ERP là viết tắt của từ tiếng anh Enterprise Resource Planning, tạm dịch: hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Nó là phần mềm bao gồm nhiều quy trình cần thiết để vận hành một công ty: quản lý nhân viên, dịch vụ, mua sắm, báo cáo kinh doanh,....
Trong bài viết này, POS365 giúp bạn trả lời:
-
ERP là gì?
-
9 lợi ích của hệ thống ERP
-
Nhược điểm khi sử dụng
-
Các module trong ERP
-
Cách triển khai giải pháp cho doanh nghiệp
I. ERP là gì?
ERP có nghĩa là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, nó là phần mềm giúp các doanh nghiệp điều hành và giám sát mọi hoạt động kinh doanh hàng ngày. ERP giúp thu thập dữ liệu, lưu trữ, phân tích hoạt động kinh doanh, lập kế hoạch sản phẩm, chi phí sản xuất, quy trình bán hàng, giao hàng và thanh toán.
ERP hoạt động như thế nào?
Nói một cách đơn giản, nó sử dụng cơ sở dữ liệu từ trung tâm và thu thập thông tin từ các bộ phận khác nhau của cùng công ty. Nó gồm nhiều các module với tính năng như: quản lý hàng tồn kho, CRM, kế toán,... Đặt biệt, ERP giúp bạn có thể truy cập thông tin bất cứ lúc nào.
Quản lý kinh doanh, công việc hiệu quả hơn
Các doanh nghiệp nào nên sử dụng giải pháp ERP?
Không chỉ riêng về tài chính và kế toán, dưới đây là những doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm ERP:
-
Shop thời trang, giày dép, phụ kiện
-
Doanh nghiệp quảng cáo
-
Cửa hàng bán lẻ
-
Giáo dục
-
Tư vấn
-
Dịch vụ tài chính
-
Nhà hàng, quán ăn, quán cà phê
-
Spa làm đẹp, sức khỏe
-
Dịch vụ IT
-
Tổ chức phi lợi nhuận
-
Khách sạn
-
Doanh nghiệp phần mềm, công nghệ
-
Phân phối bán buôn
-
Vận tải
>>> Tìm hiểu thêm: Tìm hiểu chi tiết về mô hình Agile từ A đến Z
II. 9 lợi ích khi dùng giải pháp ERP
Hiện nay, các giải pháp từ ERP đem lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp. Nhìn chung, đây là những lợi ích chính mà nó mang lại:
2.1. Tiết kiệm chi phí
Một trong những lợi ích chính khi sử dụng hệ thống này chính là việc tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
Bằng cách tự động hóa các công việc nhàm chán, lặp đi lặp lại. ERP giúp bạn giảm sai sót, tăng hiệu suất làm việc trong khi tiết kiệm chi phí thuê nhân viên.
Từ quản lý nhân viên, quản lý hàng tồn kho đến tận dụng việc lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây giúp tiết kiệm chi phí khi không phải mua các thiết bị, phần cứng.
Tiết kiệm chi phí nhờ vào tự động hóa
2.2. Theo dõi quy trình làm việc
Nhân viên có thể truy cập vào hệ thống và biết được trạng trái quy trình làm việc của họ. Nó đặc biệt có giá trị đối với cấp quản lý hay lãnh đạo. Họ có thể giám sát kế hoạch, quy trình làm việc và theo dõi kết quả một cách nhanh chóng, chính xác.
2.3. Báo cáo
Dữ liệu được báo cáo và phân tích nhờ vào phần mềm ERP. Nó giúp bạn theo dõi KPI, so sánh doanh thu theo tuần, theo tháng, theo quý,... Nhờ đó, bạn nắm bắt được tình hình kinh doanh của mình mọi lúc mọi nơi.
2.4. Truy cập thông tin từ mọi nơi
Vì hệ thống ERP có thể truy xuất dữ liệu của khắp công ty. Bạn có thể xem được thông tin chi tiết về doanh nghiệp và những dữ liệu liên quan.
Thông tin được truy cập dễ dàng trên nhiều thiết bị
2.5. Bảo mật dữ liệu
Phần mềm ERP Cloud sử dụng phương thức bảo mật tiên tiến qua nhiều lớp, giúp thông tin luôn được an toàn.
ERP giúp dữ liệu cho doanh nghiệp luôn được an toàn. Tự động hóa tối đa sai sót từ những quy trình truyền thống. Các tiêu chuẩn báo cáo về tài chính hay bảo mật của chính phủ được thay đổi thường xuyên, đảm bảo an toàn thông tin của bạn hay trong những giao dịch.
