Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ là giải pháp tối ưu giúp các nhà quản lý đơn giản hóa quy trình vận hành, tiết kiệm thời gian và nguồn lực đồng thời nâng cao chất lượng dịch vụ. Thấu hiểu được nhu cầu của nhiều nhà quản lý trung tâm ngoại ngữ, POS365 đã tổng hợp 6 phần mềm tốt nhất mang lại hiệu quả và tối ưu hóa trong quá trình vận hành.
1. Top 4 vấn đề các trung tâm ngoại ngữ thường gặp phải
Bên cạnh những cơ hội phát triển, các trung tâm cũng phải đối mặt với không ít thách thức. Dưới đây là 4 vấn đề thường gặp nhất mà các trung tâm ngoại ngữ có thể gặp phải:
1.1. Lưu trữ thông tin học viên, giáo viên dễ sai sót, thất lạc
Một trong những mối lo hàng đầu của các trung tâm ngoại ngữ là việc lưu trữ thông tin học viên và thông tin giáo viên một cách chính xác, kịp thời. Khi số lượng học viên tăng lên nhanh chóng, dữ liệu rải rác trên nhiều file excel, sổ sách hoặc các công cụ tin học thủ công khiến việc tra cứu trở nên khó khăn.
Việc sai sót trong lưu trữ có thể dẫn đến nhiều hệ lụy trong quá trình quản lý. Ngoài ra, nếu không có phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ sắp xếp dữ liệu khoa học dễ dẫn đến nhiều trở ngại trong việc quản lý và chăm sóc học viên. Điều này khiến trung tâm không theo dõi được tiến trình học tập, kết quả thi cử hay phản hồi của từng người. Như vậy, chất lượng dịch vụ bị ảnh hưởng và tổng thể trung tâm sẽ khó duy trì sự hài lòng của học viên.
Số lượng học viên tăng lên sẽ khiến việc lưu trữ thông tin trở nên khó khăn hơn
1.2. Quản lý lịch học, xếp lớp khó khăn
Mỗi trung tâm thường có nhiều lớp học với cấp độ khác nhau: từ cơ bản đến nâng cao, từ luyện thi tiếng Anh cho trẻ em đến ôn thi các chứng chỉ quốc tế (IELTS, TOEIC, TOEFL...). Đó là chưa kể những lớp học ngoại ngữ khác như tiếng Nhật, tiếng Hàn, tiếng Trung, tiếng Pháp… Mỗi lớp lại có số lượng học viên khác nhau, thời gian học linh hoạt (sáng, chiều, tối), yêu cầu giáo viên phù hợp.
Nếu thiếu một phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ hợp lý rất dễ rơi vào tình trạng trùng lịch, không đủ phòng học hoặc không có giáo viên tương ứng với cấp độ lớp. Khi đó, trung tâm phải bỏ ra rất nhiều thời gian quản lý để xử lý vấn đề làm ảnh hưởng đến những công việc quan trọng khác như tuyển sinh, Marketing, chăm sóc khách hàng hay phát triển thêm nhiều chi nhánh mới.
1.3. Chi phí nhân sự cao
Để đảm bảo mọi công việc vận hành trôi chảy, nhiều trung tâm phải thuê thêm nhân viên hành chính, trợ giảng, giáo vụ, kế toán… Chưa kể, khối lượng công việc dàn trải ở nhiều phòng ban làm cho nhân sự luôn trong tình trạng quá tải hoặc ngược lại thừa nhân lực cần tinh giản.
Các nhân sự không có sự kết nối liền mạch với nhau, dẫn đến giảm hiệu quả làm việc nhưng chi phí lương, thưởng, phúc lợi thì không hề giảm. Tình trạng này kéo dài sẽ khiến trung tâm hao hụt ngân sách không thể đầu tư vào các hoạt động khác như cơ sở vật chất, đào tạo giáo viên, mở thêm lớp học…
Trung tâm phải liên tục tuyển bổ sung nhân viên nếu không có giải pháp quản lý
1.4. Quản lý tài chính kém
Quản lý tài chính yếu kém có nghĩa là trung tâm không kiểm soát được nguồn thu, chi, dễ dẫn đến thâm hụt ngân sách, thất thoát tiền bạc hoặc không có kế hoạch hợp lý cho các hoạt động Marketing, mở rộng quy mô. Việc thu học phí không kịp thời, chậm trễ trong thanh toán tiền lương cho giáo viên, hay thiếu minh bạch trong chi trả cũng sẽ làm giảm lòng tin của đội ngũ nhân sự.
