Quản lý dự án đóng một vai trò quan trọng trong việc cho phép chuyển đổi kinh doanh. Dưới đây, POS365 hướng dẫn bạn phân tích, vạch ra chiến lược với những mẹo và phương pháp hay nhất.
1. Quản lý dự án là gì?
Quản lý dự án (PM) là một lĩnh vực kinh doanh liên quan đến việc áp dụng các quy trình, kiến thức, kỹ năng, kỹ thuật và công cụ cụ thể để đáp ứng các mục tiêu dự án và các sản phẩm được giao thành công.
Các chuyên gia giúp thúc đẩy, hướng dẫn và thực hiện các mục tiêu giá trị gia tăng do công ty xác định bằng cách “áp dụng các quy trình và phương pháp luận để lập kế hoạch, bắt đầu, thực hiện, giám sát và giúp cho toàn bộ các hoạt động được phù hợp, thống nhất với các mục tiêu chiến lược tổng thể của tổ chức”.
Chọn đúng phương pháp quản lý dự án (PMM) là một bước quan trọng để thành công. Có nhiều cách tiếp cận khác nhau và trong một số trường hợp, có sự chồng chéo trong việc quản lý các dự án.
Định nghĩa về PM
So sánh PMO và EPMO
Các tổ chức giúp hệ thống hóa việc quản lý có thể là: phòng quản lý dự án (PMO - Project Management Office) hoặc phòng quản lý dự án doanh nghiệp (EPMO - Enterprise Project Management Office) .
PMO là một nhóm bên trong hoặc bên ngoài đặt định hướng và duy trì và đảm bảo các tiêu chuẩn, thực hành tốt nhất và trạng thái quản lý trong một tổ chức. PMO theo truyền thống không đảm nhận vai trò dẫn dắt trong việc liên kết mục tiêu chiến lược.
EPMO có các trách nhiệm tương tự như PMO truyền thống, nhưng có thêm một mục tiêu cấp cao quan trọng: điều chỉnh tất cả các hoạt động của dự án, chương trình và danh mục đầu tư với các mục tiêu chiến lược của tổ chức.
Các tổ chức ngày càng áp dụng cấu trúc EPMO, theo đó, các nhà quản lý dự án, chương trình và danh mục đầu tư tham gia vào các buổi lập kế hoạch chiến lược ngay từ đầu để tăng tỷ lệ thành công của dự án.
PMO và EPMO đều giúp các doanh nghiệp, tổ chức áp dụng cách tiếp cận tiêu chuẩn để quản lý cho dự án. Trong việc thiết lập các phương pháp tiếp cận tiêu chuẩn, PMO và EPMO mang lại những lợi ích sau:
-
Các quy tắc cơ bản và kỳ vọng đối với các nhóm dự án.
-
Mang một ngôn ngữ chung cho các nhà quản lý, các nhà lãnh đạo và các bên liên quan khác để giúp thông tin liên lạc trôi chảy và đảm bảo các kỳ vọng được hiểu đầy đủ.
-
Mức độ hiển thị cao hơn và tăng trách nhiệm giải trình trong toàn bộ tổ chức.
-
Tăng tính nhanh nhạy khi thích ứng với các sáng kiến hoặc thay đổi khác trong tổ chức.
-
Sẵn sàng để xác định trạng thái của các nhiệm vụ, các mốc quan trọng và các sản phẩm được giao.
-
Các chỉ số hiệu suất chính liên quan để đo lường hiệu suất dự án.
Lập kế hoạch và tìm từng bước triển khai dự án
Chứng chỉ quản lý dự án
Các dự án thành công đòi hỏi các nhà quản lý phải có tay nghề cao, nhiều người được đào tạo chính thức hoặc có chứng chỉ quản lý dự án.
