Biên bản kiểm kê hàng tồn kho là một phần quan trọng trong quá trình quản lý kho, giúp xác định sự chênh lệch giữa số lượng thực tế và số lượng được ghi nhận trong hệ thống. Từ đó phát hiện sự mất mát, hỏng hóc hoặc lỗi sót trong quá trình quản lý kho. Nếu bạn đang tìm hiểu về các mẫu biên bản thì đừng bỏ qua bài viết chi tiết dưới đây.
Biên bản kiểm kê hàng tồn kho là gì?
Biên bản kiểm kê hàng tồn kho được hiểu là văn bản được kế toán, thủ kho và những vị trí có liên quan lập ra với mục đích xác định số lượng, giá trị của vật tư, hàng hóa, công cụ vẫn còn tồn trong kho vào thời điểm kiểm kê.
Biên bản kiểm kê hàng tồn kho là gì?
Trong quá trình kiểm kê, biên bản kiểm kê hàng tồn kho được coi là chứng từ bắt buộc cần phải lập. Vai trò quan trọng của biên bản kiểm kê là giúp người kiểm xác định giá trị thực tế của lượng hàng tồn kho trong thời điểm cụ thể. Biên bản này đóng vai trò quan trọng được sử dụng làm căn cứ đối chiếu với số liệu kế toán. Khi phát hiện ra sự chênh lệch giữa số ghi sổ và biên bản kiểm kê thì kế toán có trách nhiệm xử lý điều chỉnh cho chính xác.
Lợi ích của biên bản kiểm kê hàng tồn kho là:
Lợi ích của biên bản kiểm kê hàng tồn kho
-
Là căn cứ giúp doanh nghiệp có thể nắm bắt được chính xác số lượng, chất lượng các loại hàng hóa, tài sản tồn đọng và đưa ra phương pháp giải quyết kịp thời.
-
Nhờ biên bản kiểm kê doanh nghiệp dễ dàng phát hiện sự chênh lệch giữa sổ sách và thực tế. Từ đó đưa ra những phương án phòng ngừa rủi ro sai sót hoặc gian lận trong quá trình quản lý kho.
-
Doanh nghiệp dễ dàng chốt sổ vật tư, hàng hóa, nguyên liệu trong thời điểm kiểm kê, nhằm tính giá thành sản phẩm và nắm được thực trạng nguồn lực của doanh nghiệp tại cuối kỳ kế toán.
>>Xem thêm: Hướng dẫn quy trình kiểm kê hàng hóa chi tiết, hiệu quả
Phương pháp và trách nhiệm ghi biên bản kiểm kê hàng tồn kho
Trong biên bản kiểm kê hàng tồn kho, người lập cần ghi rõ ràng thời gian bao gồm giờ, ngày, tháng, năm thực hiện kiểm kê. Ban kiểm kê thành lập sẽ bao gồm trưởng ban và các ủy viên.
-
Tại góc bên trái của biên bản: Ghi rõ tên đơn vị, bộ phận sử dụng.
-
Mỗi kho được kiểm kê lập 1 biên bản kiểm kê riêng:
+ Cột A, B, C, D: Ghi đầy đủ số thứ tự, tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính của các hàng hóa được kiểm kê tại kho.
+ Cột 1: Ghi đơn giá của từng loại hàng hóa (căn cứ theo quy định của đơn vị để ghi đơn giá cho phù hợp).
+ Cột 2, 3: Ghi số lượng, số tiền của từng loại hàng hóa theo sổ kế toán.
+ Cột 4, 5: Ghi số lượng, số tiền của từng loại hàng hóa theo kết quả kiểm kê.
+ Nếu thừa so với sổ kế toán (cột 2, 3) ghi vào cột 6, 7, nếu thiếu ghi vào cột 8, 9.
Phương pháp và trách nhiệm ghi biên bản kiểm kê hàng tồn kho
-
Số lượng vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa thực tế kiểm kê sẽ được phân loại theo phẩm chất:
+ Tốt 100% ghi vào cột 10.
+ Kém phẩm chất ghi vào cột 11.
+ Mất phẩm chất ghi vào cột 12.
-
Nếu có chênh lệch phải trình giám đốc doanh nghiệp ghi rõ ý kiến giải quyết số chênh lệch này.
Biên bản được lập thành 2 bản:
+ 1 bản phòng kế toán lưu.
+ 1 bản thủ kho lưu.
– Sau khi lập xong biên bản, trưởng ban kiểm kê và thủ kho, kế toán trưởng cùng ký vào biên bản (ghi rõ họ tên).
Khi lập xong biên bản kiểm kê hàng tồn kho sẽ cần được đối chiếu số liệu ghi nhận trên sổ sách kế toán. Đối với những doanh nghiệp, cửa hàng có danh mục hàng tồn kho lớn thì việc đối chiếu này mất khá nhiều thời gian.
>>Xem thêm: Cách quản lý hàng tồn kho chính xác hiệu quả
Do vậy, chủ kinh doanh có thể sử dụng phần mềm quản lý bán hàng trong đó có tích hợp tính năng quản lý kho, dễ dàng đối chiếu tự động. Phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất cho cửa hàng bán lẻ - POS365 hỗ trợ quản lý kho, tính tiền và xử lý đơn hàng dễ dàng.
- Hiển thị chính xác nhanh chóng lượng hàng hóa tồn kho qua thông tin, phân loại.
- Kiểm soát, cảnh báo định mức tồn kho từng hàng hóa.
- Tình trạng nhập hàng, kho hàng: Thể hiện đầy đủ dữ liệu nhập kho, nhà cung cấp…
- Tự động thêm bớt số lượng, khi giao dịch.
- Thông báo hết hạn sử dụng.
>>Xem thêm: Hướng dẫn kiểm kê hàng hóa dễ dàng bằng POS365
Mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho theo thông tư 133 và thông tư 200
Mời các bạn tham khảo Mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho theo thông tư 133 và thông tư 200.
Mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho theo thông tư 133/2016/TT-BTC
Mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho theo thông tư 133/2016/TT-BTC
Mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho theo thông tư 200/2014/TT-BTC
Mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho theo thông tư 200/2014/TT-BTC
Như vậy, POS365 vừa cùng các bạn tìm hiểu mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho được sử dụng phổ biến hiện nay. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp các bạn thêm nhiều kiến thức bổ ích.