Dữ liệu được bảo mật an toàn
2.6. Quản lý rủi ro
Nhờ vào việc kiểm soát truy cập hay quy trình phê duyệt giúp bạn tăng khả năng kiểm soát tài chính, giảm thiểu gian lận.
Ngoài ra, với những dữ liệu được phân tích chính xác, bạn có thể giám sát mọi hoạt động giúp nhân viên nhanh chóng xử lý rủi ro trong trường hợp gián đoạn kinh doanh gây ra.
2.7. Khả năng mở rộng
Nếu sử dụng hệ thống ERP phù hợp giúp bạn đáp ứng nhu cầu của công ty ở thời điểm hiện tại hay trong tương lai.
Nền tảng điện toán đám mây có thể thích ứng với những thay đổi hoạt động, quy mô lớn hơn hay lượng dữ liệu mà doanh nghiệp tăng lên.
Phần mềm ERP hỗ trợ mở rộng kinh doanh
2.8. Tính linh hoạt
ERP cho phép bạn có thể xây dựng quy trình làm việc cụ thể, lên báo cáo tự động với những thông tin quan trọng đến các phòng ban hay giám đốc điều hành. Điều này giúp tăng tính linh hoạt, sáng tạo, đổi khi quản lý kinh doanh.
2.9. Quản lý khách hàng, đối tác
Phần mềm ERP giúp củng cố quan hệ đối tác và khách hàng. Nó giúp bạn truy cập vào thông tin của các nhà vận chuyển, nhà cung cấp dịch vụ. Ngoài ra, dựa vào nền tảng Cloud giúp bạn trao đổi thông tin được thuận tiện hơn.
Khách hàng có thể thực hiện khảo sát trực tuyến, hỗ trợ trả hàng,... nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Quản lý quan hệ đối tác khách hàng
>>> Xem thêm: 13 Phần mềm quản lý khách hàng miễn phí tốt nhất hiện nay
III. Nhược điểm khi sử dụng phần mềm ERP
Mặc dù có nhiều giá trị mà ERP mang lại cho doanh nghiệp, tuy nhiên vẫn có những thách thức mà bạn cần xem xét khi sử dụng nó:
Chi phí hệ thống
ERP khá tốn kém khi mua, triển khai hay thực hiện bảo trì. Hiện nay, nó đã trở nên hợp lý hơn nhờ vào sự phát triển công nghệ. Xét về khái quát, nó vẫn giúp các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí tổng thể.
Mất thời gian đào tạo
Cũng giống như các công nghệ khác, ERP cần phải sử dụng và được hướng dẫn sử dụng phần mềm. Bạn sẽ cần phải đào tạo các nhân viên mới làm quen và sử dụng phần mềm.
Mặc dù ban đầu có thể có chút khó khăn do chưa quen. Tuy nhiên, đa phần các hệ thống ERP có giao diện trực quan và dễ sử dụng. No cũng luôn được cập nhật thường xuyên và hướng đến mục tiêu trải nghiệm người dùng.
Đào tạo nhân viên sử dụng
Chi phí chuyển đổi dữ liệu
Khi chuyển sang ERP mới, bạn cần phải chuyển đổi một số dữ liệu tương ứng với nền tảng mới. Điều này có thể khiến bạn mất thêm một số chi phí hay thời gian chuyển đổi.
Sự phức tạp
Do hệ thống ERP có nhiều tính năng. Do đó, nó có thẻ khiến cho bạn cảm thấy phức tạp trong việc sử dụng. Để cải thiện điều này, nhân viên chỉ nên truy cập vào module công việc và bảng điều khiển của họ. Nó giúp bạn sử dụng một cách dễ dàng hơn.
IV. Các Mô đun ERP
Phần mềm ERP bao gồm những module khác nhau, dưới đây là những phân tích về các mô đun được sử dụng phổ biến nhất.
- Tài chính: Module tài chính, nền tảng của đa phần các giải pháp ERP. Nó giúp quản lý tất cả dữ liệu tài chính, theo dõi các giao dịch, đối chiếu và báo cáo tài chính.
- Sản xuất: Module này giúp các công ty có thể điều phối các bước sản xuất để tạo ra sản phẩm. Nó đảm bảo cho quy trình sản xuất phù hợp, theo dõi số lượng mặt hàng, sản phẩm đang thực hiện hay hoàn thành.
- Quản lý hàng tồn kho: Module ERP giúp cập nhật sản phẩm theo thời gian thực, theo SKU sản phẩm. Nó giúp bạn theo dõi, đo lường chỉ số, các mặt hàng tồn kho. Từ đó, bạn có thể tối ưu lượng hàng có trong kho và lên kế hoạch để nhập hàng phù hợp.
