Tra cứu thông tin hoá đơn điện tử theo Thông tư 78 là nghiệp vụ quan trọng, giúp doanh nghiệp phát hiện thời hoá đơn không hợp lệ, giúp tránh khỏi những rủi ro. Vậy có những cách tra cứu hoá đơn điện tử đem lại kết quả chính xác và nhanh chóng? Cùng POS365 tìm hiểu ngay!

Cách tra cứu hoá đơn điện tử mới nhất theo Thông tư 78

I. Cách tra cứu hoá đơn điện tử trên hệ thống cơ quan Thuế

Áp dụng cho các doanh nghiệp chưa đăng ký và sử dụng hoá đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị Định 123.

Với các doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử theo Thông tư 32 thì vẫn có thể tra cứu thông tin tại trang web hệ thống HĐĐT (hoá đơn điện tử) của tổng cục thuế tại đây: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/

Tuy nhiên, theo quy định tại Thông tư 78 và Nghị định 123 doanh nghiệp sẽ kiểm tra trên một trang tra cứu mới, thay cho trang tra cứu cũ của Thông tư 32. Cụ thể, cách tra cứu hoá đơn hợp lệ được hướng dẫn chi tiết sau đây:

Bước 1: Truy cập vào địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/

Bước 2: Nhập thông tin hoá đơn các ô thông tin để tra cứu HĐĐT. Sau đó ấn tìm kiếm.

Mã số thuế người bán: Mã số thuế bên bán (bên phát hành hoá đơn điện tử).
Loại hoá đơn: Loại hoá đơn GTGT tương ứng. Hoá đơn GTGT được quy định bởi các ký tự số là 1, chẳng hạn 1C12AA.
Ký hiệu hoá đơn: Nhập ký hiệu bằng chữ của hoá đơn. Ví dụ, hoá đơn 1C12AA thì nhập ký hiệu hoá đơn là C12AA.
Số hoá đơn: Điền số hoá đơn cần tra cứu. kế toán có thể nhập được cả 2 định dạng số hoá đơn 1 chữ số hoặc 8 chữ số. Ví dụ, 1 hoặc 00000001.
Tổng tiền thanh toán: Nhập số tiền thanh toán bằng số.
Mã Captcha: Nhập mã captcha hiển thị ở ô bên trái sang ô bên phải.

Tra cứu hóa đơn điện tử trên hệ thống cơ quan Thuế

Cách tra cứu hóa đơn điện tử trên hệ thống cơ quan Thuế

Bước 3: Hệ thống trả kết quả thông tin về việc tra cứu hoá đơn GTGT

Kết quả nhận được là “Tồn tại hoá đơn có thông tin trùng khớp với thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm”. Khi đó, hoá đơn GTGT này là hợp lệ.
Ngược lại, kết quả trả về là “Không tồn tại hoá đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm” có nghĩa rằng hoá đơn tra cứu không tồn tại. Tổ chức, cá nhân cần thực hiện tra cứu kiểm tra lại các thông tin đã điền xem đã chính xác hay chưa. Nếu những thông tin này chính xác, vui lòng liên hệ bên bán để kiểm tra.

Những lưu ý khi tra cứu HĐĐT trên hệ thống cơ quan Thuế:

Thông tin có đánh dấu sao (*) thì bắt buộc phải điền vào, không được bỏ qua.
Tại trường “Loại hoá đơn” thì phải lựa chọn loại hóa đơn điện tử tương ứng đã đăng ký hoặc được cấp trước đó.

>> Xem ngay: Quy định mới nhất về ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

II. Tra cứu danh sách HĐĐT mua vào bán ra trên hệ thống cơ quan Thuế

Áp dụng cho các doanh nghiệp đã đăng ký và áp dụng HĐĐT theo Thông tư 78 và Nghị định 123.

Cách tra cứu hoá đơn điện tử mới hay hoá đơn điện tử đã phát hành. Bạn chỉ cần thực hiện những thao tác đơn giản ngay dưới đây:

Bước 1: Đăng nhập vào cổng thông tin hệ thống hoá đơn điện tử: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/

Tài khoản và mật khẩu đăng nhập đã được cơ quan Thuế cấp và gửi email khi doanh nghiệp đăng ký sử dụng HĐĐT thành công theo tờ khai mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT.

cách tra cứu hóa đơn điện tử

Tra cứu danh sách HĐĐT mua vào bán ra trên hệ thống cơ quan Thuế

Bước 2: Chọn “Tra cứu”> “Tra cứu hoá đơn”.

Bước 3: Chọn “Tra cứu HĐĐT bán ra/ mua vào”.

Hệ thống hiển thị danh sách hoá đơn mua vào của doanh nghiệp bao gồm: Loại hoá đơn, ký hiệu hoá đơn, số hoá đơn, ngày lập, thông tin hoá đơn, tiền thuế…

Để xem thông tin hoá đơn các bạn chọn “Tìm kiếm” > Tại vùng hiển thị kết quả, Click vào hoá đơn muốn xem để thực hiện các chức năng Xem/ In/ Xuất Excel/ Xuất XML.

>> Đọc thêm: Cách viết hoá đơn điện tử chi tiết và đầy đủ nhất 2023

III. Cách tra cứu HĐĐT theo Thông tư 78 trên MISA MeIvoice

Cách tra cứu hoá đơn điện tử theo thông tư 78 trở nên đơn giản hơn bao giờ hết chỉ với những thao tác trên trang web của MeInvoice. Bạn hoàn toàn có thể kiểm tra hoá đơn điện tử hợp lệ bằng file có đuôi *.xml của bất kỳ nguồn cung cấp hoá đơn điện tử.

