Hiện nay, hiện đại hoá đã trở thành xu hướng quản lý trong doanh nghiệp và các ứng dụng office đã không còn đóng vai trò quá quan trọng trong các hoạt động quản trị của nhiều công ty. Vậy làm thế nào để có thể quản lý công việc hiệu quả nhất? Cần những kỹ năng gì để có thể quản lý tốt nhất. Cùng tìm hiểu trong bài viết ngay sau đây.

Làm thế nào để quản lý công việc hiệu quả nhất?

I. Quản lý công việc là gì?

Quản lý công việc (task management) là quá trình xác định, sắp xếp và điều khiển các công việc trong một dự án hay hoạt động cụ thể để đảm bảo chúng được thực hiện một cách hiệu quả và đúng thời hạn. Quá trình quản lý sẽ bao gồm đặt mục tiêu, lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực, theo dõi tiến độ, đánh giá kết quả, và cập nhật các thông tin liên quan cho các công việc cũng như dự án.

Quản lý công việc là gì?

Quản lý công việc là một phần rất quan trọng trong kỹ năng quản lý dự án và hỗ trợ việc điều khiển và giám sát tiến độ của các công việc để đảm bảo hoàn thành các mục tiêu đúng thời hạn, đúng chất lượng và đúng ngân sách. Hiện nay, có nhiều công cụ hỗ trợ quản lý công việc trực tuyến như Todoist, Asana, Trello, để giúp các nhân viên và tổ chức quản lý một cách hiệu quả hơn.

>> Xem thêm: Bí quyết để quản lý công việc kinh doanh hiệu quả hơn

1.1 Phần mềm quản lý công việc là gì?

Phần mềm quản lý công việc là những phần mềm giúp số hóa mọi quy trình quản lý và theo dõi công việc dành cho tất cả các thành viên trong một doanh nghiệp từ đó giúp quá trình quản lý đạt hiệu quả.

Đối với nhân viên:

Có thể nắm bắt được tất cả công việc cùng như nhiệm vụ của mình hạn chế tối đa tính trạng bỏ sót.
Biết được đâu là những công việc ưu tiên và thực hiện nó trong thời gian sớm nhất.
Tính toán cũng như sắp xếp thời gian làm việc một cách khoa học nhằm đảm bảo đúng tiến độ.
Quá trình công tác với các thành viên khác hiệu quả hơn giúp mục tiêu công việc được hoàn thành với chất lượng tốt nhất.

Đối với lãnh đạo:

Theo dõi cũng như giám sát mọi hoạt động của nhân viên một cách chặt chẽ và thông minh hơn so với các phương pháp quản lý truyền thống.
Sắp xếp và phân bổ nhiệm vụ cho các thành viên được tính toán một cách khách quan cũng như đúng người đúng việc.
Quá trình hỗ trợ sắp xếp cũng như xây dựng kế hoạch một cách khoa học còn khiến mọi công việc được đảm bảo đúng chỉ tiêu và tiến độ.

II. Tại sao phần mềm quản lý công việc lại quan trọng?

Các phần mềm quản lý công việc ra đời với mục tiêu đưa doanh nghiệp hướng đến kỷ nguyên công nghệ 4.0 dù doanh nghiệp của bạn đang kinh doanh loại hình dịch vụ cùng như sản xuất hay thương mại điện tử. Sau đây sẽ là những lợi ích mà phần mềm quản lý công việc mang lại cho doanh nghiệp khi sử dụng.

Tại sao phần mềm quản lý công việc lại quan trọng?

Tăng suất và hiệu quả: Giúp cho người dùng cập nhật trạng thái của công việc và kiểm soát tiến độ trong thời gian thực. Vì vậy, dự án có thể được quản lý hiệu quả hơn, từ đó giúp tăng năng suất và hiệu quả.
Quản lý tài nguyên: Giúp bạn quản lý tài nguyên như ngân sách, nhân sự, vật liệu, thiết bị, tài liệu và thời gian.
Giảm rủi ro: Giúp quản lý các rủi ro một cách tốt hơn, từ đó giảm thiểu các khó khăn trong việc quản lý dự án.
Điều phối công việc: Giúp người dùng điều phối và phân bổ công việc cho nhân viên của mình một cách dễ dàng và hiệu quả.
Điều hành dự án: Giúp bạn quản lý dự án một cách toàn diện, từ lập kế hoạch đến điều hành, quản lý rủi ro và hoàn thành dự án.

>> Xem thêm: Review top 20+ phần mềm quản lý công việc miễn phí tốt nhất

III. 4 Kỹ năng quản lý công việc hiệu quả

Bên cạnh sự hỗ trợ của các phần mềm quản lý công việc thì việc có thêm các kỹ năng sẽ giúp quá trình quản lý đạt hiệu quả cao nhất. Cùng POS365 tìm hiểu những kỹ năng cần thiết này.

