Phần mềm quản lý dự án xây dựng bằng excel được biết đến là một trong những phương pháp phổ biến được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng để theo dõi và kiểm soát tiến độ của dự án. Với những tính năng hữu ích thì đây là một trong những công cụ đắc lực cho người quản lý. Ngay sau đây cùng chúng tôi tìm hiểu những chi tiết trong bài viết ngay sau đây.

Tìm hiểu chi tiết về phần mềm quản lý dự án xây dựng bằng excel

Tại sao nên lựa chọn quản lý dự án bằng excel?

Quản lý dự án bằng Excel là hoạt động kiểm soát tình trạng, chi phí, nguồn lực của các đầu công việc được thực hiện trên bảng tính Excel, qua đó giúp cho chất lượng công việc dự án được đảm bảo và hoàn thành đúng tiến độ đề ra.

Quản lý dự án bằng Excel mang lại một số lợi ích quan trọng như sau:

Quen thuộc: Excel là một công cụ phổ biến và quen thuộc đối với nhiều người. Việc sử dụng Excel cho quản lý dự án giúp người dùng dễ dàng thích nghi và sử dụng nó một cách hiệu quả.
Tính linh hoạt: Excel cho phép người dùng tạo và tùy chỉnh bảng tính theo nhu cầu cụ thể của dự án, từ việc theo dõi ngân sách đến quản lý tiến độ công việc. Điều này giúp các dự án linh hoạt và dễ dàng điều chỉnh khi cần thiết.
Tiết kiệm: Sử dụng Excel loại bỏ việc phải mua hoặc tùy chỉnh phần mềm quản lý dự án đắt tiền. Điều này phù hợp với các dự án nhỏ hoặc các tổ chức có nguồn lực hạn chế.
Tính đa năng: Excel có thể được sử dụng để tổ chức và theo dõi thông tin về ngân sách, tài nguyên, tiến độ công việc và kế hoạch dự án. Điều này giúp tăng cường khả năng quản lý và theo dõi dự án một cách toàn diện.

Tuy nhiên, việc quản lý dự án bằng Excel cũng có nhược điểm như sự hạn chế trong việc theo dõi thông tin phức tạp, cập nhật thủ công và không phản ánh được các mối quan hệ phức tạp giữa các công việc và tài nguyên một cách hiệu quả. Đối với các dự án lớn và phức tạp, việc sử dụng phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp có thể là lựa chọn tốt hơn.

Các dạng file Excel quản lý dự án được sử dụng nhiều nhất hiện nay

Tiếp sau đây cùng POS365 tham khảo 3 dạng excel phổ biến chắc chắn bạn sẽ cần đến nếu đang muốn bắt đầu quản lý một dự án nào đó.

Dạng Gantt

Trong việc quản lý dự án xây dựng bằng Excel, bạn có thể sử dụng biểu đồ Gantt để theo dõi và lập kế hoạch cho các công việc cụ thể. Đây là cách mạnh mẽ để hiển thị khối lượng công việc, thời gian và mối quan hệ giữa các nhiệm vụ trong dự án xây dựng. Dưới đây là cách mà biểu đồ Gantt được sử dụng để quản lý dự án:

Dạng Gantt

Biểu đồ Gantt thể hiện từng công việc trên một trục thời gian ngang, cho phép bạn dễ dàng nhìn thấy thời gian bắt đầu và kết thúc của mỗi công việc.
Biểu đồ này cung cấp cái nhìn tổng quan về tiến độ dự án bằng cách hiển thị thời gian cần thiết để hoàn thành từng công việc và mối quan hệ giữa chúng.
Bằng cách hiển thị thời gian và các công việc trên cùng một biểu đồ, bạn có thể dễ dàng quản lý tài nguyên và lập kế hoạch sử dụng chúng hiệu quả.
Gantt cho phép bạn theo dõi tiến độ thực tế của từng công việc so với kế hoạch ban đầu, từ đó giúp bạn đưa ra điều chỉnh và quyết định quản lý.
Bằng cách hiển thị các công việc trong dự án và thời gian cần thiết để hoàn thành chúng, biểu đồ Gantt giúp bạn dễ dàng phân công và quản lý công việc cho các thành viên trong nhóm dự án.

