Báo cáo công việc là hoạt động quan trọng giúp cá nhân và doanh nghiệp theo dõi tiến độ, đánh giá hiệu suất làm việc. Tuy nhiên, việc soạn thảo một báo cáo rõ ràng, khoa học và đầy đủ nội dung không phải đơn giản. Dưới đây là tổng hợp 10 mẫu báo cáo công việc theo thời gian chuẩn chỉ nhất. Tham khảo ngay nhé!
1. Định nghĩa mẫu báo cáo công việc hàng ngày là gì?
Mẫu báo cáo công việc hàng ngày là tài liệu hoặc template dùng để ghi lại các công việc đã thực hiện, tiến độ và kết quả trong một khoảng thời gian nhất định. Đây là công cụ giúp nhân viên báo cáo công việc với cấp trên về những gì đã hoàn thành, những khó khăn gặp phải và đề xuất các giải pháp..
Tùy theo tính chất công việc, mẫu báo cáo có thể được thiết kế theo ngày, tuần, tháng hoặc sau khi hoàn thành dự án. Báo cáo này có thể áp dụng cho cá nhân, đội nhóm hoặc phòng ban, hỗ trợ đánh giá hiệu quả và lập kế hoạch phù hợp.
Một mẫu báo cáo hiệu quả cần được trình bày ngắn gọn, dễ hiểu, giúp người xem nhanh chóng nắm bắt tình hình công việc và đưa ra quyết định cần thiết.
Định nghĩa mẫu báo cáo công việc hàng ngày là gì?
2. Vai trò của báo cáo công việc hàng ngày
Báo cáo công việc hàng ngày là việc làm không thể thiếu trong quản lý và vận hành doanh nghiệp, với những vai trò quan trọng như sau:
-
Theo dõi tiến độ công việc: Báo cáo cung cấp cái nhìn toàn diện về tình hình thực hiện công việc của cá nhân, đội nhóm và phòng ban. Thông qua đó, cấp quản lý có thể đánh giá công việc, điều chỉnh mục tiêu để đạt được hiệu quả tốt nhất.
-
Cải thiện hiệu quả làm việc: Việc lập báo cáo thường xuyên giúp nhân viên nhận biết những gì mình đã làm, hiệu quả ra sao, có gì sai sót từ đó rút kinh nghiệm.
-
Tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận: Báo cáo đóng vai trò kết nối giữa các cá nhân và phòng ban, tạo điều kiện cho sự phối hợp hiệu quả. Mỗi bộ phận đều hiểu rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của nhau, từ đó đồng lòng đạt mục tiêu chung.
-
Hỗ trợ lập kế hoạch và điều chỉnh chiến lược: Dữ liệu từ báo cáo là cơ sở để doanh nghiệp xây dựng kế hoạch, phân bổ nguồn lực và thay đổi chiến lược khi cần thiết. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể luôn duy trì được sự linh hoạt và hiệu quả trong mọi hoạt động.
-
Lưu trữ tài liệu tham khảo: Báo cáo ghi nhận đầy đủ thành tựu đạt được và những vấn đề doanh nghiệp gặp phải. Đây không chỉ là nguồn dữ liệu quý giá cho các dự án tương lai mà còn giúp tối ưu hóa quy trình vận hành, tiết kiệm thời gian và chi phí.
3. Cấu trúc chuẩn của mẫu báo cáo công việc hàng ngày
Mỗi mẫu báo cáo sẽ có những nội dung khác nhau tùy vào vị trí làm việc và mục đích báo cáo. Dưới đây là những nội dung cơ bản cần có trong mẫu báo cáo công việc hàng ngày:
3.1. Hình thức trình bày của một mẫu báo cáo công việc
Một mẫu báo cáo chuẩn cần được trình bày rõ ràng, dễ hiểu và logic:
-
Báo cáo công việc cần có đầy đủ các thông tin về công việc đã hoàn thành, kết quả đạt được và những vấn đề phát sinh, cũng như đề xuất giải pháp
-
Cần đồng bộ font chữ và làm nổi bật được những phần thông tin quan trọng bằng cách thay đổi màu sắc và font chữ
-
Với bản báo cáo công việc online, bạn nên lưu dưới dạng Google Sheet hoặc Google Doc để người xem dễ kiểm soát
-
Linh hoạt trong cách trình bày, sử dụng biểu đồ, số liệu để người xem dễ dàng theo dõi.
