Ngành kinh doanh nhà hàng đang ngày càng cạnh tranh khốc liệt. Bên cạnh chất lượng món ăn và dịch vụ, quản lý hiệu quả đóng vai trò then chốt quyết định sự thành công. Tuy nhiên, không ít chủ nhà hàng mắc phải những sai lầm trong quản lý, dẫn đến thất thoát doanh thu, nhân viên bất mãn và khách hàng không hài lòng. Dưới đây, POS365 sẽ chỉ ra những sai lầm phổ biến đó và đề xuất các giải pháp khắc phục.
1. Chọn nhầm nhóm khách hàng mục tiêu
Một trong những sai lầm trong kinh doanh nhà hàng phổ biến nhất là chọn sai hoặc chưa xác định rõ khách hàng mục tiêu của mình. Mỗi khu vực, mỗi cộng đồng đều có đặc trưng về khẩu vị, sở thích ăn uống riêng. Chỉ khi hiểu rõ nhu cầu và sở thích của người tiêu dùng, bạn mới có thể định hình thực đơn, phong cách phục vụ hợp lý để đáp ứng đúng mong đợi.
Bên cạnh việc thấu hiểu khẩu vị, một sai lầm cần tránh khác là thụ động trước các xu hướng ẩm thực mới. Nếu nhà hàng của bạn vẫn chỉ bó hẹp trong thực đơn cũ kỹ, không cập nhật các món “hot” trên thị trường, bạn có thể bỏ lỡ tệp khách quan trọng – đặc biệt là giới trẻ, nhóm thường “rủ rê” bạn bè cùng khám phá ẩm thực.
Tất nhiên, không phải cứ chạy theo mọi trào lưu đều tốt. Điều bạn cần tránh khi kinh doanh nhà hàng là vừa bỏ qua hương vị cốt lõi, vừa không chịu đổi mới. Bạn hãy linh hoạt kết hợp các món “trend” với phong cách riêng của mình, triển khai những chương trình khuyến mãi hoặc buổi giới thiệu món đặc biệt, để chứng tỏ sự nhạy bén và thu hút thêm khách hàng mới.
Nhà hàng cần kết hợp các món ăn cốt lõi của nhà hàng và bắt trend theo xu hướng thịnh hành
2. Ôm đồm làm hài lòng tất cả mọi người
Nhiều người lầm tưởng rằng nhà hàng của mình phải phục vụ được tất cả khách hàng, từ bình dân đến cao cấp, từ người thích món Việt đến người mê món Tây,... Tuy nhiên, chính điều này dẫn đến sự dàn trải, làm mất đi nét đặc trưng của nhà hàng.
Bí quyết nằm ở việc xác định rõ phân khúc và thế mạnh: bạn sẽ trở thành một quán ăn sáng chuẩn vị miền Trung, hay chuyên về món chay nghệ thuật, hoặc là một nhà hàng ẩm thực fusion? Khi bạn chuyên tâm vào một “lõi” dịch vụ, khách hàng sẽ cảm nhận được sự chỉn chu. Ngược lại, nếu quá ôm đồm để làm hài lòng mọi nhóm khách, bạn dễ mất kiểm soát quản lý nhân sự, gia tăng chi phí và không thể xây dựng hình ảnh thương hiệu riêng.
3. Thực đơn kém hấp dẫn
Nhà hàng không chỉ bán món ăn mà còn bán trải nghiệm. Nhiều chủ quán mắc phải sai lầm này: thực đơn không có cá tính, không có “câu chuyện” riêng, dẫn đến việc khách hàng không nhớ nổi.
Để khắc phục, hãy đầu tư vào thiết kế thực đơn gọn gàng, kết hợp mô tả chi tiết và hình ảnh hấp dẫn (nếu có). Tạo một vài món “signature” – món đặc biệt mà người ta chỉ tìm thấy ở nhà hàng của bạn. Bạn có thể triển khai phần mềm quản lý thực đơn để theo dõi mức độ bán chạy, lợi nhuận từng món, qua đó điều chỉnh kịp thời. Đây là cách quản lý thực đơn linh hoạt, giúp bạn tránh lãng phí nguyên vật liệu ít bán chạy.