Quản lý kho dễ dàng hơn nhờ vào phần mềm ERP
- Quản lý đơn hàng: Module này cho phép bạn quản lý các đơn đặt hàng của khách hàng, theo dõi việc giao hàng. Nó giúp cho việc quản lý đơn hàng được nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn.
- Quản lý kho: Khác với module quản lý hàng tồn kho. Mô đun này cho phép bạn có thể chỉ đạo những hoạt động kho như: tiếp nhận, đóng gói, vận chuyển.
- Quản lý quan hệ khách hàng: CRM là module phổ biến của đa phần các doanh nghiệp. Nó giúp bạn tương tác dễ dàng hơn với khách hàng. Mọi dữ liệu khách hàng được lưu trữ và truy cập nhanh chóng, nâng cao trải nghiệm khách hàng và thúc đẩy doanh số.
- Tự động hóa dịch vụ (PSA): Module này thường được các doanh nghiệp dịch vụ áp dụng. Nó giúp bạn theo dõi dự án và nguồn lực cho chúng. Góp phần đơn giản hóa trong việc thanh toán và tăng sự hợp tác, phối hợp của các nhân viên trong cùng dự án.
- Quản lý nhân viên: Module này cho phép bạn quản lý được lực lượng nhân viên lao động của mình thông qua theo dõi: giờ làm việc, hiệu suất làm việc,... Từ đó, bạn dễ dàng lên bảng lương và lên kế hoạch phân tích, khen thưởng cho nhân viên.
Quản trị nhân sự công ty
- Thương mại điện tử: Module này cho phép các cửa hàng bán lẻ quản lý được những cửa hàng online của mình. Họ có thể thay đổi website hay thêm sản phẩm bằng ứng dụng này.
- Tự động hóa tiếp thị: Module này giúp bạn tăng cường nỗ lực tiếp thị trên các nền tảng Social, website, email, giúp quảng bá thông điệp. Công cụ này giúp thúc đẩy khách hàng tiềm năng, nâng cao doanh số và tạo khách hàng trung thành.
>>> Xem thêm: Điện toán đám mây là gì? Tầm quan trọng đối với doanh nghiệp
V. Cách triển khai giải pháp ERP cho doanh nghiệp
Để áp dụng hệ thống này cho doanh nghiệp được hiệu quả nhất. Hãy xem những bước giúp bạn triển khai kế hoạch như dưới đây:
- Khám phá, lập kế hoạch
Đầu tiên, bạn cần xác định những mục tiêu mà công ty cần khi áp dụng hệ thống ERP cho doanh nghiệp. Nó cũng bao gồm những quy trình không hiệu quả và có thể trở thành rào cản trong sự phát triển của doanh nghiệp.
- Đánh giá, lựa chọn
Bạn cần đánh giá những dịch vụ đang cung cấp trong hiệu tại và xem xét nó có đáp ứng được nhu cầu đối với doanh nghiệp của bạn hay không.
Đánh giá phần mềm ERP
- Thiết kế
Ở bước này bạn có thể tìm ra hệ thống ERP phù hợp và lên quy trình công việc.
- Phát triển
Các chuyên gia kỹ thuật định cấu hình cho phần mềm và chuyển dữ liệu của công ty lên giải pháp mới. Ngoài ra, ở bước này, bạn cần đào tạo nhân viên của mình để họ có thể làm quen, sử dụng trong công việc.
Phát triển hệ thống ERP trong doanh nghiệp
- Kiểm tra
Đây là bước không thể thiếu khi bạn lên kế hoạch triển khai phần mềm ERP cho mình. Nó giúp bạn đảm bảo mọi thứ được thực hiện theo đúng kế hoạch và mục tiêu đề ra.
- Triển khai
Các doanh nghiệp nên ưu tiên đào tạo nhân viên sử dụng để giúp thích nghi với sự thay đổi. Ngoài ra, bạn cũng có thể triển khai qua từng giai đoạn thay vì đẩy tất cả các module khác cùng hoạt động một lúc.
- Hỗ trợ
Đảm bảo người dùng có thể tận dụng được mọi lợi thế khi thực hiện thông qua hệ thống mới. Nó cũng là quá trình và có thể bao gồm các module bổ sung với sự trợ giúp của đội kỹ thuật hoặc nhà cung cấp phần mềm.
Tổng kết:
Phần mềm ERP đã trở thành công cụ tuyệt vời đối với các công ty, doanh nghiệp vì nó giúp tiết kiệm được chi phí và thời gian vô giá. Với những lợi ích từ ERP Cloud mang lại, hãy thực hiện giải pháp này phù hợp cho doanh nghiệp của mình để nâng cao hiệu quả tối đa.