Hình thức trình bày của một mẫu báo cáo công việc
3.2. Nội dung của một mẫu báo cáo công việc chuẩn
Nội dung của một mẫu báo cáo công việc hàng ngày cần đảm bảo đầy đủ thông tin và tập trung vào các mục sau:
-
Tiêu đề: Là tên của báo cáo công việc, bạn nên đặt tên theo mục đích của báo cáo. Ví dụ như “Báo cáo kết quả chiến dịch 11.11”
-
Thông tin chung: Mẫu báo cáo cần có các thông tin chung như tên doanh nghiệp, họ tên người báo cáo, vị trí công việc, phòng ban
-
Thời gian: Thời gian thực hiện báo cáo và lấy dữ liệu
-
Tóm tắt nội dung chính: Đây là phần nêu ngắn gọn những điểm nổi bật trong báo cáo, bao gồm công việc đã hoàn thành, khó khăn phát sinh và kế hoạch tiếp theo. Phần này giúp người đọc nắm bắt nhanh nội dung quan trọng mà không cần đi sâu vào chi tiết.
-
Mục lục (nếu cần): Đối với báo cáo dài hoặc phức tạp, mục lục giúp người đọc dễ dàng tra cứu các phần quan trọng. Bạn cần đánh dấu mục cha, mục con, và số trang tương ứng.
-
Nội dung chi tiết: Phần nội dung chính cần chia thành các mục nhỏ như sau:
-
Kết quả công việc đạt được: Liệt kê các nhiệm vụ đã hoàn thành, kèm theo kết quả cụ thể (ví dụ: 90% đạt mục tiêu, 100% hoàn thành).
-
Vấn đề tồn đọng hoặc thách thức: Nêu rõ các vấn đề phát sinh hoặc khó khăn gặp phải, cùng với các giải pháp đề xuất để xử lý.
-
Kế hoạch tiếp theo: Đưa ra các nhiệm vụ dự kiến thực hiện trong ngày tiếp theo hoặc giai đoạn tới, bao gồm các bước triển khai cụ thể để đạt được mục tiêu.
-
Ý kiến đóng góp: Đây là mục người báo cáo đưa ra các đề xuất cải thiện quy trình hoặc công việc. Những ý kiến này cần có cơ sở dữ liệu hoặc lập luận rõ ràng để thuyết phục người xem.
-
Phần kết: Tóm tắt toàn bộ nội dung, đánh giá hiệu quả công việc và đưa ra đề xuất (nếu có). Các đề xuất nên được sắp xếp theo mức độ ưu tiên để dễ dàng triển khai.
3.3. Những nội dung không thể thiếu trong bản báo cáo công việc
Một mẫu báo cáo công việc hiệu quả cần tập trung vào 3 nội dung chính:
-
Kết quả đạt được: Trình bày chi tiết các nhiệm vụ đã hoàn thành, kèm theo số liệu minh họa hoặc biểu đồ so sánh để tăng tính thuyết phục.
-
Vấn đề và giải pháp: Nêu rõ các vấn đề gặp phải trong quá trình làm việc, kèm theo các giải pháp khả thi. Điều này giúp cấp trên nắm được bức tranh toàn cảnh và kịp thời đưa ra quyết định hỗ trợ.
-
Kế hoạch tiếp theo: Đưa ra các nhiệm vụ cần thực hiện trong thời gian tới, cùng với phương án phân bổ nguồn lực, thời gian và ngân sách hợp lý.
4. Hướng dẫn chi tiết cách viết báo cáo công việc hàng ngày
Việc viết báo cáo công việc hàng ngày cần được thực hiện theo các bước cụ thể để đảm bảo tính chuyên nghiệp, rõ ràng và phù hợp với mục đích báo cáo. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước:
Bước 1: Xác định mục đích và đối tượng nhận báo cáo
Trước khi bắt đầu viết báo cáo, cần trả lời rõ hai câu hỏi:
-
Mục đích của báo cáo là gì? Báo cáo có thể nhằm mục đích trình bày tiến độ công việc, tổng kết kết quả, hoặc ghi nhận các vấn đề và giải pháp.
-
Đối tượng nhận báo cáo là ai? Người nhận có thể là trưởng nhóm, trưởng phòng, giám đốc, hoặc ban lãnh đạo cấp cao. Việc xác định đúng đối tượng giúp người viết trình bày nội dung phù hợp. Ví dụ: Báo cáo gửi cho ban lãnh đạo cần tập trung vào các kết quả tổng quan, kèm số liệu minh họa, trong khi báo cáo gửi trưởng nhóm có thể chi tiết hơn về các công việc cụ thể.
Bước 2: Lựa chọn thông tin đưa vào báo cáo
-
Sau khi xác định mục đích và đối tượng, bước tiếp theo là chọn lọc thông tin quan trọng. Bạn hãy liệt kê tất cả các công việc đã thực hiện trong ngày, chẳng hạn như ghi lại danh sách các nhiệm vụ đã làm, mức độ hoàn thành (hoàn thành 100%, chưa hoàn thành, hoặc hoàn thành một phần).
