Tổng hợp các thông tin về quản lý khách sạn mà bạn nên biết

---

Quản lý khách sạn đóng vai trò quan trọng giúp vận hành khách sạn hoạt động ổn định, khoa học và hiệu quả. Vậy bạn đã biết người quản trị khách sạn sẽ làm những công việc gì? Và họ cần phải có những tố chất gì để lãnh đạo được nhân viên? Cùng POS365 đi tìm hiểu nhé!

I. Quản lý khách sạn là gì?

Quản lý khách sạn (Hotel Management) được hiểu là tổ chức, quản lý tất cả các hoạt động của khách sạn một cách khoa học và hiệu quả. Người quản trị khách sạn là làm gì? Họ sẽ thiết lập các quy tắc trong quá trình quản lý từng bộ phận khác nhau của khách sạn bao gồm: Lễ tân, phòng nghỉ, sự kiện, lập các báo cáo kết quả tài chính, các bản ngân sách thu - chi liên quan đến hoạt động chung của khách sạn,...

Quản lý khách sạn là gì?

II. Quản lý khách sạn làm những việc gì?

Quản trị khách sạn làm gì? Dưới đây sẽ là bản mô tả công việc quản lý khách sạn phải làm:

2.1. Xây dựng và triển khai kế hoạch kinh doanh

• Phối hợp với các bộ phận liên quan để đặt ra các chỉ tiêu, định hướng. Sau đó lập kế hoạch kinh doanh phù hợp nhất.

• Triển khai thực hiện các kế hoạch kinh doanh đã lập ra sao cho hiệu quả nhất, để mang lại nguồn doanh thu, lợi nhuận đạt hoặc vượt chỉ tiêu đề ra.

Quản lý khách sạn làm những việc gì?

2.2. Quản lý, điều phối các hoạt động trong khách sạn

• Có trách nhiệm duy trì và đảm bảo hoạt động liên tục của các bộ phận trong khách sạn.

• Thường xuyên kiểm tra chất lượng phòng ốc, vệ sinh sảnh khách sạn, các lối đi,...

• Kiểm soát chất lượng các dịch vụ, sản phẩm phục vụ khách đi kèm.

• Giám sát thái độ phục vụ của nhân viên, từ đó đưa ra những điều chỉnh phù hợp.

• Kiểm tra công tác bảo trì - bảo dưỡng, nâng cấp cơ sở vật chất, các trang thiết bị, tài sản của khách sạn.

Quản lý, điều phối các hoạt động trong khách sạn

2.3. Xây dựng hệ thống quản lý khách sạn

• Phối hợp với các bộ phận liên quan trong khách sạn để xây dựng mô tả công việc cho từng bộ phận, quy trình hướng dẫn nghiệp vụ cho từng vị trí công việc cụ thể.

• Triển khai và đảm bảo cho nhân viên làm việc theo đúng quy trình chuẩn, cũng như giám sát quá trình thực hiện của nhân viên. Từ đó đưa ra những điều chỉnh cần thiết.

• Sửa đổi, cải tiến các quy trình sao cho phù hợp với định hướng mới của khách sạn.

Xây dựng hệ thống quản lý khách sạn

2.4. Các công việc khác của quản lý khách sạn

• Đại diện cho khách sạn phát ngôn với cơ quan báo chí, truyền thông.

• Thiết lập mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, đơn vị cung cấp, chính quyền địa phương,...

• Có trách nhiệm phê duyệt, đánh giá kế hoạch, công việc của các bộ phận thuộc thẩm quyền quản lý.

• Tham gia vào các kế hoạch marketing, tiếp thị và truyền thông quảng bá hình ảnh khách sạn.

• Tổ chức và tham gia các buổi đào tạo, huấn luyện kỹ năng nghiệp vụ cho cấp dưới.

• Tổ chức, chủ trì các cuộc họp định kỳ.

• Thực hiện các công việc khác khi cấp trên giao.

Quản lý khách sạn làm những gì?

Tham khảo thêm: TOP 5 mô hình kinh doanh khách sạn phổ biến tại Việt Nam

III. Quản lý khách sạn cần yếu tố gì?

Người quản lý khách sạn là người phải làm rất nhiều công việc để quản lý và vận hành khách sạn đi vào ổn định cũng như xây dựng các kế hoạch đưa khách sạn ngày một phát triển hơn. Vậy quản lý khách sạn cần yếu tố gì? Cùng tìm hiểu nhé!

3.1. Có kiến thức hiểu biết sâu rộng về văn hóa - xã hội

Để có thể làm được một nhà quản lý khách sạn thì bạn cần phải có kiến thức hiểu biết sâu rộng về văn hóa - xã hội, văn hóa, ẩm thực, phong tục, truyền thống, tâm lý và con người,... Điều này cũng sẽ phụ thuộc vào đối tượng khách hàng mục tiêu của khách sạn nơi mà bạn đang làm việc.