Thiết kế menu nhà hàng đơn giản kết hợp với mô tả món ăn
4. Quản lý vận hành lỏng lẻo
Quản lý vận hành là xương sống của mọi hoạt động khi kinh doanh nhà hàng. Thiếu một quy trình bài bản và cách quản lý khoa học, bạn rất dễ rơi vào tình trạng thất thoát tài chính, xung đột quản lý nhân sự, hoặc chậm trễ trong phục vụ. Dưới đây là những sai lầm cần tránh thường gặp:
4.1. Thiếu chiến lược kinh doanh bài bản
Nhiều người hào hứng mở nhà hàng theo kiểu “làm thử” mà quên mất tầm quan trọng của một bản kế hoạch chi tiết. Bạn cần phải xác định rõ tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, cũng như xây dựng lộ trình để đạt được những mục tiêu đó.
Một chiến lược kinh doanh bài bản nên bao gồm dự toán chi phí, dự báo doanh thu, kế hoạch marketing, cách quản lý dòng tiền, cùng với các phương án ứng phó rủi ro. Nếu bạn không chuẩn bị kĩ, ngay khi gặp khó khăn đầu tiên – chẳng hạn giảm lượng khách do biến động kinh tế hoặc thay đổi xu hướng – bạn sẽ lúng túng, không có giải pháp phù hợp.
4.2. Kiểm soát tài chính không chặt chẽ
Một sai lầm cần tránh nữa là thiếu minh bạch và chặt chẽ trong quản lý tài chính. Chi tiêu vô tội vạ, mua nguyên vật liệu theo cảm hứng hoặc không có sổ sách ghi chép rõ ràng dễ dẫn đến thất thoát.
Bên cạnh đó, nhiều chủ quán vì bận rộn mà giao hết việc thu chi cho nhân viên kế toán mới, mà không tự mình nắm được bức tranh tổng thể. Để giải quyết, bạn có thể sử dụng các phần mềm quản lý tài chính tích hợp, cho phép cập nhật doanh thu, chi phí, lãi lỗ theo thời gian thực. Việc này giúp bạn đưa ra quyết định nhanh, chẳng hạn nên cắt giảm khoản chi nào, nên nhập thêm món mới hay chưa.
Việc kiểm soát tài chính không rõ ràng, minh bạch là một sai lầm nghiêm trọng
4.3. Dự trù chi phí sai lệch, không rõ dòng vốn
Dự trù chi phí là một phần quan trọng khi kinh doanh nhà hàng, bao gồm tiền thuê mặt bằng, nhân công, nguyên vật liệu, marketing, khấu hao thiết bị, v.v. Tuy nhiên, nhiều người chỉ tính toán sơ bộ, quên mất những khoản phát sinh như sửa chữa máy móc, bảo trì, điện nước tăng giá, hoặc chi phí vận chuyển.
Khi chi phí thực vượt xa so với dự trù, bạn có thể bị “vỡ trận” dòng vốn. Ngoài ra, việc không theo dõi sát dòng tiền ra – vào theo tuần, theo tháng khiến bạn không xác định được thời điểm nào cần rót thêm vốn, thời điểm nào phải thắt lưng buộc bụng. Lời khuyên là hãy xây dựng bảng dòng tiền (cash flow) càng chi tiết càng tốt, cập nhật liên tục. Đó là một yếu tố giúp bạn sẵn sàng ứng phó bất ngờ, hạn chế nguy cơ sụp đổ do thiếu hụt tài chính.
4.4. Coi nhẹ khâu đào tạo nhân viên (lỗi phục vụ, chậm, thiếu chuyên nghiệp)
Nhiều chủ quán chỉ chú trọng vào món ăn mà quên mất việc đào tạo nhân viên bài bản. Kết quả là đội ngũ phục vụ mắc sai sót liên tục, từ bưng nhầm món, thái độ không tốt, đến không kiểm soát được tốc độ ra món.
