Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì? Cách kiểm soát và tối ưu hiệu quả

---

Chi phí quản lý doanh nghiệp đóng vai trò như một phần cốt lõi duy trì hoạt động kinh doanh sản xuất, hỗ trợ thực hiện chiến lược phát triển dài hạn. Tuy nhiên không phải ai cũng biết quản lý và kiểm soát chi phí nhằm tối ưu hóa dòng tiền của doanh nghiệp. Cùng POS365 tìm hiểu chi tiết về giải pháp kiểm soát và tối ưu chi phí quản lý doanh nghiệp hiệu quả trong bài viết này nhé!

1. Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?

Chi phí quản lý doanh nghiệp là các khoản chi phí phí phát sinh trong quá trình vận hành và quản lý. Chi phí này sẽ không trực tiếp liên quan đến sản xuất hay bán hàng. Có thể hiểu, chi phí quản lý đóng vai trò lớn trong việc duy trì hoạt động thường ngày và hỗ trợ chức năng quản trị. 

Chi phí quản lý doanh nghiệp sở hữu những đặc điểm sau đây:

• Chi phí này phát sinh như một lợi ích mang tính chất chung cho doanh nghiệp mà không liên quan đến bất cứ đơn vị kinh doanh hay chức năng cụ thể nào.

• Một phần chi phí được xem là cố định vì sẽ phát sinh bất kể mức độ bán hàng hoặc sản xuất trong một khoảng thời gian cụ thể.

• Để tối ưu hóa vận hành, nhà quản trị cần giảm chi phí quản lý doanh nghiệp đến mức tối đa.

Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?

Một số lưu ý về chi phí quản lý doanh nghiệp mà nhà quản trị cần ghi nhớ:

• Các khoản chi phí quản lý chung trong doanh nghiệp bao gồm: lương quản lý, BHYT, BHXH, vật liệu văn phòng, khấu hao TSCĐ, thuê văn phòng, các khoản lập dự phòng phải thu,...

• Các khoản phí quản lý chung sẽ không phải tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Tuy nhiên khi có đầy đủ chứng từ, hóa đơn hạch toán theo chế độ Kế toán thì không được ghi giảm giá chi phí kế toán mà sẽ điều chỉnh trong quyết toán thuế TNDN, làm tăng số thuế TNDN phải nộp.

2. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm những gì?

Mặc dù không trực tiếp tạo ra doanh thu nhưng chi phí quản lý doanh nghiệp là yếu tố quan trọng đảm bảo các hoạt động kinh doanh diễn ra ổn định và hiệu quả. Chủ kinh doanh cần phải kiểm soát và tối ưu hóa các khoản chi phí này nhằm cải thiện tài chính của doanh nghiệp. 

Dưới đây là các yếu tố có trong chi phí quản lý doanh nghiệp mà nhà quản trị cần phải nắm bắt được.

2.1. Chi phí quản lý nhân viên

Chi phí quản lý nhân viên bao gồm các khoản chi dành cho việc quản lý, phát triển và duy trì nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Danh sách chi phí bao gồm lương, thưởng và phúc lợi của nhân viên quản lý doanh nghiệp.

2.2. Chi phí vật liệu quản lý

Chi phí vật liệu quản lý bao gồm các khoản chi phí liên quan đến việc sử dụng vật liệu, thiết bị, công cụ phục vụ cho hoạt động vận hành chung của doanh nghiệp như văn phòng phẩm, dụng cụ hỗ trợ làm việc. Những vật liệu này sẽ không trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm hay cung cấp dịch vụ mà được sử dụng trong hoạt động hành chính, văn phòng, sửa chữa tài sản cố định.

2.3. Chi phí đồ dùng, vật tư văn phòng

Chi phí đồ dùng và vật tư văn phòng bao gồm các khoản chi phí từ việc mua sắm, sử dụng vật dụng, thiết bị phục vụ hoạt động hành chính, công tác quản lý như giấy, bút, máy tính,... 

Chi phí đồ dùng, vật tư văn phòng

2.4. Chi phí khấu hao TSCĐ

Chi phí khấu hao TSCĐ là các khoản khấu hao TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp như máy móc, thiết bị, nhà xưởng,... Chi phí này phản ánh mức độ hao mòn của tài sản trong quá trình sử dụng, đóng một phần quan trọng trong chi phí hoạt động kinh doanh. 

2.5. Thuế và các loại lệ phí

Thuế và các loại lệ phí là các khoản thu bắt buộc mà doanh nghiệp cần phải nộp cho nhà nước, đóng góp vào ngân sách quốc gia bao gồm tiền thuê đất, thuế môn bài, các loại phí, lệ phí khác,...

2.6. Chi phí dự phòng

Mỗi doanh nghiệp đều cần một khoản chi phí dự phòng được trích lập hoặc dự tính từ trước, sẵn sàng đối phó với những tình huống bất ngờ hoặc rủi ro có thể xảy ra trong tương lai.  

