Hy vọng những thông tin hữu ích kể trên sẽ giúp cho bạn đọc nắm bắt cụ thể về loại hoá đơn này. Chân thành cảm ơn bạn đọc đã đồng hành cùng chúng tôi trong bài viết này.