Một số có thể có chứng chỉ chuyên môn quản lý dự án hoặc các chứng chỉ khác từ PMI hoặc một tổ chức khác. Chứng chỉ quản lý dự án bao gồm :
Chứng chỉ PMI:
-
PMP: Chuyên gia quản lý dự án
-
CAPM: Cộng tác viên được chứng nhận về Quản lý dự án
-
PMI-PBA: Chuyên nghiệp trong phân tích kinh doanh
-
PgMP: Chuyên gia quản lý chương trình
-
PfMP: chứng chỉ Chuyên gia quản lý danh mục đầu tư
-
PMI-RMP: Chuyên gia quản lý rủi ro PMI
-
PMI-SP: Chuyên gia lập lịch PMI
-
Quản lý dự án PMI đã sẵn sàng (Mới)
Các chứng chỉ quản lý dự án khác:
-
CSM: Scrum Master được chứng nhận
-
Dự án CompTIA + Chứng nhận
-
PRINCE2 Foundation / Học viên PRINCE2
-
CPMP
-
MPM: Quản lý dự án tổng thể
-
PPM: Chuyên nghiệp trong quản lý dự án
-
PMITS: chứng chỉ Quản lý dự án trong bảo mật Công Nghệ Thông Tin
-
Giám đốc dự án được chứng nhận
Có nhiều chứng chỉ đào tạo về PM
2. Các công cụ quản lý dự án
Phần mềm và công vụ giúp tăng năng suất và hiệu quả của nhóm. Bạn cũng có thể dùng những Công cụ mã nguồn mở (Open Source) để giúp bạn lập kế hoạch, thực hiện, giám sát và quản lý thành công dự án của mình.
Những phần mềm này được chia thành nhiều loại: chẳng hạn như phần mềm quản lý dự án hay phần mềm quản lý danh mục dự án (PPM).
Một số công cụ quản lý dự án phổ biến nhất bao gồm:
-
Asana
-
Changepoint
-
Clarizen
-
Planview
-
Mavenlink
-
Trello
-
Wrike
Kỹ năng quản lý dự án
Ngoài kỹ năng kỹ thuật, người quản phải có 7 kỹ năng phi kỹ thuật sau: lãnh đạo, động lực, giao tiếp, tổ chức, ưu tiên, giải quyết vấn đề và khả năng thích ứng. Hơn nữa, là người đứng đầu, khi có tư duy chiến lược, có chuyên môn, sự nhanh nhẹn và khả năng giải quyết xung đột, cùng các kỹ năng khác sẽ giúp bạn đạt được thành công trong các dự án.
Công việc quản lý dự án và tiền lương
Theo PMI, đến năm 2027, nhu cầu về người quản lý dự án sẽ tăng lên 87,7 triệu người, nhưng những người được thuê này không phải tất cả đều là người quản lý dự án. Trong khi các chức danh chung chung hơn là quản lý dự án, quản lý chương trình hoặc quản lý danh mục đầu tư, mỗi vai trò có thể khác nhau tùy thuộc vào ngành và chuyên môn.
Ngoài ra còn có điều phối viên, người lập lịch trình và trợ lý quản lý dự án,....
Nhìn chung, mức lương cao thường là những người quản lý danh mục đầu tư, quản lý dự án phần mềm, trưởng dự án, giám đốc dự án. Kế tiếp mức lương là người quản lsy dự án, quản lý chương trình, quản trị viên dự án, người lập kế hoạch dự án,...
Có nhiều công việc về PM với mức lương khác nhau
3. Các giai đoạn và quy trình
Quản lý dự án được chia thành năm giai đoạn:
3.1. Giai đoạn bắt đầu: Khởi động dự án
-
Quản lý tích hợp: Xây dựng điều lệ dự án.
-
Quản lý các bên liên quan: Xác định các bên liên quan.
3.2. Giai đoạn lập kế hoạch: Lên kế hoạch
-
Quản lý tích hợp: Xây dựng kế hoạch quản lý dự án.
