Quản lý cơ hội bán hàng là gì? Quy trình quản lý cơ hội bán hàng hiệu quả

---

Quản lý cơ hội bán hàng là một khâu quan trọng trong hành trình biến khách hàng từ tiềm năng trở thành khách hàng thực sự. Quy trình này giúp doanh nghiệp tối ưu hoá tỷ lệ chuyển đổi nhằm đem lại tăng trưởng doanh thu mạnh mẽ. Vậy hệ thống quản lý cơ hội là gì và quy trình quản lý bán hàng cụ thể như thế nào? Theo dõi ngay bài viết sau của POS365 để doanh nghiệp của bạn dễ dàng bứt phá doanh thu, đồng thời giành được nhiều lợi thế cạnh tranh nhất trên thị thường hiện nay.

1. Quản lý cơ hội bán hàng là gì?

Quản lý cơ hội bán hàng (Sales Opportunity Management) là cụm từ để chỉ một quá trình theo dõi, đánh giá và giám sát tất cả các cơ hội tiềm năng có thể chuyển đổi tích cực trên kênh bán hàng nhằm giảm thiểu chi phí và thời gian cho tổ chức. Dựa vào hệ thống quản lý cơ hội bán hàng, người làm sale dễ dàng theo dõi sự quan tâm của khách hàng tiềm năng, đồng thời thực hiện các hành động phù hợp để biến họ từ khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực sự tạo nguồn doanh thu ổn định.

Quản lý cơ hội bán hàng trong kinh doanh

2. Lý do doanh nghiệp cần có hệ thống quản lý cơ hội bán hàng

Trong môi trường kinh doanh ngày nay, việc có một chiến lược quản trị cơ hội chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình bán và từ đó gia tăng tỉ lệ chốt deal. Không dừng lại ở đó, quá trình này còn mang đến cho các chủ shop những lợi thế ưu việt sau đây:

• Quản lý quy trình bán hàng hiệu quả: Các bước trong quy trình bán hàng bao gồm phát hiện cơ hội, đánh giá, phân loại, tiếp cận khách hàng, chốt giao dịch đều được cụ thể hóa, giúp giảm thiểu sai sót và mang lại hiệu quả kinh doanh cao hơn.

• Phát hiện và xử lý rủi ro sớm: Hệ thống giúp doanh nghiệp phát hiện những rủi ro trong giai đoạn đầu của kinh doanh. Các vấn đề như giảm tỷ lệ chuyển đổi hay khách hàng ngừng tương tác sẽ được phát hiện kịp thời, giúp bạn nhanh chóng đưa ra hướng khắc phục phù hợp. 

• Cải thiện doanh thu, rút ngắn quy trình: Nhờ tính năng phân loại và đánh giá sẽ giúp bạn tập trung ưu tiên vào những khách hàng mang lại giá trị cao. Kết quả là doanh thu được cải thiện rõ rệt và chu kỳ bán hàng được rút ngắn, đồng thời mở ra thời cơ khai thác thêm nhiều khách hàng tiềm năng mới. 

• Đáp ứng nhu cầu của khách hàng tiềm năng: Hệ thống giúp thu thập dữ liệu chi tiết thói quen và sở thích của khách hàng, từ đó cung cấp các giải pháp và sản phẩm phù hợp nhất đáp ứng nhu cầu của họ.

Phát hiện rủi ro sớm nhờ hệ thống quản lý cơ hội

3. Sự khác biệt giữa quản lý cơ hội bán hàng với quản lý khách hàng tiềm năng

Doanh nghiệp lưu ý rằng quản lý cơ hội bán hàng và quản lý khách hàng tiềm năng là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau. Mặc dù chúng có mối liên hệ mật thiết với nhau nhưng đây là 2 giai đoạn riêng biệt trong quy trình bán hàng. 

Quản lý khách hàng tiềm năng là bước đầu trong việc tạo dựng mối quan hệ giữa người bán và người mua. Trong khi đó quản trị cơ hội là bước tiếp theo để doanh nghiệp chuyển đổi từ khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực sự. Như vậy, khi hiểu được quản lý cơ hội bán hàng là gì và phân biệt nó với các bước khác trong quy trình sẽ giúp đội ngũ sale nhận diện cơ hội vàng để tăng tỷ lệ chuyển đổi.

