Cách xử lý hoá đơn điện tử viết sai theo Thông tư 78 [Mới nhất]

---

Xử lý hoá đơn điện tử viết sai như thế nào theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị Định 123/2020/NĐ-CP của Bộ Tài chính? Cùng POS365 tìm hiểu các trường hợp hoá đơn điện tử sai sót cũng như cách xử lý chi tiết và chính xác cho từng trường hợp này nhé!

I. Nguyên tắc xử lý sai sót HĐĐT theo Thông tư 78, Nghị Định 123  

Bộ Tài chính ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về hoá đơn và chứng từ. Trong đó có nêu một số điểm mới về nội dung xử lý hóa đơn điện tử viết sai như sau: 

1.1. Đối với hoá đơn điện tử 

Chúng tôi sẽ thống kê chi tiết từng trường hợp sai sót cũng như các cách xử lý hoá đơn điện tử viết sai cho các trường hợp này bằng bảng tổng hợp dưới đây. Bạn có thể theo dõi: 

Nguyên tắc xử lý sai sót với hóa đơn điện tử

1.2. Đối với bảng tổng hợp dữ liệu hoá đơn điện tử 

Tương tự như HĐĐT, những trường hợp sai sót về bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT cùng nguyên tắc xử lý theo quy định cũng được tổng hợp chi tiết dưới đây để bạn đọc dễ dàng theo dõi: 

Nguyên tắc xử lý sai sót với bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT

>> Đọc thêm: Quy định về hóa đơn điện tử mới nhất mà bạn cần phải biết

II. Cách xử lý sai sót trên HĐĐT theo từng trường hợp cụ thể 

Sau đây là những cách xử lý hoá đơn điện tử viết sai cho từng trường hợp cụ thể và phổ biến nhất. Bạn hãy theo dõi để biết cách xử lý sai sót theo đúng quy định tại Thông tue 78 của Bộ Tài chính. 

2.1. Xử lý HĐĐT viết sai thuế suất, số tiền ghi trên hoá đơn hoặc hàng hoá ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng 

Căn cứ theo Điểm b Khoản 2, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cách xử lý khi viết sai hóa đơn điện tử như sau, người bán và người mua tự thỏa thuận với nhau để chọn 1 trong 2 phương án giải quyết này:

Phương án 1: Lập hóa đơn điều chỉnh cho HĐĐT có sai sót.

> Quy trình xử lý:

Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót để gửi cho bên mua.

• Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

• Nội dung cần ghi trên hóa đơn điều chỉnh: Với điều chỉnh tăng thì ghi dấu dương, với điều chỉnh giảm thì ghi dấu âm đúng với thực tế điều chỉnh.

Lưu ý:

Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh sai sót thì 2 bên ghi rõ sai sót trong văn bản thỏa thuận.

Xử lý HĐĐT viết sai thuế suất, số tiền ghi trên hoá đơn 

Phương án 2: Hủy hóa đơn sai sót và lập hóa đơn điện tử mới thay thế

> Quy trình xử lý hoá đơn viết sai thuế suất, sai số tiền: 

Bên bán lập hóa đơn điện tử mới để thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót để gửi cho bên mua.

• Trường hợp bên bán và bên mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn ban đầu có sai sót, thì 2 bên ghi rõ sai sót vào văn bản, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

• Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

2.2. Xử lý hoá đơn điện tử viết sai địa chỉ, tên doanh nghiệp 

Cách xử lý hoá đơn điện tử viết sai địa chỉ, tên doanh nghiệp trong trường hợp HĐĐT có mã của cơ quan thuế và trường hợp không có mã của cơ quan thuế. 

2.2.1. Trường hợp HĐĐT có mã của cơ quan thuế 

Theo điều 19 của nghị định 123/2020/NĐ-CP về xử lý hoá đơn điện tử viết sai thì:

"a) Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế."

Trường hợp HĐĐT có mã của cơ quan thuế

Như vậy, nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, khi viết sai tên, địa chỉ của người mua nhưng các thông tin khác không bị sai, người bán không lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập lại hóa đơn mới.

Người bán chỉ cần lập mẫu số 04/SS-HĐĐT gửi đến cơ quan thuế để thông báo sai sót. Đồng thời, thông báo cho người mua về sai sót này và 2 bên lập biên bản điều chỉnh sai sót, mỗi bên một bản và lưu lại để giải trình về sau.

>> Xem thêm: Quy định mới nhất về ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

2.2.2. Trường hợp HĐĐT không có mã của cơ quan thuế 

Tình huống 1: Người bán xuất hóa đơn và chưa gửi dữ liệu cho cơ quan Thuế

Người bán có thể hủy hóa đơn đã lập sai tên, địa chỉ của người mua, và lập hóa đơn thay thế như sau:

• Người bán và người mua tiến hành lập Biên bản hủy bỏ – lập lại hóa đơn, ghi rõ nội dung sai sót, nội dung điều chỉnh lại cho đúng (có chữ ký, đóng dấu của bên mua và bên bán).

• Trên phần mềm của hóa đơn điện tử, người bán lựa chọn chức năng hủy hóa đơn điện tử đã lập

• Sau đó chọn chức năng lập hóa đơn điện tử thay thế (trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số …. Ký hiệu…., ngày tháng năm”).

• Gửi biên bản ghi nhận sai sót và hóa đơn điện tử thay thế cho người mua và không phải lập mẫu 04/SS-HĐĐT.

Trường hợp HĐĐT không có mã của cơ quan thuế

Lưu ý: Khi bên mua không phải là Doanh nghiệp và không có chữ ký số thì cách tốt nhất là 2 bên làm biên bản ghi nhận sai sót có chữ ký tươi, đóng dấu của 2 bên để lưu lại.