Đặc biệt, trong thời đại nhiều trung tâm mở ra mô hình nhượng quyền hoặc phát triển nhiều chi nhánh, quản lý tài chính lại càng quan trọng hơn. Nếu chỉ dựa vào sổ sách, bảng tính excel, trung tâm dễ gặp rủi ro về thất thoát hoặc sai lệch con số gây khó khăn khi cần tổng hợp báo cáo. Vì lẽ đó, việc sử dụng phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ tích hợp chức năng quản lý tài chính một cách toàn diện sẽ giúp trung tâm theo dõi dòng tiền minh bạch, chính xác hơn rất nhiều, hạn chế thiệt hại do những sai lầm kế toán.
2. Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ là gì?
Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ là một giải pháp tin học được thiết kế chuyên biệt để hỗ trợ các hoạt động quản lý và vận hành trung tâm. Thay vì tốn nhiều thời gian quản lý trên giấy tờ hoặc các bảng tính rời rạc, phần mềm này cho phép lưu trữ thông tin, theo dõi và điều phối mọi hoạt động trên một hệ thống thống nhất. Nhờ có vậy, tất cả các bộ phận – từ tuyển sinh, chăm sóc khách hàng, quản lý lớp học, quản lý học viên cho tới kế toán tài chính – đều có thể truy cập và chia sẻ dữ liệu một cách nhanh chóng, chính xác.
Các phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ hiện nay thường cung cấp một loạt tính năng nổi bật như:
-
Quản lý và lưu trữ hồ sơ học viên, giáo viên.
-
Hỗ trợ kiểm soát lịch học, xếp lớp, điều phối giáo viên một cách tự động, chính xác.
-
Tính năng điểm danh, theo dõi tiến trình học tập, kết quả thi cho từng học viên.
-
Quản lý học phí, chi tiêu, lương thưởng, hoa hồng bán khóa học.
-
Hỗ trợ chăm sóc khách hàng, nhắc nhở lịch thanh toán, gửi thông báo tự động cho học viên.
-
Khả năng báo cáo, thống kê toàn diện, giúp ban lãnh đạo dễ dàng nắm bắt tình hình trung tâm để điều chỉnh chiến lược khi cần thiết.
-
Tích hợp phương thức học trực tuyến, quản lý nội dung bài học, tạo môi trường tương tác cho học viên và giáo viên.
Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ giúp hỗ trợ tự động hóa quy trình làm việc
3. Tổng hợp 6 phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ được đánh giá tốt nhất hiện nay
Dưới đây là tổng hợp 6 phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ được đánh giá tốt nhất hiện nay dựa trên các tiêu chí về tính năng và hiệu quả mang lại
3.1. 1Office
1Office là một nền tảng quản trị doanh nghiệp tổng thể không chỉ được áp dụng cho các công ty kinh doanh thông thường mà còn phù hợp với các trung tâm ngoại ngữ. Điểm mạnh của 1Office chính là khả năng “tất-cả-trong-một” giúp tích hợp mọi chức năng từ quản lý nhân sự, quản trị khách hàng (CRM), chấm công, tính lương đến quản lý công việc, tài liệu.
Đối với các trung tâm ngoại ngữ, 1Office hỗ trợ tốt trong việc quản lý lịch dạy, lịch học, theo dõi tiến độ giảng dạy của giáo viên. Bạn có thể dễ dàng lên lịch cho nhiều lớp, nhiều ca học khác nhau trong tuần, điều phối giáo viên để không bị trùng giờ, quản lý học viên theo từng cấp độ hay khóa học một cách thống nhất. Nếu trung tâm có nhiều chi nhánh, phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ 1Office vẫn đảm bảo khả năng kết nối dữ liệu, hỗ trợ truy cập mọi lúc mọi nơi thông qua nền tảng đám mây.
1Office được đánh giá cao về tính toàn diện và khả năng sử dụng linh hoạt
3.2. Easy Edu
Easy Edu là một phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ phổ biến với giao diện thân thiện, thao tác đơn giản, đáp ứng tốt các nhu cầu vừa và nhỏ. Phần mềm này tích hợp đa dạng tính năng từ quản lý học viên, giáo viên, lịch học, điểm danh đến quản lý tài chính, Marketing, chăm sóc khách hàng.
Với Easy Edu, trung tâm có thể dễ dàng tạo và cập nhật danh sách lớp, thiết lập thời gian học, phân bổ giáo viên. Các hoạt động như điểm danh, chấm điểm, theo dõi tiến độ học cũng được thực hiện tự động, tiết kiệm đáng kể thời gian quản lý giấy tờ. Về mặt tuyển sinh, Easy Edu cho phép người dùng nhập dữ liệu học viên mới, theo dõi trạng thái đăng ký, gửi email, tin nhắn nhắc nhở đóng học phí hoặc giới thiệu chương trình khuyến mại.
Không chỉ vậy, tính năng quản lý doanh thu – chi phí – công nợ của Easy Edu cũng được đánh giá cao. Hệ thống cung cấp báo cáo trực quan dạng biểu đồ, bảng thống kê, giúp nhà quản lý nắm bắt mọi hoạt động thu/chi, kịp thời điều chỉnh ngân sách.
