Top 10+ phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí đáng sử dụng nhất

---

Đối với các doanh nghiệp, công ty sẽ có rất nhiều hồ sơ càn phải lưu trữ. Lưu trữ hồ sơ giúp tìm kiếm thông tin dễ dàng, tránh rò rỉ, thất thoát dữ liệu. Với công nghệ phát triển như ngày nay thì nhiều đơn vị lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu tới bạn đọc một số phần mềm chuyên nghiệp để tham khảo sử dụng.

1. AMIS - Thông tin nhân sự

Phần mềm quản lý hồ sơ đầu tiên chúng tôi muốn giới thiệu tới bạn đọc đó chính là AMIS – thông tin nhân sự. Phần mềm này cung cấp cho người dùng đa dạng các tính năng như: báo cáo, thống kê, phân tích,… giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định chuẩn xác. 

Ưu điểm nổi bật của phần mềm này đó là:

AMIS cung cấp đa dạng các tính năng

• Tính năng lưu vết lịch sử truy cập cho phép người dùng tìm kiếm hồ sơ hết sức đơn giản, nhanh chóng. 

• Các thông tin của nhân viên như: thông tin cá nhân, thuế, lương, bảo hiểm, lộ trình nghề nghiệp,… được quản lý toàn diện từ lúc bắt đầu và kết thúc làm việc tại doanh nghiệp. 

• Thông tin dữ liệu được hoạch định quản lý theo từng phòng ban. Nhờ đó mà vấn đề bảo mật thông tin được đảm bảo. 

• Người dùng có thể đưa dữ liệu vào phần mềm thông qua file excel. 

• Tính năng gửi tin nhắn, email thông báo cho nhiều người trong cùng một khoảng thời gian. 

• Tính năng trộn dữ liệu thông tin nhân viên vào biểu mẫu giúp tiết kiệm thời gian, đảm bảo độ chính xác. 

Xem thêm: Top 11 Phần mềm quản lý nhân sự đáng sử dụng nhất hiện nay

2. Phần mềm quản lý văn bản hồ sơ TechMoss 

Phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu chúng tôi muốn giới thiệu tới bạn đọc tiếp theo đó chính là TechMoss. Phần mềm này nằm trong hệ sinh thái phần mềm y tế và được các bệnh viện, phòng khám, nhà thuốc sử dụng thường xuyên. Phần mềm giúp lưu trữ các loại văn bản, hồ sơ, công văn chi tiết, tránh thất thoát, đồng thời phục vụ công tác điều hành, quản trị hiệu quả. 

Một số tính năng nổi bật của phần mềm đó chính là:

• Tìm kiếm thông tin, hồ sơ, văn bản, tài liệu dễ dàng và nhanh chóng. 

• Phân loại hồ sơ, công văn đi đến, hợp đồng khoa học. 

• Phân quyền quản lý hồ sơ cho nhân viên theo vị trí, cấp bậc làm việc. 

• Chia sẻ tài liệu, hồ sơ một cách nhanh chóng, dễ dàng cho các phòng abn. 

• Giao diện đơn giản, thân thiện, dễ dàng sử dụng. 

3. DocEye: Phần mềm lưu trữ và quản lý tài liệu thông minh 

Phần mềm DocEye là một trong những phần mềm được cung cấp hoàn toàn miễn phí cho các doanh nghiệp, cơ quan. Phần mềm hỗ trợ người dùng tìm kiếm tài liệu một cách nhanh chóng, chia sẻ linh hoạt, bảo mật và hết sức an toàn. 

Sau đây là các tính năng nổi bật của phần mềm:

• Hồ sơ được chia sẻ một cách linh hoạt và an toàn bằng cách phân quyền truy cập cho các thành viên. 

• Lưu trữ hồ sơ tập trung, số hoá toàn bộ hồ sơ, tài liệu lên phần mềm giúp tiết kiệm không gian lưu trữ vật lý, giảm thiểu chi phí in ấn, bảo quản. 

• Thông kế cụ thể số lượng, tình trạng các loại hồ sơ giúp nhà quản lý kiểm soát hồ sơ một cách hiệu quả, giảm thiểu tối đa thất lạc. 