-
Chọn lọc các thông tin nổi bật: Chỉ trình bày những nội dung quan trọng, có giá trị đối với người nhận báo cáo. Tránh liệt kê quá nhiều thông tin không cần thiết gây rối.
Bước 3: Lập dàn ý cho báo cáo
Báo cáo công việc trình cho quản lý cần được sắp xếp khoa học, dễ hiệu. Dưới đây là outline cơ bản của một bản báo cáo hiệu quả công việc:
- Phần đầu: Giới thiệu mục tiêu của báo cáo, tóm tắt nội dung chính, bao gồm các công việc đã thực hiện và mục tiêu đạt được.
- Phần giữa: Trình bày chi tiết các công việc đã hoàn thành, so sánh với mục tiêu đề ra. Nêu rõ các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc và đề xuất giải pháp khắc phục.
- Phần kết luận: Tóm tắt lại kết quả công việc. Đồng thời đưa ra ý kiến đóng góp hoặc đề xuất để cải thiện hiệu quả công việc.
Bước 4: Tiến hành viết báo cáo
Dựa trên dàn ý đã lập, báo cáo cần được viết một cách mạch lạc, rõ ràng và phù hợp với đối tượng nhận báo cáo. Một số lưu ý khi viết:
-
Các thông tin quan trọng như kết quả đạt được, vấn đề tồn đọng và kế hoạch tiếp theo phải được trình bày rõ ràng.
-
Tránh lối diễn đạt quá thân mật hoặc chung chung. Thay vào đó, cần sử dụng phong cách viết lịch sự, chính xác.
-
Nên sử dụng biểu đồ hoặc các số liệu thực tế để bản báo cáo trực quan hơn
Bước 5: Kiểm tra và chỉnh sửa
Sau khi hoàn thiện báo cáo, bước kiểm tra là không thể bỏ qua để đảm bảo tính chính xác và chuyên nghiệp. Bạn cần rà soát lỗi chính tả, câu cú dùng hợp lý chưa,... Nếu cần, hãy nhờ đồng nghiệp kiểm tra lại trước khi gửi đi để đảm bảo nội dung không gặp sai sót.
5. Tổng hợp 10 mẫu báo cáo công việc hàng ngày, tuần, tháng, năm
Dưới đây là tổng hợp 10 mẫu báo cáo công việc phổ biến nhất hiện nay:
5.1. Form báo cáo công việc hàng ngày
Mẫu báo cáo công việc hàng ngày cần thể hiện được những đầu việc nhân sự làm hàng ngày kèm mô tả chi tiết. Đồng thờ, nhân sự có thể để lại những ý kiến đóng góp, dựa vào đó leader có thể điều chỉnh kế hoạch phù hợp hơn với mục tiêu.
Form báo cáo công việc hàng ngày
5.2. Form mẫu báo cáo công việc hàng tuần
Mẫu báo cáo này sẽ được thực hiện vào cuối tuần để cấp trên đánh giá tiến độ và hiệu quả công việc của nhân sự sau 1 tuần làm việc. Thay vì đi sâu vào chi tiết công việc, mẫu báo cáo tuần yêu cầu một cái nhìn tổng quan hơn. Bạn có thể lựa chọn trình bày qua file excel hoặc file word như mẫu dưới đây.
Form mẫu báo cáo công việc hàng tuần
5.3. Mẫu báo cáo công việc chuẩn theo tháng
Báo cáo theo tháng tổng hợp từ dữ liệu ngày và tuần, từ đó nhà quản trị có cái nhìn tổng quan về hiệu quả công việc/dự án. Từ đó đưa ra phương hướng giải quyết kịp thời và đặt ra kế hoạch cho tương lai. Khi thực hiện báo cáo công việc theo tháng, bạn cần tổng hợp kết quả từ báo cáo con và kết quả thực tế để đưa ra những so sánh và đề xuất phù hợp.
Mẫu báo cáo công việc chuẩn theo tháng
5.4. Form báo cáo công việc theo từng năm
Thông qua bản báo cáo công việc theo năm, nhà quản trị có thể đưa ra những đánh giá tổng quan nhất về hiệu quả công việc mà nhân sự đã làm được trong một năm vừa qua. Các mục tiêu đặt ra đã đạt được hay chưa? Những dự án nào chưa triển khai hoặc triển khai chưa thành công?... Tất cả những nội dung này cần phải có trong bản báo cáo công việc hàng năm.
Bên cạnh đó, thông qua báo cao, công ty cũng xác định được các cá nhân, phòng ban có kết quả công việc tốt và tiến hành đề xuất khen thưởng xứng đáng. Để xây dựng bản báo cáo công việc hàng năm, bạn có thể tham khảo mẫu dưới đây.