3.3. Mona eLMS
Mona eLMS là một hệ thống quản lý học trực tuyến (E-Learning Management System) được phát triển bởi công ty Mona Media. Phần mềm đặc biệt phù hợp cho các trung tâm tiếng Anh và ngoại ngữ có nhiều chi nhánh hoặc có nhu cầu đào tạo, giảng dạy online. Với Mona eLMS, trung tâm dễ dàng xây dựng các khóa học trực tuyến, upload giáo trình, tài liệu, video bài giảng để học viên chủ động tiếp cận mọi lúc mọi nơi.
Một trong những tính năng nổi bật của Mona eLMS là quản lý và tương tác giữa giáo viên – học viên ngay trong cùng một nền tảng. Học viên có thể tham gia làm bài tập, kiểm tra, thi online; giáo viên chấm điểm, đánh giá trực tiếp và ghi chú kết quả trên hệ thống. Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ này không chỉ tối ưu hóa thời gian quản lý mà còn nâng cao trải nghiệm học tập nhờ tính tương tác cao.
Mona eLMS cho phép các trung tâm tạo phòng thi và làm bài thi trực tuyến
3.4. iLeader
iLeader là phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ hướng đến việc tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu gánh nặng nghiệp vụ đặc biệt giúp tiết kiệm chi phí nhân sự. Với iLeader, tất cả khâu từ đăng ký khóa học, xếp lớp, quản lý giáo viên đến theo dõi doanh thu, chi phí đều được gom về một giao diện quản trị thống nhất, dễ thao tác.
Đối với mảng quản lý tài chính, iLeader cung cấp quy trình thu – chi khép kín, phối hợp chặt chẽ với chức năng chăm sóc khách hàng. Nhờ đó đảm bảo học viên được thông báo kịp thời khi có thông tin liên quan đến học phí, các chương trình ưu đãi hoặc cần gia hạn khóa học. Nếu trung tâm có nhu cầu quản lý thêm bán sách, giáo trình, giáo cụ, iLeader cũng sẵn sàng tích hợp module cửa hàng, theo dõi tồn kho, công nợ nhà cung cấp và doanh thu bán lẻ ngay trong quá trình quản lý chung.
3.5. GetFly
GetFly là cái tên không còn xa lạ với nhiều doanh nghiệp Việt Nam trong lĩnh vực CRM (Customer Relationship Management). Về cơ bản, GetFly giúp quản trị quan hệ khách hàng một cách hiệu quả, tự động hóa khâu Marketing, chăm sóc khách hàng và có thể tùy biến để phù hợp với đặc thù quản lý học viên tại các trung tâm ngoại ngữ.
Tương tự các phần mềm khác, GetFly cho phép lưu trữ thông tin học viên chi tiết, hỗ trợ phân loại học viên dựa trên nhu cầu hoặc lộ trình học, hỗ trợ lên lịch học, phân lớp, và điểm danh nhanh chóng. Trung tâm có thể áp dụng các chiến dịch SMS marketing, email marketing tự động để giới thiệu khóa học mới, nhắc học phí, chúc mừng sinh nhật hay gửi ưu đãi đặc biệt cho học viên cũ.
Phần mềm GetFly có khả quản lý học viên hiệu quả
3.6. Faceworks
Faceworks là một nền tảng quản lý tổng thể dành cho các doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực, trong đó có thể ứng dụng rất tốt cho các trung tâm ngoại ngữ. Với Faceworks, trung tâm hoàn toàn có thể kiểm soát danh sách học viên, giáo viên, lịch dạy – lịch học, điểm danh, quản lý nhân sự và quản lý tài chính ngay trên một giao diện web hoặc ứng dụng di động.
Khi sử dụng Faceworks, trung tâm cũng tiết kiệm được rất nhiều thời gian quản lý, giảm sai sót trong khâu nhập liệu và tổng hợp báo cáo. Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ này có tính linh hoạt cao nên có thể triển khai cho nhiều chi nhánh. Đồng thời có khả năng phân quyền rõ ràng giúp mỗi bộ phận (giáo vụ, nhân sự, kế toán, Marketing) chỉ truy cập các chức năng liên quan, hạn chế tối đa rủi ro rò rỉ thông tin.
Faceworks cung cấp tính năng quản lý học viên, giáo viên, lịch trình khóa học
Việc ứng dụng phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ là một bước tiến quan trọng giúp các trung tâm hoạt động hiệu quả và chuyên nghiệp hơn. Các phần mềm này giúp tự động hóa nhiều quy trình, tiết kiệm thời gian quản lý, giảm thiểu sai sót, nâng cao chất lượng dịch vụ và chăm sóc khách hàng từ đó tăng cường khả năng cạnh tranh. Hy vọng bài viết này đã cung cấp thông tin hữu ích cho các nhà quản lý trong việc lựa chọn giải pháp phù hợp.
