Làm báo cáo bán hàng là kỹ năng cơ bản của bất kỳ nhà quản lý nào. Nếu hiểu đúng về báo cáo bán hàng và vai trò của nó, đây sẽ là những số liệu vô cùng quan trọng giúp nhà quản lý đưa ra những chiến lược phù hợp để cải tiến hiệu suất trong mục tiêu bán hàng. Tham khảo ngay 6 mẫu báo cáo bán hàng dưới đây để biết báo cáo này được trình bày như thế nào nhé!
1.Hiểu về báo cáo bán hàng là gì?
Báo cáo bán hàng là một tài liệu quan trọng giúp doanh nghiệp theo dõi và đánh giá hiệu quả kinh doanh trong từng giai đoạn cụ thể. Đây không chỉ là bản tổng hợp số liệu mà còn là công cụ giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng thể về tình hình doanh thu. Qua đó xác định xu hướng tăng trưởng hoặc suy thoái và đưa ra chiến lược phù hợp.
Tùy vào nhu cầu và đặc thù của doanh nghiệp, báo cáo bán hàng có thể được trình bày dưới nhiều hình thức khác nhau như bảng số liệu, biểu đồ trực quan hay các mô hình phân tích chuyên sâu.
2. Vai trò quan trọng của báo cáo bán hàng
Báo cáo bán hàng không chỉ đơn thuần là một bảng số liệu thống kê mà còn là “kim chỉ nam” giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả. Khi có trong tay một bản báo cáo rõ ràng, nhà quản lý sẽ dễ dàng đánh giá tình hình kinh doanh, điều chỉnh chiến lược và tối ưu nguồn lực để đạt được doanh thu tốt nhất.
Dưới đây là những lý do quan trọng khiến doanh nghiệp không thể bỏ qua việc lập báo cáo bán hàng:
2.1 Theo dõi sức khỏe doanh nghiệp một cách trực quan
Kinh doanh giống như một cuộc đua đường dài, nếu không biết rõ tình hình hiện tại, rất khó để đưa ra quyết định đúng đắn. Báo cáo bán hàng giúp doanh nghiệp nhìn thấy bức tranh tổng quan về doanh thu, chi phí, lợi nhuận trong từng giai đoạn, từ đó đánh giá được chiến lược nào đang hiệu quả và đâu là điểm cần cải thiện.
Theo dõi sức khỏe doanh nghiệp một cách trực quan
2.2 Định hướng chiến lược bán hàng thông minh hơn
Không có gì rủi ro hơn việc ra quyết định kinh doanh dựa trên cảm tính. Qua bản báo cáo, doanh nghiệp sẽ được cung cấp dữ liệu thực tế về thói quen mua sắm của khách hàng, xu hướng tiêu dùng theo mùa, và các sản phẩm bán chạy. Từ đó chủ động điều chỉnh kế hoạch kinh doanh, tập trung vào những mặt hàng tiềm năng nhất để tăng trưởng doanh thu.
2.3 Tối ưu hiệu suất làm việc của đội ngũ kinh doanh
Hiệu suất làm việc của nhân viên kinh doanh có thể được đo lường một cách rõ ràng thông qua báo cáo bán hàng. Nhìn vào các chỉ số như doanh số đạt được, số lượng đơn hàng xử lý hay tỷ lệ chốt đơn thành công, doanh nghiệp dễ dàng nhận biết nhân viên nào đang làm tốt và ai cần được hỗ trợ để cải thiện kết quả.
=> Xem thêm: Phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu suất kinh doanh
2.4 Quản lý dòng tiền và nguồn hàng hiệu quả
Một doanh nghiệp có thể gặp khó khăn nếu không kiểm soát được dòng tiền hoặc hàng tồn kho. Báo cáo bán hàng giúp theo dõi dòng tiền ra vào, đánh giá nhu cầu thị trường, từ đó đưa ra kế hoạch nhập hàng phù hợp.
2.5 Nắm bắt cơ hội và hạn chế rủi ro
Thị trường luôn biến động và những doanh nghiệp có dữ liệu trong tay sẽ có lợi thế cạnh tranh hơn hẳn. Báo cáo bán hàng giúp doanh nghiệp nhận diện xu hướng mua sắm, dự báo nhu cầu khách hàng, đồng thời cảnh báo sớm những vấn đề có thể ảnh hưởng đến doanh thu. Từ đó, nhà quản lý có thể chủ động điều chỉnh chiến lược, tránh rủi ro và tận dụng tốt các cơ hội kinh doanh.
