Một dự án dù có ý tưởng tốt đến đâu cũng khó đạt kết quả như mong muốn nếu không có một quy trình quản lý tiến độ dự án hiệu quả. Để đảm bảo dự án vận hành trơn tru, dưới đây POS365 sẽ gợi ý giúp bạn 6 bước quan trọng giúp theo dõi tiến độ, đảm bảo công việc luôn đi đúng hướng.
1. Quản lý tiến độ dự án là gì?
Quản lý tiến độ dự án (Project Schedule Management) là quá trình giám sát, lập kế hoạch và điều chỉnh thời gian thực hiện công việc nhằm đáp ứng mục tiêu đề ra. Khi tiến độ được kiểm soát chặt chẽ, các nhiệm vụ sẽ được triển khai theo đúng lộ trình, giúp tận dụng tối đa nguồn lực và tránh tình trạng chậm tiến độ.
Quản lý tiến độ dự án là việc làm quan trọng, đảm bảo công việc hoàn thành đúng thời hạn
2. Những thách thức doanh nghiệp thường gặp khi quản lý tiến độ dự án
Nhiều doanh nghiệp vẫn loay hoay với các phương pháp thủ công, dẫn đến tiến độ trì trệ, công việc chồng chéo và ảnh hưởng đến kết quả chung. Dưới đây là những vấn đề thường gặp khi doanh nghiệp không kiểm soát tốt tiến độ dự án.
2.1 Nhân viên quên nhiệm vụ
Khi phải xử lý nhiều đầu việc cùng lúc, nhân viên dễ bỏ sót những công việc nhỏ nhưng quan trọng. Đặc biệt, với các dự án có nhiều giai đoạn, chỉ cần một nhiệm vụ bị quên hoặc trì hoãn, toàn bộ tiến độ có thể bị ảnh hưởng. Lịch hẹn với khách hàng, các mốc thời gian quan trọng hay công việc liên quan đến nhiều bộ phận khác rất dễ bị lãng quên nếu không có sự theo dõi sát sao.
2.2 Không ưu tiên được công việc quan trọng
Một trong những nguyên nhân khiến tiến độ dự án bị gián đoạn là sự sắp xếp công việc không hợp lý. Khi không có quy trình phân bổ nhiệm vụ rõ ràng, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng nhân viên bị giao việc chồng chéo, trong khi những đầu việc quan trọng lại bị lãng quên.
Không ưu tiên được công việc quan trọng sẽ khiến công việc chồng chéo, dễ quên
2.3 Phản ứng chậm khi giải quyết sự cố
Khi triển khai một dự án, việc phát sinh sự cố là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, nếu quy trình quản lý rườm rà, nhà quản lý phải mất nhiều thời gian liên hệ từng bộ phận, tổ chức họp hoặc chờ phản hồi từ nhiều bên liên quan trước khi đưa ra quyết định. Sự chậm trễ này không chỉ kéo dài thời gian khắc phục sự cố mà còn ảnh hưởng đến tiến độ công việc, gây áp lực cho toàn bộ đội ngũ thực hiện.
2.4 Không chủ động theo dõi tiến độ dự án
Nếu chỉ dựa vào báo cáo định kỳ, doanh nghiệp có thể bỏ lỡ những vấn đề phát sinh, khiến dự án chệch hướng mà không kịp điều chỉnh. Thay vì chờ đợi báo cáo, doanh nghiệp cần chủ động theo dõi tiến độ theo thời gian thực, có kế hoạch giám sát linh hoạt và quy trình rõ ràng. Phát hiện và điều chỉnh vấn đề kịp thời sẽ giúp doanh nghiệp tránh rơi vào tình huống “sai một li, đi một dặm”.
