Phần mềm quản lý bán hàng POS365 là giải pháp hiệu quả, tiết kiệm chi phí giúp các cửa hàng tối ưu quy trình quản lý, giám sát các hoạt động kinh doanh. Chính vì thế mà POS365 được sử dụng rộng rãi ở đa dạng các mô hình kinh doanh. Trong bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn sử dụng phần mềm bán hàng POS365 chi tiết nhất dành cho những người mới sử dụng. Bạn hãy theo dõi ngay nhé!
I. Đăng ký tài khoản
POS365 là phần mềm quản lý bán hàng sử dụng công nghệ điện toán đám mây nên bạn dễ dàng sử dụng mà không cần cài đặt ứng dụng, chỉ cần thiết bị của bạn kết nối được với internet.
Để đăng ký tài khoản POS365 bạn hãy thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Dùng điện thoại/ máy tính vào trình duyệt Chrome hoặc Cốc Cốc.
Bước 2: Truy cập vào website POS365
Bước 3: Lúc này màn hình sẽ hiển thị trang chủ của POS365, bạn click vào mục Dùng thử.
Bước 4: Điền vào các trường thông tin như ở hình dưới để đăng ký tài khoản.
Đăng ký tài khoản
Lưu ý: Khi bạn điền tên cửa hàng, hệ thống sẽ tự động tạo cho bạn một đường link, bạn cần nhớ đường link này để đăng nhập vào tài khoản của mình.
Bước 5: Click Đăng ký là xong.
II. Màn hình tổng quan
Màn hình tổng quan là nơi giúp chủ cửa hàng bao quát được hoạt động kinh doanh hằng ngày, hằng tháng. Tại đây, bạn sẽ theo dõi được số đơn hàng, doanh thu, các đơn hàng hủy/trả, số bàn/phòng được sử dụng trong khoảng thời gian bạn muốn xem.
Biểu đồ doanh thu tại màn hình tổng quan hỗ trợ cho việc so sánh doanh số của các ngày trong tháng, các tháng trong năm thuận tiện, từ đó dễ dàng đánh giá được hiệu quả kinh doanh của cửa hàng.
Ngoài ra, màn hình tổng quan còn cung cấp cho người dùng các mặt hàng bán chạy của cửa hàng, từ đó chúng ta có thể quản lý được mặt hàng bán chạy nhất để nhập thêm hàng về, có phương án đẩy hàng cho các sản phẩm bán chậm.
Ở góc phải màn hình thể hiện lịch sự hoạt động của hệ thống, toàn bộ hoạt động của hệ thống sẽ được lưu tại đây.
Màn hình tổng quan
Ngoài ra, màn hình tổng quan còn cung cấp cho người dùng các mặt hàng bán chạy của cửa hàng, từ đó chúng ta có thể quản lý được mặt hàng bán chạy nhất để nhập thêm hàng về, có phương án đẩy hàng cho các sản phẩm bán chậm.
Ở góc phải màn hình thể hiện lịch sự hoạt động của hệ thống, toàn bộ hoạt động của hệ thống sẽ được lưu tại đây.
Theo dõi hàng bán chạy, lịch sử hoạt động
III. Thêm mới hàng hóa
Chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn 2 cách thêm mới hàng hóa trên phần mềm quản lý bán hàng POS365:
1. Thêm trực tiếp trên phần mềm
Bước 1: Vào mục Hàng hóa >> Chọn Thực đơn.
Vào Thực Đơn
Bước 2: Chọn Thêm mới hàng hóa.
Thêm mới hàng hóa
Bước 3: Lúc này màn hình sẽ hiện giao diện như sau.
Giao diện thêm mới hàng hóa
Có 3 loại hàng cơ bản:
- Hàng hóa: Được sử dụng cho các loại hàng hóa thông thường như quần áo, giày dép, dầu gội đầu… Nói chung là những hàng hóa có tồn kho, thường bán ở các cửa hàng bán lẻ, thời trang.