3. Các loại báo cáo bán hàng cần có trong doanh nghiệp
Mỗi doanh nghiệp đều cần theo dõi sát sao tình hình kinh doanh để đưa ra chiến lược phù hợp. Trong số các loại báo cáo bán hàng, có ba loại báo cáo quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần có:
3.1 Mẫu báo cáo bán hàng theo ngày
Không chỉ đơn thuần là thống kê doanh thu hay tỷ lệ chuyển đổi, báo cáo theo ngày cung cấp cái nhìn tổng quan về mọi hoạt động bán hàng diễn ra trong ngày. Báo cáo hàng ngày giúp nhà quản lý theo dõi số lượng cuộc gọi, email hoặc giao dịch mà nhân viên kinh doanh thực hiện với khách hàng tiềm năng và khách hàng thân thiết.
Nếu có bất kỳ điểm bất thường nào trong các chỉ số hiệu suất hàng ngày, báo cáo tuần sẽ giúp đánh giá rõ hơn nguyên nhân và đề xuất hướng khắc phục.
Mẫu báo cáo bán hàng theo ngày
3.2 Mẫu báo cáo bán hàng bằng word theo tuần
Báo cáo tuần không quá chi tiết như báo cáo ngày nhưng đóng vai trò quan trọng trong việc nhận diện các vấn đề trong quy trình bán hàng. Đây cũng là nội dung trong các cuộc họp đánh giá tình hình kinh doanh.
Lợi ích của báo cáo bán hàng theo tuần:
-
Phát hiện vấn đề cần xử lý ngay: Nếu doanh số giảm sút hoặc tỷ lệ chuyển đổi thấp, báo cáo tuần giúp xác định nguyên nhân để nhanh chóng điều chỉnh chiến lược
-
Thúc đẩy tinh thần làm việc: Các con số rõ ràng trong báo cáo tạo động lực cho đội ngũ bán hàng cạnh tranh lành mạnh và cố gắng cải thiện hiệu suất
-
Nâng cao trách nhiệm cá nhân: Khi nhân viên bán hàng thấy rõ kết quả làm việc của mình, họ có xu hướng chủ động hơn trong việc cải thiện hiệu suất.
Mẫu báo cáo bán hàng bằng word theo tuần
3.3 Mẫu báo cáo bán hàng bằng Excel theo tháng
Không giống như báo cáo ngày hay tuần, báo cáo bán hàng theo tháng tập trung vào bức tranh tổng thể, giúp doanh nghiệp phân tích xu hướng tương lai và đo lường hiệu quả kinh doanh.
Những thông tin quan trọng trong báo cáo tháng:
-
Tổng doanh thu trong tháng
-
Tỷ lệ chuyển đổi và hiệu suất đội nhóm
-
Giai đoạn của khách hàng trong hành trình mua sắm
-
Đón đầu xu hướng kinh doanh theo mùa
Qua nhiều tháng, báo cáo này sẽ cho doanh nghiệp dữ liệu đủ lớn để đánh giá xu hướng tăng trưởng, giúp nhà quản lý đưa ra những quyết định chiến lược phù hợp nhằm tối ưu doanh số và gia tăng lợi nhuận.
Mẫu báo cáo bán hàng bằng Excel theo tháng
4. 6 mẫu báo cáo bán hàng chi tiết nhất
Bạn đang loay hoay không biết nên trình bày báo cáo bán hàng như thế nào để vừa rõ ràng, dễ hiểu mà vẫn chuyên nghiệp. Dưới đây là 6 mẫu báo cáo bán hàng chi tiết nhất, giúp bạn ghi điểm trong mắt nhà quản lý và đưa ra những chiến lược kinh doanh hiệu quả.
4.1 Báo cáo phân tích doanh số
Báo cáo phân tích doanh số là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả bán hàng, tối ưu chiến lược kinh doanh và đưa ra các quyết định phù hợp với thực tế thị trường. Không chỉ đơn thuần là con số tổng kết doanh thu, báo cáo này còn giúp doanh nghiệp hiểu rõ hiệu suất của đội ngũ bán hàng, mức độ thành công của từng sản phẩm, kênh phân phối, cũng như hiệu quả của các chiến dịch marketing.
Để có cái nhìn toàn diện, doanh nghiệp thường sử dụng nhiều loại báo cáo doanh số khác nhau. Chẳng hạn như:
-
Báo cáo tiến độ doanh số theo tuần/tháng/năm
-
Phân tích doanh số theo tình trạng đơn hàng
-
Phân tích doanh số theo từng mặt hàng
-
Báo cáo doanh số theo từng bộ phận/nhóm kinh doanh
-
Phân tích doanh số theo thị trường
-
Báo cáo doanh số theo kênh bán hàng
-
Phân tích doanh số theo chương trình khuyến mãi.
