Operation là gì? Đây là bộ phận giúp doanh nghiệp vận hành toàn bộ hệ thống từ sản xuất, cung ứng, đến quản lý chuỗi giá trị. Một bộ phận Operation hoạt động hiệu quả sẽ tối ưu chi phí, nâng cao năng suất đồng thời mang đến giá trị bền vững cho khách hàng. Dưới đây, POS365 sẽ giải đáp chi tiết về khái niệm Operation, các vị trí phổ biến cũng như những nhiệm vụ và kỹ năng cần thiết để thành công trong mảng này.
1. Operation là gì?
Operation tạm dịch là bộ phận vận hành chỉ toàn bộ quá trình bao quát tổ chức tư quản lý đến kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp để tạo ra sản phẩm/dịch vụ một cách hiệu quả cũng như đạt được các mục tiêu kinh doanh. Về mặt định nghĩa, bộ phận Operation chịu trách nhiệm đảm bảo các hoạt động nội bộ được đồng bộ từ khâu sản xuất, cung ứng, quản lý chuỗi cung ứng cho đến giao hàng, chăm sóc khách hàng sau bán. Đây cũng là đầu mối nòng cốt kết nối với nhiều phòng ban khác như Marketing, tài chính, nhân sự, công nghệ… nhằm tối ưu hiệu quả kinh doanh.
Bộ phận Operation tham gia trực tiếp vào quá trình vận hành của doanh nghiệp
2. Các vị trí trong bộ phận Operation
Trong cơ cấu doanh nghiệp, bộ phận Operation có thể được chia thành nhiều chức vụ hoặc vị trí operation khác nhau tùy theo quy mô và lĩnh vực kinh doanh. Dưới đây là một số vị trí tiêu biểu:
2.1. Operation Executive
Operation Executive (nhân viên vận hành) là vị trí chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc giám sát hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp bao gồm quản lý kho, theo dõi tiến độ sản xuất, thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến mua bán, xuất nhập khẩu,... Họ thường phối hợp với các phòng ban khác để đảm bảo nguồn lực được phân bổ hợp lý, hỗ trợ xử lý những vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành đồng thời ghi nhận dữ liệu để báo cáo lên cấp quản lý.
2.2. Product Operation Executive
Product Operation Executive tập trung vào khía cạnh vận hành liên quan đến sản phẩm. Nhiệm vụ chính của họ là đảm bảo sản phẩm (hoặc dịch vụ) đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng trước khi đến tay khách hàng. Vị trí này phải phối hợp chặt chẽ với đội ngũ R&D (nghiên cứu và phát triển) cũng như bộ phận sản xuất để kiểm soát quy trình, đánh giá hiệu quả và tiếp nhận phản hồi từ khách hàng nhằm cải thiện chất lượng, nâng cao tính cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường.
Product Operation Executive phối hợp với đội ngũ R&D kiểm soát sản phẩm
2.3. E-commerce Operations Executive
E-commerce Operations Executive chịu trách nhiệm giám sát và quản lý các hoạt động vận hành trên kênh thương mại điện tử từ việc quản lý gian hàng online, kiểm tra đơn đặt hàng, đối soát dữ liệu bán hàng, xử lý thanh toán, giao nhận cho đến chăm sóc khách hàng sau khi mua. Họ cần làm việc sát sao với bộ phận Marketing kỹ thuật số để tối ưu trải nghiệm người dùng đồng thời cập nhật xu hướng công nghệ mới để đem lại lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
2.4. Operation Manager
Operation Manager (trưởng phòng vận hành) là chức vụ quản lý cấp trung hoặc cấp cao trong bộ phận Operation. Họ có vai trò lên kế hoạch chiến lược, tổ chức nguồn lực, giám sát tiến độ và tối ưu hóa quy trình làm việc. Đồng thời đảm bảo các mục tiêu về chi phí, chất lượng và thời gian được thực hiện đúng như kế hoạch.
2.5. Operation Support
Operation Support là nhóm công việc hỗ trợ các bộ phận chính trong hoạt động vận hành. Họ có thể phụ trách về dữ liệu, báo cáo, quản lý đơn hàng, chăm sóc khách hàng hoặc hỗ trợ kết nối giữa các phòng ban. Vị trí này giữ vai trò cầu nối đảm bảo luồng thông tin, quy trình thực hiện không bị gián đoạn.
