Xây dựng hệ thống phân phối đóng vai trò quan trọng giúp cho doanh nghiệp ngày càng phát triển và bền vững hơn. Tuy nhiên, để xây dựng và quản lý kênh phân phối hiệu quả đòi hỏi doanh nghiệp phải dành nhiều thời gian, công sức và nguồn nhân lực.

Cách xây dựng và quản lý hệ thống phân phối hiệu quả

I. Hệ thống phân phối là gì?

Hệ thống phân phối được hiểu là một mạng lưới được doanh nghiệp tạo dựng lên với mục đích giám sát hàng hóa từ nhà sản xuất đến nhà bán lẻ, bán buôn nhưng đích đến cuối cùng của hệ thống vẫn là đến tay người tiêu dùng.

Hệ thống phân phối bao gồm nhiều yếu tố tạo thành: Xây dựng, quản lý và quy trình thực hiện với những mắt xích từ nhà cung cấp nguyên liệu, đóng gói, lưu trữ, quản lý hàng tồn kho, xây dựng chuỗi cung ứng, hậu cần và dịch vụ chăm sóc khách hàng.

Dựa vào nguồn lực và quy mô của doanh nghiệp thì hệ thống phân phối có thể được xây dựng khác nhau về cấu trúc và quy mô. Khi xây dựng hệ thống cần lưu ý đến những yếu tố quan trọng như nhu cầu của người tiêu dùng, trải nghiệm của khách hàng, cấu trúc sản phẩm và khả năng phổ biến của sản phẩm.

hệ thống phân phối là gì

Hệ thống phân phối là gì?

II. Chức năng của hệ thống phân phối

Tại sao cần phải xây dựng hệ thống kênh phân phối? Cùng tìm hiểu chức năng của hệ thống quản lý phân phối để hiểu rõ lợi ích mà nó mang lại nhé!

2.1. Tối ưu chi phí hiệu quả

Việc xây dựng một hệ thống kênh phân phối giúp doanh nghiệp có quyền kiểm soát về chi phí và ngân sách phân bổ dễ dàng, giúp tăng phạm vi tiếp cận khách hàng hiệu quả. Bên cạnh đó, hệ thống kênh phân phối còn giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí hiệu quả khi phân phối một sản phẩm mới trong hệ thống.

tối ưu chi phí hiệu quả

Tối ưu chi phí hiệu quả

2.2. Phạm vi tiếp cận khách hàng rộng lớn

Doanh nghiệp xây dựng được một hệ thống kênh phân phối lớn sẽ giúp dễ dàng tiếp cận tệp khách hàng của mình hơn, dễ dàng kiểm soát và đẩy cao tốc độ phổ biến của sản phẩm.

Muốn xây dựng hệ thống kênh phân phối của riêng mình yêu cầu doanh nghiệp phải có tiềm lực về tài chính và khả năng nắm rõ thị trường. Bên cạnh đó, cần có một hệ thống thiết kế và sản xuất sản phẩm đáp ứng tốt về nhu cầu mà khách hàng mục tiêu của bạn mong muốn. Vì lẽ đó mà hệ thống phân phối chỉ phù hợp với những doanh nghiệp lớn, có đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp và khả năng tài chính dồi dào.

phạm vi tiếp cận khách hàng rộng lớn

Phạm vi tiếp cận khách hàng rộng lớn

III. Cách thức xây dựng hệ thống phân phối hiệu quả

Xây dựng hệ thống kênh phân phối hiệu quả chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp kinh doanh thành công. Dưới đây sẽ là các bước cơ bản giúp nhà quản trị xây dựng được hệ thống phân phối sản phẩm cho doanh nghiệp của mình:

Bước 1: Nghiên cứu và phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn hệ thống kênh phân phối. Sau đó tập trung vào các yếu tố như: Giới hạn địa lý của thị trường, lực lượng bán hàng của doanh nghiệp,...

