Phần mềm quản lý văn bản, tài liệu công văn phổ biến nhất

Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp phải đối mặt với tình trạng tài liệu bị thất lạc hoặc thiếu tính đồng bộ. Phần mềm quản lý văn bản, phần mềm quản lý công văn ra đời như một giải pháp thiết thực giúp bạn giải quyết các vấn đề trên. Trong bài viết này, POS365 sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn những công dụng phần mềm này cũng như tìm hiểu top 10+ đang được ưa chuộng nhất ngay sau đây!

Phần mềm quản lý văn bản là gì?

Phần mềm quản lý văn bản là giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp số hóa việc quản lý, lưu trữ và theo dõi tài liệu trong quy trình làm việc. Nhờ hệ thống này, bạn sẽ dễ dàng sắp xếp tài liệu theo một quy chuẩn riêng, từ đó giúp việc tìm kiếm truy xuất văn bản nhanh chóng và dễ dàng hơn. Đây là cách mà các công ty phát triển đang ứng dụng và vận hành để tiết kiệm thời gian cho việc quản lý tài liệu nội bộ, công văn đến và đi.

Khó khăn thường gặp trong việc xử lý công văn, hồ sơ

Thực tế, mỗi doanh nghiệp đều sở hữu một số lượng tài liệu rất lớn được tạo theo từng ngày, từng tháng, từng quý và từng năm. Từ công văn, hồ sơ cho đến các báo cáo nếu lưu trữ bản cứng, bạn sẽ mất nhiều thời gian và công sức để tìm kiếm, thậm chí là nguy cơ bị thất lạc giấy tờ quan trọng.

Ngoài ra, quản lý văn bản theo phương pháp thủ công còn khiến doanh nghiệp gặp các vấn đề về bảo mật thông tin. Nếu hồ sơ nội bộ của công ty không được bảo mật đúng cách có thể sẽ bị lộ thông tin quan trọng ra bên ngoài. Dẫn đến các rủi ro về pháp lý và tổn thất tài chính cho doanh nghiệp (mất doanh thu trực tiếp, chi phí xử lý vi phạm bảo mật,...).

Vì vậy, hệ thống quản lý văn bản số hóa sẽ giúp bạn giải quyết khó khăn thường gặp trong việc xử lý công văn, hồ sơ theo cách thủ công. Từ đó hỗ trợ bạn tối ưu hiệu suất công việc và đảm bảo kiểm soát tốt tài liệu nội bộ - đến và đi của công ty.

Xử lý công văn theo cách truyền thống mất nhiều thời gian

Những yếu tố quan trọng khi chọn hệ thống quản lý tài liệu

Khi chọn hệ thống quản lý tài liệu, bạn cần lưu ý một số yếu tố quan trọng sau để đảm bảo hiệu quả và tối ưu quy trình xử lý văn bản giấy tờ:

Tính năng quản lý văn bản nội bộ: Phần mềm phải có khả năng quản lý tài liệu nội bộ hiệu quả. Chẳng hạn như quản lý quy trình luân chuyển của tài liệu, chia sẻ và giao việc theo văn bản, tìm kiếm hồ sơ nhanh chóng, phân quyền và bảo mật,...
Quản lý hồ sơ, công văn đến - đi: Đây là tính năng quan trọng giúp bạn kiểm soát và xử lý các văn bản, công văn được gửi đến. Tính năng này nhằm đảm bảo mọi tài liệu đều được tiếp nhận, phân loại và theo dõi đúng cách.
Tính bảo mật cao: Hệ thống cần có các biện pháp mã hóa dữ liệu, phân quyền truy cập và xác thực thông tin người dùng. Các tính năng này đảm bảo công văn của công ty không bị lộ ra ngoài hoặc truy cập trái phép.

Lợi ích khi ứng dụng công cụ quản lý văn bản

Sự ra đời của các công cụ quản lý công văn, văn bản là chìa khóa giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn. Những công cụ này mang đến giải pháp tối ưu, giúp doanh nghiệp và nhân viên tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất quản lý giấy tờ, văn bản.

Góc nhìn từ phía doanh nghiệp:

Tối ưu quy trình làm việc: Các công đoạn lặp đi lặp lại trong quản lý sẽ được công cụ xử lý tự động hóa, giúp tiết kiệm thời gian và đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp. Đồng thời đảm bảo không có sai sót nào trong việc quản lý giấy tờ so với phương pháp thủ công trước đây.
Dễ dàng truy cập và kiểm soát: Người quản lý và nhân viên có thể theo dõi tiến độ công việc, thông tin hồ sơ tài liệu bất cứ lúc nào và bất cứ ở đâu.

