Quản lý công việc bằng Excel được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn bởi sự tiện lợi và đặc biệt là nó hoàn toàn miễn phí. Phương pháp này giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều thời gian so với cách quản lý trên giấy. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một số kiến thức về quản lý công việc và các mẫu quản lý hiệu quản nhất.
I. Bảng theo dõi tiến độ công việc là gì?
Bảng theo dõi tiến độ công việc là một công cụ quản lý dự án để giám sát và thực hiện các hoạt động trong dự án. Nó cung cấp cho đội ngũ quản lý dự án và các thành viên trong nhóm, các thông tin chi tiết về các công việc đã hoàn thành, đang được thực hiện và còn lại trong dự án.
Bảng theo dõi tiến độ công việc là gì?
Bảng theo dõi tiến độ công việc thường bao gồm các số liệu và thông tin quan trọng, như thời gian bắt đầu và hoàn thành công việc, tiến độ và trạng thái của dự án. Việc sử dụng bảng theo dõi này qua phương pháp quản lý công việc bằng excel giúp đẩy nhanh tiến độ và đảm bảo rằng dự án được thực hiện đúng hạn và tiêu chuẩn.
>> Xem thêm: Cập nhật 10+ phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất năm 2023
II. Tại sao nên quản lý công việc bằng Excel?
Excel được biết đến là một công cụ tuyệt vời trong việc hỗ trợ giải quyết các vấn đề khó khăn trong quá trình theo dõi tiến độ. Việc sử dụng phương pháp này mang lại rất nhiều lợi ích so với các cách quản lý truyền thống, cụ thể như sau:
Tại sao nên quản lý công việc bằng Excel?
2.1 Giám sát tiến độ công việc hiệu quả
Một bảng quản lý công việc trên Excel phải trả lời được những câu hỏi: Công việc đã hoàn thành những phần nào, thời gian có đúng với mục tiêu đã đặt ra hay không… Ngoài ra, tất cả các thông tin cần được ghi lại một cách chính xác và chi tiết nhất. Từ đó doanh nghiệp có thể theo dõi cũng như giám sát quá trình làm việc của các thành viên một cách vô cùng hiệu quả.
2.2 Phân công công việc hợp lý
Phương pháp quản lý công việc bằng Excel sẽ giúp bạn dễ dàng phân công công việc hợp lý nhất và đảm bảo thời gian hoàn thành nhiệm vụ cũng như khối lượng công việc của từng thành viên. Không chỉ thế, người quản lý còn có thể phân bổ thời gian làm việc theo từng mốc cụ thể từ đó dễ dàng đưa ra các phương án dự trù nhằm giải quyết tất cả các vấn đề một cách tốt nhất.
2.3 Đánh giá tiến độ chính xác
Dựa vào dữ liệu và các thông tin trong quá trình làm việc trên bảng thông tin Excel sẽ giúp người quản lý có thể nắm rõ tình hình làm việc của từng nhân viên. Bên cạnh đó người quản lý sẽ biết được những thành viên chưa hoàn thành công việc, từ đó sẽ có những giải pháp tốt nhất và nắm được tiến độ công việc.
>> Xem thêm: Review top 20+ phần mềm quản lý công việc miễn phí tốt nhất
III. Những nội dung cần có khi lập tiến độ công việc bằng Excel
Tùy theo tính chất và đặc điểm cũng như yêu cầu của công việc mà người quản lý có thể chọn các nội dung cần thiết cho bảng quản lý công việc bằng Excel. Một ví dụ về bảng theo dõi tiến độ công việc của phòng Nhân sự tại công ty A. Các nội dung mà bạn có thể đưa vào như:
-
Lĩnh vực hoạt động hoặc phòng bạn
-
Chi tiết các công việc cần làm
-
Phân loại các công việc theo mức độ (Ưu tiên, bình thường hoặc ngay lập tức)
-
Xếp loại
-
Deadline
-
Người thực hiện
-
Người hỗ trợ
-
Người liên hệ khi cần thông tin cần thiết
-
Trạng thái: Thường sẽ có 3 mức đánh giá bao gồm: Hoàn thành - Đang thực hiện - Cần xem xét (khi có vấn đề xảy ra)
>> Xem thêm: Làm thế nào để quản lý công việc hiệu quả nhất?
IV. 7 mẫu file quản lý công việc bằng Excel hiệu quả
Tiếp theo cùng POS365 tìm hiểu các template bảng theo dõi tiến độ công việc mà mọi người có thể tham khảo trong quá trình quản lý công việc trên Excel.
