Proposal ra đời cùng với sự phát triển của lĩnh vực Marketing trong thời kỳ hiện đại. Một bản Proposal chuyên nghiệp sẽ giúp Agency và cả khách hàng doanh nghiệp gặt hái được mọi thành công.
Vậy Proposal là gì? Làm thế nào để viết Proposal chuyên nghiệp “ghi điểm” với khách hàng? Hãy cùng POS365 tìm hiểu ngay trong nội dung sau đây.
I. Tìm hiểu Proposal là gì?
Proposal có nghĩa là các đề xuất, nội dung để trình bày ý tưởng, thiết kế hoặc phương thức tổ chức sự kiện cho một dự án, công trình nào đó. Có thể hiểu Proposal là một dạng trình bày phần ý tưởng nhằm gửi tới cho khách hàng, đối tác.
Nội dung này có thể được trình bày trên Word, Excel hay Powerpoint. Hầu hết sẽ xoay quanh các câu hỏi What/Who/How/When/Why/Where (Sẽ làm gì/Người thực hiện/Địa điểm/Thời gian/Mục đích/Khả năng thực hiện).
II. Cách viết Proposal chuẩn
Proposal chuyên nghiệp sẽ có cấu trúc gồm 4 phần. Mỗi phần sẽ được chia dựa trên tiêu chí truyền tải nội dung. Lần lượt các phần Giới thiệu - Đặt mục tiêu khách hàng - Trình bày chi tiết đề xuất - Chuyên môn, kinh nghiệm của cá nhân bạn.
2.1. Phần Giới thiệu (An introduction)
Phần giới thiệu bạn cần phải trình bày ngắn gọn, súc tích để sơ lược nội dung chính. Nên nhớ phải đầy đủ giá trị và thật hấp dẫn để thu hút khách hàng từ những ấn tượng đầu tiên.
Phần giới thiệu bạn cần phải trình bày ngắn gọn, súc tích
-
Tên nội dung dự án/ chương trình và hình thức (Ví dụ: Triển lãm, hội chợ,...)
-
Giới thiệu về cá nhân và lý do gửi Proposal. Những thành viên tham gia vào dự án. Người chịu trách nhiệm.
-
Khung chương trình.
-
Thông tin liên hệ.
-
Title page ngắn gọn về tên Proposal được đặt ở trên cùng.
2.2. Đặt khách hàng là trung tâm (Client - Centered)
Hầu hết khách hàng đều muốn nhận được những lợi ích gì sau khi đầu tư vào một dịch vụ hay sản phẩm của tổ chức. Thế nên bên cạnh việc cung cấp những thông tin trong Proposal bạn cần tập trung vào khách hàng và đặt họ là trọng điểm của cả phần này. Hãy lồng ghép một cách khéo léo. Điều này sẽ khiến họ cảm thấy hài lòng về chất lượng phục vụ và có thể quảng bá dịch vụ Marketing của công ty bạn.
Khách hàng luôn là nhân vật chính trong mỗi Proposal
-
Đề cập lý do bạn thực hiện chương trình
-
Những lợi ích dành cho các bên tham gia
-
Mốc thời gian xuyên suốt chương trình và địa điểm tổ chức
2.3. Mô tả chi tiết về những thứ bạn đề xuất
Tiếp theo, bạn hãy mô tả về sản phẩm và dịch vụ mà doanh nghiệp bạn cung cấp. Hãy mô tả chính xác những thứ bạn đề xuất làm cho dự án. Hãy đưa ra ý tưởng dựa trên Customer Insight một cách chính xác và phù hợp với nhãn hàng. Sau đó bạn tiến hành triển khai nó thành những đề xuất tương ứng.
Hãy mô tả về sản phẩm và dịch vụ mà doanh nghiệp bạn cung cấp
Nếu bạn lựa chọn một Proposal đơn giản giản, hãy trình bày ngắn gọn mà đầy đủ nội dung trong một trang kèm một tóm tắt danh sách bảng giá. Còn với những Proposal dài, các nội dung cần những phần riêng như Options, Packages, Research, Subcontractors, Teamwork, Venues, Sales Plan, Marketing Plan, Promotion, Advertising, Demographics, Publicity, Packaging, Branding development…, mọi thứ sẽ phụ thuộc vào dự án.
2.4. Chuyên môn và kinh nghiệm của công ty bạn
Phần này sẽ được trình bày ở cuối Proposal và phải được xây dựng nội một cách chi tiết. Tính chất của phần này sẽ mang yếu tố quyết định việc khách hàng có hài lòng hay không. Theo kinh nghiệm của các chuyên gia khi xây dựng Proposal bạn nên đưa vào những phần sau:
-
Giới thiệu về công ty, tổ chức của bạn
-
Các thành viên, Nhân sự
-
Mô tả các kinh nghiệm liên quan hoặc là các danh sách đã hợp tác với công việc tương tự. Cuối cùng là những dự án đã được công ty hoàn thành trước đó.