-
Quản lý phạm vi: Xác định phạm vi, tạo cấu trúc phân chia công việc và tập hợp các yêu cầu.
-
Quản lý thời gian: Lập kế hoạch và phát triển lịch trình, hoạt động, ước tính các nguồn lực và các mốc thời gian.
-
Quản lý chi phí: Ước tính chi phí, xác định ngân sách.
-
Quản lý chất lượng: Xác định các yêu cầu chất lượng.
-
Quản lý nguồn nhân lực: Lập kế hoạch và xác định nhu cầu nguồn nhân lực.
-
Quản lý thông tin liên lạc: Lập kế hoạch liên lạc với các bên liên quan.
-
Quản lý rủi ro: Thực hiện phân tích rủi ro định tính và định lượng, hoạch định các chiến lược giảm thiểu rủi ro.
-
Quản lý mua sắm: Xác định và lập kế hoạch mua sắm cần thiết.
-
Quản lý các bên liên quan: Lập kế hoạch cho các kỳ vọng của các bên liên quan.
3.3. Giai đoạn thực hiện: Tiến hành dự án
-
Quản lý tích hợp: Chỉ đạo và quản lý tất cả các công việc của dự án.
-
Quản lý chất lượng: Thực hiện tất cả các khía cạnh của quản lý chất lượng.
-
Quản lý nguồn nhân lực: Thực hiện việc lựa chọn, phát triển và quản lý nhóm dự án.
-
Quản lý thông tin liên lạc: Quản lý tất cả các khía cạnh của thông tin liên lạc.
-
Quản lý mua sắm: Đảm bảo chi phí mua sắm cần thiết.
-
Quản lý các bên liên quan: Quản lý tất cả các kỳ vọng của các bên liên quan.
3.4. Giai đoạn giám sát và kiểm soát: Báo cáo kết quả dự án
-
Quản lý tích hợp: Giám sát và kiểm soát công việc của dự án cũng như quản lý mọi thay đổi cần thiết.
-
Quản lý phạm vi: Xác thực và kiểm soát phạm vi của dự án.
-
Quản lý thời gian: Thực hiện kiểm soát thời gian phạm vi dự án.
-
Quản lý chi phí: Kiểm soát chi phí dự án.
-
Quản lý chất lượng: Giám sát chất lượng của các sản phẩm được giao.
-
Quản lý thông tin liên lạc: Giám sát tất cả các thông tin liên lạc của nhóm và các bên liên quan.
-
Quản lý mua sắm: Luôn cập nhật mọi hoạt động mua sắm cần thiết.
-
Quản lý các bên liên quan: Có quyền sở hữu đối với các cam kết của các bên liên quan.
3.5. Giai đoạn kết thúc: Đóng dự án
Quản lý tích hợp: Đóng tất cả các giai đoạn của dự án. Nhóm thực hiện rút ra kết luận, đánh giá và lên kế hoạch sửa lỗi những sai sót trong các dự án kế tiếp.
Quy trình để quản lý cho dự án một cách thành công
Xem ngay: CRM là gì? Quy trình quản lý CRM hiệu quả trong 5 bước
4. Kỳ vọng của các bên liên quan
Các bên liên quan có thể là bất kỳ cá nhân hoặc nhóm nào có quyền lợi liên quan đến sự thành công của dự án, chương trình hoặc danh mục đầu tư, bao gồm các thành viên trong nhóm, nhà tài trợ, nhà cung cấp và khách hàng.
Kỳ vọng của tất cả các bên liên quan phải được xác định, truyền đạt và quản lý cẩn thận. Thiếu điều này có thể dẫn đến hiểu lầm, xung đột và thậm chí là thất bại của dự án.
Dưới đây là một số mẹo để quản lý kỳ vọng của các bên liên quan.
-
Tập hợp một nhóm cụ thể cho các mục tiêu của dự án, đảm bảo các thành viên trong nhóm có sự kết hợp phù hợp giữa các kỹ năng và kiến thức để cung cấp.
