Clickup là gì? Phần mềm quản lý dự án công việc, quy trình hiệu quả nhất

---

ClickUp - Phần mềm quản lý công việc được nhiều người đánh giá hiệu quả cao, dẫn đầu trong việc cung cấp đa dạng tiện ích. Vậy ClickUp sở hữu những tính năng gì nổi bật? Điều gì khiến ClickUp được ưa chuộng như hiện nay? Cùng POS365 tìm hiểu chi tiết về phần mềm ClickUp trong bài viết này nhé!

1. ClickUp là gì?

ClickUp - Phần mềm quản lý công việc là một trong những ứng dụng giúp người dùng quản lý công việc cá nhân, nhóm và đồng bộ làm việc từ xa. Thông qua ClickUp, bạn có thể nhắc nhở, trao đổi với nhau một cách  dễ dàng, thuận tiện. Đồng thời hỗ trợ những người trong nhóm theo dõi tiến trình phát triển dự án, nhiệm vụ đang diễn ra.

Đặc điểm nổi trội nhất của ClickUp là khả năng cung cấp 14 chế độ views khác nhau. Người dùng sẽ có cái nhìn tổng quan nhất về dự án. Đồng thời phần mềm còn tích hợp với nhiều ứng dụng phổ biến như Gmail, Zapier, Dropbox, Slack,... hỗ trợ bạn tự động hóa quy trình làm việc một cách mượt mà nhất.

ClickUp - Phần mềm quản lý công việc là một trong những ứng dụng giúp người dùng quản lý công việc cá nhân, nhóm và đồng bộ làm việc từ xa

2. ClickUp dành cho ai?

ClickUp - Phần mềm quản lý công việc phù hợp với hầu hết người dùng dù là cá nhân, startup, doanh nghiệp vừa và nhỏ. Chỉ cần biết cách sử dụng thì phần mềm sẽ hỗ trợ bạn quản lý công việc, dự án đạt hiệu quả cao trông thấy. 

3. Ưu và nhược điểm của ClickUp

ClickUp được người dùng đánh giá cao và sử dụng rộng rãi quản lý công việc đội nhóm, doanh nghiệp. Tuy nhiên bất cứ ứng dụng nào cũng sẽ có những ưu điểm và tồn tại nhược điểm riêng, phần mềm ClickUp cũng vậy.

3.1. Ưu điểm

ClickUp là một công cụ quản lý công việc toàn diện với nhiều tính năng tích hợp, giúp bạn tổ chức dự án một cách khoa học và hiệu quả. Một số ưu điểm nổi bật của phần mềm phải kể đến như:

• Đa dạng tính năng tích hợp như xem dashboard riêng cho từng thành viên, ghi hình, pulse,...

• Giao diện thân thiện đẹp mắt, cho phép người dùng sử dụng thư viện template có sẵn, chuyên nghiệp theo từng lĩnh vực khác nhau.

• Cung cấp 14 chế độ xem khác nhau, nổi bật nhất phải kể đến chế độ xem Mindmaps, bản đồ vệ tinh và chế độ chat.

3.2. Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm hấp dẫn, phần mềm quản lý công việc ClickUp vẫn tồn tại một số nhược điểm dưới đây:

• Khó dùng với người mới bắt đầu sử dụng bởi có quá nhiều tính năng cần khám phá.

• Chưa hoàn thiện 100% các tính năng trên thiết bị di động.

• Chưa tích hợp giao diện tiếng Việt hoặc hướng dẫn cụ thể, làm cho người dùng gặp khó khăn khi bắt đầu sử dụng phần mềm.

4. ClickUp có thể giúp người dùng những gì?

ClickUp đã trở thành một trợ thủ đắc lực cho cá nhân và cả đội nhóm trong việc quản lý công việc, theo dõi tiến độ và báo cáo. Dưới đây là những tính năng nổi bật và được sử dụng phổ biến nhất của ClickUp.

4.1. Quản lý các không gian làm việc (Workspace)

Khi sử dụng phần mềm quản lý công việc ClickUp, người dùng có thể tạo mới không gian làm việc tùy theo sở thích và tính chất công việc. Đồng thời cho phép bạn quản lý nhiều không gian một cách dễ dàng chỉ trên một ứng dụng duy nhất. 

Bạn có thể tạo không gian làm việc theo nhu cầu như:

• Workspace cá nhân: Phần mềm cho phép người dùng sử dụng dành cho mục tiêu và dự án cá nhân.

• Workspace đội nhóm, phòng ban. Phần mềm cho phép mỗi bộ phận có không gian triển khai và theo dõi tiến độ riêng.

• Workspace dự án: Phần mềm cho phép tạo một không gian làm việc riêng giúp lưu trữ, triển khai và theo dõi hiệu quả công việc theo dự án riêng.

