PO là khái niệm khá quen thuộc đối với các tổ chức, cá nhân và doanh nghiệp thương mại. Đây là từ viết tắt tiếng Anh Purchase Order và có ý nghĩa khá quan trọng trong các hoạt động thương mại.

PO hay Purchase Order là gì? Thông tin và sự khác nhau giữa PO và Invoice

Trong nội dung dưới đây, POS365 sẽ giúp bạn tìm hiểu về chủ đề này và nắm bắt được vì sao PO quan trọng. Hãy cùng theo dõi ngay!.

I. Tìm hiểu PO là gì?

PO là viết tắt của cụm từ Purchase Order trong tiếng Anh, nó có nghĩa là đơn đặt hàng. Đây là tài liệu thương mại được người mua hàng gửi đến nhà cung cấp để ủy quyền cho phép mua hàng. PO được sử dụng để kiểm soát việc mua sản phẩm và dịch vụ từ các nhà cung cấp bên ngoài. Đơn đặt hàng có thể coi là phần cần thiết không thể thiếu của đơn đặt hàng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.

Purchase Order có nghĩa là đơn đặt hàng

PO phải được ghi đầy đủ chi tiết mọi giao dịch của doanh nghiệp trên giá mỗi đơn vị mà cả đôi bên mua và bán đã đàm phán số lượng từng mặt hàng. Đảm bảo chuẩn xác từ kiểu dáng, màu sắc, mẫu mã,... Mỗi đơn hàng cần phải đảm bảo được đánh số duy nhất để tiện theo dõi thanh toán trong tương lai và khớp với hồ sơ vận chuyển

II. Mục đích khi sử dụng PO

PO là một loại chứng từ cho phép người mua có thể quản lý hoạt động mua hàng, dịch vụ của nhà cung cấp. Trong đó bao gồm quản lý nguồn vật tư, hàng hóa, dịch vụ bên ngoài cung cấp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh. Bên cạnh đó giúp nhà cung cấp quản lý công nợ phải trả cho người bán.

Đơn đặt hàng còn là một cơ sở pháp lý hoạt động cung cấp hàng hóa giữa bên bán và bên mua. Đảm bảo quá trình sản xuất và kinh doanh của bên mua diễn ra bình thường. PO còn bảo vệ bên bán nếu như bên mua không thanh toán đủ số tiền được ký kết trong hợp đồng.

III. Các thuật ngữ liên quan đến PO

PO là đơn hàng. Nhưng trong một số trường hợp cụ thể PO còn mang ý nghĩa với cách hiểu và cấu trúc khác nhau.

2.1. Ý nghĩa PO trong vận tải

PO trong vận tải cũng có ý nghĩa là đơn đặt hàng, nhưng được xây dựng theo hình thức hợp đồng mua bán. Loại đơn đặt hàng này có những đặc điểm chính sau:

Giá trị lớn
Thông tin đối tác hạn chế
Có quan hệ với đấu giá vận chuyển
Liên kết với nhà cung cấp và giao dịch dài hạn

2.2. Ý nghĩa PO trong bưu chính viễn thông

Trong Bưu chính viễn thông PO có nghĩa là Bưu điện. Đây là nơi diễn ra các cuộc giao dịch tiếp nhận và vận chuyển hàng hóa, bưu kiện, thư từ,...

2.3. Ý nghĩa của PO trong thanh toán

PO trong thanh toán là viết tắt của Payoneer, một loại thẻ cho phép bạn rút tiền từ tài khoản Paypal. Đây là công ty cung cấp dịch vụ thẻ ghi nợ, chuyển tiền liên quốc gia, thanh toán trực tuyến và giao dịch thương mại điện tử.

IV. Ứng dụng của PO trong cuộc sống hiện nay

Hiện nay PO được ứng trong hầu hết các lĩnh vực. Sau đây là một số những ứng dụng phổ biến mà PO thực hiện như:

Tìm kiếm các loại hàng hóa tiêu dùng thường ngày và cả trên thị trường chứng khoán (cổ phiếu)
Tìm kiếm các dịch vụ, sản phẩm, tiện ích
Chắt lọc các sản phẩm gốc có đầy đủ nguồn gốc xuất xứ và sản xuất
Tìm kiếm các sản phẩm có xuất xứ từ thiên nhiên
Giúp việc mua hàng của khách được tối ưu hóa.

Ứng dụng của PO trong cuộc sống hiện nay

PO được ứng trong hầu hết các lĩnh vực kinh doanh hiện nay

Tìm hiểu thêm: Thông tin chi viết về hóa đơn bán lẻ bạn đã biết?