- Dịch vụ: Là loại hàng không có tồn kho, được sử dụng cho các sản phẩm tính giờ như bi a, karaoke, nhà nghỉ, khách sạn…
- Combo: Cũng là loại hàng hóa không có tồn kho, khi bán được 1 combo nào đó thì phần mềm sẽ trừ tồn kho của những mặt hàng tạo nên combo đó. Loại hàng hóa này phù hợp với những mô hình kinh doanh cần quản lý nguyên vật liệu như trà sữa, cafe, nhà hàng (Ngành FNB).
Tùy vào từng mô hình kinh doanh, khi thêm hàng hóa bạn hãy chú ý tích đúng loại hàng để có thể quản lý chính xác nhất.
Dưới đây sẽ là 3 cách thêm mới hàng hóa theo từng loại hàng:
Thêm mới hàng hóa cho các sản phẩm thông thường ( Áp dụng cho các cửa hàng bán lẻ)
Bước 1: Điền Mã hàng hóa (Có thể để phần mềm tự tạo mã)
Bước 2: Nhập Tên hàng hóa
Bước 3: Điền Giá bán
Bước 4: Điền Giá vốn
Bước 5: Điền Đơn vị tính
Bước 6: Chọn Loại hàng: Hàng Hóa
Bước 7: Thêm nhóm mới ở trường Tên nhóm. Ví dụ Cocacola thuộc nhóm nước ngọt
Bước 8: Điền Tồn kho
Bước 9: Chọn hình ảnh cho sản phẩm nếu có
Bước 10: Nhấn Lưu. Thế là xong
Tham khảo cách thêm mới hàng hóa cho mô hình siêu thị, tạp hóa, thời trang tại đây:
Thêm mới hàng hóa cho các mô hình bán lẻ
Thêm mới hàng hóa cho các sản phẩm dịch vụ
Ví dụ: Thêm mới hàng hóa Dịch vụ Karaoke
Bước 1: Vào Thêm mới hàng hóa. Ở trường Loại hàng chọn Dịch vụ >> Tích chọn Số lượng tính theo thời gian sử dụng
Bước 2: Tiếp theo bạn điền các thông tin
+ Mã hàng
+ Tên hàng:“Giờ hát karaoke”
+ Giá bán: 200.000đ
+ ĐVT: Giờ
+ Tên nhóm: Thêm mới “Giờ hát”
+ Block tính thời gian sử dụng dịch vụ (Phút): 6 phút
+ Số block giờ đầu tiên: 10
(1 tiếng có 60 phút thì sẽ có 10 block, mỗi block 6 phút)
+ Giá cho 10 block đầu tiên: 200.000đ
+ Thiết lập khung giờ đặc biệt (Để tạo các khung giờ với mức giá dịch vụ khác nhau).
Thêm mới hàng hóa dịch vụ
Ví dụ:
Từ 7:00SA đến 7:00CH là 300.000đ/ 1 giờ thì điền vào (+ hoặc -) 100.000đ
Từ 7:00CH đến 11:30CH đến 22h00 là 400.000đ/ giờ thì điền vào (+ hoặc -) 200.000đ
>> Như vậy, bạn đã tạo được mặt hàng “Giờ hát karaoke” với giá 200.000đ một giờ, nếu khách hàng sử dụng 40p kể từ lúc nhận phòng thì vẫn được tính là một giờ. Từ khung giờ 7h00SA đến 7:00CH là 300.000đ/ 1 giờ, từ 7:00CH đến 11:30CH đến 22h00 là 400.000đ/ giờ, còn từ 11:30CH đến 7:SA giá vẫn sẽ là 200.000đ.
