Sử dụng hoá đơn điện tử giúp cho các doanh nghiệp, tổ chức, cơ sở kinh doanh tiết kiệm chi phí in ấn, bảo quản, vận chuyển. Đặc biệt, nó góp phần giảm thiểu tình trạng gian lận liên quan tới hóa đơn. Vậy để đăng ký hoá đơn điện tử chuẩn phải làm như thế nào? Trong bài viết này của POS365, chúng tôi xin chia sẻ quy trình đăng ký chuẩn theo Nghị định 123 để bạn đọc tham khảo.
1. Các hình thức hoá đơn điện tử
Trước khi đi vào tìm hiểu thủ tục đăng ký hoá đơn điện tử thì bạn đọc hãy cùng chúng tôi tìm hiểu các các loại hoá đơn điện tử theo quy định của Cơ quan Thuế hiện nay.
-
Hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
-
Hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
Các hình thức hoá đơn điện tử
Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền (có mã/không mã) có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.
Hoá đơn của cơ quan thuế đặt in (hóa đơn giấy).
Xem thêm: Cách viết hoá đơn điện tử chi tiết và đầy đủ nhất 2023
2. Đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử
Các đối tượng dưới đây bắt buộc phải sử dụng hoá đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã ban hành đó là:
Sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có quy mô về doanh thu, lao động đáp ứng từ mức cao nhất về tiêu chí của doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa phải thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai và các trường hợp xác định được doanh thu khi bán hàng hóa, dịch vụ.
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 và khoản 4 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 (trừ trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã hoặc có mã theo từng lần phát sinh).
Sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
Doanh nghiệp sau đây được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ trường hợp rủi ro về thuế cao và trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử
Doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy.
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và bảo đảm việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử (có mã) được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế
Doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động cung cấp hàng hoá, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo mô hình kinh doanh (trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ hàng tiêu dùng; ăn uống; nhà hàng; khách sạn; bán lẻ thuốc tân dược; dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác) được lựa chọn sử dụng hoá đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Xem ngay: Cập nhật quy định về hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
3. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì cho thủ tục đăng ký hoá đơn điện tử
Để đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử thì doanh nghiệp cần phải chuẩn bị những gì? Trước tiên bạn cần đáp ứng đủ điều kiện đăng ký và sau đó là chuẩn bị hồ sơ đăng ký. Cụ thể:
3.1 Điều kiện đăng ký
Khi thành lập doanh nghiệp hay doanh nghiệp đã đi vào hoạt động trong một thời gian dài đều phải đăng ký hoá đơn điện tử. Để quá trình đăng ký thuận tiện và nhanh chóng nhất thì doanh nghiệp cần chuẩn bị:
-
Doanh nghiệp đăng ký và sử dụng phần mềm chữ ký số đúng quy định của pháp luật. Ở thời điểm lập hồ sơ phát hành hoá đơn điện tử thì chữ ký số phải còn hiệu lực ký.
-
Trang bị đầy đủ các phương tiện truy cập internet, đường truyền tải ổn định để thực hiện các nghiệp vụ như: kê khai, phát hành, lưu trữ hoá đơn điện tử.
-
Có khả năng xây dựng cơ sở dữ liệu lớn để có thể lưu trữ hoá đơn điện tử trong thời gian 10 năm theo quy định hoặc chọn hợp tác với nhà cung cấp hoá đơn điện tử uy tín sở hữu hệ thống lưu trữ trực tuyến quy mô lớn. Nhà cung cấp cần được Tổng cục Thuế kiểm định và đáp ứng các vấn đề về bảo mật, an toàn dữ liệu.
Điều kiện đăng ký hoá đơn điện tử
-
Đội ngũ nhân viên cần tìm hiểu để sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp khi chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử thì nên chọn đơn vị cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 để khi gặp vấn đề sẽ liên hệ và được hỗ trợ kịp thời.
-
Sở hữu phần mềm bán hàng, dịch vụ có kết nối với hệ thống của phần mềm kế toán giúp dữ liệu của HĐ ĐT bán hàng cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
3.2 Những thông tin doanh nghiệp cần có
-
Mã số thuế
-
Tên đơn vị
-
Địa chỉ đơn vị
-
Số điện thoại
-
Fax
-
Email
-
Số tài khoản
-
Tên ngân hàng
-
Cung cấp số số serial
-
Lựa chọn mẫu hóa đơn điện tử bao gồm các nội dung: Loại hóa đơn (GTGT, KPTQ, HDBH…);
-
Mẫu số;
-
Ký hiệu và bao gồm cả Logo
Lưu ý: thông tin mã số thuế, tên đơn vị, địa chỉ đơn vị cần điền theo giấy phép đăng ký kinh doanh.
