Phần mềm quản lý kho Excel được nhiều doanh nghiệp hiện nay sử dụng. Phần mềm mang đến nhiều sự quen thuộc với nhiều người kinh doanh. Thế nhưng để sử dụng được phần mềm này thì người dùng cần nhiều thời gian học hỏi, tìm tòi tích lũy kinh nghiệm thì mới đạt được hiệu quả công việc.
Vậy khi sử dụng excel thì chúng ta cần lưu ý gì? những rủi ro mà nó mang lại và đâu là giải pháp quản lý kho tốt nhất cho doanh nghiệp? Hãy cùng POS365 tìm hiểu ngay trong nội dung sau đây!
I. Những lưu ý khi sử dụng phần mềm quản lý kho bằng Excel
Để quản lý kho bằng phần mềm Excel, bạn cần lưu ý những điều sau:
-
Sử dụng các biểu mẫu Excel phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp
-
Nắm chắc các kiến thức từ hàm số đến các công thức tính để khắc phục các lỗi phát sinh.
-
Cẩn thận và chi tiết trong quá trình nhập liệu vào file excel
-
Sử dụng tính năng bảo mật, hạn chế người dùng xâm nhập để hạn chế các trường hợp mất dữ liệu
II. Rủi ro khi sử dụng phần mềm quản lý xuất nhập tồn kho bằng Excel
Phần mềm quản lý hàng tồn kho bằng Excel có đặc điểm là quen thuộc, dễ dàng tiếp cận. Tuy nhiên, Excel vẫn còn có nhiều nhược điểm dẫn đến việc thường xuyên gặp sai sót, mất dữ liệu và khó có thể sử nếu như bạn không có khối kiến thức rộng lớn. Đặc biệt không tiện lợi như Phần mềm quản lý kho trên điện thoại.
2.1. Tốn thời gian, dễ sai sót, nhầm lẫn khi nhập liệu
Dữ liệu kinh doanh đều phải nhập thủ công vào trong Excel. Điều này gây tốn thời gian thực hiện và công của toàn bộ doanh nghiệp. Việc này khiến thường xuyên dẫn đến sai sót trong quá trình nhập liệu từ kho hàng vào file.
Tốn thời gian, dễ sai sót, nhầm lẫn khi nhập liệu
2.2. Các dữ liệu không được bảo mật, dễ mất
Khi tệp Excel được sử dụng để thực hiện báo cáo thống kê dữ liệu thường được sử dụng lưu trữ trên cùng 1 hệ thống và thường xuyên phải chia sẻ với rất nhiều người. Thế nên tệp của bạn rất khó để kiểm soát. Đến ngày sao kê, báo cáo, phân tích thì rất loạn. Gặp phải sai sót là phải làm lại cả quy trình.
Các dữ liệu không được bảo mật, dễ mất
2.3. Dữ liệu không được đồng bộ
Dữ liệu sẽ không được cập nhật theo thời gian thực, mọi thứ đều được nhập bằng tay. Thế nên nhiều trường hợp nhập sai, nhập không đúng theo tình trạng kho hàng. Việc này gây ra việc khó khăn trong quá trình xử lý thông tin và vận hành quản lý.
Dữ liệu không được đồng bộ
Xem thêm: Review 12 phần mềm quản lý kho miễn phí tốt nhất hiện nay
2.4. Quản lý công nợ dễ bị nhầm lẫn
Có nhiều khả năng trường dữ liệu bị trộn lẫn nếu quá nhiều thông tin được lưu trữ trong một tệp Excel để quản lý kho sản xuất có nợ nhà cung cấp khiến cho việc tính toán bị nhầm lẫn. Điều này khiến cho các quy trình sẽ phải xem xét lại thường xuyên và khó có thể khắc phục ngay lập tức.
Quản lý công nợ dễ bị nhầm lẫn
III. Giải pháp quản lý hàng tồn kho tốt nhất hiện nay
Nhiều người cho rằng phần mềm chuyên dụng không thực sự cần thiết và quan trọng như vậy vì chúng ta hoàn toàn có thể sử dụng các phần mềm đơn giản khác của Microsoft để quản lý nó tốt hơn nhiều. Bằng cách sử dụng phần mềm quản lý kho chuyên dụng được thiết kế dành riêng cho doanh nghiệp hoặc hoạt động của bạn, chất lượng chắc chắn sẽ được cải thiện đáng kể.
Giải pháp quản lý hàng tồn kho tốt nhất hiện nay
Phần mềm quản lý kho là hệ thống bao gồm các công cụ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc kinh doanh như: Quản lý đơn hàng, thông báo hạn sử dụng, quản lý trả hàng, quản lý nhân sự, dịch vụ khách hàng sau bán hàng. Việc này sẽ giúp người quản lý có thể theo dõi, kiểm soát, thay đổi hoạt động kinh doanh một cách nhanh chóng và chính xác mọi lúc mọi nơi chỉ qua một báo cáo.
Quản lý kho hiệu quả bằng phần mềm POS365 với những tính năng nổi bật:
-
Phân loại, thêm mới, xóa khi nhập xuất hàng hóa.
-
POS365 là phần hỗ trợ quản lý qua tem mác, quét mã vạch QR.
-
Lưu trữ thông tin hàng hàng hóa, hạn sử dụng trên nền tảng điện toán đám mây.
-
Khi tiến hành giao dịch với nhà cung cấp, phần mềm tích hợp in phiếu nhập - xuất hàng.
-
Phần mềm quản lý bán hàng POS365 sử dụng cả online và Offline, kể cả khi mất mạng. Mọi dữ liệu đều được lưu trữ đồng bộ trên hệ thống POS365.
-
Phần mềm quản lý kho POS365 hiển thị chính xác nhanh chóng lượng hàng hóa còn tồn đọng, mới nhập chi tiết qua thông tin, phân loại.
-
Quản lý hao phí nguyên vật liệu: Hiện đầy đủ dữ liệu hao phí nguyên vật liệu sản xuất
-
Tình trạng nhập hàng, kho hàng: Thể hiện đầy đủ dữ liệu nhập hàng của cửa hàng, hàng hóa nhập kho, hàng nhập theo nhà cung cấp…
-
Tự động thêm bớt số lượng, khi giao dịch.
-
Thông báo hết hạn sử dụng.
-
Chủ quản lý có thể xem báo cáo mọi lúc mọi nơi mà không cần có mặt trực tiếp tại cửa hàng.
-
Tương thích trên nhiều thiết bị như: Điện thoại, máy tính, ipad, máy pos bán hàng,...
Bên cạnh đó, khi đăng ký sử dụng bạn sẽ được dùng thử 7 ngày. Sở hữu nhiều tính năng nổi bật, chắc chắn đây là người bạn đồng hành không thể thiếu của mỗi cửa hàng, nhà hàng, quán cà phê,..
Tổng kết
Phần mềm quản lý kho Excel khá quen thuộc với nhiều người, thế nhưng để sử dụng phần mềm này thì bạn phải chuẩn bị một kho kiến thức rộng lớn. Bên cạnh đó với bối cảnh công nghệ phát triển, yêu cầu mọi thao tác phải nhanh và chính xác thì Excel đang gặp bất lợi. Hy vọng nội dung trên đã giúp bạn hiểu hơn về chủ đề này. Chúc các bạn thành công!