Để khắc phục, ngay từ đầu, bạn cần xây dựng quy trình đào tạo rõ ràng, hướng dẫn nhân viên từ cách chào hỏi, tư vấn menu, xử lý yêu cầu đặc biệt, đến quy tắc an toàn vệ sinh. Ngoài ra, nên thường xuyên tổ chức buổi họp, trao đổi kinh nghiệm và tiếp nhận phản hồi từ khách để kịp thời cải thiện. Một đội ngũ nhân viên phục vụ chuyên nghiệp là tài sản lớn giúp bạn giữ chân khách, xây dựng hình ảnh nhà hàng uy tín.
Chủ nhà hàng cần xây dựng quy trình đào tạo nhân viên rõ ràng
4.5. Tuyển dụng không phù hợp với định hướng nhà hàng
Mỗi nhà hàng có phong cách, văn hóa và yêu cầu riêng. Ví dụ, nếu bạn hướng đến nhà hàng cao cấp, nhân viên cần có khả năng giao tiếp lịch sự, kỹ năng ngoại ngữ nhất định (nếu phục vụ du khách nước ngoài). Ngược lại, nhà hàng bình dân có thể cần nhân viên linh hoạt, quen với khối lượng công việc lớn, thay vì quá tập trung vào lễ nghi.
Lựa chọn nhân sự không đúng sẽ dẫn đến mâu thuẫn trong nội bộ, rời bỏ công việc giữa chừng, hoặc làm giảm chất lượng phục vụ. Do đó, khâu tuyển dụng nên tuân theo quy trình chặt chẽ, có bước phỏng vấn, thử việc, đánh giá khả năng thích nghi. Đừng quên tính đến yếu tố tính cách: người vui vẻ, nhiệt tình thường phù hợp môi trường quán ăn hơn người trầm tính, ít nói. Xác định rõ tiêu chí tuyển dụng và sàng lọc kỹ lưỡng từ đầu sẽ giúp bạn xây dựng đội ngũ nhân sự ăn ý, đồng bộ với mục tiêu kinh doanh.
4.6. Quản lý thời gian chưa khoa học
Nhiều người mắc phải sai lầm này: không sắp xếp lịch làm việc khoa học, để cả đội bếp và đội phục vụ đều bị quá tải vào giờ cao điểm. Điều này thể hiện cách quản lý còn thiếu chuyên nghiệp, dẫn đến năng suất thấp.
Bạn cần lập kế hoạch nhân sự theo khung giờ, đảm bảo đủ người trực vào những thời điểm đông khách, và tránh lãng phí nhân lực lúc vắng. Đồng thời, hãy phân công nhiệm vụ rõ ràng, ai làm bếp chính, ai sơ chế, ai ra món, ai phụ dọn dẹp. Việc chia nhỏ công đoạn và kiểm soát thời gian chế biến từng món sẽ tăng hiệu suất, giảm sai sót.
5. Hoạt động tiếp thị chưa đúng tệp khách hàng
Hoạt động tiếp thị chưa đúng tệp khách hàng khiến doanh nghiệp gần như “ném tiền qua cửa sổ”. Sau đây là một số hoạt động tiếp thị phổ biến mà nhiều nhà hàng kinh doanh đang thực hiện chưa hiệu quả:
5.1. Giảm giá liên tục khiến thương hiệu mất giá trị
Nhiều chủ quán thường nghĩ rằng giảm giá là cách nhanh nhất lôi kéo khách. Đúng là trong ngắn hạn, bạn có thể tăng doanh số. Nhưng mắc phải sai lầm này quá thường xuyên sẽ khiến khách hàng mặc định đợi nhà hàng giảm giá mới đến. Thậm chí, thương hiệu bị định vị là “rẻ tiền” và không bền vững.
Thay vì giảm giá liên tục, bạn nên thiết kế các chương trình khuyến mãi có giới hạn, ví dụ “mua 3 tặng 1”, “giờ vàng giảm 10%” hoặc “combo gia đình” để giữ tính kích cầu nhưng vẫn bảo toàn hình ảnh. Bên cạnh đó, đừng quên các hoạt động tri ân khách hàng trung thành, tặng voucher sinh nhật, tạo thẻ tích điểm.
5.2. Lựa chọn sai kênh quảng cáo
Trên thị trường hiện nay, có vô vàn kênh quảng cáo: Facebook, Instagram, Google, TikTok, báo điện tử, tạp chí ẩm thực, KOL/Influencer, v.v. Vấn đề là chủ quán cần xác định rõ khách hàng mục tiêu của mình nằm ở đâu.