3. Nhiệm vụ chính của bộ phận Operation
Bộ phận Operation có phạm vi công việc rộng đóng vai trò quyết định trong việc duy trì và phát triển hoạt động của doanh nghiệp. Dưới đây là ba nhiệm vụ chính:
3.1. Nghiên cứu thị trường, xây dựng kế hoạch kinh doanh
Trước khi bắt tay vào vận hành, việc nghiên cứu thị trường giúp bộ phận Operation hiểu rõ đối thủ, nhu cầu khách hàng, xu hướng tiêu dùng… Nhờ đó, họ đề xuất hoặc phối hợp cùng Ban lãnh đạo xây dựng kế hoạch kinh doanh phù hợp.
- Phân tích cung - cầu từ đó dự báo nhu cầu tiêu thụ, trữ kho, phân bổ nguồn lực.
- Dựa trên kết quả nghiên cứu, Operation phối hợp với phòng Tài chính để ước tính chi phí, dự trù ngân sách cho từng giai đoạn.
- Bộ phận Operation sẽ cùng Ban lãnh đạo đặt ra các chỉ tiêu doanh số, chất lượng dịch vụ, phạm vi thị trường…
3.2. Triển khai thực hiện kế hoạch kinh doanh, phát triển thị trường
Sau khi có kế hoạch, Operation đảm nhận triển khai và giám sát đồng thời hỗ trợ các bộ phận liên quan để cùng hoàn thành mục tiêu.
- Điều phối nguồn lực từ nhân sự, máy móc, nhà xưởng đến kênh phân phối.
- Theo dõi quy trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ, kịp thời phát hiện vấn đề và xử lý.
- Phát triển thị trường mới, thiết lập kênh phân phối, tăng nhận diện thương hiệu…
Bộ phận Operation chịu trách nhiệm điều phối nguồn lực hợp lý cho doanh nghiệp
3.3. Phụ trách đào tạo đội ngũ nhân sự
Con người là yếu tố quan trọng nhất quyết định thành bại của mọi kế hoạch. Do đó, bộ phận Operation cũng thường chịu trách nhiệm đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ cho nhân viên mới hoặc tổ chức các khóa bồi dưỡng kỹ năng cho đội ngũ sẵn có.
- Xây dựng chương trình đào tạo dựa trên nhu cầu thực tế và mục tiêu kinh doanh.
- Hướng dẫn quy trình đảm bảo mọi nhân viên hiểu và tuân thủ quy trình, quy định an toàn, chất lượng.
- Theo dõi, đánh giá kết quả từ đó cải thiện lộ trình đào tạo, sắp xếp nhân sự đúng chuyên môn, tối ưu hiệu suất công việc.
4. Bộ phận Operation trong các doanh nghiệp ở những lĩnh vực khác nhau
Mỗi ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh sẽ có đặc thù riêng đòi hỏi bộ phận Operation phải linh hoạt áp dụng mô hình quản lý phù hợp. Dưới đây là cách bộ phận Operation hoạt động trong một số lĩnh vực phổ biến.
4.1. Doanh nghiệp bán lẻ
Đối với doanh nghiệp bán lẻ, bộ phận Operation tập trung quản lý chuỗi cung ứng và kênh phân phối hàng hóa. Họ chịu trách nhiệm duy trì kho bãi, sắp xếp logistics và đảm bảo đầy đủ hàng hóa trên kệ. Bên cạnh đó, Operation cũng cần làm việc chặt chẽ với bộ phận chăm sóc khách hàng để xử lý các vấn đề về đổi trả, bảo hành cũng như đảm bảo trải nghiệm mua sắm tại cửa hàng/online luôn suôn sẻ.
4.2. Doanh nghiệp kinh doanh thực phẩm
Trong lĩnh vực thực phẩm, bộ phận Operation đặc biệt coi trọng quản lý chất lượng và an toàn vệ sinh thực phẩm. Họ phải kiểm soát chặt chẽ nguồn nguyên liệu, quy trình đóng gói, bảo quản và vận chuyển hàng hóa để tránh hư hỏng, mất an toàn. Công tác kiểm tra định kỳ, tuân thủ quy định pháp luật về vệ sinh an toàn thực phẩm và xây dựng hệ thống truy xuất nguồn gốc cũng là nhiệm vụ quan trọng.
