Xử lý chênh lệch hàng tồn kho là quá trình nhận diện, phân tích và điều chỉnh các sai lệch giữa số liệu hàng tồn kho thực tế và số liệu ghi chép trên sổ sách hoặc hệ thống quản lý. Đây là một phần quan trọng trong quản lý kho hàng để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của quy trình kinh doanh. Cùng POS365 tìm hiểu cách xử lý chênh lệch hàng tồn kho trong bài viết này nhé!
1. Cách hạch toán chênh lệch sau khi kiểm kê hàng tồn kho
Hạch toán chênh lệch sau khi kiểm kê hàng tồn kho là quá trình ghi nhận các điều chỉnh cần thiết vào hệ thống kế toán của doanh nghiệp để phản ánh chính xác số lượng hàng tồn kho sau khi đã xử lý chênh lệch.
Công việc kiểm kê nguyên vật liệu, sản phẩm, công cụ dụng cụ định kỳ để xác định chất lượng và số lượng, giá trị của hàng hóa tại kho. Nếu có vấn đề phát sinh, doanh nghiệp có thể truy cứu trách nhiệm, đưa ra hướng giải quyết bảo quản, xử lý nguyên vật liệu/sản phẩm thừa hoặc thiếu để ghi sổ kế toán.
Có 2 trường hợp chênh lệch sau khi kiểm kê hàng tồn kho.
1.1. Hạch toán chênh lệch sau khi kiểm kê hàng tồn kho bị thiếu
Kiểm kê hàng tồn kho bị thiếu là quá trình kiểm tra và so sánh số lượng hàng hóa thực tế có trong kho với số lượng được ghi nhận trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp, và phát hiện ra rằng có sự chênh lệch hoặc thiếu sót giữa hai con số này.
Khi chưa xác định nguyên nhân chênh lệch kiểm kê hàng tồn kho, kế toán sẽ thực hiện ghi sổ:
-
Nợ TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý
-
Có TK 152, 153: Nguyên liệu, vật liệu hoặc Công cụ, dụng cụ
-
Có TK 155: Thành phẩm
-
Có TK 156: Hàng hóa
Khi kho thiếu trong định mức cho phép, kế toán sẽ thực hiện ghi sổ:
-
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
-
Có TK 152: Nguyên vật liệu
Khi thiếu ngoài định mức chưa xác định nguyên nhân, kế toán sẽ thực hiện ghi sổ:
-
Nợ TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý
-
Có TK 152: Nguyên liệu, vật liệu
Căn cứ vào biên bản xử lý về hàng tồn kho hao hụt, mất mát, kế toán sẽ thực hiện ghi sổ:
-
Nợ TK 111, 334,… (Đây là phần mà tổ chức, cá nhân phải bồi thường)
-
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán (Bao gồm các khoản hao hụt của hàng tồn kho, sau khi đã trừ đi phần bồi thường của tổ chức, cá nhân gây ra và được phản ánh vào giá vốn hàng bán)
-
Có TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý.
Hạch toán chênh lệch sau khi kiểm kê hàng tồn kho bị thiếu
Khi hàng hóa bị thiếu do bên bán giao không đủ, cần yêu cầu bên bán giao thêm, kế toán sẽ thực hiện ghi sổ:
-
Nợ TK 152
-
Nợ TK 153
-
Nợ TK 155
-
Nợ TK 156
-
Có TK 1381
Khi thiếu hàng tồn kho do lỗi của quản lý hàng, trách nhiệm bồi thường thiệt hại sẽ do cá nhân bồi thường bằng tiền hoặc bị trừ lương, kế toán sẽ thực hiện ghi sổ:
-
Nợ TK 1388
-
Nợ TK 1111 (Nếu thu bằng tiền mặt) Hoặc Nợ TK 334 (Nếu trừ lương)
-
Có TK 1381
Khi có biên bản xử lý của cấp có thẩm quyền, kế toán sẽ thực hiện ghi sổ:
-
Nợ TK 111
-
Nợ TK 1388
-
Nợ TK 334
-
Nợ TK 632
-
Nợ TK 811
-
Có TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý
Khi đã xác định nguyên nhân và người chịu trách nhiệm bồi thường, kế toán sẽ thực hiện ghi sổ:
-
Nợ TK 138
-
Nợ TK 334
-
Nợ TK 632
-
Có TK 621
-
Có TK 627
-
Có TK 152
-
Có TK 153
-
Có TK 155
-
Có TK 156
-
Có TK 111
-
Có TK 112
Trường hợp không xác định được nguyên nhân, kế toán dựa vào quyết định của Ban giám đốc để hạch toán vào các chi phí khác, kế toán sẽ thực hiện ghi sổ:
-
Nợ TK 811
-
Có TK 1381
>>Xem thêm: Tất tần tận những điều cần biết về kiểm toán hàng tồn kho
1.2. Hạch toán chênh lệch sau khi kiểm kê hàng tồn kho bị thừa
Kiểm kê hàng tồn kho bị thừa là quá trình kiểm tra và so sánh số lượng hàng hóa thực tế có trong kho với số lượng được ghi nhận trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp, và phát hiện ra rằng có sự chênh lệch hoặc số lượng hàng tồn kho nhiều hơn so với những gì được ghi nhận.
