Hóa đơn bán lẻ khác với hóa đơn GTGT ở đâu? Cách viết và những lưu ý khi sử dụng nó như thế nào?
Những hoạt động kinh doanh, giao dịch mua bán nào cũng đều cần có hóa đơn. Nó giúp bạn nắm bắt nội dung giao dịch về sản phẩm, khách hàng, góp phần quản lý doanh thu, hàng tồn kho. Đối với các nhà bán lẻ, đây là những thông tin không thể thiếu khi kinh doanh. Bài viết này là dành cho bạn!
I. Hóa đơn bán lẻ là gì? Những đối tượng cần phải sử dụng
Hóa đơn bán lẻ là loại hóa đơn mà người bán xuất cho người mua trong quá trình mua hàng. Loại hóa đơn này được sử dụng nhiều trong những shop quần áo, cửa hàng tạp hóa, cửa hàng bán lẻ, siêu thị, quán ăn. Mục đích của nó thể hiện số lượng, loại mặt hàng, đơn giá, số tiền phải trả, ngày giờ mua bán,...
Tuy nhiên, nhược điểm của nó là không có nhiều giá trị pháp lý cũng như không được cơ quan thuế quản lý. Các cửa hàng, cá nhân hay tổ chức đều có thể tự thiết kế, in ấn hóa đơn cho tiện với việc sử dụng.
Hóa đơn bán lẻ hợp lệ là thể hiện đầy đủ các nội dung: Ngày xuất hóa đơn, mã số hóa đơn, thông tin người mua, thông tin người bán, số lượng, đơn giá, chiết khấu (nếu có), thành tiền (tổng cộng), chữ ký của người bán.
Đối tượng được dùng HĐBL: Nội dung được quy định ở điều 13 Thông tư 39/2014/TT-BTC: "Những tổ chức không phải doanh nghiệp, hộ kinh doanh nhưng lại phát sinh hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ và tạo ra thu nhập thì cần xuất hóa đơn bán lẻ để giao cho khách hàng."
Mẫu hóa đơn bán lẻ phổ biến
ĐỌC THÊM:
So sánh hóa đơn bán hàng và hóa đơn GTGT
Nhiều người thường nhầm lẫn 2 loại hóa đơn này với nhau, đây là lý do POS365 sẽ đưa ra so sánh giúp bạn phân biệt rõ 2 loại này!
Hóa đơn GTGT:
-
Dùng cho doanh nghiệp cần kê khai thuế VAT theo phương pháp khấu trừ (Có thể dùng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in hoặc hóa đơn điện tử)
-
Có giá trị về mặt pháp lý
-
Được phát hành do bộ tài chính phát hành
-
Tách riêng giá trị hàng hóa, giá trị tăng thêm của hàng hóa
-
Được khấu trừ thuế đầu vào
Hóa đơn bán hàng:
-
Dùng cho doanh nghiệp kê khai thuế VAT theo phương pháp trực tiếp (cần lên cơ quan thuế để mua)
-
Có giá trị nội bộ, không có giá trị pháp lý
-
Được phát hành bởi người bán
-
Gộp chung các giá trị hàng hóa
-
Không được khấu trừ thuế đầu vào.
So sánh hóa đơn bán hàng và hóa đơn GTGT
II. Vai trò của hóa đơn bán lẻ trong kinh doanh
Có nhiều vai trò quan trọng của hóa đơn đối với việc buôn bán. Như:
-
Giúp giao dịch thanh toán kịp thời và theo dõi doanh số bán hàng. Nó giúp bạn biết được những sản phẩm đã bán với số lượng trong khoảng thời gian nhất định. Từ đó, bạn có thể lên kế hoạch tiếp thị cho những giai đoạn tiếp theo dựa vào doanh số bán hàng.
-
Giúp theo dõi doanh thu của cửa hàng để tính thuế.
-
Lên dự báo nhu cầu của cửa hàng theo mùa vụ, xu hướng bán hàng hàng năm.