Bước 2: Xác định mục tiêu và tiêu chuẩn của hệ thống kênh phân phối trên cơ sở mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Bước 3: Lựa chọn và phát triển các yếu tố thuộc hệ thống kênh phân phối. Các yếu tố chủ chốt gồm 2 nhóm cơ bản là lực lượng bán hàng của doanh nghiệp và người mua trung gian.

Bước 4: Thiết lập lực lượng bán hàng của doanh nghiệp. Lực lượng bán hàng này sẽ bao gồm: Lực lượng bán hàng cơ hữu, các đại lý bán hàng có hợp đồng.

Bước 5: Sau khi đã đưa các kênh phân phối vào hoạt động, doanh nghiệp cần đảm bảo khả năng kiểm soát hoạt động của kênh. Đồng thời thường xuyên phân tích hiệu quả của từng kênh bán hàng cũng như toàn bộ hệ thống.

Hệ thống kênh phân phối mang tính chất dài hạn, không phải việc dễ dàng thay đổi trong một thời gian ngắn. Đặc biệt với xu hướng tiếp cận tời từng điểm bán lẻ như hiện nay thì việc tối ưu năng suất hệ thống phân phối là vấn đề các doanh nghiệp hiện nay cần chú trọng.

cách thức xây dựng hệ thống phân phối hiệu quả

Cách thức xây dựng hệ thống phân phối hiệu quả

IV. Thiết lập hệ thống kênh phân phối cho doanh nghiệp

Thiết kế hệ thống kênh phân phối được hiểu là việc xây dựng một hệ thống phân phối mới tại những khu vực chưa tồn tại hoặc để cải tiến những mô hình cũ không còn phù hợp với giai đoạn hiện tại. Cùng tìm hiểu cách thiết lập hệ thống kênh phân phối cho doanh nghiệp thông qua những nội dung sau nhé:

4.1. Nội tại của doanh nghiệp

Nguồn nội lực đóng vai trò quan trọng quyết định đến việc doanh nghiệp có thể vươn tới thị trường mục tiêu hay không. Nội tại này sẽ bao gồm:

Quy mô doanh nghiệp: Quyết định đến kiểu kênh và loại hình phân phối tối ưu. Ví dụ: Các doanh nghiệp lớn thường sử dụng nhiều cách phân phối cho từng thị trường khác nhau. Nếu thị trường lớn, họ có thể đưa sản phẩm ra thị trường thông qua nhà phân phối bán sỉ. Còn thị trường nhỏ thì họ sẽ cung cấp sản phẩm trực tiếp đến từng điểm bán lẻ.
Tài chính: Nếu doanh nghiệp có nguồn lực tài chính mạnh thì sẽ dễ dàng xây dựng mối quan hệ với các nhà phân phối/điểm bán lẻ.
Nhân sự: Bao gồm đội ngũ nhân viên bán hàng làm nhiệm vụ mở rộng thị trường, thiết lập liên kết với điểm bán, đội ngũ nhân viên giao hàng,...

nội tại của doanh nghiệp

Nội tại của doanh nghiệp

4.2. Thị trường mục tiêu

Nhà quản lý có trách nhiệm phải xem xét các biến số của thị trường cụ thể, rõ ràng để đưa ra những quyết định sáng suốt:

Các yếu tố về hành chính như thành phố - tỉnh - thành thị - nông thôn, yếu tố địa lý: miền núi - đồng bằng để phân chia vùng thị trường và xác định hình thức phân phối.
Yếu tố phát sinh của thị trường như: Sự xuất hiện của khu công nghiệp, trường học, vấn đề di dân hay những chính sách mới về thu hút kinh doanh,... Các yếu tố này sẽ tác động đến chiến lược phân phối tại địa phương tạo nên một khu vực thị trường mới.
Kích cỡ thị trường: Bao gồm số lượng người tiêu dùng mục tiêu và sức mua.
Mật độ thị trường: Số lượng khách hàng và khách hàng tiềm năng trên một đơn vị địa lý. Mật độ thị trường càng cao sẽ là điều kiện tốt cho việc vận chuyển hàng hóa giúp tiết kiệm chi phí hiệu quả.
Hành vi thị trường: Bao gồm: Thời gian mua hàng, địa điểm mua hàng, hình thức mua hàng,...

