Hóa đơn điện tử được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử bằng phương tiện điện tử. Cùng POS365 tìm hiểu các mẫu hóa đơn điện tử mới nhất theo Thông tư 78 nhé!
I. Mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ là gì?
Các điều kiện đáp ứng một mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ mang giá trị pháp lý:
-
Đảm bảo độ tin cậy về tính toàn vẹn, đầy đủ của thông tin được thể hiện trên hóa đơn điện tử khi thông tin đó được tạo ra là thông tin dạng cuối cùng.
-
Tính toàn vẹn của một hóa đơn điện tử được đánh giá dựa trên sự đầy đủ và không có sai sót khiến hóa đơn phải thay đổi. Ngoại trừ trường hợp thay đổi phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
-
Đảm bảo có thể truy cập được thông tin trên hóa đơn điện tử dưới dạng hoàn thiện nhất khi cần thiết.
Thế nào mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ?
>>Xem thêm: Quy định mới nhất về ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78
II. Những nội dung bắt buộc trên mẫu hóa đơn điện tử
Theo quy định về hóa đơn điện tử tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, những nội dung bắt buộc trên mẫu hóa đơn điện tử mới nhất phải có:
-
Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn điện tử, ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử và số hóa đơn;
-
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
-
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (trong trường hợp người mua có mã số thuế);
-
Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thuế suất thuế giá trị gia tăng, thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;
-
Tổng số tiền thanh toán;
-
Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;
-
Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);
-
Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
-
Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
-
Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và các nội dung khác liên quan (nếu có).
Những nội dung bắt buộc trên mẫu in hóa đơn điện tử
Lưu ý:
-
Hóa đơn điện tử phải đúng chính tả và được viết bằng tiếng Việt. Trong trường hợp doanh nghiệp muốn thêm chữ nước ngoài thì cần đặt bên phải trong dấu ngoặc đơn hoặc đặt ngay bên dưới dòng tiếng Việt và phải có kích thước chữ nhỏ hơn tiếng Việt.
-
Doanh nghiệp, tổ chức, hộ gia đình, cá nhân kinh doanh và cung cấp dịch vụ khi khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không cần thiết phải có chữ ký điện tử của người mua, dấu của người bán trong trường hợp: Hóa đơn nước, hóa đơn điện, hóa đơn dịch vụ viễn thông, hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in.
>> Xem thêm: Hướng dẫn cách in hóa đơn điện tử theo quy định của Pháp Luật
III. Các quy định ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử
Nằm tại phía trên bên phải của hóa đơn sẽ bao gồm ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn. Để tăng phần dễ dàng nhận biết đôi khi vị trí này cũng sẽ được thay đổi. Dưới đây là quy định mẫu hóa đơn điện tử.
3.1. Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử
Quy định về mẫu số hóa đơn điện tử số hóa đơn sẽ sử dụng các số tự nhiên từ 1 đến 6 nhằm phải anh loại hóa đơn điện tử.
-
Số 1 được dùng để phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng.
-
Số 2 được sử dụng nhằm phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng.
-
Số 3 được sử dụng phản ánh hóa đơn điện tử bán tài sản công.
-
Số 4 được sử dụng để phản ánh hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.
-
Số 5 được sử dụng để phản ánh các loại hóa đơn điện tử như tem, vé, thẻ, phiếu thu. Hoặc các loại chứng từ điện tử khác nhưng có chứa nội dung của hóa đơn điện tử theo Nghị định 123.
-
Số 6 được sử dụng để phản ảnh các loại chứng từ điện tử được quản lý và sử dụng như hóa đơn. Bao gồm phiếu xuất hàng gửi bán đại lý và phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
Các quy định ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử
>>Xem thêm: Top 7 đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử tốt nhất hiện nay
3.2. Ký hiện hóa đơn điện tử
Không giống ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn là nhóm 6 ký tự có bao gồm cả chữ số và chữ viết. Được sử dụng nhằm phản ánh thông tin về hóa đơn có mã Cơ quan Thuế hoặc không, loại hóa đơn và cả năm lập hóa đơn.
-
Ký tự đầu là một chữ cái K hoặc C. Chữ C phản ánh hóa đơn điện tử có mã Cơ quan thuế. Còn chữ K thì ngược lại phản ánh hóa đơn không có mã Cơ quan Thuế.
