Việc sử dụng hóa đơn điện tử đang là một xu thế tất yếu khi công nghệ ngày càng phát triển trong bối cảnh công nghệ hiện nay. Vậy bạn đã biết cách in hóa đơn điện tử chưa? Tham khảo ngay hướng dẫn in hóa đơn điện tử theo quy định của Pháp Luật thông qua nội dung bài viết dưới đây của POS365 nhé!
I. Vì sao cần phải in hóa đơn điện tử?
Căn cứ vào Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính Phủ quy định bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử tại các doanh nghiệp, tổ chức, hộ gia đình, cá nhân kinh doanh được ban hành đến nay đã phổ biến và chuyển đổi nhanh chóng. Sử dụng hóa đơn điện tử mang lại rất nhiều lợi ích nhưng cũng có nhiều trường hợp cần phải in hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy nhằm phục vụ cho công tác kiểm tra của Cơ quan chức năng.
Mục đích của việc in hóa đơn điện tử:
-
Chứng minh xuất xứ, nguồn gốc của sản phẩm nhằm phục vụ việc bán hàng, phân phối.
-
Phục vụ quá trình lưu thông hàng hóa trên đường, giúp cho việc giám sát, kiểm tra của Cơ quan chức năng trở nên thuận lợi hơn.
-
Có thể in theo yêu cầu của khách hàng.
-
In hóa đơn điện tử phục vụ cho việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật kế toán.
-
Phục vụ cho công tác điều tra trong các vụ án.
Tại sao cần phải in hóa đơn điện tử?
>> Bạn có quan tâm: Quy định mới nhất về ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78
II. Cách in hóa đơn điện tử chi tiết theo quy định của pháp luật
Làm sao để in hóa đơn điện tử? Nếu bạn vẫn chưa biết in hóa đơn điện tử như thế nào thì hãy theo dõi ngay hướng dẫn in hóa đơn điện tử chi tiết theo quy định của Pháp Luật trên phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice.
2.1. Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice
Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice
2.2. Bước 2: Tìm kiếm hóa đơn điện tử cần chuyển đổi
Bạn vào mục “Danh sách hóa đơn xem nhanh” hoặc “Danh sách hóa đơn điện tử” để tìm kiếm hóa đơn điện tử cần in.
Nếu bạn vào mục “Danh sách hóa đơn xem nhanh” thì nhập “số hóa đơn”, “bên mua” hoặc “số biên” vào ô tìm kiếm (bạn có thể nhập 1 hoặc cả 3 thông tin). Sau đó ấn nút tìm kiếm (biểu tượng hình kính lúp) để thực hiện tìm kiếm.
Tìm kiếm hóa đơn điện tử cần chuyển đổi
Nếu bạn vào mục “Danh sách hóa đơn điện tử” thì nhập vào mục “số hóa đơn” và “tên đối tác” (có thể nhập một trong hai thông tin hoặc cả 2 thông tin để tìm kiếm nhanh hơn). Sau đó ấn nút tìm kiếm để thực hiện tìm kiếm nhanh hơn.
Cách in hóa đơn điện tử
2.3. Bước 3: Chọn chức năng in chuyển đổi
Sau khi bạn chọn được hóa đơn điện tử cần in nhấp chuột vào biểu tượng máy in để thực hiện in chuyển đổi hóa đơn điện tử.
2.4. Bước 4: Xác nhận lệnh in
Bước tiếp theo là xác nhận lệnh in, Phần mềm hóa đơn điện tử sẽ kết nối với máy in, ấn xác nhận lệnh in và thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
2.5. Bước 5: Nhận hóa đơn điện tử được in chuyển đổi từ máy in
Nhận hóa đơn điện tử được in chuyển đổi từ máy in, tuy nhiên, để hóa đơn có giá trị pháp lý cá nhân đại diện theo pháp luật phải thực hiện ký và đóng dấu theo quy định.
Trong trường hợp bạn muốn in hóa đơn điện tử vừa mới tạo lập và xuất hóa đơn xong, bạn cần phải thực hiện các bước xác nhận và nhập mã để có thể in chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy ngay mà không cần phải tìm kiếm.
>> Xem thêm: Cập nhật quy định về hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
III. Những lưu ý khi in hóa đơn điện tử
Việc in hóa đơn điện tử không quá khó khăn, tuy nhiên khi in bạn cần phải thực hiện đúng theo quy định của Pháp Luật nhằm đảm bảo tính chính xác, minh bạch và duy nhất. Những lưu ý khi thực hiện in hóa đơn điện tử:
-
In hóa đơn điện tử chỉ được thực hiện 1 lần chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy.
-
Các hóa đơn được in phải phản ánh toàn bộ nội dung của hóa đơn điện tử gốc: Hóa đơn điện tử chuyển đổi chỉ có giá trị pháp lý khi đảm bảo các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn.
-
Sau khi in, các chứng từ giấy phải có chữ ký, họ tên, đóng dấu của người chịu trách nhiệm pháp lý của người bên bán nhằm đảm bảo tính pháp lý cho hóa đơn điện tử.
-
Bản in của hóa đơn điện tử phải có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang chứng tử giấy: Có dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc - hóa đơn nguồn, ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”, họ và tên, chữ ký của người thực hiện chuyển đổi, thời gian thực hiện chuyển đổi.
Những lưu ý khi in hóa đơn điện tử
Nội dung bài viết trên đây đã tổng hợp cụ thể, chi tiết hướng dẫn cách in hóa đơn điện tử theo quy định của Pháp Luật để các doanh nghiệp có thể tham khảo. Bên cạnh những bước cần thực hiện trên phần mềm, doanh nghiệp cần nắm vững các thông tin và giá trị pháp lý của bản in hóa đơn điện tử để sử dụng bản in theo đúng quy định.
>> Tham khảo thêm: Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử theo quy định tại Thông tư 78