 Chi phí dự phòng

2.7. Chi phí dịch vụ mua ngoài

Chi phí dịch vụ mua ngoài bao gồm các khoản chi phí mua ngoài hỗ trợ công tác quản lý doanh nghiệp như tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế, tiền thuê TSCĐ, chi phí nhà thầu phụ,.... 

2.8. Chi phí bằng tiền khác

Các khoản chi phí bằng tiền khác không phải chi phí cố định hay bắt buộc nhưng đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động phát triển của doanh nghiệp. Chi phí khác bao gồm: chi phí hội nghị, tài xe, địa điểm, các khoản chi cho nhân viên,...

3. Cách tính chi phí quản lý trong doanh nghiệp

Việc tính toán chính xác chi phí quản lý doanh nghiệp góp phần hỗ trợ nhà quản trị kiểm soát và tối ưu chi phí các hoạt động liên quan. Để tính được chi phí quản lý này, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước dưới đây.

3.1. Bước 1: Xác định các khoản chi phí liên quan đến quản lý

Nhà quản trị cần xác định các khoản chi phí cần chi trả liên quan đến hoạt động quản lý vận hành doanh nghiệp. Bao gồm tiền lương, phụ cấp cho nhân viên quản lý, chi phí văn phòng phẩm, vật liệu quản lý, khấu hao TSCĐ, thuế, phí và lệ phí, chi phí phát sinh,...

3.2. Bước 2: Ghi nhận chi phí trong hệ thống kế toán

Nhà quản trị tiến hành hạch toán các khoản chi phí đã được xác định  vào hệ thống kế toán của doanh nghiệp. Mỗi một loại chi phí sẽ phải được ghi nhận vào từng tài khoản tương ứng trong sổ kế toán. 

Ví dụ: 

• Chi phí lương và phụ cấp nhân viên - TK 631

• Chi phí vật liệu tiêu hao - TK 633

• Khấu hao TSCĐ - TK 642

• Thuế, phí và lệ phí - TK 635

3.3. Bước 3: Thu thập dữ liệu

Doanh nghiệp sẽ thu thập, tổng hợp dữ liệu từ hóa đơn, chứng từ liên quan đến các khoản chi phí. Hiểu đơn giản thì đây là bước ghi nhận số tiền đã chi trả đã phát sinh trong kỳ thực tế.

Doanh nghiệp sẽ thu thập, tổng hợp dữ liệu từ hóa đơn, chứng từ liên quan

3.4. Bước 4: Tính toán chi phí

Sau khi đã thu thập đầy đủ và chi tiết dữ liệu trên, doanh nghiệp sẽ bắt đầu tính tổng chi phí cho từng đầu mục cụ thể. Công việc này bao gồm việc cộng dồn số tiền đã chi trả hoặc phát sinh trong kỳ vừa qua.

3.5. Bước 5: Kiểm tra và điều chỉnh

Doanh nghiệp tiến hành kiểm tra và so sánh số liệu thực tế với hệ thống kế toán. Nếu trong trường hợp cần thiết, doanh nghiệp sẽ phải điều chỉnh số liệu để đảm bảo chính xác trong quá trình kiểm soát

3.6. Bước 6: Kết chuyển chi phí

Doanh nghiệp kết chuyển tổng chi phí quản lý doanh nghiệp vào TK 911 - “Xác định kết quả kinh doanh” để tính lợi nhuận vào cuối kỳ.

Doanh nghiệp kết chuyển tổng chi phí quản lý doanh nghiệp vào TK 911

3.7. Bước 7: Lập báo cáo

Cuối cùng, doanh nghiệp lập báo cáo tài chính có liên quan bao gồm các loại báo cáo lợi nhuận và lỗ để thể hiện tổng chi phí quản lý doanh nghiệp một cách chính xác, cụ thể nhất.

Lưu ý: Phương pháp tính chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ phụ thuộc tùy theo quy định pháp luật và phương pháp kế toán doanh nghiệp sử dụng. Doanh nghiệp phải tham khảo thông tin cụ thể từ Cơ quan quản lý Nhà nước, tham vấn chuyên gia tài chính để đảm bảo tuân thủ đúng quy định và tính chính xác.

4. Cách kiểm soát và tối ưu các chi phí hiệu quả

Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường nhiều biến động, tối ưu hóa chi phí là bài toán đau đầu của đa số doanh nghiệp. Dưới đây là một số cách kiểm soát và tối ưu chi phí quản lý doanh nghiệp được đánh giá cao.

4.1. Tính định mức chi phí quản lý doanh nghiệp

Doanh nghiệp sẽ căn cứ vào số liệu thống kê của các năm trước, của ngành và định hướng chiến lược trong tương lai để xây dựng định mức chi phí tại mỗi thời điểm. Một số chuyên gia chia sẻ rằng tỷ lệ chi phí của doanh nghiệp chỉ nên chiếm từ 1 đến 5% tổng thu nhập. Tỷ lệ hợp lý nhất là chi phí chiếm dưới 2% trên tổng doanh thu của doanh nghiệp.