-
Ký tự thứ 2 và 3 là hai chữ số Ả Rập. Được sử dụng nhằm phản ánh năm tiến hành lập hóa đơn điện tử. Hai ký tự này được xác định theo 2 số cuối theo năm dương lịch.
-
Ký tự thứ 4 sẽ là 1 chữ cái (T,D,L,M,N,B,G,H). Được sử dụng nhằm phản ánh loại hóa đơn điện tử được sử dụng.
Chữ T sử dụng trong hóa đơn mà doanh nghiệp, tổ chức, hộ gia đình, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với Cơ quan Thuế.
Chữ D sử dụng cho loại hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia và bán tài sản công. Hoặc hóa đơn đặc thù không yêu cầu phải có các tiêu thức do tổ chức, doanh nghiệp đăng ký sử dụng.
Chữ L được sử dụng cho loại hóa đơn điện tử được cấp bởi Cơ quan Thuế theo từng lần phát sinh.
Chữ M được sử dụng cho hóa đơn điện tử được máy tính tiền khởi tạo.
Chữ N được sử dụng cho các loại phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử.
Chữ B được sử dụng cho các loại phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
Chữ G được sử dụng cho các loại tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng.
Chữ H được sử dụng cho các loại vé, tem, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.
-
Ký tự thứ 5 và 6 là chữ viết do người bán xác định theo nhu cầu quản lý. Người bán có thể sử dụng 2 ký tự để phân biệt mẫu hóa đơn điện tử cùng loại. Việc này sẽ dễ dàng hơn trong việc quản lý khi sử dụng nhiều mẫu.
>>Xem thêm: Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử trên máy tính tiền qua phần mềm POS365
IV. Các loại hóa đơn điện tử theo quy định
Theo Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định loại hóa đơn điện tử cụ thể như sau:
4.1. Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng
Là hóa đơn dành cho các doanh nghiệp, tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động:
-
Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
-
Hoạt động vận tải quốc tế;
-
Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
-
Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng
4.2. Hóa đơn bán hàng
Là hóa đơn dành cho các tổ chức, cá nhân như sau:
a) Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp sử dụng cho các hoạt động:
-
Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ nội địa;
-
Hoạt động vận tải quốc tế;
-
Xuất kho vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
-
Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
b) Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi kinh doanh hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ "Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan".
4.3. Hóa đơn điện tử bán tài sản công
Là loại hóa đơn được sử dụng khi bán các tài sản sau:
-
Tài sản công tại cơ quan, tổ chức, đơn vị bao gồm cả nhà ở thuộc sở hữu nhà nước;
-
Tài sản kết cấu hạ tầng;
-
Tài sản công được Nhà nước giao cho doanh nghiệp quản lý không tính thành phần nhà nước tại doanh nghiệp'
-
Tài sản của dự án sử dụng vốn nhà nước;
-
Tài sản được xác lập quyền sở hữu toàn dân;
-
Tài sản công bị thu hồi theo quyết định của cơ quan, người có thẩm quyền;
-
Vật tư, vật liệu thu hồi được từ việc xử lý tài sản công.
Hóa đơn điện tử bán tài sản công
4.4. Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia
Là hóa đơn được sử dụng khi các cơ quan, đơn vị thuộc hệ thống cơ quan dự trữ nhà nước bán hàng dự trữ quốc gia theo quy định của pháp luật.
Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia
4.5. Các loại hóa đơn khác
-
Tem, vé, thẻ có hình thức và nội dung quy định tại Nghị định này;
-
Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng trừ những trường hợp có hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
-
Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.
>> Tìm hiểu thêm: Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử theo quy định tại Thông tư 78
V. Một số mẫu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78
Theo Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều chỉnh của Nghị định về hóa đơn điện tử, giúp doanh nghiệp thực hiện nhanh chóng và hiệu quả trong thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn, Thông tư 68 đã ban hành kèm theo 5 mẫu như sau:
5.1. Mẫu hóa đơn điện tử giá trị gia tăng
Mẫu hóa đơn điện tử gia tăng dùng cho các tổ chức, cá nhân khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
Mẫu hóa đơn điện tử giá trị gia tăng
5.2. Mẫu hóa đơn điện tử bán hàng
Mẫu hóa đơn điện tử bán hàng dùng trong trường hợp khi khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp, các tổ chức, cá nhân có thể sử dụng.
