Hóa đơn điện tử là gì? Ý nghĩa và xu hướng sử dụng nó hiện nay? Cách tra cứu, xuất hóa đơn như thế nào? Đây chỉ là một trong số ít những câu hỏi mà POS365 sẽ giải thích trong bài viết này. Là các chủ doanh nghiệp, việc cập nhật các hóa đơn điện tử là điều tất yếu trong bối cảnh công nghệ hiện nay. Hãy cùng đọc bài viết này để có sự chuẩn bị tốt nhất cho mình nhé!
I. Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử có tên tiếng anh là E-Invoice, đây là việc trao đổi các chứng từ giữa người mua và người án dưới dạng tích hợp điện tử. Việc lập hóa đơn điện tử giúp thay thế các công việc thủ công, tăng hiệu quả, giảm thiểu xử lý lỗi và giúp các doanh nghiệp tuân thủ theo luật.
Hiện nay, Bộ tài chính cho phép các doanh nghiệp phát hành E-Invoice và sử dụng thay hóa đơn giấy. Điều này giúp quản lý, lưu trữ thông tin hiệu quả hơn và mang lại thành công cho doanh nghiệp.
Xu hướng sử dụng E-Invoice trong bối cảnh công nghệ hiện nay
II. Ý nghĩa của hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp
Việc sử dụng E-Invoice giúp tăng tỉ lệ ROI, tiết kiệm dài hạn và thực hiện kinh doanh tốt hơn.
- Thao tác chính xác, nhanh chóng hơn: Lập hóa đơn điện tử cho phép tự động hóa các công việc tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi như nhập dữ liệu, đối sánh và phê duyệt.
- Dòng tiền tốt hơn: Tiết kiệm thời gian giúp giảm doanh số bán hàng tồn đọng, quản lý dòng tiền tốt hơn.
- Lưu trữ tài liệu, dữ liệu an toàn: Thông tin được mã hóa trong tệp, chữ ký điện tử và mạng an toàn giúp cho việc lập hóa đơn điện tử trở thành cách an toàn nhất để gửi và nhận hóa đơn. Cũng không có rủi ro hóa đơn bị mất trong thư hoặc bị gửi đến email rác.
Hóa đơn điện tử giúp tăng tính bảo mật
- Phân phối và xử lý theo thời gian thực: Xem trạng thái phân phối và xử lý trực tiếp của tài liệu trên các nền tảng dựa trên đám mây.
- Dữ liệu chất lượng cao: Lập hóa đơn điện tử cho phép bạn truy cập và phân tích dữ liệu. Thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh thông qua các quyết định mua sắm và tài chính tốt hơn.
- Hóa đơn chính xác: Việc xác thực và bổ sung hóa đơn tự động giúp đảm bảo chỉ những dữ liệu giao dịch chính xác mới được đưa vào hệ thống quản lý của bạn.
- Theo dõi và xác định nguồn gốc: Tự động theo dõi lịch sử giao dịch và toàn bộ hành trình chứng từ, do đó bạn không phải mất thời gian làm thủ công.
- Thân thiện với môi trường: Giúp giảm thiểu việc sử dụng giấy và lượng khí thải CO2. Lợi ích bền vững này cũng làm giảm chi phí hoạt động, dẫn đến lợi nhuận cao hơn và tạo ra danh tiếng thương hiệu minh bạch, đáng tin cậy.
- Đáp ứng các yêu cầu pháp lý: Lập hóa đơn với nhà cung cấp dịch vụ phù hợp đảm bảo bạn luôn cập nhật và tuân thủ luật lưu trữ và thuế B2B.
- Dễ dàng làm việc từ xa: Các tác vụ lập hóa đơn điện tử có thể được hoàn thành từ bất kỳ đâu mà không cần thêm thiết bị phần cứng như máy in, máy quét hoặc dịch vụ bưu chính.
III. Xu hướng sử dụng Hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp
Công nghệ ngày càng phát triển đòi hỏi bạn cần áp dụng E-Invoice vào kế hoạch chuyển đổi kỹ thuật số của bạn càng sớm càng tốt
-
Nhu cầu pháp lý và thị trường: Hiện nay, chính phủ Việt Nam đã thực hiện các luật bắt buộc về hóa đơn điện tử. Vì vậy bạn cần phải bắt đầu chuẩn bị ngay bây giờ.