Những giá trị thiết thực dành cho nhân viên:

Tăng năng suất làm việc: Tiết kiệm thời gian trong việc tìm kiếm và xử lý một lượng lớn văn bản mỗi ngày.
Cùng hỗ trợ, cùng phát triển: Nhân viên dễ dàng phối hợp và chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp, góp phần cải thiện quy trình làm việc chung.

Công cụ quản lý văn bản cải thiện quy trình làm việc

Top 10+ phần mềm quản lý văn bản, công văn hiệu quả nhất

Những thông tin trên cho thấy rằng phần mềm quản lý văn bản và điều hành thực sự là “cánh tay phải” đắc lực của mọi doanh nghiệp. Chúng tôi sẽ chia sẻ chi tiết hơn về 12 loại phần mềm này để giúp bạn chọn ra sản phẩm phù hợp với nhu cầu.

1. Base Office - Nền tảng quản lý tài liệu toàn diện

Base Office là phần mềm quản lý công văn, tài liệu nội bộ phổ biến hiện nay. Nền tảng này thuộc hệ sinh thái Base Platform được thiết kế cho mọi quy mô công ty từ nhỏ đến lớn.

Ưu điểm nổi bật của Base Office:

Quản lý tài liệu nội bộ: Lưu trữ hồ sơ giấy tờ theo cấu trúc rõ ràng, dễ dàng truy xuất qua danh mục và thẻ tag.
Phân quyền truy cập: Quản lý quyền truy cập người dùng, chỉ những người được cấp phép mới có thể truy cập, sửa hoặc xóa dữ liệu.
Tự động hóa quá trình phê duyệt văn bản: Người tạo văn bản có thể gắn thẻ người cần phê duyệt. Sau khi được phê duyệt, văn bản sẽ chuyển về trạng thái “đã ban hành” và thông báo cho các bên liên quan.
Tính năng ban hành văn bản: Người dùng có thể trao đổi, upload file và bình luận trực tiếp trong văn bản. Việc tìm kiếm lại lịch sử văn bản đã gửi/xử lý cũng đơn giản và nhanh chóng hơn bao giờ hết.

Tuy nhiên, nền tảng này chưa hỗ trợ bản dùng thử miễn phí cho người dùng. Bên cạnh đó, do sở hữu nhiều tính năng nên nhân viên sẽ mất thêm thời gian để thao tác và làm quen.

2. VNPT iOffice - Trợ thủ đắc lực cho việc xử lý công văn

Nếu Base Office phù hợp cho các doanh nghiệp thì VNPT iOffice là hệ thống quản lý văn bản dành riêng cho cơ quan Nhà nước. Về cơ bản, cả hai phần mềm này đều có tính năng tương tự nhau và chủ yếu tập trung vào hỗ trợ quản lý văn bản nội bộ. Tuy nhiên, VNPT iOffice sẽ thêm các tính năng đặc thù phù hợp với công tác hành chính.

Tính năng nổi bật của iOffice:

Quản lý hồ sơ nội bộ: VNPT iOffice giúp lưu trữ, tổ chức và chia sẻ tài liệu nội bộ. Người dùng dễ dàng tìm tài liệu cần thiết chỉ trong vài giây thông qua hệ tính năng “tìm kiếm nhanh” của hệ thống.
Tích hợp tính năng báo cáo và thống kê: Hệ thống hỗ trợ theo dõi và thống kê báo cáo tiến độ công việc liên quan đến văn bản.
Quản lý văn bản mật: Với tính năng bảo mật cao, VNPT iOffice quản lý các hồ sơ quan trọng của cơ quan nhà nước. Đảm bảo không có dữ liệu hay thông tin nào bị rò rỉ ra ngoài.
Tính năng quyền truy cập: Hệ thống được trang bị 2 phiên bản: Quản lý văn bản thường và quản lý văn bản mật. Phiên bản quản lý văn bản mật đảm bảo tiêu chí an toàn và là sự lựa chọn nên ưu tiên hơn.

Cần lưu ý rằng VNPT iOffice chỉ phù hợp cho cơ quan Nhà nước vì các cơ quan này có quy trình chặt chẽ và yêu cầu sự phân cấp rõ ràng. Các doanh nghiệp tư nhân, nước ngoài,... nên cân nhắc khi sử dụng phần mềm.

Giao diện chính của VNPT iOffice

3. CloudOffice - Hệ thống lưu trữ đám mây thông minh

Đối với đơn vị vừa và lớn, phần mềm quản lý tài liệu đến - đi CloundOffice là lựa chọn đáng cân nhắc. Hệ thống này tích hợp đầy đủ các chức năng cần thiết để lưu trữ, chia sẻ và bảo mật tài liệu trong môi trường doanh nghiệp hiện đại.