4.1 Mẫu quản lý dòng thời gian
Mẫu quản lý này sẽ cung cấp cho người sử dụng cái nhìn tổng quan nhất về mốc thời gian thực hiện chuỗi công việc trong dự án đó. Qua bảng Excel này không chỉ có trưởng nhóm mà các bên liên quan cũng đều có thể nắm bắt được dự án một cách tốt nhất. Từ đó sẽ giúp người dùng tiết kiệm được thời gian trong việc trao đổi thông tin hoặc báo cáo họp hành.
Mẫu quản lý dòng thời gian
4.2 Mẫu biểu đồ Gantt
Quá trình sử dụng biểu đồ Gantt mang đến cho bạn rất nhiều lợi ích trong việc quản lý tiến độ hoàn thành công việc. Mẫu quản lý công việc hàng ngày bằng Excel này cung cấp bảng tính giúp bạn có thể đánh dấu mốc thời gian bắt đầu cũng như kết thúc. Qua đó bạn có thể theo dõi cũng như giám sát tiến độ thông qua các mốc thời gian một cách vô cùng dễ dàng.
Mẫu biểu đồ Gantt
4.3 Mẫu danh sách việc cần làm
Mẫu danh sách việc cần làm hay còn gọi là Todolist, đây là một trong những các quản lý công việc hiệu quả dành cho các nhóm nhỏ. Mẫu quản lý công việc bằng Excel này sẽ cung cấp danh sách thông tin các công việc cũng như nhiệm vụ cần thực hiện cho các thành viên trong nhóm. Với cách này, các thành viên trong nhóm sẽ có trách nhiệm làm việc và cố gắng hoàn thành các mục tiêu mà đã đặt ra trước đó.
Mẫu danh sách việc cần làm
4.4 Mẫu theo dõi vấn đề
Để dễ dàng theo những vấn đề cơ bản đang xảy ra thì việc lập một bảng theo dõi tiến độ công việc ghi lại nhật ký giám sát tiến độ hoặc quy trình thực hiện dự án vô cùng cần thiết. Mẫu file quản lý này sẽ ghi lại các thông tin như thời điểm xảy ra vấn đề, lý do, hậu quả và ai là người xử lý. Từ đó bạn sẽ dễ dàng tìm hiểu nguyên nhân và giải quyết các vấn đề để tránh mắc lỗi.
Mẫu theo dõi vấn đề
>> Xem thêm: Tổng hợp 10 ứng dụng quản lý công việc cá nhân hiệu quả nhất 2024
4.5 Mẫu thẻ thời gian hàng tuần
Việc quản lý công việc cá nhân bằng Excel sẽ đơn giản hơn bao giờ hết nếu bạn tạo thẻ thời gian hàng tuần. Bên cạnh việc theo dõi các vấn đề có thể phát sinh trong quá trình triển khai dự án thì bạn cũng cần phải ghi lại từng cột mốc thời gian mà nhóm đã thực hiện được và các hạng mục trong dự án. Mẫu file này sẽ có cơ sở để đánh giá được tiến độ hoàn thành công việc.
Mẫu thẻ thời gian hàng tuần
4.6 Mẫu theo dõi dự án
File quản lý công việc bằng Excel này giúp người dùng có thể theo dõi tiến độ công việc từ đó đưa ra các đánh giá hiệu quả. Ngoài ra, mẫu bảng tính còn có tính năng giám sát các dự án đang được triển khai theo đúng cột mốc thời gian đặt ra. Bên cạnh đó, người dùng có thể được theo dõi chi phí thực hiện dự án để đảm bảo ngân sách thông qua công cụ này.
Mẫu theo dõi dự án
4.7 Mẫu theo dõi KPI
Thông qua mẫu quản lý công việc bằng excel này, người dùng sẽ dễ dàng thực hiện quá trình đo lường hiệu suất của một dự án nhằm đảm bảo được quy trình, tiến độ cũng như chất lượng dựa trên yêu cầu của khách hàng. Bên cạnh đó, người dùng sẽ còn có thể theo dõi và giám sát tình trạng làm việc của nhóm, đảm bảo tiến độ cũng như tránh tình trạng bỏ lỡ hoặc sai sót trong từng hạng mục.
Mẫu theo dõi KPI
Trên đây là những kiến thức mà chúng tôi có thể cung cấp cho bạn về quản lý công việc bằng Excel và một số mẫu file cơ bản, hy vọng sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình quản lý.
