Excel được biết đến là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho quá trình quản lý kho hàng mà bất cứ cửa hàng nào cũng nên biết. Không chỉ đơn giản, tiện lợi, phần mềm này không đòi hỏi bạn phải trả bất cứ khoản phí nào nhưng vẫn có thể quản lý kho một cách hiệu quả nhất. Cùng tham khảo các cách quản lý đơn giản ngay trên Excel.
I. Lý do bạn cần phải quản lý kho hàng bằng Excel?
Kho hàng được hiểu là một module cho phép doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ xuất kho, chuyển kho và quản lý hàng tồn kho đồng thời lưu lại toàn bộ lịch sử xuất nhập kho của doanh nghiệp. Quản lý kho bằng excel là quá trình thực hiện các thao tác quản lý đối với hàng tồn - xuất và nhập kho, báo cáo,... mỗi thao tác sẽ đều đem lại một hiệu quả và một lợi ích khác nhau.
Lý do bạn cần phải quản lý kho hàng bằng Excel?
Tương tự như vậy, file excel quản lý kho đơn giản miễn phí sẽ giúp bạn quản lý và thống kê được tổng số hàng được giao và khối lượng hàng nhập về một cách nhanh chóng. Các chủ tiệm có thể kiểm tra bất kỳ lúc nào để biết được tốc độ buôn bán của cửa hàng bằng mẫu quản lý kho bằng excel.
>> Xem thêm: Hướng dẫn cách quản lý kho Hiệu quả - Chính xác - Khoa học
II. Ưu và nhược điểm của cách quản lý kho hiệu quả bằng excel
Quản lý kho bằng Excel có thể là một phương pháp phổ biến và hiệu quả trong một số trường hợp. Dưới đây là một số lý do bạn có thể muốn sử dụng Excel để quản lý kho hàng:
-
Tiết kiệm chi phí: Excel là một ứng dụng phổ biến và phổ biến có sẵn trên hầu hết các máy tính. Nếu bạn đã có kỹ năng sử dụng Excel hoặc nhân viên của bạn đã quen thuộc với nó, việc sử dụng phần mềm để quản lý kho hàng không đòi hỏi đầu tư thêm vào phần mềm quản lý hoặc hệ thống riêng biệt.
-
Dễ sử dụng: Excel cung cấp một giao diện đơn giản và dễ sử dụng. Bạn có thể tạo một bảng tính Excel để theo dõi số lượng tồn kho, nhập và xuất hàng, và nắm bắt thông tin chi tiết khác liên quan đến kho hàng của bạn. Việc sử dụng công thức và tính năng của Excel cũng giúp bạn tự động hóa nhiều quy trình quản lý kho.
-
Tùy chỉnh linh hoạt: Bạn có thể tùy chỉnh bảng tính Excel của mình theo nhu cầu cụ thể của mình. Bạn có thể thêm các cột, công thức tính toán, định dạng dữ liệu, và lọc dữ liệu để phân loại và hiển thị thông tin dễ dàng. Điều này giúp tạo ra một bảng tính tùy chỉnh và phù hợp với nhu cầu của bạn.
Ưu và nhược điểm của cách quản lý kho hiệu quả bằng excel
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng Excel có thể có các hạn chế khi được sử dụng như một phương pháp quản lý kho hàng. Dưới đây là một số hạn chế mà bạn cần xem xét:
-
Giới hạn quản lý dữ liệu: Excel có giới hạn về khả năng xử lý dữ liệu so với các phần mềm quản lý kho hàng chuyên dụng. Nếu bạn có một quy mô kinh doanh lớn hoặc có một lượng dữ liệu lớn, việc quản lý kho bằng Excel có thể trở nên khó khăn và không hiệu quả.
-
Thiếu tính năng chuyên môn: Phần mềm quản lý kho hàng chuyên dụng thường cung cấp nhiều tính năng và công cụ quản lý đặc biệt hơn so với Excel. Điều này bao gồm ví dụ như quản lý định vị, quản lý theo lô hàng, tích hợp với hệ thống mã vạch và nhiều tính năng khác giúp bạn nâng cao hiệu quả quản lý kho hàng.
-
Thiếu tính năng tự động hóa: Excel có thể hạn chế trong việc tự động hóa quy trình quản lý kho hàng. Một phần mềm quản lý kho hàng chuyên dụng có thể cung cấp tính năng tự động hóa nhập/xuất hàng, cung cấp cảnh báo khi tồn kho thấp, và tạo ra báo cáo tự động, giúp tiết kiệm thời gian và giảm sai sót.
Việc lựa chọn giữa việc quản lý kho hàng bằng Excel và sử dụng phần mềm quản lý kho hàng chuyên dụng sẽ phụ thuộc nhiều vào mô hình và quy mô của doanh nghiệp của bạn.