-
Theo dõi, điều chỉnh hàng tồn kho phù hợp để cải thiện dòng tiền hợp lý.
-
Chứng minh cuộc giao dịch giữa người mua, người bán.
-
Quảng bá thương hiệu, sản phẩm đến tay khách hàng thông qua thiết kế, mẫu in trên hóa đơn.
-
Tăng sự uy tín của cửa hàng trong mắt khách hàng.
Hóa đơn bán hàng được sử dụng hàng ngày, trong các giao dịch mua bán
III. Hướng dẫn viết hóa đơn bán lẻ, dịch vụ
Trong một bản hóa đơn đầy đủ, bạn cần chú ý về cách viết và những lưu ý sau:
Hướng dẫn viết hóa đơn bán lẻ
Nguyên tắc đơn giản này được áp dụng chung cho các ngành kinh doanh bán lẻ hay dịch vụ. Cách viết này như sau:
-
Tên loại hóa đơn, viết là “HÓA ĐƠN BÁN LẺ”
-
Ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn: thể hiện loại hóa đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong cùng 1 loại hóa đơn
-
Tên liên hóa đơn
-
Tên sản phẩm/hàng hóa/dịch vụ
-
Đơn vị tính. Ví dụ: Cái, kg, chiếc,...
-
Số lượng sản phẩm/hàng hóa/dịch vụ (cần ghi đầy đủ số lượng bán ra thực tế)
-
Giá bán
-
Chiết khấu (nếu có)
-
Thành tiền: được ghi bằng chữ và số (Số tiền khách phải trả cuối cùng)
-
Tên cửa hàng bán
-
Ngày, tháng, năm bán hàng hóa/dịch vụ (Có thể thêm giờ bán)
-
Tên nhân viên bán hàng (nếu có)
Chú ý
Ngoài cách viết, các bạn cần chú ý những điều sau đối với các hóa đơn bán lẻ:
-
Trên mẫu của hóa đơn nên có thêm thông tin của cửa hàng cung cấp sản phẩm/dịch vụ (đó có thể là logo, tên cửa hàng,...)
-
Hóa đơn thường có 2 liên để người mua giữ 1 liên và người bán giữ 1 liên cho dễ quản lý.
-
Nên ghi thêm tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại người mua giúp cho việc theo dõi được tiện lợi hơn.
-
Nên sử dụng hình thức trình bày bằng ô hoặc bảng, điều này giúp thông tin được trình bày dễ hiểu.
-
Thêm hình ảnh trang trí cho mục đích quảng cáo.
IV. Mua hóa đơn bán lẻ ở đâu?
-
Mua tại các cửa hàng văn phòng phẩm
-
Nhà in, nhà sách
-
Tự thiết kế mẫu hóa đơn và tự động in khi bán hàng (thông qua các loại máy in, máy bán hàng).
Như vậy, việc mua và sử dụng hóa đơn bán lẻ khá dễ dàng. Bạn cũng có thể tự thiết kế mẫu hóa đơn mà mình yêu thích. Sau đó, lựa chọn kích thước (đa phần là khổ giấy A5) và in đóng thành quyển để sử dụng dần.
Tuy nhiên, một trong những hình thức sử dụng hóa đơn bán hàng được áp dụng nhiều nhất hiện nay chính là sử dụng các loại máy in, máy bán hàng. Hình thức này thuận tiện bởi nó có thể liên kết với phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả, giúp bạn tối ưu quản lý bán hàng.
Chẳng hạn:
POS365 là đơn vị cung cấp phần mềm quản lý bán hàng điện toán đám mây và các thiết bị phần cứng. POS365 đáp ứng in hóa đơn bán hàng trong mỗi lần giao dịch thông qua các thiết bị phần cứng. Ngoài ra, thông tin bán hàng, thông tin khách hàng được lưu trữ trực tuyến trong phần mềm. Điều này giúp chủ cửa hàng dễ dàng nắm bắt thông tin mọi hoạt động kinh doanh bất cứ lúc nào. Tiết kiệm thời gian thống kê, theo dõi báo cáo nhanh chóng, chính xác.