=> Xem thêm: Sử dụng phần mềm bán hàng để tối ưu cơ hội bán hàng

4. Quy trình quản lý cơ hội bán hàng chi tiết nhất

Với những vai trò và lợi ích kể trên, có thể thấy rằng hệ thống quản lý cơ hội bán hàng có ý nghĩa rất lớn đối với doanh nghiệp đang phát triển. Hiểu rõ các bước trong quy trình quản lý cơ hội sẽ giúp bạn tận dụng tốt hệ thống này. 

4.1. Nhận diện & Khởi xướng cơ hội

Các phương pháp để nhận diện bao gồm tiếp thị trực tuyến, hội chợ thương mại, thông qua mạng lưới liên hệ cá nhân hoặc qua các chiến dịch email marketing. Việc khởi xướng và nhận diện cơ hội chính xác sẽ giúp bạn xác định được khách hàng tiềm năng có nhu cầu với sản phẩm hoặc dịch vụ của mình. 

Khởi xướng cơ hội bán hàng

4.2. Phân loại & Xác định mức độ tiềm năng

Sau khi đã nhận diện được cơ hội, bước tiếp theo đó là phân loại, đánh giá độ “chín muồi” của cơ hội dựa trên tiêu chí cụ thể. Việc phân loại này giúp người quản lý tách bạch đâu là khách hàng tiềm năng, đâu là khách hàng cần nuôi dưỡng, từ đó giảm thiểu rủi ro khi chốt deal và tối ưu tỷ lệ chuyển đổi. 

Các tiêu chí phân loại trong hệ thống quản lý cơ hội cụ thể như sau:

• Tiềm năng tài chính: Đánh giá khả năng chi trả của khách hàng thông qua lịch sử thanh toán, xác định ngành nghề hoặc thời gian thanh toán dự kiến. 

• Mức độ quan tâm: Để đánh giá, bạn cần xem xét liệu họ có thực sự chủ động tìm kiếm giải pháp mà bạn cung cấp không? Nếu họ chủ động thì đây chính là phiên giao dịch tiềm năng mạnh mẽ. Nhóm này sẽ sẵn sàng lắng nghe tư vấn và có khả năng đưa ra quyết định cao hơn.

• Nhu cầu thực tế: Đánh giá khách hàng có nhu cầu cấp thiết đối với sản phẩm của bạn hay không? Nếu họ đang gặp phải vấn đề mà sản phẩm của bạn giải quyết ngay lập tức thì khả năng họ quan tâm và ra quyết định mua hàng sẽ cao hơn.

4.3. Theo dõi & Phát triển cơ hội

Ở bước này, bạn có thể xây dựng mối quan hệ với khách hàng bằng cách gọi điện, gặp gỡ trực tiếp, gửi email hoặc gửi các bài viết liên quan đến nhu cầu của họ. Thực tế, nếu họ không nhận được sự hỗ trợ kịp thời sẽ dễ dẫn đến tình trạng mất hứng thú và tìm giải pháp mới phù hợp hơn. 

Bằng cách chủ động phát triển cơ hội bán hàng, nắm bắt nhu cầu cá nhân cũng như nỗi đau của họ, bạn có thể xây dựng mối quan hệ lâu dài, từ đó đem đến giải pháp thông qua các sản phẩm của mình.

=> Xem thêm: Phần mềm quản lý bán hàng giúp doanh nghiệp theo dõi các chỉ số để phát triển cơ hội bán hàng

4.4. Đề xuất  & Đàm phán

Trong giai đoạn này, chúng ta sẽ tổng hợp các giải pháp phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Đồng thời giải đáp cho họ các thắc mắc và tư vấn chi tiết chuyên sâu hơn về sản phẩm/dịch vụ của công ty.  Sau đó, một báo giá chi tiết hoặc đề xuất (proposal) sẽ được gửi tới khách hàng để đưa ra quyết định có hợp tác hay không.