Dạng Timeline

Dạng biểu đồ này được sử dụng để quản lý dự án bằng cách hiển thị các sự kiện, công việc và cả các giai đoạn chính của dự án trên một trục thời gian.

Dạng Timeline

Dưới đây là cách mà dạng biểu đồ được sử dụng để quản lý dự án:

Dạng Timeline cho phép hiển thị các sự kiện, công việc và giai đoạn chính của dự án trên một trục thời gian giúp quản lý nhìn ra được cả dự án theo thời gian một cách trực quan.
Bằng cách sắp xếp các công việc theo thứ tự thời gian trên Timeline, bạn có thể dễ dàng theo dõi tiến độ của dự án. Việc này giúp bạn nhìn thấy các công việc diễn ra đúng lịch trình hay chậm tiến độ và đưa ra điều chỉnh kịp thời.
Dạng biểu đồ này cũng cho phép bạn phân chia các giai đoạn và mốc thời gian quan trọng của dự án, giúp tạo ra sự ý thức về các cột mốc quan trọng và deadline.
Bằng cách hiển thị các công việc cùng một lúc trên Timeline, bạn có thể dễ dàng quản lý tài nguyên và lập kế hoạch sử dụng chúng sao cho hiệu quả nhất.
Biểu đồ này cung cấp một cách hiển thị rõ ràng với các bên liên quan, giúp trong việc giao tiếp với đối tác, nhà quản lý và các thành viên khác trong dự án. Nó cũng là một cách hiệu quả để tạo báo cáo tiến độ dự án.

Dạng Todo-list

Dạng biểu đồ này được sử dụng để quản lý dự án bằng cách liệt kê và theo dõi các công việc cụ thể cần hoàn thành trong dự án. Dưới đây là cách mà Todo-list được sử dụng để quản lý dự án:

Nó cho phép bạn liệt kê các công việc cụ thể cần hoàn thành trong dự án theo thứ tự ưu tiên.
Bằng cách làm đánh dấu hoặc đánh giả mỗi công việc khi hoàn thành trên Todo-list, bạn có thể dễ dàng theo dõi tiến độ của dự án và xác định những việc đã được hoàn thành và những việc còn lại.
Todo-list cũng cho phép bạn phân chia công việc thành các phần nhỏ hơn, dễ dàng quản lý và theo dõi từng bước tiến triển.
Bạn có thể sắp xếp các công việc theo mức độ ưu tiên hoặc theo trình tự thời gian cụ thể, từ đó giúp bạn lập kế hoạch làm việc một cách hiệu quả.
Dạng Todo-list cung cấp khả năng dễ dàng chia sẻ với các thành viên khác trong dự án, giúp trong việc giao tiếp và báo cáo tiến độ công việc.

Một số mẫu quản lý dự án bằng Excel phổ biến

Sau đây là các mẫu biểu đồ chắc chắn bạn sẽ cần đến khi sử dụng phần mềm quản lý dự án xây dựng bằng excel, cùng POS365 tìm hiểu nay sau đây:

File quản lý chi phí

File quản lý chi phí là một tài liệu hoặc bảng tính được sử dụng để ghi lại, theo dõi và quản lý các chi phí liên quan đến một dự án hoặc hoạt động kinh doanh cụ thể. Mục tiêu của việc sử dụng file quản lý chi phí là để đảm bảo việc quản lý và sử dụng nguồn lực tài chính một cách hiệu quả, từ đó giúp dự án hoặc hoạt động kinh doanh đạt được mục tiêu mà không vượt quá ngân sách được phê duyệt.

