Workshop hiện nay khá phổ biến trên khắp thế giới và cả ở Việt Nam. Khái niệm này được người ta biết đến như một buổi chia sẻ kiến thức, kỹ năng về một chủ đề bất kỳ trong một lĩnh vực nhất định. Bạn dễ dàng nhận có rất nhiều Workshop về Marketing, kinh doanh, chăm sóc con cái, nhiếp ảnh,....

Workshop là gì? Cách tiến hành một buổi Workshop thành công

Vậy thực sự Workshop là gì? làm thế nào để tổ chức một buổi Workshop? Hãy cùng POS365 tìm hiểu ngay trong nội dung dưới đây.

I. Tìm hiểu Workshop là gì?

Workshop là một hoạt động được tổ chức nhằm trao đổi, thảo luận về một chủ đề nằm trong một lĩnh vực cụ thể nào đó. Mục đích của Workshop nhằm giúp những người tham gia có cơ hội tiếp thu thêm kiến thức, kỹ năng mới. Hay đơn giản, họ đến và chia sẻ với những người cùng tham gia những điều thú vị mà họ biết xoay quanh chủ đề đó.

Workshop là một hoạt động được tổ chức nhằm trao đổi, thảo luận về một chủ đề

Mỗi Workshop sẽ có một chủ đề và một diễn giả(Speaker) phù hợp được lựa chọn để trao đổi với những người tham gia. Thời gian của một buổi Workshop thường kéo dài từ 2 đến 4 tiếng. Hoạt động chính thường là cuộc thảo luận của khách mời và phần Q&A (giải đáp các thắc mắc).

Số lượng thành viên tham gia một buổi Workshop là không giới hạn. Điều này sẽ phụ thuộc vào khả năng của đơn vị tổ chức như về kinh phí, nội dung. Ngoài ra không gian tổ chức không cần tuân thủ bất kỳ quy định nào, có thể là không gian kín hoặc mở nhưng phải đủ rộng rãi, thoải mái.

II. Những lợi ích mà Workshop mang lại

Workshop hiện nay được tổ chức với đa dạng chủ đề và lĩnh vực. Bên cạnh đó có rất nhiều người tham gia cùng các diễn giả cùng nhau thảo luận. Đây chính những thứ sẽ giúp bạn nâng cao bản thân cũng như tiếp thu được nhiều điều mới mẻ.

2.1. Nâng cao khả năng làm việc nhóm

Theo thống kê, có rất nhiều người trẻ dành cả thời thanh xuân chỉ để tham gia những buổi Workshop. Kết quả họ hưởng lợi rất nhiều bởi điều này.

Workshop là nơi giúp bạn làm việc với các thành viên khác thành một nhóm

Workshop không chỉ là nơi lắng nghe, trao đổi thông tin giữa người tham gia với diễn giả, mà đây là nơi để bạn nâng cao kỹ năng làm việc nhóm với những người tham gia. Trong mỗi buổi Workshop, bên cạnh những kiến thức bổ ích từ các chuyên gia, bạn sẽ được thực hiện những bài tập dành cho những người tham gia. Mục đích của việc này đó là nâng cao khả năng giao tiếp cùng khả năng làm việc nhóm hiệu quả.

2.2. Nâng cao khả năng tư duy

Trong suốt buổi Workshop bên cạnh những câu chuyện của diễn giả, bạn sẽ được trải nghiệm đan xen những bài toán, câu hỏi. Đây chính là cách để bạn và người tổ chức thấy được năng lực của bản thân với tính chất không hề ép buộc như kiểm tra trên lớp. Bạn sẽ không cảm thấy áp lực dù kết quả đúng hay sai. Nói cách khác, Workshop chính là thiên đường để bạn thể hiện quan điểm, ý kiến và tư duy của mình một cách tự do.

Với những bài tập tình huống được đưa ra

Cho dù bạn hướng nội hay hướng ngoại, Workshop luôn chứng minh bạn phù hợp. Đây chính là nơi giúp bạn tìm được những mối quan hệ mới cùng với những người có điểm chung về sở thích, mục tiêu.