-
Dành đủ thời gian trước một dự án để các cá nhân chủ chốt nghiên cứu sâu hơn và thảo luận về các vấn đề và mục tiêu trước khi bắt đầu dự án.
-
Đảm bảo dòng thời gian của dự án và các nhiệm vụ đã lên lịch là từ kinh nghiệm thực tế.
5. Vai trò của quản lý dự án là gì?
Tùy thuộc vào nhiều yếu tố như ngành, bản chất và phạm vi của dự án, nhóm dự án, công ty hoặc phương pháp luận, các dự án có thể cần sự trợ giúp của người lập lịch trình, nhà phân tích kinh doanh, nhà phân tích tình báo kinh doanh, trưởng nhóm chức năng và nhà tài trợ.
Dưới đây là so sánh ba vai trò quan trọng trong PMO hoặc EPMO:
-
Quản lý dự án (PM): Đóng vai trò chính trong việc lập kế hoạch, thực hiện, giám sát, kiểm soát và kết thúc các dự án riêng lẻ. Các tổ chức có thể có một hoặc nhiều người quản lý dự án.
-
Người quản lý chương trình: Giám sát và lãnh đạo một nhóm các dự án tương tự hoặc được kết nối trong một tổ chức. Một/nhiều người quản lý dự án thường sẽ báo cáo cho người quản lý chương trình.
-
Người quản lý danh mục đầu tư: Vai trò này ở cấp cao nhất của PMO hoặc EPMO và chịu trách nhiệm giám sát sự liên kết cũng như định hướng chiến lược của tất cả các dự án và chương trình. Người quản lý chương trình thường sẽ báo cáo trực tiếp cho người quản lý danh mục đầu tư.
6. Phạm vi dự án
Trong giai đoạn lập kế hoạch, tất cả các chi tiết của dự án phải được củng cố, bao gồm: mục tiêu, công việc, giả định, vai trò, nhiệm vụ, tiến trình, ngân sách, nguồn lực, khía cạnh chất lượng, điều khoản,....
Khách hàng và các bên liên quan chính làm việc cùng nhau để củng cố và thống nhất về phạm vi trước khi dự án có thể bắt đầu. Phạm vi hướng dẫn công việc của dự án và bất kỳ thay đổi nào cũng phải được trình bày và chấp thuận như một yêu cầu thay đổi phạm vi.
Lên kế hoạch và vạch ra những chiến lược dự án
7. Ngân sách dự án
Ngân sách đóng một vai trò quan trọng trong việc một dự án có tiến triển hay không hoặc liệu nó có thể được hoàn thành hay không.
Rất ít công ty có ngân sách không giới hạn, vì vậy điều đầu tiên mà các bên liên quan đến dự án cần xem xét là ngân sách dự án để xác định xem nó có thành công hay thất bại không.
Thực tế này thúc đẩy các nhà lãnh đạo dự án áp lực và các nhóm của họ phải đối mặt với tiến trình hàng ngày. Do đó, quản lý ngân sách hiệu quả là lĩnh vực trọng tâm chính của các nhà quản lý dự án, những người coi trọng sự nghiệp của họ.
Sau đây là năm chiến lược để duy trì quyền kiểm soát ngân sách dự án của bạn trước khi ngân sách đó không chịu nổi chi phí vượt mức khổng lồ:
-
Hiểu nhu cầu và mong muốn thực sự của bên liên quan.
-
Ngân sách cho những vấn đề bất ngờ.
-
Phát triển các KPI có liên quan.
-
Xem lại, xem xét, dự báo lại.
-
Thông báo và giữ tinh thần trách nhiệm cho mọi người.
Trên đây là những thông tin hữu ích về quản lý dự án. Hiểu phương pháp và các mẹo để áp dụng các chiến lược giúp cho việc hoàn thành dự án thành công.