Quá trình kiểm kê hàng tồn kho bị thừa thường được thực hiện định kỳ, có thể là hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm. Mục tiêu chính của việc kiểm kê hàng tồn kho là đảm bảo rằng số liệu trong hệ thống kế toán phản ánh chính xác tình trạng thực tế của hàng hóa có sẵn trong kho.
Khi chưa xác định được nguyên nhân chênh lệch kiểm kê hàng tồn kho, kế toán sẽ thực hiện ghi sổ:
-
Nợ TK 152: Thừa nguyên liệu, vật liệu
-
Nợ TK 155: Thừa thành phẩm
-
Nợ TK 156: Thừa hàng hóa
-
Có TK 3381: Tài sản thừa chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý
Khi hàng hóa thừa trong định mức, kế toán sẽ thực hiện ghi sổ:
-
Nợ TK 152: Nguyên vật liệu
-
Có TK 632: Giá vốn hàng bán
Hạch toán chênh lệch sau khi kiểm kê hàng tồn kho bị thừa
Nếu hàng hóa thừa trên định mức và chưa xác định nguyên nhân, kế toán sẽ thực hiện ghi sổ:
-
Nợ TK 152: Nguyên vật liệu
-
Có TK 3381: Tài sản thừa chờ xử lý
Khi đã có biên bản xử lý của cấp có thẩm quyền, kế toán sẽ thực hiện ghi sổ:
-
Nợ TK 3381: Tài sản thừa chờ xử lý
-
Có TK 411
-
Có TK 632
-
Có TK 3388
-
Có TK 642
-
Có TK 711
>>Xem thêm: Tìm hiểu nguyên tắc kế toán hàng tồn kho theo Thông tư 200 và Thông tư 133
2. Quy trình kiểm kê tồn kho
Quy trình kiểm kê tồn kho là chuỗi các bước được thực hiện để kiểm tra, xác nhận và ghi nhận số lượng và giá trị của hàng tồn kho có trong kho của một doanh nghiệp tại một thời điểm cụ thể. Dưới đây là một phác thảo về quy trình kiểm kê tồn kho cơ bản:
Quy trình kiểm kê tồn kho
-
Lập kế hoạch kiểm kê: Trước khi thực hiện kiểm kê, cần lập kế hoạch cho quy trình này. Kế hoạch này bao gồm xác định thời điểm, phạm vi và phương pháp kiểm kê, cũng như việc chỉ định các nhân viên và tài nguyên cần thiết.
-
Chuẩn bị trước kiểm kê: Trước khi bắt đầu kiểm kê, cần chuẩn bị các công cụ và tài liệu cần thiết, bao gồm các bản ghi hàng tồn kho hiện có, các biểu mẫu kiểm kê, máy tính hoặc bộ điện thoại di động để ghi lại kết quả kiểm kê, và các thiết bị đo lường như thước đo hoặc cân.
-
Thực hiện kiểm kê: Các nhân viên được chỉ định sẽ thực hiện việc kiểm tra và ghi lại số lượng hàng tồn kho thực tế có trong kho. Việc này có thể bao gồm việc kiểm tra từng mặt hàng, từng khu vực hoặc toàn bộ kho tùy thuộc vào phạm vi kiểm kê được xác định trong kế hoạch.