Tham khảo cách thêm mới hàng hóa và thiết lập tính giờ cho ngành dịch vụ chi tiết hơn tại đây:
Thêm mới hàng hóa và thiết lập tính giờ cho các sản phẩm dịch vụ
Thêm mới hàng hóa combo để quản lý nguyên vật liệu (Cho mô hình FNB)
Ví dụ: Tạo hàng hóa combo là “Trà sữa dâu”, khi bán một mặt hàng này thì tồn kho sẽ trừ đi số lượng của các nguyên liệu trà xanh, sữa, dâu.
Bước 1: Thêm mới hàng hóa cho các nguyên vật liệu là: Trà xanh, sữa, dâu.
Vì là hàng hóa nguyên vật liệu, không bán ra nên bạn không cần điền vào Giá bán, chỉ cần điền Giá vốn. Tiếp đó bạn điền thông tin vào các trường ĐVT, Tồn kho, Loại hàng (Combo), Tên nhóm.
Bước 2: Sau khi đã thêm mới xong các nguyên liệu, hãy tiến hành thêm mới hàng hóa chính là Trà xanh sữa dâu rồi chọn thành phần là 3 nguyên liệu trên qua mục Tìm kiếm mặt hàng.
Lưu ý: Tại đây, phần mềm cho phép bạn định lượng 1 cốc trà sữa dâu sẽ cần bao nhiêu kg dâu, bao nhiêu lít sữa, bao nhiêu kg trà xanh. Sau khi bạn xuất bán 1 cốc trà sữa dâu thì kho sẽ tự động trừ đi số lượng của các thành phần đó.
Bước 3: Quay lại mục Chi tiết, lúc này bạn sẽ thấy giá vốn thay đổi theo giá của các thành phần, tiếp đó bạn điền Giá bán của sản phẩm rồi bấm Lưu là xong.
2. Thêm mới hàng hóa từ file excel
Để thêm mới được nhiều hàng hóa cùng 1 lúc, bạn hãy import từ file excel theo hướng dẫn sau:
Bước 1: Từ giao diện Danh sách hàng hóa, click vào Import >> Tải File mẫu.
Import
Tải file mẫu
Bước 2: Mở File mẫu và điền thông tin các sản phẩm rồi lưu lại.
Bước 3: Quay lại giao diện Import hàng hóa và click Mở File mà bạn vừa hoàn thành rồi bấm Lưu. Thế là xong.
III. Thiết lập bảng giá
Thiết lập bảng giá có tác dụng giúp bạn tạo được bảng giá khác với giá niêm yết, ví dụ như giá bán buôn, giá cho những ngày khuyến mại…
Bước 1: Vào Hàng hóa >> Thiết lập bảng giá.
Bước 2: Click vào dấu (+) cạnh Danh sách bảng giá để thêm mới bảng giá.
Thêm mới bảng giá
Bước 3: Đặt Tên bảng giá, ví dụ là “Giá bán buôn”, cài Ngày hiệu lực cho bảng giá đó sau đó bấm Lưu.
Bước 4: Lúc này đã xuất hiện trường thông tin Giá bán buôn. Tiếp theo bạn hãy click vào đó rồi chọn Thêm theo nhóm và bấm Lưu để chọn các nhóm sản phẩm muốn cài thêm giá bán buôn.
Thêm theo nhóm
Bước 5: Click vào biểu tượng hình máy tính nhỏ ở cạnh Thêm theo nhóm. Lúc này màn hình sẽ xuất hiện cửa sổ tính giá cho các sản phẩm trong nhóm “Giá bán buôn” vừa tạo.
Ví dụ: Giá bán = Giá bán hiện tại - 20%
Thế là chúng ta đã tạo được 1 bảng giá giá buôn rẻ hơn 20% so với giá niêm yết.
Tính giá mới
IV. Tạo topping cho sản phẩm
Áp dụng để các quán cafe, trà sữa… thêm topping cho các mặt hàng của mình.
Ví dụ: Tạo topping là trâu châu trắng, trân châu đen
Bước 1: Thêm mới hàng hóa là trân châu trắng, trân châu đen.