Báo cáo phân tích doanh số
4.2 Báo cáo phân tích cơ hội bán hàng
Báo cáo phân tích cơ hội bán hàng giúp doanh nghiệp đánh giá khả năng chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực sự. Thông qua số liệu cụ thể, doanh nghiệp có thể đánh giá chất lượng cơ hội, xác định nguồn khách hàng tiềm năng, đo lường thời gian xử lý và đánh giá doanh thu từ từng cơ hội kinh doanh.
Nếu một cơ hội mất quá nhiều thời gian nhưng không chốt được đơn, doanh nghiệp có thể cần điều chỉnh chiến lược chăm sóc khách hàng. Nếu một nguồn khách hàng tiềm năng mang lại doanh thu cao, đó có thể là kênh tiếp thị cần đổ thêm ngân sách.
Các loại báo cáo thường dùng trong phân tích cơ hội bán hàng bao gồm:
-
Phân tích doanh số cơ hội theo mặt hàng - Xác định sản phẩm nào có tỷ lệ chuyển đổi cao nhất
-
Phân tích tình hình chuyển giai đoạn cơ hội - Đánh giá tốc độ xử lý và khả năng chốt đơn
-
Phân tích nguồn gốc cơ hội - Xác định khách hàng tiềm năng đến từ kênh nào (quảng cáo, giới thiệu, tìm kiếm…)
-
Phân tích doanh số theo loại cơ hội - So sánh hiệu quả giữa các nhóm khách hàng khác nhau
-
Báo cáo phân tích cơ hội theo giai đoạn - Đánh giá tỷ lệ khách hàng rời đi ở từng bước trong quy trình bán hàng
-
Báo cáo tiến độ tạo mới cơ hội tuần - Theo dõi số lượng khách hàng tiềm năng được tạo ra theo thời gian
-
Thống kê số lượng, giá trị cơ hội theo đối tượng - Xác định nhóm khách hàng nào mang lại doanh thu cao nhất
-
Phân tích doanh số cơ hội theo thị trường - Đánh giá mức độ tiềm năng của từng khu vực kinh doanh
-
Báo cáo phân tích tuổi thọ trung bình cơ hội - Đo lường thời gian trung bình từ lúc phát sinh cơ hội đến khi chốt đơn
-
Phân tích nguồn gốc cơ hội theo đơn vị/nhóm kinh doanh - So sánh hiệu suất giữa các phòng ban, chi nhánh.
Báo cáo phân tích cơ hội bán hàng
4.3 Báo cáo chương trình bán hàng
Trong ngành phân phối, doanh thu không chỉ đến từ việc bán hàng đơn thuần mà còn phụ thuộc vào các chương trình thúc đẩy doanh số như khuyến mãi, trưng bày sản phẩm tại điểm bán. Doanh nghiệp liên tục triển khai nhiều chương trình khác nhau để kích thích nhu cầu mua sắm, mở rộng thị trường và gia tăng độ nhận diện thương hiệu. Tuy nhiên, nếu không có hệ thống báo cáo chặt chẽ, doanh nghiệp sẽ khó đo lường hiệu quả thực sự của từng chương trình và tối ưu chiến lược kịp thời.
Báo cáo chương trình bán hàng giúp nhà quản lý theo dõi, phân tích và đánh giá tác động của từng chương trình đối với doanh thu. Báo cáo này được chia thành hai nhóm chính: báo cáo khuyến mại và báo cáo trưng bày.
Báo cáo chương trình bán hàng
Báo cáo khuyến mại
Đây là loại báo cáo giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ thành công của các chương trình ưu đãi dành cho khách hàng. Mỗi chương trình có thể được thiết kế theo nhiều hình thức khác nhau:
-
Khuyến mại theo sản phẩm: Khách hàng mua đủ số lượng hoặc đạt giá trị đơn hàng nhất định sẽ được chiết khấu, tặng sản phẩm hoặc nhận ưu đãi tiền mặt.
-
Khuyến mại theo danh mục sản phẩm: Khi mua nhiều loại sản phẩm cùng lúc, khách hàng có thể nhận quà tặng, giảm giá hoặc các ưu đãi đặc biệt.
-
Khuyến mại theo nhóm khách hàng: Áp dụng cho từng đối tượng khách hàng cụ thể theo khu vực, loại hình kinh doanh hoặc chương trình dành riêng cho nhân viên bán hàng.
Báo cáo trưng bày
Bên cạnh các chương trình khuyến mại, việc sắp xếp sản phẩm tại điểm bán cũng ảnh hưởng lớn đến quyết định mua hàng. Báo cáo trưng bày giúp doanh nghiệp theo dõi cách sản phẩm được bố trí tại cửa hàng và đánh giá mức độ tuân thủ tiêu chuẩn trưng bày. Một số báo cáo phổ biến gồm:
-
Báo cáo danh sách chương trình trưng bày: Tổng hợp các chương trình trưng bày đang triển khai, kèm thông tin về thời gian, địa điểm và phạm vi áp dụng.
