Quản lý quán Karaoke là công việc đòi hỏi bạn cần có thời gian để xây dựng từ nền móng đầu tiên. Khi đã có quy trình hoàn chỉnh, việc vận hành kinh doanh của bạn sẽ trở nên trơn tru và mượt mà hơn.

Cách quản lý quán Karaoke hiệu quả không lo thất thoát

Nếu như bạn đang chuẩn bị mở quán Karaoke hay việc hoạt động quản lý đang có chút bất ổn. Đừng lo POS365 sẽ giúp bạn giải quyết hiệu quả trong nội dung sau đây.

I. Xây dựng quy trình quản lý quán Karaoke

Khi bạn đang quản lý một quán Karaoke mới khai trương mọi thứ cần được hoàn thiện. Công việc của bạn bây giờ là xây dựng các quy trình quản lý cần thiết áp dụng cho từng công việc cụ thể.

1.1. Quản lý nhân sự

Quản lý nhân sự là công việc khiến bạn cần bỏ thời gian để tìm hiểu và áp dụng. Bởi đây là nhân tố nòng cốt trong việc hoạt động của cả quán karaoke.

Công việc tuyển dụng: Tìm kiếm ứng viên qua hình thức nào… Khi nhân viên cũ sắp nghỉ thì bạn cần những phương án giải quyết nào?
Quá trình đào tạo: Phải có những buổi đào tạo các công việc nội bộ của từng bộ phận. Bên cạnh đó là những buổi nâng cao tay nghề, trình độ của nhân viên cũ thường xuyên.
Đánh giá nhân viên: Sau khi kết thúc đào tạo, nhân viên sẽ bắt đầu làm việc. Trong quá trình làm việc, bạn có thể đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên đó.

Quản lý nhân sự quán karaoke

1.2. Quy trình phục vụ

Quy trình phục vụ được thực hiện từ khi khách tới cho đến khi khách rời đi. Tại đây, bạn phải phân công cho từng nhân viên theo từng vị trí như lễ tân - đón tiếp, nhân viên phục vụ phòng, nhân viên dọn dẹp phòng,… Bạn có thể tham khảo quy trình sau:

Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng nhân viên

Đón tiếp:

Đón khách từ cửa.
Hỏi khách xem đã đặt phòng trước hay chưa.
Kiểm tra thông tin phòng đã đặt.

Phục vụ:

Đưa khách tới phòng đã đặt hoặc phòng trống giờ.
Phục vụ nước và đồ ăn nhẹ.
Mở thiết bị cho khách.
Phục vụ thêm các yêu cầu khác.

Thanh toán:

Kiểm tra số lượng đồ dùng, đồ ăn, đồ uống.
In hóa đơn cho khách hàng.
Thu tiền và đợi khách rời đi và dọn dẹp.

II. Cách quản lý quán Karaoke hiệu quả

Quản lý quán karaoke không phải là công việc dễ dàng, vì nó liên quan đến nhiều vấn đề phức tạp, đòi hỏi sự có mặt thường xuyên của bạn để theo dõi và giải quyết các vấn đề phát sinh. Kinh nghiệm dưới đây chính là giải pháp giúp bạn hoạt động hiệu quả hơn.

2.1. Quản lý hàng hóa

Hiện nay các quán karaoke không chỉ công cấp dịch vụ hát mà còn kiếm thêm doanh thu bằng cách kinh doanh đồ ăn và đồ uống đi kèm. Đây là loại mặt hàng quán của bạn cần kiểm soát bởi số lượng tiêu thụ lớn. Nếu không sẽ bị thiếu hụt hàng hóa hoặc tồn kho quá nhiều gây sai sót.

Quản lý hàng hóa

Thế nhưng khách đến quán hát thường hay order đồ không đồng nhất. Ngoài ra vấn đề đó là mỗi phòng sẽ có số lượng khách khác nhau khiến nhân viên quên ghi chép lại hay ghi chép nhầm khiến việc kiểm kê xảy ra sai sót.

Để việc này trong tầm kiểm soát và tiết kiệm công sức lẫn thời gian, hãy sử dụng phần mềm quản lý quán Karaoke chuyên nghiệp. Phần mềm sẽ theo dõi và cập nhật tự động các nguyên vật liệu đã bán cho khách và thống kê các mặt hàng tồn theo thời gian thực một cách chính xác.

2.2. Kinh nghiệm quản lý nhân sự tại quán Karaoke

Một phòng hát chỉ được có 1 nhân viên phục vụ. Thế nên để có chất lượng phục vụ tốt bạn cần phải đào tạo bài bản ngay từ đầu. Những kỹ năng mà nhân viên phục vụ cần có gồm:

Kỹ năng giao tiếp: Khách hàng tới hát thường trong trạng thái say xỉn. Thế nên nhân viên cần có kỹ năng giao tiếp tốt, hành vi cư xử chuyên nghiệp và lễ phép.
Kỹ năng ứng xử: Đây là cử chỉ hành động thể hiện sự chuyên nghiệp gia tăng trải nghiệm tuyệt vời tại quán karaoke.
Kỹ năng xử lý tình huống: Đây là kỹ năng cần sự va vấp và tích lũy kinh nghiệm. Người quản lý cần thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo và đưa nhân viên vào những tình huống cụ thể.