Ưu điểm nổi bật của phần mềm quản lý văn bản CloudOffice:

Tính năng lưu trữ đám mây: Văn bản, hồ sơ được lưu trữ trên điện toán đám mây giúp mở rộng diện tích lưu kho.
Quản lý văn bản đến - đi hiệu quả: Hệ thống giúp theo dõi công văn và văn bản đến - đi, hộ trợ phân loại và sắp xếp tài liệu thông minh.
Tích hợp công cụ văn phòng: CloudOffice tích hợp các công cụ văn phòng trong hệ sinh thái Office như Word, Excel, PowerPoint. Nhờ tích hợp hệ thống công cụ văn phòng của Office giúp người dùng tiết kiệm thời gian thao tác, đảm bảo tính đồng nhất và tăng hiệu quả công việc.

Mặc hạn chế của CloudOffice đó là giới hạn về khả năng tích hợp với các phần mềm khác nằm ngoài hệ thống Office. Điều này có thể gây khó khăn cho các doanh nghiệp cần đồng bộ dữ liệu hoặc kết nối với các ứng dụng quản lý khác như phần mềm kế toán, CRM,...

4. DocEye - Giải pháp theo dõi và lưu trữ văn bản tinh gọn

Bên cạnh phần mềm CloudOffice, bạn có thể cân nhắc lựa chọn DocEye để quản lý văn bản công văn. Nhìn chung, cả hai phần mềm này đều sở hữu các tính năng quản lý văn bản đến - đi tương tự nhau. Tuy nhiên, DocEye sẽ có một số tính năng “nhỉnh” hơn so với CloudOffice:

Tính năng quét và nhận dạng tài liệu (OCR): Phần mềm tích hợp công nghệ OCR giúp chuyển đổi tài liệu từ hình ảnh thành văn bản có thể chỉnh sửa trên máy tính.
Hỗ trợ báo cáo và thống kê: DocEye hỗ trợ doanh nghiệp báo cáo chi tiết về các hồ sơ tài liệu. Từ đó giúp họ có cái nhìn tổng quan nhất về tình hình tài liệu theo tuần/tháng/quý/năm.
Tính năng tìm kiếm tài liệu thông minh: Hỗ trợ người dùng tìm kiếm văn bản chỉ qua 1 từ khóa hoặc nội dung trong tài liệu. Hiện nay DocEye đã tích hợp với các công cụ AI phân loại tài liệu dựa theo yêu cầu của người dùng. Đây là ưu điểm nổi bật nhất của DocEye giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian quản lý văn bản.
Thống kê chi tiết và trực quan: Bao gồm thống kê các loại tài liệu, số lượng người dùng và thống kê dung lượng tài liệu.

Việc cài đặt phần mềm này sẽ có khó khăn và đòi hỏi nhiều thời gian. Tuy nhiên bạn có thể liên hệ đội ngũ nhân viên của DocEye để được hỗ trợ trong việc cài đặt.

Lưu trữ văn bản thông minh với DocEye

5. EFY - Ứng dụng quản trị tài liệu đơn giản, an toàn

Tương tự như VNPT iOffice, EFY cũng là phần mềm quản lý văn bản và quản lý điều hành hồ sơ công việc dành cho cơ quan Nhà nước. Nhìn chung, phần mềm này sẽ tương tự như VNPT iOffice nhưng sẽ có thêm một số tính năng vượt trội như:

Quản lý công việc văn phòng: Theo dõi tình hình công việc toàn hệ thống, phân quyền tác vụ (cập nhật thông tin, phê duyệt, gửi báo cáo,...) đối với từng cá nhân, phòng ban. Việc tích hợp 2 trong 1 (tác phụ văn phòng và quản lý văn bản) sẽ giúp bạn tối ưu chi phí vận hành duy trì phần mềm hơn.
Tích hợp tính năng điều hành quản lý: Bao gồm quản lý lịch công tác, tin tức sự kiện nội bộ, nhắc việc, theo dõi và báo cáo tiến độ công việc.
Tính năng liên thông gửi nhận: Theo dõi hồ sơ gửi đi đã được người nhận xem chưa, tích hợp gửi tin nhắn sms thông báo cho người nhận tài liệu.

Tuy nhiên, nền tảng này chỉ phù hợp cho Nhà nước; Đối với các đơn vị nhỏ lẻ - nước ngoài sẽ không phù hợp với nền tảng này.