-
Báo cáo hình ảnh trưng bày: Lưu trữ hình ảnh thực tế từ các điểm bán, giúp doanh nghiệp kiểm tra xem sản phẩm có được sắp xếp đúng quy định hay không.
-
Báo cáo chấm điểm trưng bày: Đánh giá mức độ chuẩn hóa của việc trưng bày sản phẩm tại từng cửa hàng dựa trên các tiêu chí như vị trí, số lượng, nhãn mác và mức độ thu hút.
=> Xem thêm: Phần mềm bán hàng giúp tự động hoá báo cáo ngày, tuần, tháng
4.4 Mẫu báo cáo doanh thu bán hàng theo khách hàng
Báo cáo doanh thu bán hàng theo khách hàng giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu suất kinh doanh theo từng nhóm khách hàng cụ thể, từ đó điều chỉnh chiến lược tiếp cận và tối ưu hóa doanh thu.
Mẫu báo cáo doanh thu bán hàng theo khách hàng
Báo cáo doanh thu theo phân khúc khách hàng
Báo cáo tổng hợp doanh thu theo từng nhóm khách hàng như bán lẻ, bán buôn, và khách hàng doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp xác định phân khúc có đóng góp lớn nhất và những nhóm cần đẩy mạnh hơn. Thông qua số liệu thu thập, doanh nghiệp có thể xây dựng chiến lược tiếp thị, chăm sóc khách hàng và phát triển từng phân khúc một cách hiệu quả.
Báo cáo doanh thu theo khách hàng cụ thể
Không chỉ dừng lại ở phân khúc, báo cáo cung cấp chi tiết về doanh thu của từng khách hàng riêng lẻ, cả cá nhân lẫn doanh nghiệp. Dữ liệu này giúp nhận diện những khách hàng quan trọng, khách hàng tiềm năng và nhóm có khả năng quay lại cao. Từ đó, doanh nghiệp có thể cá nhân hóa chính sách ưu đãi, chăm sóc khách hàng tốt hơn và duy trì mối quan hệ kinh doanh bền vững.
4.5 Mẫu báo cáo doanh thu bán hàng so sánh mục tiêu và thực tế
Lập kế hoạch là một chuyện, nhưng kết quả thực tế có đạt được như kỳ vọng hay không lại là chuyện khác. Báo cáo doanh thu so sánh mục tiêu và thực tế giúp doanh nghiệp kiểm soát mức độ hoàn thành doanh thu so với kế hoạch đặt ra.
Báo cáo ghi nhận doanh thu mục tiêu theo từng giai đoạn và đối chiếu với kết quả thực tế. Nếu có sự chênh lệch lớn, doanh nghiệp sẽ dễ dàng xác định nguyên nhân và điều chỉnh chiến lược kịp thời. Đây là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp không chỉ đo lường hiệu suất mà còn cải thiện khả năng dự báo và lập kế hoạch kinh doanh chính xác hơn.
Mẫu báo cáo doanh thu bán hàng so sánh mục tiêu và thực tế
4.6 Mẫu báo cáo dự báo doanh thu theo tình hình phân bổ chi phí
Mẫu báo cáo dự báo doanh thu theo tình hình phân bổ chi phí là tài liệu giúp doanh nghiệp ước tính doanh thu trong tương lai dựa trên chi phí đã và sẽ được phân bổ. Đây là một tài liệu đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp sản xuất, giúp xác định số lượng sản phẩm có thể tiêu thụ trong một khoảng thời gian nhất định với mức giá phù hợp.
Các nội dung thường có trong báo cáo:
-
Dự báo doanh số bán hàng: Xác định lượng sản phẩm dự kiến bán ra theo từng kênh, thị trường.
-
Phân bổ chi phí sản xuất: Tính toán chi phí nguyên vật liệu, nhân công, thiết bị và vận hành.
-
Phân bổ chi phí tiếp thị & bán hàng: Đánh giá ngân sách dành cho quảng cáo, khuyến mại, hoa hồng bán hàng.
-
Dự báo lợi nhuận: So sánh doanh thu ước tính với tổng chi phí để xác định lợi nhuận dự kiến.
-
Kế hoạch phân bổ nguồn lực: Định hướng việc mở rộng sản xuất hoặc điều chỉnh chiến lược kinh doanh dựa trên nhu cầu thị trường.
Mẫu báo cáo dự báo doanh thu theo tình hình phân bổ chi phí
Trên đây là 6 mẫu báo cáo bán hàng chi tiết nhất áp dụng cho mọi lĩnh vực. Thông qua các báo cáo này, hy vọng bạn sẽ hiểu hơn về tình hình kinh doanh, hoạt động bán hàng của đội ngũ. Theo dõi POS365 để được cập nhật những thông tin hữu ích nhé!