Kinh nghiệm quản lý nhân sự tại quán Karaoke

2.3. Kiểm soát tình trạng đặt phòng

Thông thường các quán karaoke chỉ sắp xếp 1 tầng gồm 2 phòng hát để đảm bảo tính riêng tư. Thế nên việc kiểm tra phòng trống sẽ gặp đôi chút khó khăn. Việc dọn phòng cũng phải chờ khoảng tầm 10 phút để kiểm tra.

Kiểm soát tình trạng đặt phòng

Ngoài ra, trường hợp 2 khách trùng phòng xảy ra cũng phổ biến hay chưa dọn dẹp đúng giờ cũng thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp. Giải pháp lúc này là phải sử dụng đến công nghệ. Việc này sẽ giúp bạn quản lý phòng bán tốt hơn.

2.4. Quản lý tính tiền theo giờ, phòng, dịch vụ

Công đoạn này rất dễ xảy ra các sai sót khiến khách cảm thấy khó chịu nhất. Bởi nếu tính thừa giờ dễ khiến khách thắc mắc và nổi nóng. Còn tính thiếu giờ sẽ dẫn đến thất thoát không hề nhỏ.

Đặc biệt đối với các nhân viên ít kinh nghiệm thì việc nhầm lẫn là không thể tránh khỏi. Nếu để xảy ra thường xuyên thì việc quản lý trở nên khó khăn hơn bao giờ hết.

Quản lý tính tiền theo giờ, phòng, dịch vụ

Lời khuyên đó chính là sử dụng phần mềm tính giờ dịch vụ để giải quyết vấn đề này. Công nghệ sẽ giúp bạn đơn giản hóa, tính toán hóa đơn theo thời gian sử dụng dịch vụ, chuẩn đến từng giây.

2.5. Chăm sóc và quản lý thông tin khách hàng

Phần lớn doanh thu của quán karaoke sẽ đến từ khách hàng. Thế nên bạn cần phải có những chiến lược Marketing hiệu quả để tiếp cận thêm nhiều khách hàng tiềm năng.

Chăm sóc và quản lý thông tin khách hàng

Sau khi đã có lượng khách hàng nhất định. Việc bạn cần làm đó là đưa ra những chương trình ưu đãi hấp dẫn. Việc này sẽ giúp họ cảm thấy thoải mái hơn, bên cạnh đó khiến họ luôn được quan tâm.

2.6. Quan tâm đến việc vận hành vốn

Khâu quan trọng khi quản lý đó chính là việc vận hành vốn và quản lý tài chính ngày qua ngày. Việc này nhằm kiểm soát lãi và lỗ để tiến hành điều chỉnh một cách hợp lý. Thế nhưng không phải ai cũng sẵn sàng tính toán thu chi hàng ngày. Lượng dữ liệu lớn dễ dẫn đến sai sót.

Quan tâm đến việc vận hành vốn

2.7. Sử dụng phần mềm quản lý quán Karaoke POS365

Phần mềm quản lý quán Karaoke của POS365 giúp kiểm soát hiệu quả kinh doanh và những thông tin cần thiết như thời gian thuê phòng, tình trạng phòng còn trống hay đã hết. Phần mềm quản lý Karaoke có thể sử dụng được trên nhiều thiết bị khác nhau như máy tính, máy tính bảng, điện thoại… Phần mềm POS365 mang đến cho quán Karaoke những tính năng chuyên dụng như:

Sử dụng phần mềm quản lý quán Karaoke POS365

Quản lý hàng hóa:

Quản lý chi tiết hàng hóa, nguyên liệu chế biến đồ ăn thức uống.
Bên cạnh đó là nhiều tính năng khác như cảnh báo tồn kho, cài đặt định mức tối thiểu.

Tính tiền chuẩn xác linh hoạt:

Màn hình thu ngân hiển thị đầy đủ thông tin phòng trống, đang sử dụng.
Hiển thị giờ check in check out.
Hỗ trợ cài đặt tính tiền mở máy.
Hỗ trợ linh hoạt làm tròn giờ thuê.
Hỗ trợ in hóa đơn.
Mỗi giao dịch đều tự động được lưu trên hệ thống

Thanh toán đa phương thức:

Khách hàng có thể thanh toán qua ví điện tử, thẻ ngân hàng, internet banking,..

Quản lý khách hàng:

Lưu trữ thông tin khách hàng: Họ tên, tuổi, số điện thoại, địa chỉ.
Tính năng tích điểm khách hàng
Quản lý công nợ

Báo cáo thống kê chi tiết:

Báo cáo chi tiết theo thời gian thực.
Thể hiện theo biểu đồ cột hoặc tròn.
Hỗ trợ xuất file Excel.

Để bắt đầu quản lý cửa hàng một cách hiệu quả hơn, hãy nhanh tay đăng ký tài khoản POS365 ngay tại đây:

Tổng kết

Quản lý quán Karaoke không phải là công việc ngày một ngày hai mà là cả một quá trình. Thế nên bạn cần phải xây dựng vững chãi từ những bước ban đầu. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã gửi ở phía trên đã giúp bạn hoàn tất việc này. Chúc các bạn thành công!