Hóa đơn bán lẻ đang được sử dụng phổ biến tại các cửa hàng tạp hóa, siêu thị mini, quán cafe, nhà hàng, quán ăn,... Cập nhật những thông tin cụ thể, chi tiết về hóa đơn bán lẻ qua nội dung bài viết của POS365 nhé!

Cập nhật những thông tin cụ thể, chi tiết về hóa đơn bán lẻ

I. Hóa đơn bán lẻ là gì?

Hóa đơn bán lẻ là loại hóa đơn bán hàng được người bán hàng viết và xuất cho người mua hàng. Hóa đơn này không được cơ quan thuế quản lý và không có nhiều giá trị pháp lý. Các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân sử dụng có thể tự thiết kế in ấn theo nhu cầu của mình, nhằm mang lại thuận tiện cho việc sử dụng.

Hóa đơn bán lẻ là gì?

1.1. Nội dung của hóa đơn bán lẻ

Nội dung hợp lệ của hóa đơn tạp hóa sẽ bao gồm:

Số hóa đơn
Ngày phát hành hóa đơn
Chi tiết về người mua
Chi tiết của người bán
Số lượng, lượng
Đơn giá
Tổng cộng
Giảm giá (nếu có)
Chữ ký của người bán hoặc đại lý ủy quyền của mình

Nội dung của hóa đơn bán lẻ

1.2. Tại sao cần sử dụng hóa đơn bán lẻ?

Sử dụng hóa đơn dùng để ghi lại những thông tin liên quan đến việc mua bán của nhà bán hàng và khách hàng. Người bán cần phải có hóa đơn để làm bằng chứng với người mua khi xảy ra mâu thuẫn hoặc có khúc mắc gì.

Hóa đơn này còn có vai trò giúp chủ kinh doanh dễ dàng kiểm soát, theo dõi tình hình kinh doanh của mình. Ngoài ra, hóa đơn này còn có vai trò như một chứng từ thuế giúp cho quá trình hạch toán, kê khai thuế dễ dàng hơn.

Tại sao cần sử dụng hóa đơn bán lẻ?

1.3. Kích thước hóa đơn bán lẻ

Tùy vào nhu cầu của người sử dụng và nội dung cần ghi trong các hoạt động giao dịch hàng hóa, chủ kinh doanh có thể lựa chọn những kích thước phù hợp. Một số kích thước thông dụng trên thị trường hiện nay là:

Kích thước khổ giấy A4: kích thước chiều dài 29,7cm x chiều rộng 20,8cm.
Kích thước khổ giấy A5: kích thước chiều dài 20,8cm x chiều rộng 14,5cm.
Kích thước khổ giấy A6: kích thước chiều dài 14,5cm x chiều rộng 10,5cm.

Tham khảo thêm: Mẫu bảng dự toán chi phí mở cửa hàng chi tiết nhất

II. Những đối tượng được sử dụng hóa đơn bán lẻ

Theo quy định tại Điều 13 Thông tư số 39/2014/TT-BTC thì những đối tượng sau đây sẽ được sử dụng hóa đơn này:

Những đối tượng chính được cấp hóa đơn bao gồm: Các tổ chức không phải doanh nghiệp, hộ gia đình, cá nhân không kinh doanh nhưng có phát sinh các hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, và cần có hóa đơn bán lẻ giao lại cho khách hàng.
Những tổ chức không phải là doanh nghiệp, hộ gia đình hay cá nhân không kinh doanh mà thực hiện bán hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng hoặc thuộc đối tượng bán hàng hóa, dịch vụ không phải kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng thì cơ quan thuế sẽ không cấp hóa đơn bán lẻ.

Những đối tượng được sử dụng loại hóa đơn này

III. Hóa đơn bán lẻ mua ở đâu?

Doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân xin cấp hóa đơn này liên hệ Cơ quan thuế quản lý địa bàn nơi cấp mã số thuế hoặc nơi đăng ký hộ khẩu thường trú trên sổ hộ khẩu, giấy chứng minh nhân dân/ căn cước công dân, hộ chiếu để mua hóa đơn bán lẻ.

IV. Hóa đơn bán lẻ có được tính vào chi phí

Hóa đơn bán lẻ tạp hóa không tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế. Loại hóa đơn này cũng giống như hóa đơn đỏ nhưng không có VAT. Theo luật quy định mới thì hóa đơn này không cần kê khai thuế, nhưng vẫn phải thể hiện ở trong sổ sách kế toán và vẫn được xem là chi phí hợp lý hợp lệ khi xác định doanh thu.

Hóa đơn bán lẻ có được tính vào chi phí

Tham khảo thêm: Phần mềm quản lý bán hàng tạp hóa tối ưu nhất hiện nay

V. Quy định về hóa đơn bán lẻ dưới 200k

Theo quy định tại Điểm b Khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC: Trường hợp đơn hàng có giá trị từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần bán, nếu người mua không lấy hóa đơn hay không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế thì người bán vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ nội dung: “người mua không lấy hóa đơn” hay “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.