Phần mềm POS365 kết hợp với máy in, máy bán hàng giúp in hóa đơn bán hàng nhanh chóng
V. Xu hướng sử dụng hóa đơn điện tử hiện nay
Hóa đơn điện tử - Xu hướng chuyển đổi số tương lai, đem đến lợi ích to lớn cho cơ quan thuế và các doanh nghiệp. Vậy những lợi ích đó là gì?
-
Tiết kiệm thời gian khi không phải đặt in hay thông báo phát hành hóa đơn.
-
Giảm chi phí in hóa đơn, chi phí bảo quản, chi phí gửi, … so với giấy tờ truyền thống. Từ đó giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh
-
Thuận lợi khi hạch toán kế toán, theo dõi, đối chiếu dữ liệu.
-
Thiết lập, gửi/nhận hóa đơn có thể thực hiện nhanh chóng thông qua Internet.
-
Tránh rủi ro khi bị mất hay các yếu tố khác như hỏa hoạn.
Trước những lợi ích to lớn đó, nhiều doanh nghiệp hiện nay đã bắt đầu ứng dụng hóa đơn điện tử trong việc kinh doanh.
Xu hướng sử dụng hóa đơn điện tử
VI. Tải mẫu in hóa đơn bán lẻ (Download)
Đối với các cửa hàng bán lẻ, các cá nhân vẫn muốn tự in hóa đơn để ghi chép giao dịch. Các bạn có thể tham khảo mẫu in hóa đơn dưới đây.
Link Download 2 mẫu in hóa đơn bán lẻ file Doc: Hoa-don-ban-le.doc
Câu hỏi thường gặp
- Hóa đơn bán lẻ là gì?
Hóa đơn bán lẻ là loại hóa đơn được người bán xuất và đưa cho người mua trong các giao dịch bán hàng. Loại hóa đơn này không có nhiều giá trị pháp lý và không có giá trị thuế. Ngoài ra, nó có thể được các cá nhân, tổ chức tự thiết kế, in ấn và sử dụng.
- Hóa đơn bán lẻ có cần dấu không?
Khác với hóa đơn GTGT, hóa đơn bán lẻ không cần dấu. Nó chỉ cần thể hiện các nội dung chính như: thông tin người bán, thông tin người mua, ngày - tháng - năm, tên hàng hóa, số lượng sản phẩm hàng hóa, giá bán, chiết khấu, thành tiền.
- Hóa đơn bán lẻ có được khấu trừ thuế không?
Hóa đơn bán lẻ không được khấu trừ thuế đầu vào.
- Hóa đơn bán lẻ 2 liên là gì?
Hóa đơn bán lẻ 2 liên là loại hóa đơn được in trên chất liệu giấy cacbon (giấy than). Khi viết, nội dung trên bề mặt trang sẽ in đè từ mặt sau xuống tờ giấy phía dưới nó.
- Giao liên hóa đơn bán lẻ nào cho khách?
Hóa đơn 2 liên thì liên viết (liên thứ nhất) được giao cho khách. Còn liên thứ 2 (là bản sao của liên 1) được cửa hàng giữ để đối chiếu. Trong trường hợp có nhiều bên liên quan có thể dùng loại 3 liên để tiện theo dõi.
Tổng kết:
Bài viết này giúp bạn hiểu về vai trò, cách viết chính xác và những lưu ý về hóa đơn bán lẻ. Ngoài ra, bạn cũng biết sự khác biệt của hóa đơn bán hàng và hóa đơn GTGT. Những thông tin này chắc chắn sẽ vô cùng hữu ích đối với các cá nhân, tổ chức, hộ kinh doanh nhỏ lẻ.