File quản lý chi phí

>> Xem thêm: Hướng dẫn cách quản lý công nợ bằng excel mới nhất 2023

Mẫu quản lý tiến độ thi công

Một mẫu quản lý tiến độ thi công là một tài liệu hoặc bảng tính được sử dụng để theo dõi và quản lý tiến độ của quá trình thi công dự án xây dựng hoặc công trình. Mục tiêu của việc sử dụng mẫu quản lý tiến độ thi công là để đảm bảo rằng tiến độ thi công được thực hiện đúng theo kế hoạch, đồng thời giúp quản lý nhận biết và giải quyết kịp thời những vấn đề phát sinh trong quá trình thi công để dự án được hoàn thành một cách hiệu quả và đạt chất lượng yêu cầu.

>> Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách quản lý kho bằng Excel hiệu quả nhất 2023

Mẫu Excel Quản lý kinh doanh

Mẫu Excel Quản lý kinh doanh là một bản mẫu hoặc bảng tính được thiết kế để giúp quản lý và theo dõi các hoạt động kinh doanh của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Mẫu này thường bao gồm các công cụ và tài liệu để quản lý các khía cạnh quan trọng của kinh doanh.

Mục tiêu của việc sử dụng mẫu Excel Quản lý kinh doanh là để giúp người dùng quản lý và theo dõi hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả, từ đó đưa ra quyết định thông minh và tối ưu hóa hiệu suất kinh doanh.

>> Xem thêm: Các kiến thức về phần mềm quản lý sản xuất bằng excel miễn phí

Mẫu Kế hoạch kinh doanh

Mẫu kế hoạch kinh doanh là một tài liệu cụ thể, thường là một bản mẫu hoặc một bản ghi chép chi tiết, được sử dụng để định hình, mô tả và phác thảo kế hoạch chiến lược và hoạt động kinh doanh cho một doanh nghiệp hoặc một dự án kinh doanh cụ thể.

Mục tiêu của mẫu kế hoạch kinh doanh là tạo ra một bản kế hoạch chiến lược chi tiết, cung cấp cơ sở và hướng dẫn cho các quyết định chiến lược, kế hoạch vận hành và đánh giá hiệu quả kinh doanh trong tương lai.

Mẫu Kế hoạch kinh doanh

>> Xem thêm: Chi tiết 5 mẫu lập kế hoạch kinh doanh trên excel mới nhất 2023

Biểu mẫu Excel timeline kế hoạch truyền thông

Đây là một biểu mẫu sử dụng để biểu diễn kế hoạch và lịch trình thực hiện các chiến dịch truyền thông và quảng cáo. Biểu mẫu này thường sử dụng để tổ chức công việc, sự kiện, và các hoạt động quảng cáo theo đúng thứ tự thời gian, giúp đảm bảo rằng các mục tiêu và kế hoạch được thực hiện đúng hạn, cũng như giúp các thành viên trong nhóm hiểu rõ về các công việc và nhiệm vụ mà họ phải thực hiện.

Biểu mẫu Excel timeline kế hoạch truyền thông

Mục tiêu của biểu mẫu này là tạo ra một cái nhìn tổng quan về lịch trình thực hiện chiến dịch truyền thông, giúp các thành viên trong nhóm tiếp cận và hiểu rõ về những gì cần phải làm và khi nào cần phải hoàn thành.

>> Xem thêm: Có nên dùng phần mềm quản lý bán hàng miễn phí bằng excel?

Mẫu phân tích SWOT

Đây là một biểu mẫu giúp phân tích chiến lược mang tính chất tổng quan, được sử dụng để đánh giá các yếu tố nội bộ (Strengths - Sức mạnh và Weaknesses - Yếu điểm) cũng như yếu tố bên ngoại (Opportunities - Cơ hội và Threats - Mối đe doạ) đối với một tổ chức hoặc một dự án cụ thể.

Mục tiêu của việc sử dụng mẫu phân tích SWOT là giúp tổ chức nhận biết các yếu tố quan trọng nào cần phải tập trung tận dụng hay giảm thiểu tác động tiêu cực, từ đó đưa ra chiến lược và kế hoạch hành động phù hợp để tối ưu hóa lợi thế và giảm thiểu rủi ro.

Trên đây là những kiến thức cơ bản về phần mềm quản lý dự án xây dựng bằng excel, hy vọng chúng sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình quản lý các dự án của mình một cách chuyên nghiệp nhất.