Bước 2: Vào Hàng Hóa >> Thiết lập Extra/Topping và gọi 2 hàng hóa đã thêm ở trên lên là xong.
Thiết lập Extra/Topping
Bước 3: Sau đó khi khách hàng gọi món bất kỳ, muốn thêm topping là trân châu trắng thì bạn chỉ cần click vào biểu tượng miếng ghép như hình dưới để thêm topping. Rất đơn giản phải không nào!
Thêm topping
Tham khảo chi tiết hơn về cách thiết lập extra topping tại đây:
Thiết lập extra topping
V. Kiểm kê hàng hóa
Kiểm kê hàng hóa được sử dụng khi thông tin thực tế của sản phẩm bị lệch so với số liệu ở trên phần mềm.
Bước 1: Vào Hàng hóa >> Kiểm kê >> Thêm mới phiếu kiểm kê.
Thêm mới phiếu kiểm kê
Bước 2: Nhập hàng hóa muốn kiểm kê vào mục Tìm kiếm mặt hàng sau đó thay đổi các thông tin về số lượng, giá vốn, giá bán hay bất kỳ trường thông tin nào bạn muốn.
VI. Tạo combo hàng hóa
Áp dụng khi bạn muốn tạo một combo nào đó cho cửa hàng, ví dụ: Tạo 1 combo là Giỏ quà ngày Tết bao gồm cafe, kẹo, bánh.
Bước 1: Thêm mới 1 hàng hóa có tên là Giỏ quà ngày Tết (thêm mới cả các sản phẩm cafe, kẹo, bánh nếu chưa tạo trên phần mềm).
Bước 2: Vào Hàng hóa >> Quản lý sơ chế & sản xuất >> Thêm mới lệnh sản xuất & sơ chế.
Bước 3: Khai báo nguyên liệu đầu vào là các mặt hàng: Cafe, kẹo, bánh và số lượng đi kèm. Khai báo thành phẩm đầu ra là Giỏ quà ngày Tết.
Bước 4: Nhấn Hoàn thành.
Thêm mới lệnh sản xuất & sơ chế
VII: Kiểm tra danh sách đơn hàng
Để xem danh sách đơn hàng đã được lên trong khoảng thời gian bạn cài đặt, bạn hãy vào Giao dịch >> Danh sách đơn hàng.
Danh sách đơn hàng
VIII. Làm phiếu nhập hàng
Để làm phiếu nhập hàng, bạn hãy thực hiện theo hướng dẫn sau:
Bước 1: Vào Giao dịch >> Nhập hàng >> Thêm mới phiếu nhập hàng.
Bước 2: Tìm kiếm mặt hàng >> Điền giá nhập, số lượng nhập và các trường thông tin có sẵn tại màn hình.
Thêm mới phiếu nhập hàng
IX. Trả hàng nhà cung cấp
Trong trường hợp sau khi nhập hàng nhưng hàng hóa có 1 số vấn đề nên bạn muốn trả lại hàng. Để làm phiếu trả hàng nhà cung cấp, hãy thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Vào Giao dịch >> Trả hàng nhà cung cấp.
Bước 2: Tiếp đó bạn click vào mục Thêm mới >> Tìm mặt hàng muốn trả rồi nhập số lượng muốn trả, tìm nhà cung cấp muốn trả (Có thể để trống) >> Đồng ý. Thế là xong.
Trả hàng nhà cung cấp
X. Chuyển hàng nội bộ
Mục này được sử dụng khi các cửa hàng, nhà hàng có 2 chi nhánh trở lên, cả 2 chi nhánh đều có những sản phẩm giống nhau.
Để điều chuyển thì làm theo hướng dẫn:
Bước 1: Vào Giao dịch >> Điều chuyển hàng nội bộ >> Thêm mới phiếu chuyển hàng >> Nhập hàng muốn chuyển >> Chọn chi nhánh nhận >> Gửi.