6. IBOM.DOC - Tối ưu hiệu suất quản lý công việc và hồ sơ

IBOM.DOC là giải pháp quản lý văn bản thông minh dành cho các doanh nghiệp quản lý dự án. Đặc biệt là các đơn vị đang hoạt động trong lĩnh vực xây lắp và ngành cơ điện. Sau đây là các tính năng nổi bật nhất của IBOM.DOC:

Tính năng lưu trữ sổ: Phần mềm tự động cập nhật và lưu lại thông tin của văn bản như số thứ tự, ngày phát hành, người gửi,... Điều này giúp người sử dụng dễ dàng quản lý và truy cập thông tin mà không lo bị thất lạc hay sai sót.
Tìm kiếm văn bản thông minh: Hỗ trợ tìm kiếm văn bản theo từ khóa, cơ quan ban hành hoặc ngày phát hành. Ngoài ra, hệ thống cũng hỗ trợ tìm kiếm toàn văn (full text) trong nội dung file đính kèm bao gồm cả file pdf.

Theo người dùng đánh giá, nền tảng này có 2 hạn đó là: Phần mềm không thể đọc các file scan không rõ nét hoặc bị mờ. Hệ thống máy tính phải có cấu hình mạnh để phần mềm hoạt động trơn tru, không bị giật lag trong quá trình tìm kiếm tài liệu.

IBOM.DOC hỗ trợ tìm kiếm văn bản thông minh

7. eBizOffice - Nền tảng hỗ trợ thủ tục hành chính hiện đại

Nếu doanh nghiệp của bạn đang hoạt động trong lĩnh vực ngân hàng, bảo hiệm, tài chính hoặc chứng khoán, eBizOffice là giải pháp nên dùng để bạn quản lý các loại tài liệu.

Các ưu điểm nổi bật của eBizOffice:

Quản lý tự động văn bản của cơ quan: Bao gồm văn bản đến và đi, tài liệu nội bộ, hồ sơ dự thảo,...
Quản lý công việc liên kết với tài liệu: Cho phép quản lý tài liệu và giao việc kèm văn bản liên quan. Đồng thời cập nhật trạng thái xử lý công việc liên quan đến văn bản ngay ngay trên hệ thống.
Báo cáo thông minh: eBizOffice hỗ trợ doanh nghiệp báo cáo các loại văn bản đã xử lý, đang xử lý và chờ xử lý theo thời gian thực. Cung cấp báo cáo tổng quan giúp người quản lý nắm bắt được tình hình công việc và đưa ra giải pháp phù hợp để quản lý tài liệu cho doanh nghiệp.
Lưu trữ điện toán đám mây: Dữ liệu được sao lưu lên hệ thống điện tử đám mây định kỳ giúp phòng ngừa rủi ro mất thông tin.
Dễ sử dụng: Giao diện đơn giản, dễ thao tác, hỗ trợ tiếng Việt và có tài liệu hướng dẫn sử dụng chi tiết.

Hạn chế của phần mềm này đó là có thể không phù hợp với doanh nghiệp quy mô nhỏ vì nó có quá nhiều tính năng mà họ không thực sự cần đến.

8. Lạc Việt DMS - Công cụ giúp điều hành công văn linh hoạt

Không còn quá xa lạ với người dùng Việt, Lạc Việt DMS là một trong những hệ thống quản lý văn bản được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Nó cung cấp giải pháp toàn diện cho việc điều hành công văn, lưu trữ tài liệu và quản lý công việc hiệu quả.

Các tính năng nỗi bật của Lạc Việt DMS phải kể đến như:

Tích hợp hệ thống ký điện tử: Giúp bạn ký nhận văn bản chính thức mà không cần chữ ký tay.
Quản lý lịch sử và theo dõi tiến độ công văn: Phần mềm cung cấp tính năng theo dõi lịch sử chỉnh sửa công văn. Điều này giúp người dùng biết được công văn nào đã được xử lý, do ai xử lý và hiện trạng cụ thể của nó.
Chia sẻ và phân quyền linh hoạt: Lạc Việt DMS cho phép chỉ định ai có quyền xem, chỉnh sửa hoặc duyệt các tài liệu nhằm bảo vệ thông tin nhạy cảm của công văn.

Có một nhược điểm khi sử dụng Lạc Việt DMS đó là Chi phí đầu tư ban đầu sẽ cao đối với các doanh nghiệp nhỏ. Bên cạnh đó, nền tảng sẽ yêu cầu cập nhật và bảo trì thường xuyên để quá trình sử dụng ổn định hơn.

