Cùng có 24 giờ mỗi ngày nhưng một số người luôn có đủ thời gian để làm mọi thứ khi họ muốn những một số khác thì không thể. Sự khác nhau ở đây là nằm ở kỹ năng quản lý cũng như sử dụng thời gian của mỗi người. Quản lý thời gian kém sẽ làm giảm phần nào hiệu suất công việc và tạo nên những căng thẳng không đáng có về tinh thần. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những kiến thức cũng như những phương pháp để quản lý hiệu quả thời gian của bạn.
I. Quản lý thời gian hiệu quả là gì?
Quản lý thời gian hiệu quả là khả năng sắp xếp công việc, hoạt động và nhiệm vụ của bạn sao cho tối ưu hóa năng suất và đảm bảo bạn sử dụng thời gian của mình một cách hiệu quả nhất. Để quản lý hiệu quả, bạn cần biết cách ưu tiên công việc, phân chia thời gian, tập trung vào công việc quan trọng và ưu tiên hoàn thành công việc càng nhanh càng tốt để tạo thời gian cho các hoạt động khác.
Quản lý thời gian hiệu quả là gì?
Sự hiệu quả của việc quản lý này được đánh giá dựa trên kết quả công việc làm ra và không dựa trên thời gian hoàn thành chậm hay nhanh.
II. Tại sao kỹ năng quản lý thời gian lại quan trọng?
Cùng POS365 tìm hiểu lý do tại sao kỹ năng quản lý và sử dụng thời gian lại được tập trung và phát triển đến thế cũng như lợi ích của việc quản lý thời gian.
2.1 Tăng năng suất và hiệu suất công việc
Cùng một công việc trong cùng một thời gian giống nhau nhưng hiệu quả làm việc của mỗi người là hoàn toàn khác nhau. Đồng nghĩa với việc người biết cách sử dụng thời gian sẽ hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất. Ngược lại với những ai không biết cách quản lý thời gian sẽ rất dễ rơi vào tình trạng căng thẳng, chạy đua với công việc.
Tăng năng suất và hiệu suất công việc
2.2 Hạn chế áp lực công việc
Có thể thấy quản trị thời gian thành công là một cách hiệu quả để bạn có thể giải tỏa áp lực. Chẳng hạn quá trình phân chia cũng như thực hiện công việc một cách theo khoa học theo kế hoạch lập sẵn sẽ giúp bạn có thể giải quyết tất cả vấn đề. Bên cạnh đó, tinh thần thoải mái sẽ giúp bạn đạt hiệu quả cao hơn trong công việc.
2.3 Nhanh chóng đạt được thành công
Khi đã quản lý thời gian thành công thì bạn sẽ có khả năng hoàn thành công việc sớm hơn và chính xác hơn. Khi đó bạn sẽ dễ dàng đạt được thành công nhất định trong từng giai đoạn. Trái lại những người làm việc theo cảm tính thường sẽ thất bại vì không hoàn thành đúng hạn hoặc bỏ quên các nhiệm vụ.
Nhanh chóng đạt được thành công
2.4 Cân bằng cuộc sống hợp lý
Việc sắp xếp thời gian khoa học sẽ giúp bạn có thể cân bằng cuộc sống hợp lý. Việc này có nghĩa là bạn hoàn toàn có thể tập trung hoàn thành tốt các công việc và vừa có đủ thời gian thư giãn cũng như chăm sóc bản thân và gia đình.
2.5 Loại bỏ các thói quen xấu
Nếu bạn trì hoãn công việc thì bạn không chỉ hạ thấp năng lực của bản thân mà còn ảnh hưởng nhiều đến tiến độ chung của công việc. Vậy nên để có cách quản lý thời gian hiệu quả bạn cần xây dựng cho mình một bản kế hoạch, làm việc chi tiết để có thể hạn chế những thói quen không tốt.
III. Các kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả cho người trẻ
Như đã phân tích phía trên thì việc quản lý và sử dụng thời gian hợp lý sẽ nâng cao chất lượng công việc. Nhưng để sắp xếp thời gian hiệu quả thì bạn cần có những kỹ năng cơ bản sau đây.
