Các doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh nằm trong các trường hợp thuộc Thông tư 78 và Nghị định 123 bắt buộc phải chuyển đổi hoá đơn điện tử. Hiện nay đã có không ít doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi. Tuy nhiên, vẫn còn có một số đơn vị gặp khó khăn, vướng mắc trong quá trình chuyển đổi. Trong bài viết này của POS365, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách chuyển đổi theo quy định hiện hành. Hãy tham khảo nhé.

Cách chuyển đổi hoá đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123

1. Tại sao phải chuyển đổi hoá đơn điện tử?

Tại sao phải chuyển đổi hoá đơn điện tử chắc hẳn là câu hỏi băn khoăn của không ít người. Nguyên nhân xuất phát từ một số doanh nghiệp, tổ chức, cơ sở kinh doanh có nhu cầu sử dụng hoá đơn điện tử và muốn chuyển đổi hoá đơn đó ra bản giấy để phục vụ cho quá trình lưu trữ và hỗ trợ quá trình chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hoá, sản phẩm một cách thuận tiện hơn. Đó cũng là lý do các đơn vị này đã chọn chuyển đổi hoá đơn điện tử để đáp ứng những nhu cầu ở trên.

Thời hạn chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Khi nào phải chuyển đổi hoá đơn điện tử? Tổng cục Thuế cho biết 2 giai đoạn nằm trong lộ trình chuyển đổi hoá đơn điện tử đó là:

chuyển đổi hóa đơn điện tử

Các doanh nghiệp cần chuyển đổi hoá đơn điện tử

Giai đoạn 1: ngành Thuế tiến hành triển khai tại địa bàn 6 tỉnh, thành phố bao gồm: Hà Nội, TP.Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Phú Thọ, Quảng Ninh, Bình Định. Thời gian thực hiện từ trung tuần tháng 11/2021 cho tới tháng 3 năm 2022.
Giai đoạn 2: tiến hành triển khai tại địa bàn 57 tỉnh, thành phố còn lại. Thời gian từ 04/2022 – 07/2022.

Các doanh nghiệp chờ email thông báo của Tổng cục Thuế và đơn vị nào nhận được yêu cầu chuyển đổi sẽ triển khai chuyển đổi trước.

Xem thêm: Hoá đơn điện tử là gì? Các quy định về hoá đơn điện tử mới nhất

2. Cách chuyển đổi hoá đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123

Trước khi đi vào tìm hiểu cách chuyển đổi hoá đơn điện tử thì chúng tôi xin chia sẻ về lộ trình triển khai sử dụng để bạn đọc thuận tiện nắm bắt thông tin.

2.1 Lộ trình triển khai sử dụng hóa đơn điện tử

Lộ trình chuyển đổi hoá đơn điện tử cụ thể đối với các doanh nghiệp đã phát hành hóa đơn điện tử theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC, nhưng chưa sử dụng

Khi nhận được email thông báo chuyển đổi hoá đơn điện tử của Tổng cục Thuế thì đơn vị đó cần thực hiện tạo lập tờ khai đăng ký hoá đơn điện tử với đơn vị cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử. Doanh nghiệp cần yêu cầu nhà cung cấp hỗ trợ chuyển đổi hoá sang định dạng chuẩn theo quy định của Thông tư 78. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần phải tiến hành lập Mẫu 01/ĐKTĐ – HĐĐT – Tờ khai đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử gửi về Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tiến hành đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế.

chuyển đổi hóa đơn điện tử theo thông tư 78

Các đơn vị nắm bắt lộ trình chuyển đổi HĐĐT

Đối với các doanh nghiệp chưa phát hành hóa đơn điện tử

Trong trường hợp các doanh nghiệp, tổ chức, cơ sở kinh doanh chưa phát hành hoá đơn điện tử cần nhanh chóng liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ để ký kết hợp đồng theo Thông tư 78. Đồng thời lập mẫu 01/ĐKTĐ – HĐĐT gửi về Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tiến hành đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế.

Đối với các doanh nghiệp đã sử dụng hóa đơn theo Thông tư 32

Đối với các doanh nghiệp đã sử dụng hóa đơn theo Thông tư 32 thì cơ quan Thuế cần phối hợp với doanh nghiệp, tổ chức, cơ sở kinh doanh để chuyển đổi từ Thông tư 32 lên chuyển đổi hóa đơn điện tử theo thông tư 78.

3. Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 & Nghị định 123

Chúng tôi xin chia sẻ các bước chuyển đổi hoá đơn điện tử theo Thông tư 78 & Nghị định 123 để bạn đọc tham khảo. Nếu chưa biết cách chuyển đổi hãy thực hiện theo các bước dưới đây:

3.1 Bước 1: Xác định đối tượng áp dụng hoá đơn điện tử có mã hay không

Doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân, cơ sở kinh doanh cần xác định mình thuộc đối tượng áp dụng hoá đơn điện tử có mã hay không có mã của Cơ quan thuế. Cách xác định đó là:

Đối tượng sử dụng hình thức HĐĐT có mã của cơ quan thuế

Nếu doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân, cơ sở kinh doanh không nằm trong đối tượng ngừng sử dụng hoá đơn theo quy định thì có thể đăng ký sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế.