Nếu bạn phục vụ phân khúc khách trẻ, có thể đẩy mạnh kênh TikTok hay Instagram, còn phân khúc doanh nhân văn phòng có thể lại phù hợp Facebook và LinkedIn hơn. Lựa chọn kênh không đúng hoặc không có chiến lược nội dung rõ ràng sẽ đốt tiền vô ích.
Một số nhà hàng cũng vội vàng mời KOL nổi tiếng mà không nghiên cứu xem tệp người theo dõi KOL đó có trùng với tệp khách của mình hay không. Để tránh sai lầm trong kinh doanh, bạn nên thực hiện bước khảo sát nhỏ: khách hàng đến từ đâu, họ thường dùng mạng xã hội nào, họ quan tâm đến nội dung gì. Từ đó, tập trung ngân sách vào các kênh hiệu quả, đồng thời theo dõi chỉ số tương tác, phản hồi, lượt chuyển đổi (ví dụ khách đặt bàn qua link). Nếu chiến dịch nào không hiệu quả, hãy điều chỉnh hoặc dừng lại kịp thời.
5.3. Bỏ quên khách hàng trung thành, chỉ tập trung tìm kiếm khách mới
Nhiều chủ quán phạm sai lầm khi chỉ dồn sức cho chiến dịch marketing lôi kéo khách mới, mà quên mất chính những vị khách trung thành này là “đại sứ thương hiệu” tốt nhất. Họ có xu hướng chi tiêu cao hơn, quay lại thường xuyên hơn, và giới thiệu nhà hàng cho bạn bè.
Do đó, hãy đầu tư vào các chương trình chăm sóc khách hàng cũ: tặng ưu đãi khi họ đạt mốc tích điểm nhất định, gửi lời chúc mừng sinh nhật, giảm giá đặc biệt vào ngày kỷ niệm, hay đơn giản là gọi điện hoặc nhắn tin hỏi thăm. Những hành động nhỏ, mang tính cá nhân hóa sẽ củng cố mối quan hệ với khách, giúp nhà hàng trở thành “điểm đến quen thuộc” trong tâm trí họ.
Nhà hàng cần có các chương trình khuyến mãi hoặc ưu đãi để giữ chân khách hàng
6. Chưa nghiên cứu kỹ vị trí kinh doanh
Vị trí là một trong những yếu tố quan trọng nhất quyết định thành bại của nhà hàng. Đôi khi, một mặt bằng nhỏ nhưng gần trường đại học, văn phòng đông đúc lại mang lại lợi nhuận cao hơn chỗ mặt tiền rộng nhưng xa trung tâm. Đừng quên thăm dò ý kiến người dân quanh đó, xem họ ưa chuộng kiểu ẩm thực gì, tần suất ăn ngoài của họ ra sao. Thay vì chỉ chạy theo mặt bằng rẻ, hãy tính đến bài toán “lãi ròng” sau này.
Nếu vị trí đã không thuận lợi, bạn phải đầu tư vào marketing nhiều hơn, hoặc điều chỉnh mô hình kinh doanh (ví dụ: giao hàng là chủ yếu). Nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi đặt bút ký thuê mặt bằng sẽ giúp bạn tránh lãng phí và giảm tỷ lệ rủi ro đóng cửa sớm.
Những sai lầm trong quản lý nhà hàng có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng, ảnh hưởng đến lợi nhuận, uy tín và sự hài lòng của khách hàng. Việc đầu tư vào quản lý hiệu quả là vô cùng quan trọng. Bạn có thể cân nhắc sử dụng các phần mềm quản lý, vận hành nhà hàng chuyên dụng như POS365 để quá trình kinh doanh thuận lợi hơn, tránh mắc phải những sai lầm không đáng có trong khâu quản lý, vận hành. POS365 là phần mềm được thiết kế riêng cho lĩnh vực nhà hàng, giúp bạn quản lý doanh thu, giảm tối đa thất thoát, tối ưu quy trình vận hành bán hàng. Đây là giải pháp hoàn hảo, phù hợp cho mọi mô hình kinh doanh nhà hàng, quán ăn hiện nay.