2.3. Workshop giúp tiết kiệm chi phí quảng cáo cho doanh nghiệp

Workshop thường được các tổ chức, hoặc cá nhân (KOLS) mở ra nhằm trò chuyện và phổ biến kiến thức cho người tham gia. Việc này sẽ giúp việc tiếp thị truyền thông trở qua việc giới thiệu sản phẩm, chia sẻ, trải nghiệm với khách hàng. Đây là một kênh giúp doanh nghiệp tương tác và nhận phản hồi trực tiếp từ phía khách hàng mà không cần phải chắt lọc hay khảo sát.

Những khách hàng tiềm năng chính là những người có sự kiên nhẫn tham gia buổi Workshop. Đây là cơ hội để doanh nghiệp tiếp cận, giới thiệu, tư vấn những sản phẩm, dịch vụ của mình. Có thể kể đến những trung tâm ngoại ngữ đang tận dụng rất tốt việc tổ chức Workshop theo kiểu học thử miễn phí. Mỗi khi đến cuối buổi Workshop đó là những món quà dành cho người tham gia, có thể là món quà nhỏ kèm thương hiệu, hoặc là những voucher giảm giá khóa học.

III. Hoạt động Workshop tại Việt Nam hiện nay

Hoạt động Workshop đang được tổ chức và diễn ra khá phổ biến tại Việt Nam. Hầu như ngành nghề nào cũng có thể tổ chức và thu hút sự chú ý cho người tham gia. Đặc biệt trong cộng đồng có những vấn đề nổi bật nào xuất hiện thì sẽ có ngay Workshop để các chuyên gia phân tích, đưa ra lời khuyên và cùng tất cả người tham gia thảo thảo luận.

Workshop trải nghiệm máy anh Alpha 6400 của Sony

Thế nhưng, việc tổ chức Workshop chưa thực sự phổ biến trong doanh nghiệp tại Việt Nam. Đây là điều khá đáng tiếc, bởi đây là một chiến lược Marketing hoàn hảo để tiếp cận khách hàng.

IV. Yếu tố quyết định thành công của một buổi Workshop

Mục tiêu của Workshop được xác định trước
Đầu ra các sản phẩm công việc được xác định
Cách thức tương tác với người tham gia đã được xác định
Người điều phối có kỹ năng dẫn dắt tốt
Một nhóm người đại diện cho các bên liên quan

V. Cách tiến hành một Workshop thành công

Để kết hợp và đưa các yếu tố phía trên thì mỗi cá nhân và tổ chức cần có những bước tiến hành hoàn chỉnh. Đây chính là việc quyết định Workshop đó có thành công hay không.

5.1. Giai đoạn chuẩn bị

Khi chuẩn bị một Workshop thì các Chuyên viên phân tích nghiệp vụ cần chuẩn bị:

Tiến hành xác định mục đích của Workshop và kết quả rõ ràng
Tiến hành xác định những bên liên quan
Xác người quản lý, hướng dẫn tổ chức cùng thư ký ghi chép quá trình hoạt động diễn ra
Tạo ra một chương trình nghị sự - agenda
Lập kế hoạch phiên làm việc và mời các đối tượng liên quan tham dự
Bố trí không gian khu vực tổ chức, trang trí phòng ốc, sắp xếp bàn ghế như đã lập kế hoạch từ trước
Gửi kịch bản chương trình tới các bên đối tác, khách mời tham dự
Khuyến nghị: Phỏng vấn các đối tượng tham dự Workshop trước khi bắt đầu
Các bước chuẩn bị tốt là điểm mấu chốt để buổi Workshop tiến hành suôn sẻ và thành công

5.2. Tiến hành xác định vai trò các đối tượng tham dự Workshop

Các đối tượng tham gia Workshop đều có vai trò nhất định của mình. Thế nên các tổ chức mở Workshop khi nắm chắc được điều này sẽ thu về kết quả như mong đợi.