3.1 Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Phân biệt các cấp độ sẽ giúp bạn biết cách quản lý và sắp xếp thời gian phù hợp. Từ đó bạn nên chia công việc thành hai mức gồm khẩn cấp và quan trọng. Đối với những công việc khẩn cấp thì bạn sẽ cần tập trung sự chú ý của bạn ngay lập tức. Nhưng việc bạn có phải thực hiện ngay lúc đó hay không thì chưa chắc đã là vấn đề. Đối với một số công việc quan trọng nếu bạn không làm thì sẽ gây ra nhiều hậu quả về sau.
Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
3.2 Thiết lập được mục tiêu
Bạn cần đặt ra mục tiêu cụ thể để có thêm động lực để cố gắng. Nhưng bạn cần phải thiết lập mục đích chính xác cũng như khả thi, vận dụng cách tạo mục tiêu SMART là một sự lựa chọn hoàn hảo. Cách thức này cụ thể như sau:
-
Specific: Xác định ngay từ đầu mục tiêu cụ thể, rõ ràng.
-
Measurable: Mục tiêu cần phải được đo lường, từ đó xem xét bạn có đạt được mục tiêu hay là không.
-
Attainable: Mục tiêu có thể đạt được. Bạn cần lựa chọn mục tiêu phù hợp với khả năng của mình.
-
Relevant: Các mục tiêu nên liên quan đến cuộc sống cũng như công việc nhằm tạo động lực cho bạn.
-
Time-bound: Chia mục tiêu lớn thành các mục tiêu nhỏ để hoàn thành tốt nhất.
3.3 Lập kế hoạch chi tiết
Bạn sẽ phải học cách lập kế hoạch và hành động để đạt được mục tiêu nhanh và hiệu quả nhất nhằm giảm thiểu tối đa căng thẳng cùng sự lãng phí thời gian. Để lập kế hoạch chi tiết để quản lý thời gian hiệu quả, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
Lập kế hoạch chi tiết
Bước 1: Xác định những mục tiêu cụ thể mà bạn muốn đạt được trong thời gian ngắn hạn và dài hạn.
Bước 2: Chia sẻ những mục tiêu đó thành các tác vụ nhỏ hơn để có thể theo dõi được tiến độ và theo kịp đúng thời gian.
Bước 3: Điều chỉnh ưu tiên công việc của bạn. Sắp xếp công việc theo độ ưu tiên và mức độ quan trọng.
Bước 4: Xác định thời gian và ngày cụ thể để hoàn thành mỗi tác vụ. Đặt lịch trình và thời gian để hoàn thành mỗi nhiệm vụ và ghi chú một loạt các bước cụ thể cần thực hiện.
Bước 5: Sử dụng các công cụ quản lý thời gian như lịch và danh sách công việc để giúp bạn theo dõi và quản lý công việc một cách hiệu quả. Lên kế hoạch trước cũng giúp bạn xác định được mức độ hoàn thành của các nhiệm vụ.
Bước 6: Thực hiện và đánh giá kế hoạch của mình. Điểm qua và cập nhật kế hoạch của bạn thường xuyên để đảm bảo mục tiêu của bạn đang được giữ và các công việc được thực hiện theo đúng tiến độ.
Bước 7: Đừng quên sắp xếp thời gian cho các hoạt động giải trí, thư giãn và chăm sóc sức khoẻ cá nhân, để duy trì một tinh thần tích cực và tốt hơn trong nơi làm việc.
3.4 Đặt deadline cho tất cả mọi việc
Đây là một yếu tố vô cùng quan trọng, mỗi nhiệm vụ cụ thể sẽ cần có những deadline riêng để có thể đảm bảo không gây ảnh hưởng tới thời gian hoàn thành công việc. Mỗi khi lên một kế hoạch nào đó thì bạn cần xác định thời gian rõ ràng bao gồm thời gian bắt đầu và thời hạn chậm nhất. Việc này sẽ giúp bạn không lãng phí thời gian của mình vào những việc không cần thiết.