Còn lại các thông tin gồm: số điện thoại, email, fax, số tài khoản, tên ngân hàng tuỳ vào mẫu hoá đơn.
3.3 Hồ sơ đăng ký hoá đơn điện tử
Doanh nghiệp, tổ chức, cơ sở kinh doanh cần đáp ứng điều kiện đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử chúng tôi đã chia sẻ ở trên. Sau khi đáp ứng, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử. Cụ thể:
Thông báo phát hành hoá đơn điện tử (theo Mẫu số 2 Phụ lục của Thông tư 32)
Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử (theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32)
Hồ sơ đăng ký hoá đơn điện tử
Hóa đơn điện tử mẫu (do nhà phân phối phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp).
Lưu ý: Đối với thông báo phát hành và quyết định sử dụng hoá đơn, hoá đơn mẫu phải chuẩn bị bản scan theo quy định và đưa kèm vào 1 bản dưới định dạng word (.doc).
Doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số USB Token và nếu chưa sử dụng cần tiến hành thực hiện.
Đọc thêm: Cách tra cứu hoá đơn điện tử mới nhất theo Thông tư 78
4. Quy trình đăng ký hoá đơn điện tử theo Nghị định 123
Quy trình đăng ký hoá đơn điện tử không quá phức tạp. Tuy nhiên, không phải đơn vị nào cũng nắm rõ đầy đủ thủ tục. Doanh nghiệp cần thực hiện các bước đăng ký hoá đơn điện tử đó là:
Bước 1: Lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123 và gửi đến cơ quan thuế.
-
Doanh nghiệp tiến hành truy cập vào Cổng TTĐT Tổng cục Thuế (hoadondientu.gdt.gov.vn) và thực hiện điền thông tại ở Tờ khai đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử với các thông tin: tên người nộp, mã số thuế, cơ quan thuế quản lý, người liên hệ, địa chỉ, điện thoại, thư liên hệ.
-
Tiếp theo, hãy tích chọn hình thức hoá đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế.
-
Tích lựa chọn sử dụng hoá đơn điện tử có mã phải trả tiền dịch vụ hoặc không phải trả tiền dịch vụ.
Lập tờ khai đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử
-
Doanh nghiệp lựa chọn cách thức chuyển dữ liệu HĐ ĐT.
-
Lựa chọn loại hoá đơn sử dụng. Hoá đơn GTGT; hoá đơn bán hàng; Hoá đơn bán tài sản công; hoá đơn bán hàng dự trữ quốc gia; các loại hoá đơn khác; các chứng từ được in; phát hành; sử dụng và quản lý như hoá đơn.
-
Điền danh sách chứng thư số sử dụng.
-
Đăng ký uỷ nhiệm lập hoá đơn.
-
Điền đầy đủ ngày tháng năm và ký tên người nộp thuế.
Bước 2: Tổng cục Thuế gửi thông báo về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT cho DN đã đăng ký với cơ quan thuế.
Khi lập tờ khai hoàn tất thì Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế sẽ gửi thông báo điện tử cho doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh, cá nhân đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử thông qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký trước đó với cơ quan thuế.
Bước 3: Nhận thông báo của cơ quan Thuế
Tính từ thời điểm nhận hồ sơ đăng ký hoá đơn điện tử thì trong 1 ngày cơ quan Thuế sẽ gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123 cho DN về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT. Trong đó:
Nhận thông báo của cơ quan thuế
-
Trường hợp 1: hồ sơ của doanh nghiệp được chấp nhận và doanh nghiệp cần tiến hành xuất hoá đơn điện tử theo Nghị định 123.
-
Trường hợp 2: trong trường hợp hồ sơ của doanh nghiệp không được cơ quan thuế chấp nhận, doanh nghiệp cần thực hiện điều chỉnh, bổ sung nội dung theo yêu cầu của cơ quan thuế và gửi lại theo các bước đã hướng dẫn ở trên.
Bài viết trên đã chia sẻ cho bạn đọc quy trình đăng ký hoá đơn điện tử chuẩn theo Nghị định 123. Nếu đơn vị, doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh chưa nắm chắc thủ tục, quy trình hãy tham khảo thông tin và thực hiện các bước theo đúng như hướng dẫn. Chúc bạn thực hiện thành công!
Tìm hiểu thêm: Tổng hợp 16 phần mềm hoá đơn điện tử tốt nhất hiện nay
