Hướng dẫn cách xử lý hàng tồn kho âm trên sổ sách

---

Việc không cân đối được đầu vào, đầu ra làm xuất hiện tình trạng hàng tồn kho bị âm trong sổ sách. Hoặc có đầu vào nhưng khi bán ra không xuất hóa đơn cũng dẫn tới việc trên sổ sách thì còn nhưng kho hàng lại âm. Vậy làm thế nào để xử lý hàng tồn kho âm trên sổ sách một cách hiệu quả? Nếu bạn đang tìm cách giải quyết vấn đề trên thì đừng bỏ qua bài viết này nhé!

1. Nguyên nhân dẫn đến hàng tồn kho bị âm trên sổ sách

Hàng tồn kho âm trên sổ sách có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau, bao gồm:

Nguyên nhân dẫn đến hàng tồn kho bị âm trên sổ sách

• Sai sót trong quản lý tồn kho: Các sai sót trong quản lý tồn kho như nhập liệu không chính xác, ghi nhận lỗi trong hệ thống quản lý hoặc không thể nắm bắt được các biến động trong lưu lượng hàng hóa có thể dẫn đến hàng tồn kho âm.

• Lỗi tính toán hoặc ghi nhận trong hệ thống: Có thể có lỗi trong quá trình tính toán hoặc ghi nhận số liệu trong hệ thống quản lý tồn kho, dẫn đến việc hàng tồn kho được ghi nhận không chính xác trên sổ sách.

• Nhập nhầm số liệu từ hóa đơn lên trên sổ sách kế toán: Nhầm số lượng hàng hóa hoặc nhầm mã hàng hóa, nhập trùng hóa đơn.

• Bỏ sót hóa đơn đầu vào.

• Nhập mua hàng hóa đầu vào nhưng không lấy hóa đơn

• Đơn vị có hai hệ thống sổ sách và kế toán thuế xuất hóa đơn theo số lượng thực tế nhưng lại không cân đối hóa đơn đầu vào.

>>Xem thêm: Chi tiết cách tính hàng tồn kho bình quân đúng chuẩn cho doanh nghiệp

2. Hậu quả của việc hàng hóa trên sổ sách kế toán thuế bị âm

Việc hàng hóa trên sổ sách kế toán thuế bị âm có thể gây ra một số hậu quả tiềm ẩn và vấn đề pháp lý cho doanh nghiệp, bao gồm:

Hậu quả của việc hàng hóa trên sổ sách kế toán thuế bị âm

• Trong trường hợp hàng hóa trên sổ sách kế toán thuế bị âm tức là số lượng hàng hóa đầu ra nhiều hơn số lượng hàng hóa đầu vào. Như vậy cũng đồng nghĩa với việc không có hóa đơn đầu vào mà vẫn xuất hóa đơn đầu ra .

• Xuất hóa đơn khống, sử dụng hóa đơn bất hợp pháp. Căn cứ theo Thông tư 10/2014/TT-BTC thì mức phạt đối với hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp là từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng trừ hành vi vi phạm được quy định tại Khoản 2 Điều 10 của Thông tư này.

• Không tuân thủ quy định thuế: Hàng tồn kho âm có thể ảnh hưởng đến việc tính toán và khai báo thuế. Trong một số quốc gia, doanh nghiệp phải tính toán thuế dựa trên giá trị hàng tồn kho. Khi hàng tồn kho bị âm, doanh nghiệp có thể không phải nộp thuế hoặc nộp thuế không đúng mức.

• Rủi ro kiểm toán: Hàng tồn kho âm có thể gây ra rủi ro trong quá trình kiểm toán tài chính. Kiểm toán viên có thể yêu cầu giải thích về nguyên nhân hàng tồn kho âm và đánh giá xem liệu nó có phản ánh chính xác tình trạng kinh doanh của doanh nghiệp hay không.

• Chứng minh khả năng tài chính: Hàng tồn kho âm cũng có thể ảnh hưởng đến khả năng chứng minh tài chính của doanh nghiệp, đặc biệt khi doanh nghiệp cần vay vốn hoặc làm việc với các đối tác kinh doanh khác.

>>Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

3. Cách xử lý hàng tồn kho âm trên sổ sách

Dựa vào những nguyên nhân làm xuất hiện tình trạng hàng tồn kho âm trên sổ sách kế toán, các bạn có thể áp dụng các cách xử lý sau đây.

3.1. Nếu có hóa đơn đầu vào

• Kiểm tra số 331 xem trường hợp nào người bán chưa xuất hóa đơn không thì đề nghị bổ sung

• Nếu có hóa đơn đầu vào nhưng hàng trong kho bị âm, các bạn làm biên bản kiểm kê kho, sau đó hạch toán vào 138.