Nguyên tắc xây dựng định mức chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các yếu tố như sau:

• Xây dựng định mức sản xuất từ đầu năm làm căn cứ cho quản lý chi phí sản xuất.

• Đảm bảo định mức chi phí quản lý doanh nghiệp phản ánh chi phí quản lý có khả năng phát sinh trong kỳ.

• Phân chia định mức chi phí quản lý thành nhiều mục chi phí nhỏ cụ thể và có chỉ tiêu định lượng đo lường.

• Đảm bảo định mức không quá cao làm ảnh hưởng tới lợi nhuận và không được quả thấp gây khó khăn trong quản lý.

4.2. Lập khoản chi phí dự phòng

Lập chi phí dự phòng giúp doanh nghiệp và nhà quản trị chủ động với những rủi ro phát sinh. Cần xác định rõ các khoản chi phí quản lý dự kiến để phân bổ ngân sách hợp lý, không bỏ qua hoặc vượt ngân sách bất cứ hạng mục nào.

Ngoài ra, doanh nghiệp nên thực hiện phương pháp lập ngân sách theo dạng cuốn chiếu, điều chỉnh ngân sách linh hoạt theo nhu cầu thực tế và thời gian cụ thể. Nhờ vậy, doanh nghiệp dễ dàng đánh giá hiệu quả sử dụng ngân sách và đưa ra những điều chỉnh cho hợp lý.

Lập khoản chi phí dự phòng

4.3. Kiểm soát chi phí mua hàng và chi phí dịch vụ

Kiểm soát chi phí mua hàng và dịch vụ là một trong các bước tiết kiệm chi phí quản lý hiệu quả. Doanh nghiệp cần lên danh sách vận dụng văn phòng cần thiết, đo lường giá cả và chất lượng, đàm phán để nhận được mức giá tốt nhất.

4.4. Kiểm soát chi phí nhân sự

Chi phí quản lý nhân sự chiếm một phần không nhỏ trong tổng chi phí quản lý doanh nghiệp. Thực tế cho thấy không phải cắt giảm số lượng nhân viên thì sẽ kiểm soát chi phí quản lý hiệu quả nhất. Doanh nghiệp vẫn còn nhiều cách để tối ưu chi phí mà không tác động tiêu cực đến người lao động.

• Thiết lập chính sách làm việc từ xa để tiết kiệm chi phí văn phòng, tăng trải nghiệm làm việc linh hoạt cho nhân viên.

• Điều chỉnh chính sách phúc lợi tạo động lực cho nhân viên.

• Thuê ngoài công việc phụ và tập trung ngân sách vào hoạt động cốt lõi.

• Đầu tư tuyển dụng và giữ chân nhân tài, giảm chi phí tái tuyển dụng và tái đào tạo.

Kiểm soát chi phí nhân sự

4.5. Phân tích chi phí định kỳ

Doanh nghiệp cần sát sao hơn trong việc theo dõi và phân tích dữ liệu tài chính định kỳ, đó nắm bắt xu hướng chi tiêu, phát hiện chi phí bất thường. Từ đó đưa ra những quyết định sáng suốt tối ưu hóa chi phí, cắt giảm các khoản không cần thiết và tập trung đầu tư những lĩnh vực mang lại hiệu quả cao.

4.6. Tối ưu quy trình vận hành

Bằng cách tinh giản quy trình, loại bỏ các bước không cần thiết, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và nâng cao chất lượng phục vụ. Sử dụng công nghệ như phần mềm quản lý và tự động hóa các công việc lặp lại cũng giúp tăng năng suất và hạn chế lỗi hiệu quả.

Tối ưu quy trình vận hành

4.7. Sử dụng phần mềm quản lý chi phí

Để quản lý chi phí hiệu quả, việc đầu tư vào phần mềm quản lý chi phí chuyên dụng là rất quan trọng. Phần mềm này giúp doanh nghiệp theo dõi các khoản chi, phân tích tình hình chi tiêu của từng phòng ban, dự án hoặc hạng mục. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định kinh doanh chính xác hơn.

Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ so sánh chi tiêu thực tế với ngân sách đã duyệt hoặc so sánh giữa các kỳ để nhanh chóng phát hiện các khoản chi bất thường và đề xuất giải pháp cắt giảm.

Khi chọn phần mềm quản lý chi phí, doanh nghiệp nên cân nhắc:

• Phần mềm có đầy đủ chức năng quản lý chi phí và có khả năng tùy chỉnh theo nhu cầu.

• Chi phí sử dụng phù hợp với ngân sách.

• Giao diện dễ sử dụng và thân thiện với người dùng.

Như vậy, POS365 vừa cung cấp cho doanh nghiệp cái nhìn tổng quan nhất về chi phí quản lý doanh nghiệp. Hy vọng với những thông tin kiến thức này, các nhà quản trị sẽ chủ động kiểm soát chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động. Theo dõi POS365 để biết thêm nhiều kinh nghiệm kinh doanh hữu ích nhé!