3.5 Không cố gắng làm tất cả mọi việc
Với một quỹ thời gian có hạn thì bạn không thể hoàn thành quá nhiều công việc. Trong trường hợp cố dồn tất cả mọi việc vào một lúc sẽ dẫn đến dẫn tới tình trạng làm việc dở dang. Không phải tất cả mọi việc đều quan trọng và cần thiết, vậy nên bạn cần biết cách chọn lọc và nói KHÔNg với những việc tạo ra giá trị.
Không cố gắng làm tất cả mọi việc
Khi lựa chọn các công việc, bạn cần xem xét 3 yếu tố sau để quyết định có nên làm hay không:
-
Công việc đó có phục vụ cho mục tiêu chung của bạn hay không?
-
Công việc đó tốn của bạn bao nhiêu thời gian?
-
Nếu không làm công việc đó, bạn có bị ảnh hưởng không?
3.6 Rèn luyện tính kỷ luật và thói quen
Kỷ luật tốt sẽ giúp bạn tạo ra sức mạnh để có thể hoàn thành công việc theo kế hoạch chỉn chu cũng như đạt hiệu quả cao nhất. Đồng thời dễ sử dụng thời gian khoa học và tập chung cho bản thân có tính kỷ luật cao đặc biệt là thói quen tiết kiệm thời gian. Bạn nên tự đặt ra một số nguyên tắc cho riêng mình cũng như tuân thủ những nguyên tắc, từ đó sống và làm việc theo khuôn khổ sẽ giúp bạn có nhiều thời gian hơn mà không cần lo chạy đua với thời gian.
>> Xem thêm: Tìm hiểu các phương pháp quản lý chi tiêu hiệu quả cho giới trẻ
IV. Một số bí quyết quản lý thời gian thành công
Những người thành chắc chắn họ sẽ biết sử dụng thời gian của họ hợp lý và có những phương pháp hay và phù hợp với từng người. Cùng chúng tôi tìm hiểu một số phương pháp sau:
4.1 Phương pháp quản lý thời gian thông minh Most Important Tasks
Đây là một phương pháp quản lý thời gian giúp tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày. Với phương pháp này, bạn sẽ lựa chọn ba công việc quan trọng nhất trong ngày (còn được gọi là những nhiệm vụ M.I.T.) và tận dụng thời gian tốt nhất để hoàn thành chúng.
Phương pháp quản lý thời gian thông minh Most Important Tasks
Việc tập trung vào những M.I.T. sẽ giúp bạn tăng năng suất và hiệu quả làm việc. Nó cũng giúp bạn tránh khỏi việc bị phân tâm với các công việc không quan trọng hoặc cần hoàn thành ở một thời điểm khác.
4.2 Phương pháp quản lý thời gian bằng ma trận Eisenhower
Đây là một cách hiệu quả để sắp xếp các nhiệm vụ theo độ ưu tiên của chúng. Ma trận Eisenhower hay còn được gọi là ma trận độ ưu tiên là một biểu đồ được chia thành 4 phần bao gồm: Khẩn cấp và không khẩn cấp; Quan trọng và không quan trọng, mỗi phía phần cho sự ưu tiên của một nhiệm vụ.
Phương pháp quản lý thời gian bằng ma trận Eisenhower
Ma trận Eisenhower giúp bạn làm rõ được những nhiệm vụ đáng chú ý và cần thiết nhất cần phải thực hiện đầu tiên. Nó cũng giúp bạn tránh những công việc không quan trọng hoặc làm trễ việc làm những nhiệm vụ quan trọng hơn.
4.2 Phương pháp Pomodoro
Nội dung của phương pháp này sẽ làm việc theo chu trình 25 phút sau đó nghỉ 5 phút và lặp lại quy trình đó. Theo nghiên cứu cách này sẽ tạo áp lực thời gian để bạn chú ý làm việc. Bên cạnh đó thời gian nghỉ ngơi hợp lý sẽ có ích cho sức khoẻ và cho bạn cảm giác thư thái.
Phương pháp Pomodoro
>> Xem thêm: Cập nhật top 15 app quản lý thời gian hiệu quả nhất năm 2023
Bài viết trên này đã chia sẻ với bạn những kiến thức cơ bản về quản lý thời gian, từ đó giúp bạn tối ưu hoá thời gian làm việc cùng như nâng cao hiệu suất.