Form báo cáo công việc theo từng năm
5.5. Mẫu báo cáo công việc dành cho nhân viên thử việc
Báo cáo công việc trong thời gian thử việc giúp nhà quản trị đánh giá kết quả sau thời gian thử việc. Từ đó có quyết định chính xác việc có ký hợp đồng chính thức cho nhân viên hay không.
Mẫu báo cáo công việc dành cho nhân viên thử việc
5.6. Form báo cáo công việc dành cho nhân viên chính thức
Với vị trí nhân viên chính thức, bạn có thể làm báo cáo công việc dựa trên mẫu đơn giản gồm tên nhân sự, thời gian, nội dung công việc, kết quả đạt được, đánh giá và ghi chú.
Form báo cáo công việc dành cho nhân viên chính thức
5.7. Mẫu báo cáo công việc hàng ngày dành cho lãnh đạo
Với cấp lãnh đạo, báo cáo công việc không đơn thuần là chỉ liệt kê các hạng mục công việc đã thực hiện mà còn cần đưa ra các ý kiến đóng góp, đề xuất để cải thiện hiệu suất cho nhân sự. Thông thường, mẫu báo cáo công việc cho sếp bao gồm 4 phần: Nội dung công việc của từng cá nhân, kết quả đạt được, tình hình chung của nhóm, đề xuất giải pháp.
Mẫu báo cáo công việc hàng ngày dành cho lãnhđạo
5.8. Báo cáo công việc mảng khách hàng
Báo cáo công việc mảng khách hàng cần tập trung vào đánh giá các chiến dịch chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp trong một năm vừa qua. Đồng thời phân tích được hiệu quả, điểm mạnh, điểm yếu của chiến dịch, từ đó đưa ra các giải pháp cải thiện.
Báo cáo công việc mảng khách hàng
5.9. Mẫu báo cáo công việc bằng word
Mẫu báo cáo công việc bằng word
5.10. Mẫu báo cáo công việc hàng ngày bằng excel
Mẫu báo cáo công việc hàng ngày bằng excel
6. 5 lưu ý cần nằm lòng giúp báo cáo công việc được lòng sếp
Để mẫu báo cáo công việc của bạn trở nên chuyên nghiệp và được sếp đánh giá cao, hãy lưu ý 5 điều sau:
6.1. Cấu trúc báo cáo khoa học và dễ theo dõi
Báo cáo công việc cần được trình bày khoa học, rõ ràng, gồm các phần cơ bản như: tiêu đề, mục lục, phần giới thiệu, nội dung chính, và kết luận. Ngoài ra, bạn đừng quên thêm phần đề xuất nếu có. Phần nội dung chính cần nêu rõ các công việc đã hoàn thành, mục tiêu sắp tới, khó khăn gặp phải, và giải pháp đề xuất. Điều này giúp cấp trên dễ dàng theo dõi tiến độ và hiểu rõ những hoạt động đang diễn ra.
6.2. Tiêu đề và trình bày thông tin một cách mạch lạc
Sử dụng tiêu đề ngắn gọn, rõ ràng để phân chia các mục chính trong báo cáo. Bố cục khoa học không chỉ làm nổi bật nội dung chính mà còn giúp người đọc tiết kiệm thời gian và dễ dàng đưa ra quyết định.
6.3. Truyền đạt thông tin ngắn gọn, súc tích
Báo cáo cần đi thẳng vào vấn đề, tập trung vào những thông tin có giá trị, giúp báo cáo vừa ngắn gọn vừa đầy đủ ý.
6.4. Tăng sức thuyết phục bằng dữ liệu minh họa
Số liệu cụ thể, biểu đồ, và đồ thị là những công cụ đắc lực để minh họa kết quả công việc. Những con số biết nói này không chỉ làm báo cáo của bạn thêm sinh động mà còn tăng tính thuyết phục, giúp sếp có cái nhìn toàn diện hơn về tiến độ và hiệu quả công việc.
6.5. Kiểm tra kỹ lưỡng và chuẩn bị cho các câu hỏi
Trước khi gửi báo cáo công việc hàng ngày, hãy dành thời gian rà soát lỗi chính tả, lỗi định dạng, hoặc bất kỳ lỗi nhỏ nào khác. Một bản báo cáo chỉn chu sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp của người làm và tôn trọng với người đọc.
Việc áp dụng mẫu báo cáo công việc hàng ngày chuyên nghiệp không chỉ giúp bạn trình bày thông tin rõ ràng, mạch lạc mà còn tạo ấn tượng tốt với cấp trên và đồng nghiệp. Hy vọng với 10 mẫu báo cáo được chia sẻ trong bài viết này, bạn sẽ tìm được form phù hợp để tối ưu hóa công việc hàng ngày. Theo dõi POS365 để được cập nhật thêm nhiều kiến thức hữu ích nhé!