• Thống kê số lượng, tình trạng hồ sơ trực quan, chi tiết, giúp quản lý kiểm soát hồ sơ một cách hiệu quả. 

4. Phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu Rubex 

Thêm một phần mềm để bạn tham khảo đó chính là Rubex. Phần mềm cung cấp các tính năng từ cơ bản cho tới nâng cao, số hoá, tự động hóa quy trình quản lý hồ sơ trong doanh nghiệp. Nhờ đó giúp bạn nâng cao hiệu suất và tối ưu được thời gian. 

Một số tính năng nổi bật của phần mềm đó là:

Phần mềm Rubex được người dùng đánh giá cao

• Cung cấp tính năng ký số với giao dịch chữ kỹ an toàn KBA và OTP, giúp kiểm soát một cách chặt chẽ và nghiêm ngặt các hồ sơ đã ký. 

• Tự động nhận dạng, phân loại, đặt tên và lưu trữ hồ sơ. 

• Cấp quyền truy cập hồ sơ cho các bên liên quan. 

• Cài đặt sử dụng của người truy cập và thông báo các hồ sơ được chia sẻ. 

• Tạo mẫu hồ sơ văn bản được cấu trúc sẵn, góp phần tiết kiệm thời gian soạn thảo. 

Đừng bỏ lỡ: Review Top 10 phần mềm quản lý dự án tốt nhất hiện nay

5. Phần mềm quản lý hồ sơ công việc WeUp ERP 

Phần mềm quản lý hồ sơ công việc WeUp ERP sở hữu lượng người dùng lớn. Phần mềm hướng tới các đơn vị, doanh nghiệp số hoá không sử dụng tới giấy tờ trong lưu trữ hồ sơ. Phần mềm giúp người dùng quản lý, giám sát, theo dõi hồ sơ một cách dễ dàng nhất. 

Một số tính năng nổi bật của phần mềm đó là:

• Lưu trữ tập trung và quản lý hồ sơ theo thư mục với các thông tin như: tên hồ sơ, ngày phát hành, ngày hết hiệu lực,… 

• Tra cứu hồ sơ một cách dễ dàng, nhanh chóng, chuẩn xác. 

• Phân quyền tới nhiều người dùng, thực hiện chỉnh sửa, bổ sung tài liệu. 

• Liên kết với module quản trị giúp lưu trữ, luân chuyển hồ sơ đồng bộ giữa các phòng ban với nhau. 

• Giao diện được thiết kế đơn giản, thân thiện, giúp người dùng dễ làm quen và sử dụng. 

6. Phần mềm quản lý hồ sơ chất lượng XaitPorter 

XaitPorter là giải pháp phần mềm lưu trữ và quản lý tài liệu tự động hoá. Phần mềm được nhiều đơn vị, tập đoàn sử dụng. Mọi dữ liệu đều được tự động hoá tài liệu trên nền tảng điện toán đám mây. 

Một số tính năng của phần mềm đó là:

• Phần mềm sở hữu giao diện tổng quan giúp người dùng có cái nhìn bao quát về tài liệu, công việc, tiến độ,… 

• Bạn có thể làm việc ở khắp mọi nơi và thực hiện chỉnh sửa ở các phần khác nhau trong tài liệu tại một thời điểm. 

• Tiến độ tài liệu được kiểm soát và người dùng không cần phải lo lắng vấn đề thời hạn hoàn thành công việc. 

• Tài liệu chất lượng cao được cung cấp nhanh hơn tới 70%. 

• Tự động định dạng quy trình, sắp xếp tài liệu phù hợp góp phần cải thiện chất lượng của tài liệu. 

7. Phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ eFy - eHSLT

eFy – eHSLT là phần mềm số hoá và quản lý hồ sơ điện tử có kết hợp hệ thống máy quét, dữ liệu scan, chỉ mục thiết lập cho cơ quan, tổ chức. Phần mềm cung cấp đa dạng các tính năng đáp ứng nhu cầu sử dụng của người dùng. 

Một số tính năng của phần mềm đó là:

eFy – eHSLT giúp người dùng quản lý tài liệu, lưu trữ thông tin tự động

• Hỗ trợ người dùng tìm kiếm dữ liệu nhanh chóng, chuẩn xác. 