-
So sánh với dữ liệu kế toán: Sau khi kiểm kê hoàn thành, kết quả kiểm kê sẽ được so sánh với dữ liệu hàng tồn kho được ghi nhận trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp. Sự chênh lệch giữa hai con số này sẽ được xác định và phân tích.
-
Xử lý sự chênh lệch: Nếu có sự chênh lệch giữa số lượng hàng tồn kho thực tế và số liệu trong hệ thống kế toán, cần phải xác định nguyên nhân và thực hiện các biện pháp để điều chỉnh số liệu kế toán và giải quyết sự chênh lệch.
-
Báo cáo kết quả kiểm kê: Kết quả của quy trình kiểm kê, bao gồm cả sự chênh lệch và các biện pháp đã được thực hiện, sẽ được báo cáo cho các bộ phận liên quan để đảm bảo sự minh bạch và tính chính xác của thông tin.
Cuối cùng, sau khi hoàn thành kiểm kê, cần phải phân tích kết quả và quy trình thực hiện để xác định các cải tiến có thể áp dụng để cải thiện hiệu suất và đảm bảo tính chính xác của kiểm kê trong tương lai.
>>Xem thêm: Tổng hợp các phương pháp kế toán hàng tồn kho quan trọng
3. Một số kinh nghiệm xử lý chênh lệch hàng tồn kho
Xử lý chênh lệch hàng tồn kho là một quá trình quan trọng để đảm bảo rằng số liệu trong hệ thống kế toán phản ánh chính xác tình trạng thực tế của hàng hóa có sẵn trong kho. Dưới đây là một số kinh nghiệm và biện pháp xử lý chênh lệch hàng tồn kho:
Một số kinh nghiệm xử lý chênh lệch hàng tồn kho
-
Xác định nguyên nhân chênh lệch: Trước hết, cần phải xác định nguyên nhân gây ra sự chênh lệch hàng tồn kho. Điều này có thể bao gồm sai sót trong quá trình nhập liệu, lỗi trong quá trình kiểm kê, mất mát do hư hỏng hoặc trộm cắp, hoặc các vấn đề khác trong quản lý kho.
-
Thực hiện kiểm tra lại: Sau khi xác định nguyên nhân, cần phải thực hiện kiểm tra lại số lượng và giá trị của hàng tồn kho để xác minh sự chênh lệch và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.
-
Điều chỉnh số liệu kế toán: Dựa trên kết quả kiểm tra lại, cần phải điều chỉnh số liệu trong hệ thống kế toán để phản ánh chính xác số lượng và giá trị thực tế của hàng tồn kho. Điều này có thể bao gồm cập nhật số lượng và giá trị của hàng tồn kho trong tài khoản tương ứng.
-
Xử lý sự chênh lệch: Tùy thuộc vào nguyên nhân của sự chênh lệch, cần phải thực hiện các biện pháp xử lý phù hợp. Ví dụ, nếu sự chênh lệch là do mất mát, cần phải xác định nguyên nhân của mất mát và thực hiện các biện pháp kiểm soát để ngăn chặn sự mất mát trong tương lai.
-
Tối ưu hóa quy trình: Sau khi xử lý sự chênh lệch, cần phải xem xét và cải thiện quy trình quản lý hàng tồn kho để giảm thiểu nguy cơ sự chênh lệch trong tương lai. Điều này có thể bao gồm cải thiện quy trình nhập liệu, tăng cường kiểm soát kho, và đào tạo nhân viên về quản lý kho hiệu quả hơn.
Bằng cách áp dụng những kinh nghiệm và biện pháp xử lý chênh lệch hàng tồn kho này, doanh nghiệp có thể đảm bảo tính chính xác và minh bạch của dữ liệu hàng tồn kho, đồng thời giảm thiểu nguy cơ mất mát và lỗ hổng trong quản lý kho.
>>Xem thêm: Hướng dẫn cách xử lý hàng tồn kho âm trên sổ sách
4. Mẫu biên bản xử lý chênh lệch hàng tồn kho
Mẫu biên bản xử lý chênh lệch hàng tồn kho
Như vậy, POS365 vừa cùng các bạn tìm hiểu những điều cần biết về xử lý chênh lệch hàng tồn kho. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp các bạn thêm nhiều kiến thức bổ ích.
