Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông tin dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tạo và quản lý bằng phương thức điện tử. Loại hoá đơn này được tạo trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Trong bài viết này, cùng chúng tôi tìm hiểu về mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể và những điều cần biết xung quanh nó.

Mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể và những điều bạn cần biết

I. Hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể là gì và bao gồm những gì?

Hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể là một loại hóa đơn được tạo và lưu trữ dưới dạng điện tử, thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống. Hóa đơn này được sử dụng để ghi nhận và tổ chức thông tin về giao dịch mua bán, thu chi hoặc các giao dịch khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của hộ kinh doanh cá thể.

Việc sử dụng mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể mang lại nhiều lợi ích, bao gồm:

Tiết kiệm thời gian và công sức: Thay vì phải in và giữ gìn các hóa đơn giấy truyền thống, hóa đơn điện tử có thể tạo ra, lưu trữ và truy xuất nhanh chóng và tiện lợi.
Tiết kiệm chi phí: Không cần in ấn và vận chuyển hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử giúp giảm thiểu chi phí cho việc sử dụng và quản lý hóa đơn.
Bảo mật thông tin: Hóa đơn điện tử có thể được mã hóa và bảo mật để đảm bảo an toàn thông tin của khách hàng và doanh nghiệp.
Dễ dàng tra cứu và lưu trữ: Hóa đơn điện tử có thể dễ dàng truy xuất và lưu trữ trong hệ thống điện tử, giúp giảm bớt công việc lưu trữ và tìm kiếm so với hóa đơn giấy truyền thống.

Để sử dụng hóa đơn điện tử, bạn cần tuân thủ các quy định về hóa đơn điện tử của pháp luật tại quốc gia của bạn.

Hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể là gì và bao gồm những gì?

Theo quy định tại điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ về hóa đơn điện tử, các nội dung bắt buộc phải có trên mẫu hoá đơn điện tử có thể kể đến như:

Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;
Tổng số tiền thanh toán;
Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;
Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có).
Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có)

>> Xem thêm: Hoá đơn điện tử là gì? Những thông tin cần biết về hóa đơn điện tử

II. Quy định về ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử

Các ký hiệu trong mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể là nội dung bắt buộc có trên hóa đơn điện tử được quy định dựa theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể như sau:

"Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6 để phản ánh loại hóa đơn điện tử như sau:

Số 1: Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng;
Số 2: Phản ảnh loại hóa đơn điện tử bán hàng;
Số 3: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công;
Số 4: Phản ánh loại hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia;
Số 5: Phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Số 6: Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn bao gồm: phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Sáu (06) ký tự này được quy định như sau:

Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K như sau: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã;

Hai (02) ký tự tiếp theo là hai chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Năm lập hóa đơn điện tử là năm 2022 thì thể hiện là số 22; năm lập hóa đơn điện tử là năm 2023 thì thể hiện là số 23;

Một (01) ký tự tiếp theo là một chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể:

Chữ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
Chữ D: Áp dụng đối với hóa đơn bán tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;
Chữ L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;
Chữ M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền;
Chữ N: Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử;
Chữ B: Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử;
Chữ G: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng;
Chữ H: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.

Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý. Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn thì sử dụng hai ký tự cuối nêu trên để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn. Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY;
Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn (hoặc ở vị trí dễ nhận biết);
Ví dụ thể hiện các ký tự của ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn điện tử:

+ “1C22TAA” – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;

+ “2C22TBB” – là hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh ký sử dụng với cơ quan thuế;

+ “1C23LBB” – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2023 và là hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;

+ “1K23TYY” – là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã được lập năm 2023 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;

+ “1K22DAA” – là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức bắt buộc do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;

+ “6K22NAB” – là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử loại không có mã được lập năm 2022 doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế;

+ “6K22BAB” – là phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử loại không có mã được lập năm 2022 do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.”

Nguồn: Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC

III. Các mẫu hóa đơn hộ kinh doanh cá thể cơ bản theo Thông tư 68/2019/TT-BTC

Trong thông tư 68/2019/TT-BTC đã có điều chỉnh về hoá đơn điện tử để giúp hộ kinh doanh cá thể thực hiện thủ tục đăng ký sử dụng hoá đơn nhanh chóng, hiệu quả đã ban kèm theo các mẫu hoá đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể như sau:

3.1 Hóa đơn giá trị gia tăng

Mẫu hoá đơn này áp dụng cho hộ kinh doanh, tổ chức, doanh nghiệp cơ thể kê khai giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Mẫu hoá đơn điện tử giá trị gia tăng được lập theo mẫu sau đây:

Hóa đơn giá trị gia tăng

>> Xem thêm: Tổng hợp các mẫu hóa đơn điện tử mới nhất theo Thông tư 78

3.2 Mẫu hóa đơn cho hộ kinh doanh cá thể

Mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể được áp dụng chủ yếu với các trường hợp tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương thức trực tiếp. Bạn có thể tham khảo theo mẫu sau:

Mẫu hóa đơn cho hộ kinh doanh cá thể

3.3 Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử

Mẫu hoá đơn này được tạo với mục đích ghi chép việc thực hiện xuất kho kiêm vận chuyển điện tử. Trong mẫu phiếu xuất kho cần đảm bảo nêu rõ các nội dung như nội dung xuất kho, thông tin vận chuyển, phương tiện,...

Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử

3.4 Mẫu hóa đơn điện tử giá trị gia tăng đặc thù

Đây là mẫu hoá đơn được áp dụng trong các trường hợp bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ đặc thù. Trong mẫu hoá đơn giá trị gia tăng này không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung, bạn có thể tham khảo trong Khoản 3 Điều 3 của Thông tư 68/2019/TT-BTC và trong mẫu sau:

Mẫu hóa đơn điện tử giá trị gia tăng đặc thù

3.5 Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng đặc thù bằng ngoại tệ

Mẫu hoá đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể này dành cho các tổ chức và hộ kinh doanh cá nhân đặc thù bằng ngoại tệ được lập tượng tự như mẫu sau:

Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng đặc thù bằng ngoại tệ

IV. Hộ kinh doanh cá thể xuất hóa đơn điện tử như thế nào?

Cùng POS365 tìm hiểu 3 trường hợp quy định hộ kinh doanh được sử dụng hoá đơn điện tử theo khoản 2 điều 6 thông tư 78/2021/TT-BTC như sau:

Hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai phải sử dụng hoá đơn điện tử.
Hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh tiến hành nộp thuế giá trị gia tăng hoặc thuế thu nhập cá nhân theo phương pháp khoán nếu có yêu cầu sử dụng hoá đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hoá đơn điện tử theo từng lần phát sinh.
Hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh khai thuế theo từng phát sinh trong trường hợp có yêu cầu sử dụng hoá đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hoá đơn điện tử theo từng lần phát sinh.