Đảm bảo tính pháp lý
-
Lợi thế cạnh tranh: Các công ty tư nhân cũng nhanh chóng nắm bắt được những lợi thế của hóa đơn điện tử. Việc gửi và nhận tài liệu điện tử cho thấy doanh nghiệp của bạn có tư duy tương lai và sẵn sàng làm việc với tất cả các khả năng kỹ thuật số.
Tăng lợi thế cạnh tranh
-
Tạo việc làm và sự nhanh nhẹn: Tự động hóa mở ra nhiều cơ hội cho nhân viên hơn là nó làm mất đi. Nó cho phép các công ty tạo ra các vai trò dựa trên kỹ năng, phát triển các vai trò hiện có và duy trì hoạt động nội bộ thay vì sử dụng tài nguyên của bên thứ ba.
IV. Cách tra cứu, xuất hóa đơn điện tử
Cụ thể, cách tra cứu Hóa đơn E-Invoice trên website Tổng cục thuế gồm 3 bước:
Bước 1: Truy cập Website: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn
Cách tra cứu hóa đơn điện tử
Bước 2: Nhập đầy đủ thông tin tại mục “Tra cứu nhiều công ty” hoặc “Tra cứu một hóa đơn".
Nhập đầy đủ thông tin để tra cứu
Bước 3: Kiểm tra kết quả tra cứu.
Cách xuất hóa đơn điện tử như sau: Để xuất hóa đơn ra chứng từ giấy đúng theo quy định pháp luật, quy trình này sẽ được thực hiện đúng theo 5 bước:
Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm Hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp bạn đang sử dụng.
Bước 2: Chọn mục “In chuyển đổi” hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy.
Bước 3: Nhập mã hóa đơn cần chuyển đổi.
Bước 4: In hóa đơn từ phần mềm đã được kết nối với máy in.
Bước 5: Hóa đơn đã được in ra giấy cần ký và đóng dấu để đảm bảo tính pháp lý cho chứng từ đã được in ra.
Vậy làm sao để bạn có thể tìm được đơn vụ cung cấp dịch vụ E-Invoice an toàn, bảo mật. Dưới đây là những gợi ý hàng đầu dành cho bạn!
Xử lý hóa đơn điện tử viết sai
Trường hợp 1: Khi chưa gửi cho người mua
Khi gặp lỗi sai hóa đơn khi chưa gửi cho người mua thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử bị lỗi và lập hóa đơn mới, hóa đơn hủy cần lưu trữ để phục vụ việc tra cứu sau này của cơ quan có thẩm quyền.
Trường hợp 2: Đã gửi cho người mua
-
Nếu sai địa chỉ, tên công ty thì hai bên chỉ cần biên bản về điều chỉnh hóa đơn.
-
Nếu viết sai các tiêu chí khác thì sẽ rơi vào các trường hợp tiếp theo như:
- Hóa đơn đã gửi nhưng hàng hóa thì chưa gửi, chưa kê khai thuế: Bên bán và bên mua xác nhận lỗi sai và đồng ý hủy hóa đơn bị sao. Sau đó, bên bán lập hóa đơn mới và trên hóa đơn mới phải có dòng chữ “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số…..”, bao gồm tên ký hiệu, ngày tháng năm. Chú ý: lưu trữ lại hóa đơn sai để phục vụ kiểm tra sau này.
- Hóa đơn đã gửi và đã giao hàng, đã kê khai thuế: Bên bán và bên mua lập văn bản đồng ý sai sót và ghi rõ lỗi sai. Bên bán điều chỉnh sai sót và ghi rõ điều chỉnh như thế nào, tiền thuế giá trị gia tăng...., ký hiệu…. Chú ý: Hóa đơn mới không được ghi số âm.
V. Top 7 đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử tốt nhất hiện nay
Cùng xem 7 cái tên cung cấp E-Invoice được dùng nhiều nhất tại Việt Nam nhé.