V. Vì sao PO quan trọng với doanh nghiệp?

Purchase Order đang là một phần không thể thiếu trong doanh nghiệp. Cho dù họ có quy mô lớn, vừa, nhỏ hay chỉ là một tổ chức với bộ phận bán hàng thì các đơn đặt hàng luôn được sử dụng với nhiều mục đích khác nhau:

Đặt kỳ vọng vào chất lượng sản phẩm: Doanh nghiệp sẽ thực hiện các yêu cầu của bên mua dành cho nhà cung cấp đối với mỗi đơn hàng. PO đóng vai trò là bằng chứng nếu như sản phẩm bàn giao không đúng như kỳ vọng.
Quản lý đơn hàng thuận tiện: Doanh nghiệp hoàn dễ dàng theo dõi, quản lý đơn hàng hiệu quả.
Xác định ngân sách: PO được tạo ra để giúp bên mua tính toán các chi phí liên quan đến mặt hàng, vận chuyển và các chính sách ưu đãi.
Cơ sở pháp lý dễ dàng: Trường hợp mua bán sản phẩm chưa có hợp đồng thương mại, PO đóng vai trò là tài liệu pháp lý. Điều kiện để làm việc này thì bên mua cần có được sự đồng ý của nhà cung cấp.
Tài liệu quan trọng khi kiểm toán: Doanh nghiệp sẽ sử dụng PO để làm cơ sở để bạn thực chi tiêu đúng đắn.

Purchase Order đang là một phần không thể thiếu trong doanh nghiệp

VI. Các nội dung cơ bản Purchase Order là gì?

Trong một bản Purchase Order sẽ gồm những nội dung cơ bản như sau:

Number and date: số đơn hàng, ngày lập đơn hàng
Seller/ buyer name, contact: Thông tin người mua, người bán
PIC
Product description: Mô tả hàng hóa
Quantity: Số lượng hàng hóa bên mua cần
Quality/ specifications: Thông số kỹ thuật sản phẩm
Unit price: Đơn giá trên 1 đơn vị sản phẩm
Total amount: Tổng giá trị hợp đồng
Payment terms: Điều kiện thanh toán
Delivery terms: Điều kiện giao hàng:
Special instruction: Các điều kiện đặc biệt như: discount, FOC….
Signature: chữ ký của 2 bên

VII. So sánh Purchase Order và Invoice

Invoice là hóa đơn bán hàng, đây là loại chứng từ được xuất khi giao dịch hàng hóa. Và Invoice khác hẳn Purchase Order chứ không giống nhau như nhiều người lầm tưởng. Cả 2 khái niệm này được nhận định qua các vấn đề sau:

So sánh Purchase Order và Invoice

7.1. Điểm giống nhau

Purchase Order và Invoice đều là tài liệu ràng buộc về pháp lý. Cả hai bên mua và bán đều có sự đồng thuận. Các hoạt động họ đưa ra trong hóa đơn và đơn hàng đều là bắt buộc.

Bên cạnh đó, nội dung của hai văn bản này đều có chi tiết đơn hàng, thông tin gửi, đơn giá. Hóa đơn cũng bao gồm những thông tin tương tự. Số PO được đưa vào cả hóa đơn và đơn đặt hàng.

7.2. Điểm khác nhau

PO sẽ được chuẩn bị khi có yêu cầu đặt hàng và được bên mua chuẩn bị. Con hóa đơn sẽ được tạo bởi bên bán với mục đích lưu giữ thông tin giao dịch diễn ra và yêu cầu bên mua thanh toán cho các mặt hàng đã được xuất kho.Đơn đặt hàng được gửi cho người bán. Ngược lại hóa đơn được gửi cho người mua.
Mỗi Purchase Order sẽ được gửi đến bên bán và hóa đơn sẽ gửi lại cho bên mua
Đơn đặt hàng chỉ được tạo khi bên mua có nhu cầu sở hữu sản phẩm, dịch vụ của bên bán. Còn hóa đơn sẽ được tạo khi bên mua thực hiện thanh toán giao dịch thành công.
Hóa đơn thường chỉ dùng để xác nhận quá trình bán hàng hoàn tất và lưu trữ để tiện cho việc tra cứu và kết toán. Còn PO yêu cầu rõ ràng các thông tin bắt buộc trong hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ.

Tham khảo thêm: Giải pháp tôi ưu hiệu quả kinh doanh nhờ phần mềm quản lý bán hàng

VIII. Tổng kết

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về câu hỏi PO là gì? Bên cạnh đó là những nội dung liên quan đến tính ứng dụng, tác dụng, nội dung và so sánh Purchase Order cùng Invoice. Hy vọng bạn đã có thông tin chi tiết về vấn đề này. Chúc các bạn có một ngày vui vẻ!