Không chủ động theo dõi tiến độ sẽ khiến doanh nghiệp rơi vào tình huống không đáng có
2.5 Tốn nhiều không gian lưu trữ tài liệu
Việc lưu trữ tài liệu dự án bằng phương pháp truyền thống không chỉ gây bất tiện mà còn chiếm nhiều diện tích. Với doanh nghiệp có quy mô lớn, lượng hồ sơ, hợp đồng, báo cáo ngày càng nhiều, đòi hỏi không gian lưu trữ ngày càng lớn. Chưa kể, việc sắp xếp không khoa học còn gây mất thời gian tìm kiếm, dễ thất lạc tài liệu quan trọng.
2.6 Quản lý thông tin rời rạc
Nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang lưu trữ dữ liệu trên các nền tảng trực tuyến như Google Drive hay Excel, tuy nhiên điều này vẫn chưa giải quyết triệt để vấn đề. Việc nhập liệu, cập nhật dữ liệu và phân loại tài liệu vẫn phải thực hiện thủ công, gây mất thời gian và dễ sai sót. Bên cạnh đó, nhà quản lý vẫn gặp khó khăn trong việc giám sát, kiểm tra tiến độ hoặc yêu cầu báo cáo từ nhân viên. Nếu không có một hệ thống quản lý thông tin khoa học và tập trung, doanh nghiệp dễ gặp tình trạng dữ liệu phân tán, gây khó khăn trong việc theo dõi và ra quyết định.
Thông tin rời rạc, chồng chéo khiến nhân sự mất thời gian tìm kiếm
3. 6 Bước xây dựng quy trình quản lý tiến độ dự án hiệu quả cho doanh nghiệp
Để đảm bảo dự án vận hành trơn tru và đúng tiến độ, doanh nghiệp cần một quy trình quản lý bài bản, giúp phân bổ công việc hợp lý và theo dõi chặt chẽ tiến độ thực hiện. Dưới đây là 6 bước xây dựng quy trình quản lý thời gian và tiến độ dự án hiệu quả cho doanh nghiệp mà bạn có thể tham khảo:
3.1 Lên kế hoạch các hạng mục công việc cần thực hiện
Mỗi dự án đều gồm nhiều hạng mục công việc lớn nhỏ khác nhau, vì vậy việc đầu tiên cần làm là xác định rõ các đầu việc quan trọng. Nhà quản lý nên lập danh sách tất cả nhiệm vụ cần thực hiện, kèm theo thời gian hoàn thành dự kiến và người phụ trách. Để dễ theo dõi hơn, có thể chia nhỏ công việc thành các giai đoạn và đặt ra thời hạn cụ thể cho từng nhiệm vụ. Khi kế hoạch được xây dựng rõ ràng ngay từ đầu, các bước tiếp theo sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.
3.2 Xác định thứ tự công việc ưu tiên
Không phải công việc nào cũng quan trọng như nhau, có những nhiệm vụ cần hoàn thành trước để đảm bảo các bước tiếp theo diễn ra suôn sẻ. Vì vậy, sau khi xác định danh sách công việc, nhà quản lý cần sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên hợp lý. Một nhiệm vụ hoàn thành đúng thời điểm có thể tạo tiền đề cho các nhiệm vụ sau, giúp tiến độ dự án diễn ra suôn sẻ hơn. Nhà quản lý có thể áp dụng phương pháp Master List, giúp hệ thống hóa công việc và dễ dàng kiểm soát tiến độ từng giai đoạn.
Bạn cần xác định được công việc nào cần ưu tiên làm trước để bước tiếp theo diễn ra suôn sẻ
3.3 Phân bổ nguồn lực hợp lý
Dự án có hoàn thành đúng hạn hay không phụ thuộc rất nhiều vào cách sử dụng nguồn lực. Nếu thiếu nhân sự, công việc dễ bị đình trệ, nhưng nếu dư thừa lại gây lãng phí. Vì vậy, việc xác định đúng số lượng nhân sự, ngân sách, thiết bị cần thiết cho từng công đoạn là vô cùng quan trọng. Nhà quản lý cần có cái nhìn tổng thể để phân bổ hợp lý, tránh tình trạng quá tải cho một nhóm trong khi nhóm khác không có việc làm.