• Tốc độ upload dữ liệu nhanh chóng, có thể kéo thả dữ liệu từ các folder lưu trữ từ máy tính lên phần mềm. 

• Quyền quản lý, khai thác dữ liệu, truy cập được cấp quyền đối với từng hạng mục riêng. Nhờ đó tính bảo mật luôn được đảm bảo. 

• Lưu trữ và xử lý dữ liệu siêu lớn trên nền tảng điện toán đám mây. 

• Triển khai tại các doanh nghiệp, đơn vị độc lập và tích hợp thành một hệ thống để sử dụng chung rất thuận tiện. 

Top 7 phần mềm quản lý công việc bằng excel miễn phí tốt nhất: https://www.pos365.vn/phan-mem-quan-ly-cong-viec-bang-excel-mien-phi-7402.html

8. Phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ miễn phí Microsoft SharePoint 

Microsoft SharePoint  là phần mềm quản lý hồ sơ chất lượng bạn nên tham khảo sử dụng nếu chưa biết nên dùng phần mềm nào. Phần mềm nằm trong bộ công cụ Office của Microsoft nên người dùng sử dụng hết sức thuận tiện. 

Một số tính năng của phần mềm đó là:

• Tạo lập và chỉnh sửa hồ sơ trực tuyến ngay trên hệ thống rất thuận tiện. 

• Đồng bộ hoá dữ liệu từ máy tính lên hệ thống. 

• Quản lý, kiểm soát vòng đời của hồ sơ tài liệu từ ngày phát hành, sửa đổi, loại bỏ hoặc giữ lại. 

• Kiểm xuất các tệp hồ sơ được thiết lập góp  phần hạn chế thao tác sửa đổi không mong muốn. 

• Thư viện tài nguyên được tạo một cách dễ dàng cho các phòng, nhóm, nhờ đó mọi người thuận tiện hơn trong việc sử dụng hồ sơ tài liệu. 

9. Phần mềm Templafy

Templafy là phần mềm quản lý hồ sơ giúp người dùng quản lý tài liệu, lưu trữ thông tin tự động. Nhờ đó công ty, doanh nghiệp có năng suất hoạt động tốt và hiệu quả hơn.

Một số tính năng của phần mềm đó là:

Phần mềm Templafy giúp người dùng quản lý tài liệu, lưu trữ thông tin tự động

• Giao diện thân thiện, đơn giản, dễ dàng để sử dụng. 

• Tích hợp với các công cụ khác đó là: DMS, CRM, PowerPoint,… 

• Tính năng chia sẻ và lưu dữ liệu ở bất kỳ đâu. 

• Thiết lập nội dung, văn bản, trình bày, hình ảnh, được khởi tạo nội dung quản lý một cách riêng biệt. 

• Các tài liệu hợp động được biên dịch một cách nhanh chóng thông qua việc thiết lập tham số và kéo các yếu tố nội dung thích hợp vào văn bản. 

10. Phần mềm quản lý lưu trữ cơ quan Hương Việt

Phần mềm Hương Việt giúp người dùng theo dõi, quản lý, lưu trữ hồ sơ theo vòng đời xuyên suốt. Phần mềm tuân thủ quy định của pháp luật về lưu trữ hồ sơ tài liệu điện tử. Phần mềm  được sử dụng chủ yếu ở các đơn vị hành chính. 

Một số tính năng của phần mềm đó là:

• Tìm kiếm và truy xuất dữ liệu không giới hạn thời gian, địa điểm, không gian. 

• Thiết lập các chính sách khai thác và sử dụng hồ sơ, tài liệu. 

• Quản lý chuẩn xác thông tin hồ sơ, rõ ràng và phân loại theo từng lĩnh vực, ngành cụ thể. 

• Phần mềm được thiết kế đơn giản nên người dùng rất dễ dàng để sử dụng. 

• Phần mềm đáp ứng các nghiệp vụ quản lý hồ sơ cơ bản của các đơn vị, doanh nghiệp. 

Bài viết trên của POS365 đã chia sẻ cho bạn đọc các phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí. Nếu cảm thấy hữu ích hãy chia sẻ cho mọi người cùng biết tới. Chân thành cảm ơn bạn đọc đã đồng hành trong bài viết này.