Đây chính là yếu tố quyết định việc khách hàng có hài lòng hay không
Cách làm Proposal với cấu trúc trên đảm bảo mặt nội dung, hình thức một cách trau chuốt chắc chắn khiến cho khách hàng có cái nhìn thiện cảm. Khi xây dựng Proposal, sẽ gặp phải những sai lầm. Thế nhưng, biết cách khắc phục sẽ giúp bạn nâng cao sự tự tin khi gửi đến khách hàng.
III. Những sai lầm thường gặp phải khi viết Proposal
Proposal tôn trọng nội dung và cách trình bày. Thế nên khi viết, chắc chắn các bạn sẽ gặp một vài lỗi không đáng có. Hãy cùng điểm qua một vài sai lầm sau:
3.1. Làm khách hàng mất hứng
Đây là điều cần tránh đầu tiên khi viết Proposal. Bởi nếu những đề xuất của bạn bị khách hàng tiềm ngó lơ, chắc chắn họ sẽ chẳng thèm quan tâm thêm về bạn. Mọi mối quan hệ kinh doanh đề rất dễ vụn vỡ trước khi nó kịp bắt đầu.
Cần tránh trình bày dài dòng khiến khách hàng mất hứng
Chẳng có ai có nhiều thời gian để chọn lọc lại những chi tiết không liên quan lại cho bạn. Thực tế cho thấy, hầu như các đề xuất tiếp thị thường có nội dung thừa thãi, không cần thiết. Khách hàng chắc chắn sẽ rời bạn nếu như nhìn thấy một Proposal rời rạc, không đủ hấp dẫn để thu hút họ.
3.2. Quá tập trung vào các kinh nghiệm và đối tác của mình
Những nội dung về kỹ năng, giải thưởng và những thành tựu của sự nỗ lực của bạn chính là điểm mấu chốt để gây ấn tượng với khách hàng. Thế nhưng, chúng thường được sắp xếp cuối cùng trong Proposal.
Thông thường, các đề tập trung chủ yếu vào chuyên môn, thông tin của nhà cung cấp dịch vụ. Vì vậy khách hàng hay nghi ngờ rằng mình đang nhận được những thông tin thiếu xác thực. Vì vậy, Proposal của bạn cần đảm bảo trả lời được những câu hỏi tâm lý khách hàng như:
-
Tôi được lợi gì với đề xuất này?
-
Cấu trúc đề xuất tiếp thị và trình bày các vấn đề
3.4. Sai lầm trong cấu trúc đề xuất tiếp thị và trình bày các vấn đề
Khi các thông tin đã đưa ra hợp lý, nhưng các đề xuất sẽ không thu hút và thuyết phục khách hàng nếu ko được trình bày rõ ràng. Lúc này bạn cần những yếu tố để giúp khách hàng phát triển công việc kinh doanh của họ. Để làm được điều này các Marketer cần phải trả lời được các câu hỏi sau:
-
Tôi nên nói gì về đề xuất của mình?
-
Tôi nên bỏ đi những gì?
-
Làm thế nào để buộc tất cả mọi thứ lại với nhau theo cách có ý nghĩa?
Tránh những sai lầm để luôn đi theo mục tiêu ban đầu
IV. Bật mí cách gây ấn tượng khi viết Proposal
Có hàng tá cách để tạo ra một bản Proposal vừa đơn giản, vừa ấn tượng mà bạn không cần phải tốn quá nhiều thời gian vào nó. Hãy tham khảo một số mẹo sau đây để giúp bản Proposal của bạn chỉnh chu hơn.
Đơn giản, xúc tích, dễ hiểu đó chính là điểm mấu chốt của một Proposal thành công
-
Đầu tiên, cố gắng tạo một bản Proposal ngắn, đủ ý và dễ hiểu. Khi đã hoàn thành tiêu chí trên, bạn cần tầm trung vào những điều sau:
-
Nỗi lo nào bạn cần giải quyết triệt để?
-
Đối tượng chính của phương trâm ý tưởng Proposal
-
Sản phẩm, dịch vụ nào mà cả đôi bên cùng quan tâm
-
-
Thứ hai, phân tích các chỉ số liên quan đến khách hàng
-
Lên danh sách các đối tượng liên quan
-
Phân tích đối thủ cạnh tranh
-
Cân đối ngân sách
V. Tổng kết
Hy vọng thông tin về Proposal là gì? mà chúng tôi gửi đến giúp bạn hiểu và đã tự mình tạo một bản Proposal chuyên nghiệp. Hãy luôn bỏ thời gian và tâm huyết để thể hiện ý tưởng trong Proposal. Tôi tin rằng bất kể khách hàng nào cũng cảm thấy hài lòng. Chúc các bạn thành công!