3.4 Xác định thời gian thực hiện
Nếu thời gian được xác định chính xác, doanh nghiệp có thể chủ động trong việc sắp xếp công việc, phân bổ nguồn lực hợp lý và giảm thiểu nguy cơ chậm trễ. Để đưa ra khung thời gian phù hợp, bạn có thể áp dụng một số phương pháp sau:
-
Tham khảo ý kiến chuyên gia: Những người có kinh nghiệm sẽ đưa ra lời khuyên thực tế, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính khả thi
-
So sánh với các dự án trước đây: Nếu doanh nghiệp đã từng triển khai dự án tương tự, việc đối chiếu thời gian thực hiện sẽ giúp ước lượng chính xác hơn
-
Ước lượng bằng phương pháp PMI (Parametric Estimating): Phương pháp đánh giá 3 điểm, theo ba mức độ khác nhau: Lạc quan, bi quan và khả thi.
Công thức tính trung bình theo phương pháp này là: (Thời gian bi quan + 4*Thời gian lạc quan + Thời gian lạc quan)/6.
Xác định thời gian thực hiện sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong công việc
3.5 Xây dựng tiến độ quản lý dự án
Khi đã có đầy đủ thông tin về công việc, thứ tự thực hiện và nguồn lực, bước tiếp theo là lập kế hoạch tiến độ chi tiết. Việc này giúp người quản lý có cái nhìn tổng thể về thời gian thực hiện từng hạng mục và phát hiện sớm những rủi ro có thể xảy ra.
Một trong những phương pháp phổ biến để lập kế hoạch tiến độ là Critical Path Method (CPM) – Phương pháp đường găng. Phương pháp này giúp xác định những công việc quan trọng nhất, đồng thời tính toán các tình huống dự phòng để đảm bảo tiến độ không bị gián đoạn khi có sự cố phát sinh.
3.6 Giám sát và điều chỉnh khi cần
Một kế hoạch dù chặt chẽ đến đâu cũng cần được giám sát thường xuyên để đảm bảo bám sát thực tế. Người quản lý cần theo dõi tiến độ định kỳ, phát hiện sớm những sai lệch và điều chỉnh kịp thời để tránh ảnh hưởng đến tổng thể dự án.
Bên cạnh đó, báo cáo tiến độ với ban lãnh đạo và các bên liên quan cũng là bước quan trọng để cập nhật tình hình dự án và có những phương án điều chỉnh phù hợp khi cần thiết.
Dự án cần được bám sát để xử lý kịp thời vấn đề phát sinh
4. 5 phần mềm quản lý tiến độ dự án hiệu quản
Các phần mềm quản lý tiến độ ra đời giúp nhà quản lý theo dõi công việc dễ dàng, điều chỉnh kịp thời và tối ưu quy trình làm việc. Dưới đây là 5 phần mềm quản lý tiến độ dự án được đánh giá cao mà doanh nghiệp có thể tham khảo:
4.1 Misa
MISA AMIS Công Việc là phần mềm quản lý tiến độ dự án được phát triển bởi MISA, giúp doanh nghiệp giám sát công việc một cách hệ thống và khoa học. Với giao diện thân thiện, hoàn toàn bằng tiếng Việt, phần mềm phù hợp với nhiều đối tượng người dùng, từ cá nhân đến doanh nghiệp.
Ưu điểm nổi bật
-
Đầy đủ tính năng từ tạo dự án, lập kế hoạch, phân công công việc đến theo dõi tiến độ
-
Sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên, giúp tối ưu thời gian
-
Cung cấp nhiều mẫu template phù hợp với từng ngành nghề
-
Dễ dàng kiểm soát công việc từ xa trên nhiều thiết bị
-
Chi phí linh hoạt theo số lượng người dùng và quy mô doanh nghiệp
-
Hỗ trợ tích hợp với các phần mềm quản trị doanh nghiệp của MISA
-
Đảm bảo bảo mật và an toàn dữ liệu
Phần mềm quản lý công việc MISA
4.2 Base
Base Wework là giải pháp quản lý tiến độ thi công của dự án do Base.vn phát triển, hiện đang được hơn 9000 doanh nghiệp tại Việt Nam sử dụng. Phần mềm giúp tổ chức công việc thông minh, tối ưu quy trình làm việc giữa các phòng ban.