thị trường mục tiêu

Thị trường mục tiêu

>> Tham khảo thêm: Thị trường mục tiêu là gì? Cách xác định thị trường mục tiêu hiệu quả

4.3. Tuyển chọn đối tác phân phối

Đối tác phân phối đạt chuẩn (trong ngành hàng tiêu dùng tại Việt Nam), ngoài những quy định riêng của doanh nghiệp sản xuất thì phải đáp ứng được các yếu tố sau:

Cơ sở vật chất: Văn phòng làm việc, kho bãi, quản lý,...
Khả năng vận chuyển và giao hàng: Gồm có đội ngũ nhân viên giao hàng, xe tải, xe máy,...
Tài chính: Tài sản đảm bảo, vốn sẵn có, khả năng tín dụng ngân hàng.

Để tuyển chọn được các đối tác phân phối chất lượng thì các doanh nghiệp cần phải xây dựng hệ thống tiêu chí riêng sao cho phù hợp với quy mô và loại hình kinh doanh.

tuyển chọn đối tác phân phối

Tuyển chọn đối tác phân phối

V. Quản lý hệ thống phân phối

Khi doanh nghiệp đã thiết lập được hệ thống kênh phân phối ổn định thì việc tiếp theo là đưa ra cách thức tổ chức và quản lý kênh phân phối hiệu quả:

5.1. Khuyến khích thành viên bằng chính sách phân phối

Chính sách phân phối mang yếu tố quyết định đến hiệu quả vận hành của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp thường triển khai các loại hình chính sách sau đây:

Chính sách chiết khấu: Doanh nghiệp có thể áp dụng các hình thức chiết khấu sau: Chiết khấu phần trăm hoa hồng theo đơn hàng, chiết khấu bán thẳng chênh lệch giá, chiết khấu thưởng, chiết khấu thanh toán,...
Chính sách công nợ: Đây là một trong những điều kiện giữ chân nhà phân phối, thể hiện rõ sự hỗ trợ về mặt tài chính. Theo đó, doanh nghiệp sẽ cho phép đối tác thanh toán sau một khoảng thời gian nhất định. Tuy nhiên, cần phải có quy định chặt chẽ về thanh toán nhằm tạo mối quan hệ công bằng trong kinh doanh.
Chính sách đổi trả hàng: Trong trường hợp sản phẩm của nhà phân phối nhận không đúng với thỏa thuận mua hàng ban đầu hoặc có lỗi về đơn vị sản xuất, nhà phân phối có quyền yêu cầu được thay đổi sản phẩm khác hoặc trả hàng mới.
Chính sách hỗ trợ thương mại: Chẳng hạn như các chương trình giới thiệu sản phẩm mới tại từng điểm bán, vật dụng trưng bày,...
Chính sách hỗ trợ giá: Trong quá trình phân phối sản phẩm sẽ xuất hiện tình trạng giá bán hàng chênh lệch, có thể là tăng hoặc giảm. Để đảm bảo quyền lợi nhà phân phối, doanh nghiệp sản xuất thường có quy định riêng.

khuyến khích thành viên bằng chính sách phân phối

Khuyến khích thành viên bằng chính sách phân phối

>> Tìm hiểu thêm: Chiết khấu là gì? Những thông tin cơ bản về chiết khấu trong kinh doanh

5.2. Quản lý hoạt động của nhà phân phối

Ngoài việc khuyến khích nhà phân phối hoạt động bằng các chính sách hợp lý, doanh nghiệp cũng cần kiểm soát hoạt động bán hàng tại từng nhà phân phối để chủ động về thị trường. Tránh trường hợp quá phụ thuộc vào thông tin một chiều được cung cấp.