Mẫu hóa đơn điện tử bán hàng
5.3. Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử
Mẫu hóa đơn này là mẫu phiếu được lập ra nhằm ghi chép việc xuất kho kiêm vận chuyển điện tử. Trong mẫu hóa đơn có nêu rõ nội dung xuất kho, thông tin vận chuyển, người vận chuyển, phương tiện vận chuyển,...
Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử
5.4. Mẫu hóa đơn điện tử giá trị gia tăng đặc thù
Mẫu hóa đơn điện tử giá trị gia tăng đặc thù dành cho những trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng. Trong hóa đơn không bắt buộc phải có đầy đủ các nội dung, đã được quy định tại Khoản 3, Điều 3 của Thông tư 68/2019/TT-BTC.
Mẫu hóa đơn điện tử giá trị gia tăng đặc thù
5.5. Mẫu hóa đơn điện tử giá trị gia tăng đặc thù bằng ngoại tệ
Mẫu hóa đơn điện tử giá trị gia tăng đặc thù bằng ngoại tệ được dùng cho một số doanh nghiệp, tổ chức đặc thù bằng ngoại tệ.
Mẫu hóa đơn điện tử giá trị gia tăng đặc thù bằng ngoại tệ
5.6. Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử
Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử là văn bản được lập trong quá trình xảy ra sai sót khi lập hóa đơn và phải thực hiện điều chỉnh những nội dung sai sót, thay đổi mẫu hóa đơn điện tử đã phát hành. Một số trường hợp sai sót thường xảy ra như sai số tiền, sai địa chỉ, sai số lượng hàng hóa, ngày về,....
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử
5.7. Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử
Hủy hóa đơn là việc hủy bỏ giá trị của hóa đơn điện tử nhưng hóa đơn vẫn tồn tại và có thể rà soát, tra cứu được. Việc hủy hóa đơn điện tử có thể diễn ra nhiều lần liên tục.
Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử
5.8. Mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử
Sau khi lập hóa đơn nếu phát hiện ra sai sót người bán phải lập biên bản thay thế hóa đơn cũ. Sau đó cần thực hiện thông báo với người mua và cơ quan thuế.
Mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử
5.9. Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn điện tử
Biên bản thu hồi hóa đơn điện tử là một văn bản ghi lại quá trình thu hồi hoặc sửa đổi thông tin trên hóa đơn điện tử đã phát hành trước đó. Mẫu biên bản này sẽ được sử dụng khi xảy ra sai sót hoặc thiếu sót thông tin trên hóa đơn trên điện tử được phát hành cần phải sửa đổi hoặc thu hồi hóa đơn. Nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin, tuân thủ quy định pháp luật.
Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn điện tử
5.10. Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử viết sai
Biên bản hủy hóa đơn viết sai được sử dụng để ghi nhận việc sai sót hoặc lý do khác dẫn đến việc hủy và cam kết sẽ không thực hiện kê khai thuế hóa đơn sai.
Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử viết sai
5.11. Mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể
Hóa đơn hộ kinh doanh hay còn gọi là hóa đơn bán hàng là hóa đơn bán hàng hóa dịch vụ dành cho cá nhân, tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Trong kế toán, hóa đơn này được xem là chứng từ gốc được sử dụng để hạch toán. Đồng thời góp phần quan trọng trong quản lý thuế, hỗ trợ việc kê khai thêm phần dễ dàng.
Mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể
5.12. Mẫu hóa đơn điện tử dịch vụ ăn uống
Dịch vụ ăn uống thuộc vào loại đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, kết nối chuyển dữ liệu với Cơ quan Thuế.
Mẫu hóa đơn điện tử dịch vụ ăn uống
Nội dung bài viết trên đây POS365 đã tổng hợp các mẫu hóa đơn điện tử mới nhất theo Thông tư 78. Hy vọng đây sẽ là những thông tin hữu ích cho các doanh nghiệp, tổ chức, hộ gia đình, cá nhân kinh doanh nắm rõ.
>> Tham khảo thêm: Cách viết hoá đơn điện tử chi tiết và đầy đủ nhất 2023