Ưu điểm nổi bật:
-
Lập kế hoạch thông minh, phân bổ nguồn lực hiệu quả
-
Cộng tác linh hoạt, giúp các phòng ban phối hợp dễ dàng
-
Gán deadline, gắn thẻ nhân sự chịu trách nhiệm từng công việc
-
Theo dõi tiến độ theo thời gian thực, xác định công việc hoàn thành hay còn chậm trễ
-
Báo cáo tự động giúp nhà quản lý dễ dàng đánh giá hiệu suất
-
Tùy chỉnh linh hoạt theo từng dự án và nhu cầu doanh nghiệp
Phần mềm quản lý dự án Base
4.3 1Office
1Office là nền tảng quản lý tổng thể, không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát tiến độ dự án mà còn đồng bộ hóa quy trình làm việc giữa các phòng ban. Với hơn 6000 doanh nghiệp và 500.000 người sử dụng, phần mềm được đánh giá cao về tính năng và khả năng tùy chỉnh.
Ưu điểm nổi bật:
-
Tạo quy trình làm việc thống nhất, rõ ràng trên một nền tảng duy nhất
-
Kiểm soát tiến độ, nhân sự thực hiện và kết quả công việc chặt chẽ
-
Đồng bộ dữ liệu vận hành, tối ưu khai thác thông tin
-
Báo cáo tiến độ trực quan, đo lường kết quả dự án theo thời gian thực
-
Phát hiện điểm nóng trong luồng phối hợp, giúp quản lý nhanh chóng điều chỉnh
-
Giúp nhân viên nắm rõ tổng thể dự án, chủ động theo dõi công việc
Phần mềm quản lý tiến độ 1Office
4.4 Trello
Trello là phần mềm quản lý tiến độ dự án theo phương pháp Kanban, giúp người dùng theo dõi tiến độ trực quan thông qua các bảng công việc. Phần mềm phù hợp với cả cá nhân lẫn doanh nghiệp nhờ giao diện đơn giản và dễ sử dụng.
Ưu điểm nổi bật:
-
Dễ dàng thêm, xóa người tham gia dự án
-
Gắn thẻ, nhận xét trực tiếp vào từng công việc
-
Hỗ trợ gắn nhãn, đặt deadline, đính kèm tài liệu dễ dàng
-
Sử dụng trên nhiều nền tảng, từ điện thoại đến máy tính
-
Giao diện trực quan, dễ theo dõi tiến độ
Phần mềm công việc Trello
4.5 Asana
Asana là phần mềm hỗ trợ quản lý tiến độ, giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ công việc, phân công nhiệm vụ và phối hợp nhóm dễ dàng. Với giao diện trực quan và khả năng tích hợp linh hoạt, phần mềm phù hợp với nhiều phương pháp quản lý khác nhau, từ cá nhân đến doanh nghiệp quy mô lớn.
-
Tạo dự án, phân công nhiệm vụ cho từng nhân viên
-
Theo dõi tiến độ, quản lý deadline chi tiết
-
Hỗ trợ trao đổi trực tiếp trên nền tảng
-
Cung cấp báo cáo, phân tích hiệu suất công việc
-
Khả năng tích hợp với nhiều công cụ khác như Slack, Google Drive, Zoom
-
Phiên bản miễn phí phù hợp cho cá nhân và doanh nghiệp nhỏ
Phần mềm quản lý công việc Asana
Trên đây là quy trình quản lý tiến độ dự án cho doanh nghiệp. Mỗi bước trong quy trình đều góp phần xây dựng một hệ thống làm việc hiệu quả, giúp dự án vận hành trơn tru. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi và quản lý tiến độ dự án, từ đó giúp nâng cao hiệu suất công việc. Theo dõi POS365 để được cập nhật nhiều thông tin hữu ích nhé!