3.1 Kỹ năng lên kế hoạch

Phần lớn các công việc bạn cần thực hiện trong một ngày sẽ ít nhiều liên quan đến mối liên hệ với nhau cũng như tác động qua lại. Do đó, việc lên kế hoạch cụ thể cho toàn bộ công việc và cho từng công việc đều quan trọng để có thể hệ thống hoá các công việc của mình một cách khoa học và chuyên nghiệp.

Khi lên được kế hoạch chi tiết bạn sẽ dễ dàng phân loại cũng như sắp xếp được những công việc nào cần ưu tiên trước và những công việc nào có thể thực hiện sau. Từ đó giúp bạn có định hướng để hoàn thành những công việc tốt nhất.

Kỹ năng lên kế hoạch

3.2 Kỹ năng giới hạn thời gian cho công việc

Mỗi người đều có 24 tiếng nhưng sẽ có những người hoàn thành mọi công việc còn những người luôn cảm thấy không đủ thời gian. Việc đặt giới hạn cho mỗi công việc giúp bạn tạo động lực thúc đẩy hoàn thành công việc tránh tình trạng lề mề và trì hoãn thời gian. Bên cạnh đó, giới hạn thời gian công việc còn giúp bạn tập trung tối đa, không làm việc lan man và hoàn thành đúng thời hạn được giao.

3.3 Kỹ năng nhắc nhở công việc

Việc phải thực hiện nhiều công việc một lúc có thể khiến bạn đôi lúc bị quên nhiệm vụ quan trọng cần làm. Vậy nên mặc dù đã có kế hoạch cụ thể thì bạn vẫn nên có một hệ thống nhắc nhở. Nếu bạn là quản lý thì bạn có thể nhắc nhở các nhân viên về nhiệm vụ được giao. Trong trường hợp làm việc nhóm thì bạn có thể nhắc nhở các đồng nghiệp cùng nhóm. Đồng thời bạn hoàn toàn có thể tự tạo những loại giấy ghi chú cũng như lợi nhắc trên điện thoại, các ứng dụng ghi chú trên word hoặc excel,...

Kỹ năng nhắc nhở công việc

3.4 Kỹ năng đánh giá kết quả công việc

Kỹ năng quản lý công việc này sẽ giúp bạn biết được những việc gì đã làm, chưa làm và kết quả hoàn thành có đạt yêu cầu hay không. Đây là căn cứ quan trọng để bạn điều chỉnh kế hoạch, phương hướng thực hiện công việc trong thời gian sắp tới.

>> Xem thêm: Cập nhật 10+ phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất năm 2023

IV. Các công cụ quản lý công việc phổ biến nhất năm 2023

Hiện nay, các phần mềm quản lý công việc đang được sử dụng rất phổ biến và ngày càng được phát triển để đáp ứng nhu cầu của người dùng. Dưới đây là một số công cụ hỗ trợ quản lý công việc phổ biến nhất có thể sử dụng vào năm 2023:

Các công cụ quản lý công việc phổ biến nhất năm 2023

Asana: Đây là một công cụ quản lý công việc trực tuyến với nhiều tính năng và khả năng tích hợp với các ứng dụng khác. Nó cung cấp các tính năng giúp quản lý các công việc, theo dõi tiến độ, giao nhiệm vụ cho đội ngũ, và tương tác với nhóm làm việc.
Trello: Trello được biết đến là một phần mềm quản lý công việc linh hoạt cho phép bạn tạo các thẻ công việc dễ dàng và sắp xếp chúng thành các danh sách tùy ý theo mô hình Kanban. Ngoài ra phần mềm này cũng cung cấp tính năng hỗ trợ xem trước và thông báo khi có thay đổi.
Basecamp: Đây là một công cụ quản lý dự án trực tuyến mạnh mẽ, hỗ trợ quản lý công việc, giao tiếp và tài liệu dự án. Công cụ này cung cấp khả năng tùy chỉnh dự án, lập kế hoạch và theo dõi tiến độ.
Monday.com: Công cụ này là một công cụ giúp sắp xếp công việc trực tuyến đa nền tảng, được sử dụng trong nhiều lĩnh vực từ quản lý dự án đến quản lý cuộc họp. Nó có khả năng linh hoạt, cho phép tùy chỉnh và tích hợp với nhiều ứng dụng đa dạng khác.
Jira: Jira là một công cụ quản lý dự án được sử dụng nhiều trong ngành phần mềm và công nghệ. Nó cho phép quản lý dự án, theo dõi yêu cầu khách hàng và quản lý vấn đề.