Đối tượng sử dụng hình thức HĐĐT không có mã của cơ quan thuế

Doanh nghiệp, tổ chức hoạt động trong lĩnh vực: xăng dầu, bưu chính viễn thông, điện lực, bảo hiểm, tài chính tín dụng. nước sạch, kinh doanh siêu thị, kinh doanh thương mại điện tử, y tế, vận tải hàng không, đường biển, đường sắt, đường bộ, đường thuỷ đáp ứng các điều kiện về cơ sở hạ tầng về CNTT.

Ngay khi có thông báo chấp thuận của Cơ quan Thuế thì doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hoá đơn điện tử.

Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 & Nghị định 123

Thực hiện các bước chuyển đổi hoá đơn điện tử theo quy định

3.2 Bước 2: Đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử với Cơ quan Thuế

Doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân, cơ sở kinh doanh lập tờ khai Đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT gửi đến Cơ quan Thuế.

Cách thức nộp: Người nộp thuế tiến hành nộp trực tiếp thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc nộp thông qua phần mềm HĐĐT đang sử dụng.

Sau khi nộp thuế Cơ quan Thuế sẽ tiến hành phản hồi cho người nộp thông qua thông báo điện tử theo Mẫu số ) 01/TB-ĐKĐT liên quan đến việc “Chấp nhận” hoặc “Từ chối” việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trong vòng 01 ngày (tính từ lúc nhận được tờ khai đăng ký mẫu 01/ĐKĐT-HĐĐT của doanh nghiệp).

3.3 Bước 3: Chọn nhà cung cấp phần mềm hoá đơn điện tử

Ngay khi nhận được thông báo điện tử của Cơ quan Thuế thì doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân, cơ sở kinh doanh cần lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm hoá đơn điện tử uy tín và chất lượng. Phần mềm cần được Tổng cục Thuế xác minh để đăng ký và phát hành HĐĐT theo Thông tư 78/2021/TT-BTC để sử dụng.

Đọc thêm: Tổng hợp 16 phần mềm hoá đơn điện tử tốt nhất hiện nay

3.4 Bước 4: Thực hiện hủy hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử mẫu cũ

Cuối cùng người nộp thuế cần tiến hành hủy hóa đơn giấy, hoá đơn điện tử mẫu cũ theo Thông tư cũ còn tồn tại.

Thực hiện thủ tục tiêu huỷ cụ thể:

Tiến hành lập bảng kiểm kê hoá đơn cần tiêu huỷ.
Thành lập Hội đồng tiêu huỷ hoá đơn gồm có: ban lãnh đạo, bộ phận kế toán của công ty. Còn đối với cá nhân kinh doanh không cần phải tiến hành thành lập hội đồng này.
Các thành viên nằm trong hội đồng tiêu huỷ bắt buộc phải ký xác nhận vào biên bản tiêu huỷ hoá đơn và trong trường hợp để xảy ra sai sót sẽ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật.

3.5 Bước 5: Khởi tạo và xuất hóa đơn điện tử theo TT 78/2021/TT-BTC và gửi cho khách hàng

Doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân, cơ sở kinh doanh thực hiện khởi tạo và xuất HĐĐT theo chuẩn Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2021/NĐ-CP để gửi cho khách hàng.

Xem ngay: Hướng dẫn chi tiết cách xuất hoá đơn điện tử mới nhất 2023

4. Một số câu hỏi thường gặp khi chuyển đổi hóa đơn điện tử

Trong quá trình chuyển đổi hoá đơn điện tử doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân, cơ sở kinh doanh chắc hẳn sẽ gặp phải không ít khó khăn. Sau đây chúng tôi xin cung cấp một số câu hỏi thường gặp trong quá trình chuyển đổi hoá đơn điện tử theo Thông tư 78 & Nghị định 123 để bạn tham khảo.

Một số câu hỏi thường gặp khi chuyển đổi hóa đơn điện tử

Một số câu hỏi thường gặp khi chuyển đổi HĐ ĐT

Tất cả các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân thuộc đối tượng thí điểm Nghị định 123 & Thông tư 78, đều phải chuyển đổi HĐĐT lên thông tư mới hay doanh nghiệp phải nhận được thông báo từ Cơ quan thuế địa phương yêu cầu chuyển đổi thì mới phải chuyển đổi?

Các đơn vị/doanh nghiệp thuộc đối tượng thí điểm chuyển đổi hoá đơn điện tử theo Nghị định 123, Thông tư 78 và nhận được thông báo yêu cầu chuyển đổi từ Cơ quan thuế địa phương thì mới thực hiện chuyển đổi (bắt đầu từ sau ngày 21/11/2021).

Các doanh nghiệp khác không thuộc đối tượng triển khai HĐĐT giai đoạn 1 (không thuộc 6 tỉnh thành phố thí điểm) hoặc chưa nhận được thông báo chuyển đổi từ Cơ quan thuế vẫn sử dụng hóa đơn cũ bình thường.

Những hóa đơn cũ đã mua dùng chưa hết, khi chuyển sang Nghị định 123 thì còn được tiếp tục sử dụng nữa hay không?

Trong trường hợp doanh nghiệp đã mua hoá đơn cũ nhưng chưa dùng hết vẫn có thể sử dụng số hóa đơn còn lại theo Nghị định và Thông tư mới.

Đọc ngay: Cập nhật quy định về hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Bài viết trên đã chia sẻ cho bạn đọc hướng dẫn chuyển đổi hoá đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123. Nếu chưa biết cách thực hiện hãy tham khảo bài viết của chúng tôi thật kỹ lưỡng. Chân thành cảm ơn bạn đọc đã đồng hành cùng chúng tôi trong bài viết này.