Tình huống 2: Người bán đã xuất hóa đơn và gửi dữ liệu cho cơ quan thuế

• Người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sai sót

• Người bán lập mẫu số 04/SS-HĐĐT gửi đến cơ quan thuế để thông báo sai sót.

2.3. Người bán phát hiện HĐĐT đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi người mua bị lập sai 

Căn cứ tại Khoản 1, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về cách xử lý hoá đơn điện tử viết sai, cụ thể như sau: 

> Phương án xử lý: Hủy hóa đơn đã lập và phát hành hóa đơn mới thay thế.

> Quy trình xử lý:

Bước 1: Người nộp thuế lập thông báo hóa đơn sai sót gửi cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT

• Doanh nghiệp/kế toán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123) về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.

• Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử sai sót đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống thuế.

• Trường hợp hóa đơn sai sót này chưa gửi cho khách hàng nên khi Hủy hóa đơn không cần thông báo hủy cho khách hàng.

Người bán phát hiện HĐĐT đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi người mua bị lập sai

Lưu ý:

• Người nộp thuế không được tự ý vào chức năng Hủy hóa đơn sai sót trên phần mềm của nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT trước khi lập Mẫu 04/SS-HĐĐT. Trường hợp đã hủy hóa đơn trước khi lập mẫu thì liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT để được hỗ trợ xử lý.

• Có thể làm Mẫu 04/SS-HĐĐT với từng hóa đơn sai sót hoặc danh sách nhiều hóa đơn điện tử sai sót.

• Thời hạn nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT chậm nhất được tính là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.

Bước 2: Người nộp thuế lập hóa đơn mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới, thay thế cho hóa đơn sai sót.

>> Bạn đã biết? Hướng dẫn cách in hóa đơn điện tử theo quy định của Pháp Luật

2.4. Xử lý hoá đơn đã lập, đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán tự phát hiện sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng mã số thuế và các nội dung khác không sai 

Căn cứ theo Điểm a Khoản 2, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về quy trình xử lý hoá đơn điện tử viết sai nội dung được cụ thể hoá chi tiết như sau: 

> Phương án xử lý: Thông báo hóa đơn có sai sót cho người mua và cơ quan thuế, không phải lập lại hóa đơn.

> Quy trình xử lý:

Bước 1: Người bán tiến hành gửi thông báo cho người mua về việc xảy ra sai sót trên hóa đơn và không lập lại hoá đơn mới. 

Xử lý hoá đơn đã lập, đã gửi cho người mua mà người mua 

Bước 2: Người bán tiến hành thông báo với Cơ quan thuế về hóa đơn điện tử viết sai, sai sót theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.

Lưu ý: Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế thì không cần lập thông báo hóa đơn sai sót gửi cơ quan thuế. 

2.5. Cơ quan thuế phát hiện sai sót và thông báo đến người bán 

Quy trình xử lý hoá đơn điện tử viết sai khi Cơ quan thuế phát hiện sai sót và thông báo đến người bán căn cứ tại Khoản 3, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP cụ thể như sau: 

Bước 1: Nhận thông báo rà soát của cơ quan thuế 

Trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai sót trên HĐĐT của đơn vị, cơ quan thuế sẽ thông báo cho người bán tại Mẫu số 01/TB-RSĐT (ban hành kèm tại Nghị định 123) qua email để người bán kiểm tra sai sót.

Lưu ý:

• Trên mẫu Thông báo về HĐĐT cần rà soát cơ quan thuế gửi người bán có ghi thời hạn để đơn vị thông báo lại kết quả rà soát cho cơ quan thuế. Nếu hết thời hạn người bán không thông báo lại với cơ quan thuế, cơ quan thuế sẽ tiếp tục gửi thông báo yêu cầu rà soát lần 2. 

• Trường hợp sau 2 lần thông báo nhưng bên bán vẫn không gửi kết quả phản hồi, cơ quan thuế sẽ xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử của đơn vị. 

Cơ quan thuế phát hiện sai sót và thông báo đến người bán

Bước 2: Lập thông báo HĐĐT có sai sót gửi cơ quan thuế 

Bước 3: Hủy/Thay thế/Điều chỉnh hóa đơn, chờ cơ quan thuế cấp mã và gửi cho người mua.

>> Tìm hiểu ngay: Cách viết hoá đơn điện tử chi tiết và đầy đủ nhất 2023

2.6. Cách xử lý hoá đơn điện tử khi huỷ dịch vụ 

Cách xử lý hoá đơn điện tử sai sót trong trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hay trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định nhưng sau đó phát sinh việc hủy hợp đồng dịch vụ hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ thì tiến hành hủy hóa đơn điện tử đã lập và Thông báo tới Cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT về việc hủy. 

Cách xử lý hoá đơn điện tử khi huỷ dịch vụ

2.7. Xử lý hoá đơn điện tử viết sai trong trường hợp khác 

Ngoài những trường hợp sai sót kể trên thì doanh nghiệp có thể gặp phải một vài những sai sót khác. Bạn có thể theo dõi về các trường hợp này cũng như cách xử lý khi viết sai hoá đơn điện tử: 

 Xử lý hoá đơn điện tử viết sai trong trường hợp khác

Như vậy POS365 đã hướng dẫn xử lý hoá đơn điện tử viết sai chi tiết cho từng trường hợp đến bạn đọc. Hy vọng rằng sẽ hữu ích với bạn và giúp giải quyết những vấn đề mà doanh nghiệp bạn đang gặp phải trong việc xử lý hoá đơn. Nếu có bất kỳ thắc mắc hay cần hỗ trợ vui lòng liên hệ Hotline 1900 4515 để được tư vấn và giải đáp miễn phí nhé! 

>> Tham khảo ngay: Cách tra cứu hoá đơn điện tử mới nhất theo Thông tư 78