>> Xem thêm: Review 12 phần mềm quản lý kho miễn phí tốt nhất hiện nay
III. Các thông tin cần có trong file excel quản lý kho đơn giản
Tile excel quản lý xuất nhập tồn kho sẽ bao gồm các bảng cập nhập số liệu chi tiết nhằm hỗ trợ cho quá trình nhập xuất hàng hóa hàng ngày. Cấu trúc của một mẫu excel quản lý kho sẽ bao gồm các thông tin cơ bản sau:
-
Thông tin sơ lược về doanh nghiệp: Thông tin chung và thời gian lấy báo cáo
-
Nhập dữ liệu: Tên và mã vật tư, ngày ghi số, nhà cung cấp, thông tin ngày xuất
-
Các danh mục: Tên vật tư, mã vật tư, đơn vị, số lượng đầu kỳ, nhà cung cấp, địa chỉ
-
Số kho: Tên vật tư, mã vật tư, nhà cung ứng, mô tả chi tiết, thông tin nhập xuất, thời gian ghi sổ, các chứng từ
-
Nội dung chi tiết về “nhập - xuất - tồn”: Diễn giải về hàng hoá, phân loại chứng từ, số lượng hàng hoá nhập, xuất trong kỳ.
-
Thông tin về nhập xuất tồn: Tên hàng hóa, mã hàng hoá, đơn vị tính của hàng hoá, xuất trong kỳ, số lượng tồn đầu kỳ
-
Phiếu nhập xuất: Tên nhãn hiệu hàng hoá, đơn vị tính của hàng hoá, thông tin vật tư, mã hàng hoá, đơn giá xuất,...
-
Sổ kho in: Số chứng từ, diễn giải, số lượng hàng hóa nhập trong kỳ, số lượng hàng hóa xuất trong kỳ, số lượng hàng hóa tồn cuối kỳ, thời gian chứng từ
Dù doanh nghiệp của bạn thực hiện quy trình quản lý nguyên, nhiên vật liệu đóng một vai trò vô cùng quan trọng giúp quá trình hoạt động của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn. Vậy nên doanh nghiệp cần phải quản lý nguyên vật liệu thật chính xác bằng cách cập nhật một cách đầy đủ và liên tục.
>> Xem thêm: Phần mềm quản lý kho Excel có tốt không? Giải pháp là gì?
IV. Hướng dẫn tạo mẫu file quản lý kho nhập xuất tồn trên Excel
Ngay sau đây POS365 sẽ giới thiệu với bạn cách tạo file excel quản lý kho chuẩn chỉnh với những bước vô cùng đơn giản nhưng mang lại hiệu quả cực cao. Tuỳ vào lĩnh vực kinh doanh, doanh nghiệp có thể có thêm hoặc bớt một vài sheet thông tin bao gồm:
Bước 1: Tạo một file Excel hoàn toàn mới
Bước 2: Tiến hành tạo 5 sheet mới lần lượt là: Home, Nhập, Xuất, Danh mục, Báo Cáo
Bước 3: Thực hiện việc nhập dữ liệu thích hợp cho từng sheet đã tạo
Hướng dẫn tạo mẫu file quản lý kho nhập xuất tồn trên Excel
Một số thông tin cụ thể sẽ bao gồm:
-
Sheet HOME: Thông tin giống với các file Excel đã được đề cập ở phần trên
-
Sheet DANH MUC: Gồm các thông tin chung nhất của hàng hoá như: tên hàng hóa, mã hàng hoá, đơn vị tính,... Khi nhập và tìm kiếm mã hàng hóa, các thông tin còn lại sẽ được tự động hiển thị.
-
Sheet NHAP: Điền một số thông tin cơ bản như: Đơn vị cung ứng, Thời gian, Số lượng hàng nhập, Đơn giá hàng hóa, Thành tiền, ĐVT, Mã hàng hóa, Tên hàng hóa.
-
Sheet XUAT: Bao gồm: Thời gian, Tên hàng hóa, Mã hàng hóa, đơn vị tính, số lượng hàng bán, đơn giá bán, giá vốn, tổng doanh thu, thông tin khách hàng (tên & mã khách hàng, địa chỉ, SĐT), Số chứng từ, các ghi chú khác.
-
Sheet BAO CAO: Bảng này yêu cầu bạn phải có đủ các thông tin tuỳ thuộc vào từng loại báo cáo. Chẳng hạn như: Với báo cáo Nhập xuất tồn sẽ bao gồm tên hàng hoá, số hàng tồn kỳ đầu, số lượng hàng nhập, số lượng hàng xuất và số lượng hàng tồn kỳ cuối. Với các báo cáo bán hàng: Tên hàng hoá, số lượng hàng bán, doanh thu,...
Trên đây chúng tôi đã chia sẻ với bạn những kinh nghiệm về cách quản lý kho bằng Excel hy vọng sẽ giúp ích cho bạn nếu muốn quản lý hàng hoá một cách tiết kiệm nhưng vẫn hiệu quả.