Quản lý các không gian làm việc (Workspace)

4.2. Xây dựng quy trình làm việc

Phần mềm quản lý công việc ClickUp cho phép người dùng tạo nhiều thư mục quản lý trong mỗi không gian làm việc khác nhau. Và trong mỗi thư mục lại có chứa danh sách công việc để người dùng chia task thuận tiện nhất.

Ví dụ, khi thực hiện một dự án bao gồm 4 giai đoạn là Strategy, Design, Development và Execution thì bạn có thể tạo các thư mục, list công việc theo từng giai đoạn cụ thể. 

Xây dựng quy trình làm việc

4.3. Quản lý dự án

ClickUp cho phép người dùng quản lý dự án của mình thông qua việc phân cấp công việc khoa học và chi phí. Trong tính năng này, người dùng có thể tạo nhiều thư mục con có danh sách công việc, task và subtask trong mỗi Workspace một cách đơn giản và dễ hiểu nhất.

4.4. Theo dõi dự án với nhiều góc độ

Phần mềm cho phép người dùng theo dõi công việc dưới 14 chế độ như sau:

• Dạng list

• Bản đồ

• Bảng

• Timeline

• Workload

• Mind map

• Dạng lịch

• Activity

• Xem dạng box, xem chat,...

Trong mỗi chế độ, bạn có thể quan sát tiến độ công việc của mình một cách nhanh chóng và bao quát nhất. Từ đó xây dựng một cái nhìn tổng quan về dự án của mình. Để tạo chế độ xem cũng rất đơn giản, người dùng chỉ cần tùy chọn không gian làm việc, folder hoặc list rồi bấm tùy chọn thêm chế độ mong muốn, đặt tên là hoàn thành.

Theo dõi dự án với nhiều góc độ

4.5. Quản lý công việc

Một trong những tính năng nổi bật nhất của ClickUp phải kể tới khả năng quản lý công việc, theo dõi task tự động. Hệ thống phần mềm sẽ dựa trên trạng thái của từng task công việc mà tự động nhóm vào các mục tương ứng như todolist, ready, in process và completed.

Người dùng có thể hiểu đơn giản là phân chia công việc trong phần mềm ClickUp tương tự như một trang chính bao gồm cột và dòng.

• Dòng là các task và subtask đã đề ra.

• Cột là các trường theo dõi dành cho mỗi một task của bạn.

Người dùng hoàn toàn có thể tự điều chỉnh các trường dữ liệu cho task như phân công, deadline, mức độ ưu tiên, trạng thái, thời gian ước tính, review, revision,... Trong trường hợp bạn muốn nâng cao dự án của mình thì có thể sử dụng thêm Text, Tag, Dropdown, Email, Money, Phone,....

Chính nhờ tính năng này, ClickUp giúp người dùng dễ dàng giao việc cho thành viên trong nhóm, tạo deadline, checklist kiểm soát công việc một cách hiệu quả hơn, tránh tình trạng quên việc.

4.6. Tự động hóa

Tính năng tự động hóa trên phần mềm quản lý công việc trên ClickUp sẽ có 2 bộ phận chính và hoạt động theo nguyên tắc cơ bản là “when…then”.

• Trigger: Là trình kích hoạt bao gồm các điều kiện, khi thỏa mãn hết các điều kiện thì trigger sẽ kích hoạt hành động.

• Action: Sau khi trigger được kích hoạt thì các hành động sẽ xảy ra.

Dựa vào nguyên tắc cơ bản của tính năng, người dùng được phép tạo ra nhiều trình tự động tùy theo nhu cầu. Các trình tự động sẽ bao gồm trong hệ thống, các automation đã được tích hợp với ứng dụng bên ngoài.

Theo dõi dự án với nhiều góc độ

Một số danh mục mẫu automation mà phần mềm đã tạo sẵn cho người dùng như sau:

• Move: Di chuyển khỏi mục này thì sẽ thay đổi trạng thái hoặc tạo task mới,...

• Trạng thái: Khi thay đổi trạng thái task thì tự động chuyển list, thay đổi ưu tiên,...

• Tạo mới: Khi task mới được tạo thì sẽ thay đổi trạng thái, thay đổi list,...

• Deadline: Khi công việc đến hạn sẽ tự động thay đổi trạng thái, di chuyển sang mục khác.

Nếu trong trường hợp không tìm thấy mẫu automation phù hợp thì người dùng có thể tạo 1 automation hoàn toàn mới theo đúng nhu cầu của mình.

Trên đây là những thông tin chi tiết về ưu nhược điểm và các tính năng của ClickUp - Phần mềm quản lý công việc được ưa chuộng hiện nay. Hy vọng qua bài viết này bạn sẽ hiểu và ứng dụng phần mềm hiệu quả hơn. Theo dõi POS365 để có thêm nhiều kiến thức hữu ích trong kinh doanh và công việc nhé!