Khi người quản lý có đầy đủ yếu tố này thì sẽ dễ dàng và tự tin hiểu được tâm lý, nhu cầu của khách hàng. Từ đó lựa chọn dịch vụ phù hợp nhằm đem lại cho khách hàng mức độ hài lòng cao nhất. 

Quản lý khách sạn phải có kiến thức hiểu biết sâu rộng về văn hóa - xã hội

3.2. Kỹ năng giao tiếp tốt, nhiệt tình, nhạy bén

Kỹ năng giao tiếp tốt, nhiệt tình và nhạy bén là những tố chất mà người quản lý khách sạn phải có. Bởi phần lớn công việc của họ là giao tiếp với khách hàng, nhân viên và cả cấp trên của mình. Sở hữu những tố chất này sẽ giúp bạn nắm bắt tâm lý đối phương, linh hoạt giải quyết nhanh chóng và kịp thời những vấn đề phát sinh trong công việc. 

Người quản trị khách sạn phải có kỹ năng giao tiếp tốt

3.3. Cẩn thận, tỉ mỉ và chu đáo

Cẩn thận, tỉ mỉ và chu đáo là những mong muốn của khách hàng khi đến sử dụng các dịch vụ tại khách sạn bao gồm: Cách sắp xếp, bài trí trong khách sạn, khéo léo điều phối công việc giúp cấp dưới thoải mái và tự tin hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, chỉn chu trong cách ăn mặc, cử chỉ, lời nói và hành động. Từ đó sẽ toát lên phong thái của người quản trị khách sạn, gây ấn tượng và tạo sự tự tin cho khách hàng mọi lúc mọi nơi.

Cẩn thận, tỉ mỉ và chu đáo là những tố chất cần có của người lãnh đạo

3.4. Tổ chức, quản lý và sắp xếp công việc

Là một nhà quản trị khách sạn và du lịch thì phải có khả năng tổ chức, quản lý và sắp xếp công việc một cách hợp lý cho từng bộ phận và nhân viên có liên quan. Những yếu tố này sẽ giúp công việc được thực hiện liên tục, khoa học và đảm bảo hoàn thành mục tiêu, tiến độ đã đưa ra. 

Tổ chức, quản lý và sắp xếp công việc

3.5. Chịu được áp lực công việc

Người quản lý khách sạn du lịch và lữ hành phải có kiến thức chuyên môn sâu rộng và chịu được áp lực công việc với tần suất cao. Vai trò của người quản lý khách sạn phải đảm nhiệm nhiều công việc quan trọng như: Lập kế hoạch, báo cáo kết quả tài chính, các bản thu - chi ngân sách, quản lý vấn đề chế biến thực phẩm, quản lý tình trạng phòng đã đặt và phòng còn trống, thiết lập các quy tắc trong quản lý nhân sự,...

Chức vụ càng cao thì khối lượng công việc càng nhiều, người quản lý khách sạn sẽ phải làm việc khoảng 50-80 giờ/tuần. Do đó mà họ thường xuyên phải đối mặt với áp lực về tâm lý và vấn đề sức khỏe. 

Có khả năng chịu được áp lực công việc

3.6. Có khả năng ngoại ngữ tốt

Làm trong ngành dịch vụ khách sạn thì sẽ thường xuyên tiếp xúc với khách du lịch nước ngoài nên người quản lý bắt buộc phải có khả năng ngoại ngữ tốt, đặc biệt là tiếng Anh để có thể giao tiếp và chăm sóc khách hàng một cách tốt nhất. Bạn biết đấy, nếu không có khả năng ngoại ngữ tốt thì sẽ gặp rất nhiều trở ngại trong công việc và khó có thể thăng tiến lên chức vụ cao hơn nữa.

Tham khảo thêm: Hướng dẫn chi tiết kinh doanh khách sạn hiệu quả [Update 2022]

IV. Lợi ích của hệ thống quản lý khách sạn

Dịch vụ khách sạn ngày càng được cải thiện cả về số lượng và chất lượng nhằm đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng. Chính vì vậy mà các chủ khách sạn cần phải thay đổi phương pháp, cách thức quản lý các hoạt động của khách sạn sao cho hiệu quả nhất. Đây chính là lúc cần xây dựng hệ thống quản lý khách sạn.

4.1. Giảm thời gian dành cho các công việc hành chính

Chủ kinh doanh sẽ giảm thiểu thời gian dành cho các công việc hành chính, bởi hệ thống quản lý khách sạn sẽ giúp bạn hạn chế những công việc mang tính chất rườm rà và giúp bạn tiết kiệm thời gian hợp lý.