Đội ngũ thuộc bộ phận Operation phải liên tục kiểm thử sản phẩm
4.3. Doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ
Đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ (du lịch, giáo dục, y tế, tài chính…), bộ phận Operation tập trung vào đảm bảo chất lượng dịch vụ và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Từ khâu tiếp nhận, xử lý yêu cầu của khách đến giai đoạn cung cấp dịch vụ, mọi quy trình phải được thống nhất và chuyên nghiệp. Operation cũng cần phối hợp với các bộ phận liên quan để giải quyết khiếu nại, hỗ trợ khách hàng, nâng cao mức độ hài lòng và duy trì thương hiệu.
4.4. Doanh nghiệp sản xuất
Trong doanh nghiệp sản xuất, bộ phận Operation là hạt nhân kết nối giữa sản xuất, kho vận và kiểm soát chất lượng. Họ quản lý tài nguyên (nguyên vật liệu, nhân công, máy móc), lập kế hoạch sản xuất, giám sát tiến độ và duy trì hiệu suất dây chuyền. Đồng thời, nhiệm vụ cốt lõi của Operation là kiểm soát chất lượng sản phẩm, tối ưu hóa quy trình nhằm tiết kiệm chi phí và đáp ứng đúng hạn các đơn hàng.
5. Những yêu cầu cần có của nhân sự thuộc bộ phận Operation
Dưới đây là một số yêu cầu cơ bản đối với nhân sự thuộc bộ phận Operation. Tùy từng vị trí operation và quy mô doanh nghiệp, yêu cầu cụ thể có thể thay đổi nhưng nhìn chung đều cần các tiêu chí sau:
Yêu cầu về kỹ năng
- Kỹ năng giao tiếp, đàm phán và xử lý tình huống.
- Khả năng quản lý thời gian, lập kế hoạch và tổ chức công việc.
- Tư duy logic, phân tích và giải quyết vấn đề nhanh nhạy.
- Sử dụng thành thạo các công cụ công nghệ quản lý vận hành (ERP, CRM, Excel…)
Yêu cầu về bằng cấp chuyên môn
- Tốt nghiệp các ngành quản trị kinh doanh, kinh tế, chuỗi cung ứng, hoặc lĩnh vực liên quan.
- Ưu tiên ứng viên có chứng chỉ liên quan đến quản lý dự án, quản lý chuỗi cung ứng…
- Trình độ ngoại ngữ (tiếng Anh) thường được yêu cầu trong môi trường làm việc quốc tế.
Yêu cầu về kinh nghiệm
- Có kinh nghiệm tối thiểu từ 1-2 năm (đối với vị trí chuyên viên) hoặc từ 3-5 năm (đối với vị trí quản lý) trong lĩnh vực vận hành, quản lý chuỗi cung ứng, logistics, sản xuất, hoặc lĩnh vực tương tự.
- Kinh nghiệm phối hợp liên phòng ban, tham gia các dự án vận hành quy mô lớn.
- Am hiểu về xu hướng thị trường và cách ứng dụng công nghệ trong quản trị vận hành.
Yêu cầu về phẩm chất, tố chất
- Cẩn trọng, tỉ mỉ, có tinh thần trách nhiệm cao.
- Khả năng lãnh đạo, làm việc nhóm và truyền cảm hứng (đặc biệt với cấp quản lý như operation manager).
- Linh hoạt, thích nghi nhanh với biến động thị trường.
- Tinh thần học hỏi, liên tục cập nhật kiến thức mới và sẵn sàng đổi mới.
Nhân sự đảm nhiệm các vị trí thuộc Operation cần đáp ứng nhiều yêu cầu
Qua bài viết, hy vọng bạn đã hiểu sâu hơn về khái niệm Operation là gì, vai trò cũng như những yêu cầu đối với nhân sự trong lĩnh vực này. Đầu tư đúng mức vào Operation sẽ góp phần tối ưu hóa quy trình và gia tăng lợi thế cạnh tranh từ đó nâng tầm vị thế doanh nghiệp. Đây là chìa khóa để doanh nghiệp quản lý hiệu quả, tối ưu chi phí và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