Trường hợp đơn hàng có giá trị nhỏ hơn 200.000 đồng thì người bán sẽ không cần phải lập hóa đơn cho lần đó, nhưng cuối ngày phải lập 1 hóa đơn bán hàng điền đầy đủ số tiền đã bán hàng hóa, dịch vụ trong ngày kèm theo Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ hoặc bảng tổng hợp dữ liệu hàng hoá, dịch vụ bán ra trong ngày. Nội dung “Tên, địa chỉ người mua” trên hóa đơn sẽ ghi là “bán lẻ không giao hóa đơn”.

Quy định về hóa đơn bán lẻ dưới 200k

Lưu ý: Mặc dù theo quy định thì hoá đơn bán lẻ vẫn được tính vào chi phí hợp lý nhưng nếu doanh nghiệp thường xuyên mua hàng hóa dịch vụ với số lượng nhiều và có giá trị lớn mà thường xuyên sử dụng hóa đơn này dưới 200.000 đồng thì sẽ rất dễ bị cơ quan thuế kiểm tra. Trong một số trường hợp Cơ quan thuế sẽ không chấp nhận việc các khoản chi phí này được tính vào khoản giảm trừ hợp lý. Vì vậy, các doanh nghiệp cần phải chú ý đến điều này.

VI. Cách viết hóa đơn bán lẻ

Viết và xuất hóa đơn cần phải đảm bảo đầy đủ các mục của một hóa đơn hợp lệ. Dưới đây sẽ là hướng dẫn cách viết các mục cụ thể như sau:

Thể hiện được đầy đủ thông tin cửa hàng tạp hóa (có thể có logo hoặc không).
Ghi rõ ràng, chính xác họ tên, địa chỉ khách mua hàng.
Tên hàng hóa, dịch vụ: Viết rõ ràng, đầy đủ tên mặt hàng. Nếu không viết hết các dòng của tờ hóa đơn, thì phải gạch chéo các dòng còn trống.
Đơn vị tính: Ghi rõ đơn vị thực tế như cái, kg, chiếc,...
Số lượng: Ghi số lượng sản phẩm thực tế.
Đơn giá: Viết giá bán thực tế (không có thuế GTGT).
Thành tiền: Ghi tổng giá trị số lượng x đơn giá.
Cộng: Ghi tổng giá trị hàng hóa bên trên bằng số và bằng chữ.
Ghi chính xác ngày, tháng, năm bán hàng hóa/dịch vụ.
Người bán và người mua cùng ký tên vào hóa đơn. Người bán xé 1 liên giao cho khách hàng. Nếu sử dụng hóa đơn in thì in thành 2 bản, cả 2 cùng ký tên vào 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản.

Cách viết hóa đơn

Bạn có thể tham khảo thêm cách tạo hóa đơn bán lẻ trong Excel và cách viết hóa đơn bán lẻ xăng dầu sau đây:

6.1. Cách tạo hóa đơn bán lẻ trong Excel

a) Sử dụng mẫu hóa đơn có sẵn trong Excel

Trong Excel có hỗ trợ rất nhiều mẫu Invoice có sẵn để người dùng sử dụng. Người dùng có thể mở file Excel, sau đó chọn thẻ File trên thanh công cụ.

Tại giao diện của thẻ File, chọn mục New. Tiếp tục là nhập từ khóa Invoice vào mục tìm kiếm rồi nhấn vào biểu tượng hình kính lúp để tìm kiếm. Excel sẽ hiện ra rất nhiều mẫu hóa đơn có sẵn cho người dùng lựa chọn.

Khi đã chọn được một mẫu thì màn hình trang tính sẽ hiện ra mẫu Invoice đó. Bạn chỉ cần tiến hành chỉnh sửa nội dung của hóa đơn như thông tin người bán, người mua, mã số thuế, thông tin về mặt hàng, thuế suất…

Sử dụng mẫu hóa đơn có sẵn trong Excel

b) Tải về mẫu hóa đơn được tạo sẵn

Nếu bạn không muốn sử dụng những mẫu Invoice có sẵn trong Excel thì bạn có thể tải các mẫu hóa đơn được tạo sẵn từ trên mạng về. Người dùng chỉ cần tải mẫu về rồi chỉnh sửa những thông tin cơ bản như tên người bán, người mua, mã số thuế, tên mặt hàng, thuế, giá bán,... là đã có thể in mẫu hóa đơn.

Tải về mẫu hóa đơn được tạo sẵn

6.2. Cách viết hóa đơn bán lẻ xăng dầu

Tiêu thức "ngày tháng năm" lập hóa đơn
Tiêu thức "Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán", "Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua"
Tiêu thức "Số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền"
Tiêu thức "Người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)"
Tiêu thức "Người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên).
Đồng tiền ghi trên hóa đơn là đồng Việt Nam.

Với những thông tin cụ thể, chi tiết về hóa đơn bán lẻ mà POS365 tổng hợp hy vọng sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm, nội dung, đối tượng được sử dụng hóa đơn, cách viết hóa đơn như thế nào!