4.5. Chuyển đổi & Ký kết hợp đồng

Khi cơ hội đã đủ điều kiện, bạn sẽ tiếp tục các bước cuối cùng trong quy trình để chuyển đổi nó thành doanh thu. Bạn cần đảm bảo rằng tất cả vấn đề của khách hàng đã được giải quyết triệt để và họ hoàn toàn đồng ý với các điều khoản trong hợp đồng. 

Quản lý cơ hội bán hàng thành doanh thu

4.6. Đánh giá & Cải thiện

Một cơ hội bán hàng dù chuyển đổi thành công hay không thành công thì phân tích để có được những cải thiện là điều không thể bỏ qua. Đây là bước quan trọng giúp doanh nghiệp hiểu được điều gì mình đã làm tốt, điều gì cần phải cải thiện để tự thay đổi chiến lược bán hàng phù hợp từng thời điểm.

Các yếu tố cần cải thiện nếu trường hợp chuyển đổi không thành công đó là:

• Cải thiện kỹ năng CSKH: Tốc độ trả lời phải nhanh hơn, thông tin cung cấp cho khách phải đầy đủ và thuyết phục hơn.

• Điều chỉnh sản phẩm/dịch vụ: Điều chỉnh lại tính năng hoặc giá cả đi kèm chương trình ưu đãi để phù hợp nhu cầu thị trường.

• Thay đổi chiến lược: Dựa vào các báo cáo kết quả của hệ thống quản lý cơ hội, người quản lý sẽ để điều chỉnh chiến lược phù hợp, từ đó tăng tỉ lệ chuyển đổi từ cơ hội thành khách hàng thực sự. 

5. Quản lý cơ hội trong CRM

Với sự phát triển của nền tảng số và cuộc cách mạng chuyển đổi 4.0, nhiều doanh nghiệp đã và đang áp dụng hệ thống CRM (Customer Relationship Management) để quản lý cơ hội bán hàng hiệu quả. Phần mềm này mang lại những lợi ích ưu việt như sau:

• Quản lý thông tin đa kênh: Nền tảng giúp doanh nghiệp theo dõi được toàn bộ thông tin về cơ hội bán hàng từ nhiều kênh. Điều này đảm bảo sự thống nhất trong việc theo dõi khách hàng, giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận và phân tích các cơ hội tiềm năng. 

• Theo dõi hiệu quả quy trình: Cung cấp một cái nhìn toàn cảnh về từng giai đoạn trong quy trình kinh doanh (lịch sự trao đổi với khách hàng, trạng thái cơ hội và kết quả từng giai đoạn). Nhờ những dữ liệu này, bạn có thể dễ dàng phân tích kết quả từng bước và điều chỉnh chiến lược để đạt tỷ lệ chuyển đổi tốt hơn.

• Tự động hóa quy trình: CRM giúp bạn tự động hoá một số bước trong hệ thống quản lý cơ hội như theo dõi, tạo báo cáo, gửi email,... tới khách hàng. Nhờ vậy bạn có thể tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và tập trung vào việc tư vấn chốt đơn, giúp nâng cao hiệu suất bán hàng một cách đáng kể.

• Quản lý rủi ro: CRM giúp bạn theo dõi và phân tích các nguyên nhân dẫn đến thất bại của cơ hội. Từ đó doanh nghiệp sẽ nhanh chóng nhìn nhận vấn để và cải thiện quy trình phù hợp hơn. 

Một hệ thống quản lý cơ hội bán hàng hiệu quả chính là chìa khóa để doanh nghiệp tối ưu nguồn lực, nâng cao hiệu suất và tăng chuyển đổi từ cơ hội thành doanh thu. Hy vọng rằng những thông tin trong bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ về cơ hội bán hàng và cách quản lý chúng hiệu quả. Liên hệ ngay tới Hotline 1900 4515 của POS365 để được tư vấn miễn phí về phần mềm quản lý bán hàng giúp doanh nghiệp không bỏ lỡ cơ hội vàng chốt đơn.