Cách xử lý hàng tồn kho âm trên sổ sách

>>Xem thêm: Cách hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho đúng pháp luật

3.2. Nếu không có hóa đơn đầu vào

Trong trường hợp không có hóa đơn đầu vào sẽ có những cách xử lý hàng tồn kho bị âm trên sổ sách như sau.

Cách 1: Mua hóa đơn

• Kế toán có thể mua hóa đơn GTGT, hóa đơn bán lẻ của cá nhân, hộ kinh doanh (Ngày trên hóa đơn mua vào trước ngày hóa đơn bán ra)

• Khi có hóa đơn các bạn nhập kho, tính giá thành bình thường

Cách 2: Làm thủ tục hàng về trước hóa đơn về sau

– Kế toán phải chứng minh được việc hàng về trước hóa đơn về sa các bạ cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

+ Hợp đồng/thỏa thuận với các bên, các phiếu nhập, phiếu xuất kho, chứng từ thanh toán

+ Trong hợp đồng phải ghi rõ: Thời điểm giao hàng, thời điểm nhận hóa đơn, chứng từ cho hàng đi đường (bên bán sử dụng phiếu xuất kho kiêm lệnh vận chuyển/điều động, sau khi giao nhận đủ, thanh toán tiền mới xuất hóa đơn GTGT

Lưu ý: Cách này thì bên bán sẽ bị xử phạt từ 4 – 8tr vì tội lập hóa đơn không đúng thời điểm (Theo thông tư số 10/2014/TT-BC)

Trong trường hợp không có hóa đơn đầu vào sẽ có những cách xử lý hàng tồn kho bị âm trên sổ sách riêng

Cách 3: Chuyển sang trường hợp hóa đơn sai số lượng

Chuyển thành hóa đơn viết sai số lượng, lúc này các bạn cần lập biên bản điều chỉnh giảm và xuất hóa đơn điều chỉnh giảm số lượng mặt hàng đó xuống.

Cách 4: Đợi khi quyết toán thì bị xử phạt

Nếu trong kho không có hàng (không có đầu vào) nhưng lại xuất hóa đơn (xuất khống), đó chính là việc sử dụng bất hợp pháp hóa đơn. (Theo điều 23 thông tư 39/2014/TT-BTC)

Mức phạt từ 20 – 50tr

Theo thông tư 10/2014/TT-BTC

– Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp (trừ hành vi vi phạm quy định tại khoản 2 điều 10 thông tư này) hoặc hành vi sử dụng bất hợp pháp hóa đơn (trừ hành vi vi phạm quy định tại khoản 1 điều này).

>>Xem thêm: Tổng hợp mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho thông tư 133 và thông tư 200

4. Cách xử lý hàng tồn kho âm trong kho

Để xử lý hàng tồn kho âm trong kho, có một số biện pháp mà doanh nghiệp có thể thực hiện:

Cách xử lý hàng tồn kho âm trong kho

• Khi mua hàng thì lấy hóa đơn đầu vào nhưng khi bán hàng không xuất hóa đơn, đến cuối năm kiểm kê kho thì trong kho không còn hàng nhưng trên sổ sách lại còn hàng. Do vậy kế toán cần kiểm tra thật kỹ còn thừa bao nhiêu hàng trên sổ sách.

• Các bạn xuất hóa đơn bán ra (Có thể xuất bán cho các công ty đang cần hóa đơn đầu vào hoặc xuất bán cho khách hàng không lấy hóa đơn, trên hóa đơn viết rõ: Khách hàng không lấy hóa đơn).

• Kiểm tra và xác định nguyên nhân: Cần phải kiểm tra và xác định nguyên nhân dẫn đến tình trạng hàng tồn kho âm. Có thể sử dụng các công cụ quản lý kho như hệ thống mã vạch, phần mềm quản lý tồn kho để theo dõi chính xác lưu lượng hàng hóa và phát hiện ra các sai sót trong quá trình quản lý.

• Điều chỉnh số lượng tồn kho: Dựa trên kết quả kiểm tra, cần điều chỉnh số lượng tồn kho trong hệ thống để phản ánh chính xác tình trạng thực tế của kho. Số lượng tồn kho bị âm cần được điều chỉnh để không gây ra sai lệch trong báo cáo tài chính.

• Kiểm kê và làm rõ: Thực hiện một cuộc kiểm kê tồn kho để xác định chính xác lượng hàng hóa còn lại trong kho. Kiểm kê này cần được thực hiện một cách cẩn thận và kỹ lưỡng để đảm bảo sự chính xác.

• Cải thiện quy trình quản lý kho: Phân tích nguyên nhân gây ra tình trạng hàng tồn kho âm và cải thiện quy trình quản lý kho để ngăn chặn việc tái diễn tình trạng này trong tương lai.

Như vậy, POS365 vừa cùng các bạn tìm hiểu cách xử lý hàng tồn kho âm được quy định hiện nay. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp các bạn thêm nhiều kiến thức bổ ích.