Cách tra cứu hoá đơn điện tử đã phát hành tại website của MeInvoice được thực hiện như sau:

Bước 1: Truy cập vào địa chỉ: https://www.meinvoice.vn/tra-cuu/

Bước 2: Tải lên file có đuôi *.xml để kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn.

Bước 3: Kết quả sẽ hiển thị ngay trên màn hình lúc upload file cần tra cứu. Ngoài ra, bạn cũng có thể tải xuống kết quả tra cứu hoặc gửi email thông báo về tài khoản đăng ký.

cách tra cứu hóa đơn điện tử hợp lệ

Cách tra cứu HĐĐT theo Thông tư 78 trên MISA MeInvoice

Lưu ý: Hiện nay trên website MeInvoice.vn đã cập nhật giao diện kiểm tra hóa đơn đầu vào. Bạn có thể tra cứu tại URL https://www.meinvoice.vn/tra-cuu/kiem-tra/ theo hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Truy cập vào đường dẫn: https://www.meinvoice.vn/tra-cuu/kiem-tra/

Bước 2: Tải file xml của hóa đơn cần kiểm tra.

Bước 3: Kết quả kiểm tra sẽ được hiển thị ngay trên màn hình website. Hoặc bạn có thể tải kết quả hoặc nhận kết quả kiểm tra hoá đơn qua email.

>> Tham khảo ngay: Hướng dẫn cách in hóa đơn điện tử theo quy định của Pháp Luật

IV. Hướng dẫn tra cứu HĐĐT trên EFY-iHOADON

Cách tra cứu hoá đơn điện tử này áp dụng với bên xuất HĐĐT EFY-iHOADON.

Bước 1: Truy cập vào địa chỉ: http://tracuu.ihoadon.vn/

Bước 2: Chọn tra cứu “Theo số hoá đơn và mã tra cứu” khi người dùng muốn tra cứu theo số hoá đơn và mã tra cứu.

Nhập đầy đủ số hoá đơn và mã tra cứu (mã tra cứu được in phía cuối của tờ hoá đơn)

=> Chọn “Tra cứu”

Trường hợp bạn muốn tra cứu hoá đơn theo file sẵn bạn tích chọn “Từ file” > “Chọn file” và tải file hoá đơn XML gốc > Tra cứu

cách tra cứu hóa đơn điện tử mới

Hướng dẫn tra cứu HĐĐT trên EFY-iHOADON

Bước 3: Hệ thống trả kết quả thông tin hóa đơn

Kết quả trả về là tồn tại thông tin hóa đơn, tức là hóa đơn đã hợp lệ hệ thống sẽ hiển thị các thông tin của hoá đơn: Loại hóa đơn, Ngày hóa đơn, Số hóa đơn, Mẫu số, Ký hiệu, Trạng thái hóa đơn, thông tin chứng thư, file hoá đơn ở các định dạng xml, pdf hoặc cer. Đơn vị có thể tải hoá đơn về hoặc chuyển đổi hoá đơn để lưu trữ.
Nếu kết quả trả về là không tồn tại thông tin hóa đơn, hệ thống sẽ báo lỗi. Doanh nghiệp cần kiểm tra lại thông tin đã nhập và liên hệ bên bán.

V. Tra cứu trên hệ thống HĐĐT My-Invoice

Doanh nghiệp thực hiện các bước hướng dẫn cách tra cứu hoá đơn điện tử hợp lệ trên hệ thống HĐĐT My-Invoice.

Bước 1: Truy cập hệ thống tra cứu hóa đơn https://tracuu.hoadondientuvn.info/

Bước 2: Điền đầy đủ thông tin còn thiếu vào ô trống rồi ấn tìm kiếm.

Bước 3: Hệ thống trả kết quả tìm kiếm

Nếu kết quả trả về là tồn tại thông tin hóa đơn tức là hóa đơn hợp lệ. Nếu kết quả trả về là không tồn tại hóa đơn, doanh nghiệp kiểm tra lại thông tin và liên hệ lại cho bên bán để kiểm tra.

Tra cứu trên hệ thống HĐĐT My-Invoice

Cách tra cứu hóa đơn điện tử trên hệ thống My-Invoice

>> Tìm hiểu ngay: Top 7 đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử tốt nhất hiện nay

VI. Cách tra cứu HĐĐT trên hệ thống Fast e-Invoice

Hướng dẫn chi tiết cách tra cứu thông tin hoá đơn điện tử trên hệ thống Fast e-Invoice dành cho mọi doanh nghiệp trên website: https://einvoice.fast.com.vn

Bước 1: Truy cập vào địa chỉ website trên

Bước 2: Chọn mục “Tra cứu”.

Bước 3: Nhập mã số hoá đơn. Có thể chọn ô Xem trực tiếp, Tải hoá đơn gốc (XML) hoặc tải file PDF.

Cách tra cứu HĐĐT trên hệ thống Fast e-Invoice

Cách tra cứu HĐĐT trên hệ thống Fast e-Invoice

Bước 4: Nhấn nút “Tìm kiếm” để tra cứu

Bước 5: Màn hình hiển thị kết quả tìm kiếm.

Như vậy POS365 đã hướng dẫn chi tiết cách tra cứu hoá đơn điện tử đến bạn đọc. Hy vọng rằng sẽ hữu ích với bạn, giúp bạn lựa chọn những cách tra cứu thông tin hoá đơn phù hợp, nhanh chóng và chính xác.