Phần mềm quản lý sản xuất bằng excel miễn phí là một phương pháp quản lý chi phí cực thấp và đơn giản cũng như phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc các cá nhân có nhu cầu quản lý sản xuất đơn giản. Nếu bạn chỉ cần quản lý sản xuất cơ bản và không muốn tốn quá nhiều chi phí thì đây chính là một lựa chọn hoàn toàn phù hợp.
I. Phần mềm quản lý sản xuất là gì?
Đây là một phần mềm được sử dụng để quản lý và điều chỉnh quá trình sản xuất trong một doanh nghiệp. Nó giúp các công ty tăng hiệu suất sản xuất, giảm thời gian và tối ưu hóa quy trình sản xuất. Phần mềm này có thể cung cấp các chức năng quản lý từ việc đặt hàng, lập kế hoạch sản xuất, kiểm soát lượng hàng tồn kho, quản lý dữ liệu sản xuất, giám sát hiệu suất và quản lý chất lượng sản phẩm.
Phần mềm quản lý sản xuất là gì?
Quản lý sản xuất là một phần quan trọng của hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cũng như đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra các sản phẩm chất lượng cao, giảm thiểu lãng phí và tăng cường tính cạnh tranh trên thị trường.
Việc sử dụng phần mềm quản lý sản xuất bằng excel miễn phí là một cách tiếp cận với chi phí tiết kiệm và đơn giản cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Nhưng để có thể tận dụng tối đa các tính năng của excel để quản lý sản xuất và người dùng cần có kiến thức sử dụng Excel và tự thiết kế các bảng tính theo nhu cầu của doanh nghiệp.
>> Xem thêm: Quản lý sản xuất là gì? Quy trình và công việc của quản lý sản xuất
II. Ưu, nhược điểm của quản lý sản phẩm bằng excel
Tại sao lại có nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý sản xuất bằng excel miễn phí? Chắc chắn nó cũng mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều tiềm năng trong quá trình vận hành nhưng cũng sẽ tiềm ẩn nhiều rủi ro. Cụ thể như sau:
2.1 Ưu điểm
-
Phổ biến và dễ sử dụng: Microsoft Excel là một phần mềm rất phổ biến, nên hầu hết mọi người đều biết cách sử dụng nó. Việc quản lý sản phẩm bằng Excel dễ dàng và không đòi hỏi đào tạo đặc biệt.
-
Tính linh hoạt: Excel cho phép người dùng tạo và tùy chỉnh các bảng tính theo cách mà họ muốn. Bạn có thể tạo các công thức tính toán, biểu đồ và định dạng dữ liệu theo cách riêng của bạn.
-
Tiết kiệm chi phí: Excel là một phần mềm có sẵn trên hầu hết các máy tính, không cần phải mua thêm phần mềm quản lý sản phẩm đắt tiền.
Ưu, nhược điểm của quản lý sản phẩm bằng excel
2.2 Nhược điểm
-
Hạn chế trong quy mô lớn: Excel không được thiết kế để quản lý dữ liệu quy mô lớn. Khi số lượng sản phẩm và dữ liệu tăng lên, việc sử dụng phần mềm quản lý sản xuất bằng excel miễn phí có thể trở nên rối rắm và khó khăn.
-
Khả năng chia sẻ hạn chế: Excel khó khăn trong việc chia sẻ dữ liệu cùng lúc với nhiều người dẫn đến khó khăn trong việc làm việc nhóm và cập nhật thông tin thời gian thực.
-
Dễ xảy ra lỗi: Việc nhập dữ liệu bằng tay trong Excel có thể dẫn đến sai sót và lỗi. Thậm chí một cột hay hàng bị xóa hoặc chỉnh sửa nhầm cũng có thể gây ra sự đảo lộn trong quản lý sản phẩm.
-
Không đồng bộ và hạn chế phân phối dữ liệu: Khi sử dụng Excel, việc chia sẻ và cập nhật dữ liệu có thể gặp khó khăn. Người dùng cần phải chia sẻ tệp Excel qua email hoặc lưu trữ trực tuyến, và việc cập nhật dữ liệu thường đòi hỏi việc thực hiện thủ công.
>> Xem thêm: Tổng hợp 15+ phần mềm quản lý sản xuất tốt nhất hiện nay
III. 3 Bước xây dựng phần mềm quản lý kho bằng excel miễn phí
Để người dùng có thể thành công xây dựng được phần mềm quản lý kho bằng Excel thì bạn cần thực hiện theo các bước ngay dưới đây:
3.1 Quy trình xây dựng phần mềm quản lý sản xuất bằng Excel
Bước 1: Đầu tiên bạn cần khai báo trên trang tính các thông tin cơ bản về doanh nghiệp bao gồm: tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế. Sau đó tiếp tục điền các danh mục hàng hoá, ngày tháng và thông tin khách hàng.