9. Faceworks - Giải pháp quản lý công văn đi, đến gọn nhẹ

Nếu bạn là doanh nghiệp vừa và nhỏ mới bắt đầu số hóa công việc, Faceworks là giải pháp phù hợp dành cho bạn. Phần mềm này đáp ứng đầy đủ các tính năng cơ bản để quản lý tài liệu, thao tác cũng đơn giản và không có quá nhiều chức năng phức tạp.

Các tính năng ưu việt của Faceworks bao gồm:

Tự động phân loại tài liệu: Tính năng phân loại tự động theo yêu cầu người dùng (phân loại theo loại văn bản, ngày tháng, danh mục, người gửi - người nhận,..)
Báo cáo và thống kê: Cung cấp báo cáo chi tiết về công văn đi - đến theo tình trạng xử lý (đang xử lý, đã hoàn thành hoặc đang chờ xử lý).
Quản lý văn bản đơn giản: Lưu trữ, tìm kiếm dữ liệu theo từ khóa; Quản lý phân quyền cho các nhân viên.

Các tính năng kể trên giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và chi tiết về quy trình quản lý công văn. Từ đó đưa ra các quyết định kịp thời trong công tác điều hành văn bản. Tuy nhiên, các doanh nghiệp quy mô lớn có thể sẽ không phù hợp với nền tảng này vì nó không cung cấp nhiều tính năng chuyên sâu.

Faceworks quản lý văn bản đơn giản

10. C-Office - Ứng dụng số hóa quy trình văn bản toàn diện

C-Office sẽ là giải pháp dành cho các doanh nghiệp quy mô lớn cần nhiều tính năng trong việc quản lý văn bản. Các ưu điểm nổi bật của nền tảng này phải kể đến như:

Quản lý kho thư viện tài liệu: Tài liệu được lưu trữ trong 1 kho duy nhất giúp bạn quản lý và truy xuất nhanh hơn.
Tích hợp hệ thống khác: C-Office dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác của doanh nghiệp như phần mềm quản lý tài chính, nhân sự, hệ thống ERP,...

C-Office có thể không phải là lựa chọn dành cho đơn vị kinh doanh nhỏ vì chi phí triển khai và duy trì phần mềm khá cao.

11. XaitPoter - Hỗ trợ soạn thảo và điều phối tài liệu chuyên nghiệp

Cùng với C-Office, XaitPoter cũng là lựa chọn hàng đầu dành cho đơn vị cần điều phối tài liệu chuyên nghiệp. Cụ thể, phần mềm này sẽ hỗ trợ bạn với các tính năng sau đây:

Quản lý tài liệu đám mây: Cho phép nhiều người điều chỉnh dữ liệu theo thời gian thực.
Check lỗi ngữ pháp thông minh: Hỗ trợ người dùng kiểm tra lỗi ngữ pháp của văn bản.
Lưu trữ đám mây: Hỗ trợ không gian lưu trữ trên điện toán đám mây, giúp bạn dễ dàng truy cập, chia sẻ và quản lý tài liệu ở bất cứ nơi đâu.

Về giao diện, phần mềm sử dụng 100% tiếng Anh có thể sẽ gây khó khăn đối với nhân viên không thành thạo ngôn ngữ này.

12. Templafy - Giải pháp kiểm soát công văn chuẩn

Templafy là giải pháp quản lý văn bản mới nhất hiện nay đến từ Đan Mạch. Mặc dù không phổ biến như các công cụ trước đó nhưng nó cũng sở hữu nhiều tính năng nổi bật:

Tính năng tạo tài liệu, văn bản, chứng từ: Không chỉ quản lý mà Templafy còn giúp doanh nghiệp tự động hóa quá trình tạo hồ sơ văn bản. Nhờ tính năng tạo tài liệu đồng nhất, công cụ này có thể giúp doanh nghiệp duy trì sự chuyên nghiệp và tính đồng bộ cho các văn bản.
Chia sẻ tài liệu nội bộ hiệu quả: Cho phép nhiều người dùng làm việc cùng lúc trên hệ thống. Bạn sẽ dễ dàng chia sẻ tài liệu và nhận phản hồi ngay lập tức.

Khi sử dụng phần mềm này, bạn sẽ cần thường xuyên cập nhật và bảo trì phần mềm để duy trì hiệu suất hoạt động tốt nhất.

Như vậy với top 10+ phần mềm quản lý văn bản, phần mểm quản lý công văn kể trên, chúng tôi hy vọng rằng bạn đã chọn được sản phẩm phù hợp với nhu cầu và quy mô của mình. Đừng quên theo dõi thêm nhiều bài viết hữu ích khác tại website POS365 để có thêm giải pháp xử lý công việc hiệu quả nhé!