5.2.1. Nhà tài trợ (Sponsor)

Nhà tài trợ là những người hỗ trợ đắc lực nhất cho một buổi Workshop trong nhiều mặt, đặc biệt là kinh phí và địa điểm tổ chức. Họ không nhất thiết phải có mặt hay chịu kết quả của quá trình thực hiện buổi Workshop.

Nhà tài trợ giúp buổi Workshop thuận lợi hơn trong khâu tổ chức

Thông thường một Workshop sẽ được tổ chức ở quy mô nhỏ. Thế nên những hạng mục cần nhà tài trợ khá ít.

5.2.2. Người điều phối (Facilitator)

Người điều phối đóng vai trò cầm trịch cho buổi Workshop. Họ có nhiệm vụ giới thiệu mục tiêu và chương trình của Workshop. Điều hướng người tham dự theo quy tắc và cấu trúc giúp hành động hướng tới mục tiêu và kết quả kỳ vọng được đặt ra. Bên cạnh đó giải quyết các xung đột và đảm bảo mọi người đều được bày tỏ quan điểm và được lắng nghe.

5.2.3. Người ghi chép (Note-taker)

Người ghi chép đóng vai trò tài liệu hóa các quyết định đã được xác định trước khi Workshop diễn ra. Bên cạnh đó tiến hành theo dõi các hạng mục hoặc vấn đề chưa hoàn thành.

Người ghi chép sẽ ghi lại hết tất cả diễn biến diễn ra trong buổi Workshop

5.2.4. Người giám sát thời gian (Timekeeper)

Người giám sát thời gian mang trọng trách đảm bảo mục của chương trình nghị sự hoạt động đúng theo kế hoạch ban đầu. Thông thường những người đảm nhận vị trí này sẽ đứng trong cánh gà. Để trở thành người giám sát thì cá nhân phải đáp ứng được sự sát sao và kỷ luật về thời gian.

Những thứ cần thiết đối với một người giám sát thời gian:

Một bản tóm tắt nội dung/lịch trình công việc
Một chiếc bút
Đồng hồ đếm giờ (hoặc đồng hồ đeo tay)
Một cuốn sổ ghi chép

5.2.5. Người tham dự (Participant)

Người tham dự bao gồm các đối tượng và các chuyên gia liên quan với chủ đề của Workshop. Họ là người cung cấp dữ liệu, góc nhìn, bày tỏ quan điểm cá nhân và lắng nghe những người xung quanh một cách công bằng nhất.

Người tham dự chính là nhân tố chính của buổi Workshop

5.3. Bắt đầu tiến hành Workshop

Đầu tiên hãy đảm bảo mọi người tham gia có cùng sự hiểu biết. Sau đó người điều phối bắt đầu bằng việc tuyên bố mục đích của phiên làm việc và kết quả kỳ vọng.

Thông thường, người điều phối có kinh nghiệm sẽ bắt đầu buổi Workshop bằng câu chuyện vui nhộn để loại bỏ rào cản giao tiếp và tạo không khí thoải mái khi vào phần chính.

Trước khi đi vào nội dung chính của buổi Workshop, hãy tạo ra không khí thoải mái và gần gũi nhất có thể

Dưới đây là một vài quy tắc bạn có thể tham khảo khi tiến hành Workshop:

Tôn trọng các quan điểm của người khác
Cuộc thảo luận được giới hạn trong thời gian
Vấn đề thảo luận cùng với chủ đề, chứ không thảo luận về con người
Những quyết định đưa ra phải có sự đồng thuận

5.4. Tổng kết Workshop

Khi buổi Workshop kết thúc, người điều phối cần ghi nhận và làm việc với các hạng mục đã thảo luận. Sau đó gửi tới những người tham dự và các bên liên quan.

VI. Tổng kết

Hi vọng rằng những thông tin xoay quanh Workshop là gì? ở trên đã giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn về chủ đề này. Hãy ghi nhớ và tận dụng mọi thứ tốt nhất để có một buổi Workshop thành công. Chúc các bạn một ngày vui vẻ!