Bước 2: Nhập các số liệu từ các phiếu xuất nhập, phát sinh, phiếu xuất theo dạng bảng
Bước 3: Để xem báo cáo bạn chỉ cần chọn ngày và mã báo cáo.
Excel đã là phần mềm quá quen thuộc với nhiều người, do đó khi xây dựng phần mềm quản lý sản xuất không đòi hỏi người sử dụng có quá nhiều kỹ năng tin học tốt. Vậy nên bạn chỉ cần biết sơ sơ về máy tính là bạn cũng có thể tạo thành công.
Các bước xây dựng phần mềm quản lý kho bằng excel miễn phí
3.2 Hướng dẫn chi tiết cách tạo file dữ liệu
Với phần mềm quản lý sản xuất bằng excel miễn phí các dữ liệu của sản phẩm nên được lưu trữ trong một file riêng biệt và tránh lẫn lộn để có thể theo dõi tình trạng của các sản phẩm trong cửa hàng một cách dễ dàng. Quản lý sản xuất cũng có thể cập nhật dữ liệu vào bảng quản lý dễ dàng và nhanh chóng hơn bao giờ hết. Vậy làm thế nào để có thể tạo file Excel quản lý sản phẩm đúng chuẩn.
Cơ bản một file Excel quản lý sản xuất tiêu chuẩn sẽ bao gồm 3 sheet như sau:
Sheet 1: Nhập
Tại Sheet này các thông tin cơ bản cần có sẽ bao gồm: ngày tháng nhập, tên sản phẩm, giá vốn, giá bán sản phẩm, số lượng sản phẩm nhập, nhà cung cấp sản phẩm.
Sheet 2: Xuất
Để phần mềm quản lý sản xuất bằng excel miễn phí được vận hành tốt nhất thì tại sheet này người dùng cần đảm bảo có đầy đủ các thông tin: thời gian xuất, số lượng sản phẩm đã xuất, mã sản phẩm, thành tiền, nhà cung cấp, bên đặt hàng,...
Sheet 3: Báo cáo
Ở sheet cuối cùng này, bạn cần tổng kết lại các thông tin trong một thời gian nhất định, thông thường sẽ bao gồm tên sản phẩm, số lượng tồn đầu, số lượng nhập, số lượng xuất, số lượng sản phẩm tồn cuối.
>> Xem thêm: Các bước thiết lập file quản lý kho vật tư bằng excel nhanh chóng
IV. Tham khảo 4 mẫu file excel quản lý sản xuất cơ bản
Ngay sau đây POS365 sẽ chia sẻ với bạn các mẫu file của phần mềm quản lý sản xuất bằng excel miễn phí giúp bạn có thể quản lý một cách tốt nhất.
4.1 File quản lý xuất nhập tồn hàng hóa trên excel
Với file excel này các nhà quản lý có thể lần lượt cập nhật danh sách hàng hóa và bảng kê nhập hàng, bảng kê xuất hàng cũng như kết quả xuất báo cáo tổng hợp gồm các thông tin xuất nhập tồn rõ ràng.
File quản lý xuất nhập tồn hàng hóa trên excel
4.2 File quản lý nhập xuất tồn vật tư bằng excel
Để các doanh nghiệp xây dựng, sản xuất có thể phần mềm quản lý sản xuất bằng excel miễn phí tốt nhất thì bản Excel này là một sự lựa chọn hoàn hảo. Nội dung trong sheet này sẽ bao gồm: thông tin doanh nghiệp, danh mục hàng hoá, số kho, báo cáo xuất nhập tồn và phiếu xuất nhập kho.
File quản lý nhập xuất tồn vật tư bằng excel
4.3 File excel quản lý nhập xuất tồn đồ uống
Với template này sẽ giúp các nhà quản lý dễ dàng theo dõi số lượng hàng hoá tồn trong kho và biến động chi phí cũng như doanh thu, lãi lỗ hàng tuần.
File excel quản lý nhập xuất tồn đồ uống
4.4 File excel quản lý nhập xuất tồn kho phần cứng/ phần mềm
Với file này người dùng sẽ sử dụng trong quá trình quản lý xuất nhập tồn kho phần cứng hoặc phần mềm.
File excel quản lý nhập xuất tồn kho phần cứng/ phần mềm
Trên đây chúng tôi đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan nhất về phần mềm quản lý sản xuất bằng excel miễn phí hy vọng sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình quản lý.