-
Misa
Misa Meinvoice là phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến tại Việt Nam, đáp ứng quy định theo nghị định 119, thông tư 32. Ngoài ra, bạn có thể quản lý báo cáo, tra cứu hóa đơn, theo dõi số liệu mọi lúc, mọi nơi thông qua nhiều thiết bị.
Phần mềm Meincoice
-
E-Invoice
E-Invoice là phần mềm hóa đơn điện tử được nhiều doanh nghiệp hàng đầu sử dụng như Cocacola, Lotte, Lazada,... Nó có thể tích hợp với các phần mềm có sẵn như CRM, ERP, phần mềm kế toán. Ngoài ra, bạn có thể xuất hóa đơn trực tiếp ở phần mềm một cách linh hoạt, thiết kế mẫu hóa đơn đa dạng, phong phú. Sử dụng trên nhiều thiết bị.
E-Invoice
-
Viettel
Dịch vụ hóa đơn điện tử Sinvoice Viettel là giải pháp dành cho các doanh nghiệp, phát hành và thay thế hóa đơn giấy. Đây là phần mềm giúp bạn dễ dàng quản lý, tra cứu, quyết toán thuế của công ty. Dễ dàng lưu trữ, thống kế, quản lý, tìm kiếm hóa đơn trên nhiều thiết bị.
Sinvoice Viettel
-
VNPT
VNPT-Invoice cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử bảo mật, an toàn. Nó đáp ứng với thông tư, nghị định mà Nhà nước ban hàng về việc thay thế hóa đơn giấy. Dữ liệu được bảo mật, tiết kiệm thời gian, chi phí khi tra cứu, thống kê.
VNPT-Invoice
-
Bkav
Hóa đơn điện tử Bkav EHoadon được dùng nhiều trong các cá nhân bán hàng, tổ chức, doanh nghiệp, đơn vị, công ty kinh doanh. Nó giúp bạn thực hiện khởi tạo, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý các hóa đơn an toàn, hiệu quả. Bkav EHoadon cũng hỗ trợ gửi hóa đơn qua Email, tin nhắn và xem được trên nhiều thiết bị.
Bkav EHoadon
-
Cyber bill
Cyber bill là đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được dùng rộng rãi. Nó có thể dùng online, tích hợp với phần mềm kế toán, được ký bằng chữ ký số và thông tin được bảo mật an toàn.
Cyber bill
-
Easyinvoice
Easyinvoice là giải pháp thay thế hóa đơn giấy. Đây là đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Với giao diện trực quan, đơn giản giúp dễ dàng tạo, phát hành, gửi và lưu trữ hóa đơn. Ngoài ra, nó giúp bạn quản lý được doanh thu, hỗ trợ hạch toán điện tử, kê khai thuế và báo cáo.
Easyinvoice
VI. Câu hỏi thường gặp (trả lời ngắn gọn)
Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không?
Nếu doanh nghiệp có điều kiện tự in hóa đơn và thông báo phát hành hóa đơn không cần có chữ ký thì không cần đóng dấu và có chữ ký xác nhận. Ngược lại, nếu doanh nghiệp được thông báo phát hành hóa đơn có chữ ký thì cần có chữ ký điện tử của người bán.
Hóa đơn điện tử xuất lùi này có được không?
Không. Theo quy định, hóa đơn điện tử cần xuất đúng thời điểm lập hóa đơn. Có nghĩa là không được xuất trước hoặc lùi ngày để đảm bảo tính xác thực.
Hóa đơn điện tử bắt buộc khi nào?
Từ ngày 01/07/2022, các doanh nghiệp bị bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử. Trừ các trường hợp về các doanh nghiệp nhỏ, hộ cá nhân kinh doanh tại các khu vực khó khăn, không có điều kiện kê khai thuế bằng điện tử.
Hóa đơn điện tử in ra có cần đóng dấu không?
Hóa đơn điện tử khi in ra hóa đơn giấy cần đóng dấu và ký tên để xác thực.
Hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ?
Hóa đơn điện tử thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử, có đầy đủ thông tin mua hàng hóa/dịch vụ, ký số, … tuân thủ đúng theo quy định, thông tư 32/2011/TT-BTC của pháp luật.