Bước 2: Sau đó ở chi nhánh được nhận chỉ cần vào mục Điều chuyển hàng nội bộ để xác nhận là xong.
Chuyển hàng nội bộ
XI. Các giao dịch khác (Hủy, tặng)
Để hủy một hàng hóa nào đó, bạn thao tác như sau:
Vào Giao dịch >> Giao dịch khác (Hủy, tặng…) >> Thêm mới >> Chọn mặt hàng muốn hủy >> Chọn số lượng hủy, lý do hủy >> Hoàn thành.
Giao dịch khác
XII. Lưu trữ thông tin khách hàng, nhà cung cấp
Để lưu lại thông tin khách hàng, bạn hãy vào Đối tác >> Khách hàng.
Tại đây bạn có thể lưu trữ thông tin khách hàng để có những chương trình khuyến mãi, tích điểm, chiết khấu ngày sinh nhật.
Tương tự như vậy bạn cũng có thể theo dõi và thêm nhà cung cấp tại mục nhà cung cấp.
Thêm mới khách hàng
XIII. Theo dõi hoạt động thu - chi của cửa hàng
Phần mềm POS365 cũng cho phép các chủ cửa hàng quản lý được các hoạt động thu - chi một cách nhanh chóng. Bạn vào Thu&Chi sẽ hiển thị danh sách các phiếu thu, phiếu chi đã phát sinh trên hệ thống. Trong mục này bạn cần chú ý một số thông tin:
+ Quỹ đầu kỳ: Giá trị tiền còn trong quỹ trước thời gian xem thu - chi
+ Tổng thu: Tổng thu phát sinh trong khoảng thời gian xem thu - chi
+ Tổng chi: Tổng số tiền chi phát sinh trong khoảng thời gian xem thu - chi
+ Tổng quỹ: Tổng quỹ ở thời điểm cuối cùng trong khoảng thời gian xem thu-chi
- Để tạo phiếu thu/chi, bạn hãy vào mục Phiếu Thu/ Phiếu Chi. Lúc này sẽ xuất hiện cửa sổ mang tên thêm mới phiếu thu (hoặc phiếu chi) như hình dưới. Các bạn hãy nhập các trường thông tin như yêu cầu.
Lưu ý: Khi nhập trường thông tin Mã chứng từ (Có thể để phần mềm tự động tạo mã để tránh nhầm lẫn)
Ở phần Hạng mục Thu/Chi, sau khi chọn hạng mục, hãy tích vào Hạch toán báo cáo kết quả kinh doanh nếu muốn đưa vào báo cáo kết quả kinh doanh vào cuối năm.
Thêm mới phiếu thu
XIV. Xây dựng các chương trình khuyến mãi
Phần mềm POS365 cung cấp cho khách hàng các chương trình khuyến mãi gồm: Mã giảm giá, thiết lập điểm tính thưởng, mua hàng - tặng hàng.
Tạo chương trình khuyến mãi
XV. In mã vạch
Đối với các cửa hàng bán lẻ, shop thời trang thì số lượng hàng hóa thường rất nhiều và cũng có nhiều mã hàng riêng biệt nên sẽ có những lúc bạn không thể nhớ được hết các mã hàng. Lúc này việc in mã vạch sẽ thuận tiện hơn trong việc thanh toán, kiểm kê hàng hóa.
XVI. Các tính năng trên màn hình thu ngân
Để vào màn hình thu ngân, các bạn chọn Nhà hàng >> Màn hình thu ngân hoặc click vào biểu tượng xe đẩy ở góc trên bên phải màn hình.
Vào màn hình thu ngân
Màn hình thu ngân là nơi để nhân viên thu ngân lên đơn hàng cho khách hàng. Đối với các cửa hàng bán lẻ thì việc thao tác trên màn hình thu ngân khá đơn giản. Tuy nhiên với các mô hình F&B, dịch vụ thì sẽ có nhiều thao tác hơn.