Ngoài ra, thông qua hệ thống quản lý khách sạn cũng sẽ báo cáo tiến độ làm việc của nhân viên, giúp bạn tự động hóa nhiều tác vụ nhất có thể. Điều này cũng sẽ ảnh hưởng đến việc duy trì sự hài lòng cũng như tăng năng suất cho nhân viên. 

Giảm thời gian dành cho các công việc hành chính

4.2. Tăng sự hiện diện trực tuyến

Nhờ hệ thống quản lý khách sạn có thể tăng sự hiện diện thương hiệu trực tuyến. Phần mềm quản lý khách sạn được tích hợp với trình xây dựng trang web cho phép chấp nhận đặt phòng trực tuyến trực tiếp và phát triển trang web thân thiện với người sử dụng.

Việc này sẽ làm tăng mức độ liên quan trong kết quả của công cụ tìm kiếm và cho phép khách hàng khám phá khách sạn của bạn trong quá trình đặt phòng trực tuyến của họ.

Tăng sự hiện diện trực tuyến

4.3. Xây dựng mối quan hệ với khách hàng

Xây dựng và phát triển mối quan hệ tốt hơn với phân khúc thị trường mục tiêu, đồng thời xác định các thị trường mới để chủ kinh doanh có thể khai thác một cách hiệu quả. Bên cạnh đó, các công nghệ mới sẽ cho phép tiếp cận với các thị trường mới mà trước đây chưa ai biết đến thương hiệu của bạn.

Xây dựng mối quan hệ với khách hàng

4.4. Quản lý phân phối

Lợi ích tiếp theo là quản lý phân phối sẽ giúp chủ kinh doanh cải thiện phạm vi tiếp cận của mình trong toàn ngành. Sử dụng hệ thống quản lý tài sản tích hợp với trình quản lý kênh, bạn sẽ có thể quảng cáo trên nhiều kênh trong khi vẫn duy trì tỷ lệ tương đương. Từ các đại lý du lịch bán lẻ cho đến OTA, GDS bạn có thể cung cấp thông tin đặt phòng theo thời gian thực cho các đại lý của mình nhằm thúc đẩy lượt đặt phòng. 

Quản lý phân phối

4.5. Quản lý doanh thu

Sử dụng các công cụ định giá sáng tạo sẽ cho phép chủ khách sạn tạo ra chiến lược định giá phòng linh hoạt, giúp tối đa hóa doanh thu mà bạn tạo ra trên mỗi phòng tại bất kỳ thời điểm nào. 

Quản lý doanh thu

4.6. Tăng lượt đặt phòng trước

Một lợi ích nữa của hệ thống quản lý khách sạn là tăng lượt đặt phòng của khách sạn lên. Khi vào cuối ngày, điểm của mọi tính năng trong giải pháp kinh doanh quản lý khách sạn là tăng lượng đặt phòng mà bạn nhận được tại khách sạn của mình. 

Đọc thêm: Chia sẻ kinh nghiệm kinh doanh khách sạn mini "1 vốn 4 lời"

V. Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn tối ưu, hiệu quả

Trong thời đại công nghệ 4.0 bùng nổ như hiện nay thì việc ứng dụng công nghệ vào hoạt động quản lý và kinh doanh khách sạn vô cùng quan trọng. Một phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp sẽ giúp tăng năng suất cho nhân viên, giúp người quản lý có thể theo dõi, kiểm soát, thay đổi hoạt động kinh doanh một cách nhanh chóng và chính xác mọi lúc mọi nơi chỉ qua một báo cáo.

Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn tối ưu, hiệu quả

Nhiều phần mềm có thể giúp chủ khách sạn quản lý từ xa mà vẫn nắm bắt được tình hình kinh doanh tại khách sạn, điển hình như phần mềm quản lý POS365. Phần mềm hoạt động đồng bộ trên những thiết bị như điện thoại thông minh cầm tay, máy pos thu ngân, máy tính bảng, laptop,...Điều này giúp bạn có thể truy cập vào bất cứ lúc nào, chỉ cần có kết nối internet.

Nếu bạn đang có nhu cầu tìm hiểu phần mềm quản lý khách sạn thì có thể đăng ký dùng thử 7 ngày phần mềm POS365 tại đây:

Trên đây là tổng hợp các thông tin về quản lý khách sạn mà bạn nên biết: Họ sẽ làm những gì, có những tố chất gì để đảm nhận vai trò quản lý này. Để quản lý tốt công việc tại khách sạn thì nên sử dụng những công cụ nào hiệu quả? Hy vọng qua nội dung bài viết trên đây sẽ giúp bạn giải đáp được hết những thắc mắc này.

Tham khảo thêm: Top 10 Phần mềm quản lý khách sạn đáng dùng nhất hiện nay