Các yếu tố để đánh giá hiệu quả của một nhà phân phối:

Hoạt động bán hàng: Yếu tố này sẽ được thể hiện bởi doanh số bán hàng, tốc độ tăng trưởng, khả năng hoàn thành chỉ tiêu, so sánh khối lượng bán với các thành viên khác trong kênh phân phối.
Chỉ số tồn kho: Mức độ tồn kho trung bình bao nhiêu? Khả năng tính toán xử lý tồn kho tùy vào từng thời điểm như thế nào?
Tiềm năng mở rộng thị trường.
Hỗ trợ chương trình marketing: Chiến dịch marketing sẽ hiệu quả hơn khi có sự đồng hành hỗ trợ bởi các nhà phân phối, điểm bán lẻ. Do đó, khi đánh giá hoạt động của bất kỳ nhà phân phối nào thì phải xét đến yếu tố “độ tích cực với doanh nghiệp trong các chương trình marketing”.

quản lý hoạt động của nhà phân phối

Quản lý hoạt động của nhà phân phối

5.3. Quản lý hoạt động của nhân viên bán hàng

Nhân viên bán hàng là bộ phận quan trọng của một hệ thống phân phối, giúp kết nối đơn vị sản xuất với từng điểm bán lẻ trên thị trường. Tuy nhiên, để có thể quản lý hoạt động của nhân viên bán hàng không phải là việc dễ dàng. Những vấn đề thường xảy ra đó là:

Không quản lý được nhân viên đang làm việc tại điểm bán nào?
Nhân viên bán phá tuyến, một điểm bán có nhiều người phụ trách.
Nhân viên làm giả dữ liệu về đơn hàng, tồn kho, tự “sinh” ra nhà phân phối mới nhằm giải quyết vấn đề chỉ tiêu của công ty.

Giải pháp quản lý hoạt động của nhân viên bán hàng là các doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ hoạt động của nhân viên, nâng cao năng suất làm việc thậm chí sa thải những nhân viên làm việc không năng suất. Khi doanh nghiệp quyết tâm cải tổ bộ máy nhân sự bán hàng thì lúc đó mới thực sự xây dựng được kênh phân phối hiệu quả.

quản lý hoạt động của nhân viên bán hàng

Quản lý hoạt động của nhân viên bán hàng

>> Xem thêm: Top 23 cách quản lý nhân viên hiệu quả doanh nghiệp không thể bỏ qua

5.4. Ứng dụng công nghệ trong quản lý kênh phân phối

Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp quản lý kênh phân phối bằng phương thức thủ công sổ sách, giấy tờ, file excel,... Việc này thường gây ra tình trạng:

Quy trình xử lý đơn hàng kéo dài từ khâu tiếp nhận tại nhà phân phối/điểm bán cho đến khi được xét duyệt và giao hàng.
Kiểm soát thiếu tính đồng bộ, thông tin dữ liệu không gắn với từng điểm bán làm nhà quản lý khó theo dõi, kiểm soát.
Nhân viên bán hàng mất nhiều thời gian trong việc giới thiệu sản phẩm mới, kiểm hàng tồn kho,...
Không có sự kết nối giữa nhà sản xuất - điểm bán - nhân viên bán hàng.

Các doanh nghiệp đã giải quyết vấn đề này bằng cách sử dụng phần mềm quản lý kênh phân phối. Phần mềm không chỉ hỗ trợ giám sát đội ngũ nhân viên, góp phần thúc đẩy quá trình bán hàng mà còn tạo tiền đề cho việc quản lý sau này khi kênh phân phối ngày càng mở rộng.

Với những thông tin mà POS365 cung cấp trên đây, bạn đã hiểu rõ được hệ thống phân phối là gì, chức năng, cách thức xây dựng, thiết lập hệ thống và cách quản lý hệ thống kênh phân phối sao cho hiệu quả. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì bạn có thể để lại bình luận bên dưới bài viết nhé!