Màn hình thu ngân
- Đối với các cửa hàng bán lẻ: Các thao tác dường như chỉ xoay quanh việc thêm hàng hóa khách đã mua, tích điểm, tạo chiết khấu nếu có.
- Đối với các cửa hàng F&B: Bạn có thể chọn phòng/ bàn mà khách hàng order sau đó lên hóa đơn theo phòng/ bàn đã order. Ngoài lên hóa đơn cho các bàn/ phòng thì bạn có thể lên hóa đơn dành cho khách hàng mang để về sau dễ lọc ra nếu cần thiết.
- Đối với các mô hình kinh doanh dịch vụ: Ngoài các thao tác chọn phòng/ bàn thì có thể tính giờ cho các phòng/ bàn đó bằng cách click vào biểu tượng đồng hồ trên màn hình thu ngân như hình dưới.
Tính giờ cho mô hình dịch vụ
XVII. Các tính năng trên màn hình nhân viên order
Để vào màn hình thu ngân, bạn chọn Nhà hàng >> Nhân viên order.
Khi khách gọi món, bạn có thể chọn phòng/ bàn khách đang sử dụng và note lại món khách order. Sau đó gửi thực đơn để bếp chế biến.
Ở góc dưới cùng bên trái có icon 3 dấu gạch ngang, click vào đó để làm phiếu tạm tính cho khách hàng, bắt đầu tính giờ đối với các sản phẩm dịch vụ hoặc gửi yêu cầu thanh toán đến quầy thu ngân… nếu cần thiết.
Màn hình nhân viên order
Xem ngay cách thiết lập menu điện tử, in hóa đơn tại bàn:
Hướng dẫn thiết lập menu điện tử - Order tại bàn
Tham khảo ngay: Cách xuất hóa đơn điện tử trên máy tính tiền mới nhất
XVIII. Màn hình bar/bếp
Sau khi các bạn thu ngân hay nhân viên order báo chế biến thì ở màn hình bar/ bếp sẽ có thông báo chế biến.
Sau khi chế biến xong, nhân viên bar/ bếp sẽ chuyển sang trạng thái chế biến xong bằng cách tích vào icon mũi tên màu xanh như hình để thông báo cho bộ phận phục vụ mang đồ ra cho khách hàng. Và cuối cùng là tích vào icon chữ V màu tím để kết thúc quá trình chế biến món ăn.
Màn hình khu vực bar-bếp
Báo chế biến xong
XIX. Thêm danh sách phòng/bàn
Đôi với các nhà hàng và mô hình kinh doanh dịch vụ, việc quản lý số lượng phòng/bàn là điều cần thiết, tránh trường hợp trùng bàn hay thiếu bàn của khách. Để theo dõi phòng/bàn, bạn hãy vào mục Nhà hàng sau đó chọn Danh sách phòng/bàn, tại đây màn hình sẽ hiển thị các phòng/bàn đang được sử dụng. Bạn cũng có thể thêm danh sách phòng/bàn khi cần thiết:
Thêm danh sách phòng/bàn
XX. Quản lý nhân viên
Làm thế nào để share quyền cho nhân viên sử dụng phần mềm? Phần mềm POS365 có thể tạo được bao nhiêu tài khoản nhân viên? Làm thế nào để quản lý nhân viên hiệu quả? Chắc chắn đây sẽ là câu hỏi mà người chủ quán nào cũng thắc mắc. Với phần mềm POS365, bạn sẽ dễ dàng quản lý nhân viên của mình với các trong video sau:
Tính năng quản lý nhân viên
Trên đây là hướng dẫn sử dụng phần mềm bán hàng POS365 chi tiết nhất. Nếu bạn gặp vấn đề trong quá trình sử dụng, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết nhé. Hy vọng bài viết này hữu ích với bạn!
