Kho là một cơ sở để phục vụ mục đích lưu trữ hàng hóa. Trong thương mại điện tử, kho chủ yếu được sử dụng để giữ các mặt hàng để đảm bảo những sản phẩm có thể giao tới khách hàng trong thời gian ngắn nhất. Cách quản lý kho hiệu quả cũng là điều khiến những chủ quản lý cảm thấy đau đầu.
Dù bạn sử dụng kho hàng như thế nào, thì tất cả đều tuân theo cùng một nguyên tắc của các quy trình lưu trữ: sản phẩm đi vào, được lưu trữ và sản phẩm đi ra. Tuy nhiên, biết cách quản lý hàng hóa trong kho sẽ giúp cho bạn tiết kiệm thời gian, công sức và luôn nắm bắt được tình hình hàng hóa của mô hình kinh doanh.
I. Quản lý kho là gì?
Quản lý kho được hiểu là việc kiểm soát các hoạt động hàng ngày của kho như nhập - xuất - tồn kho, chuyển kho... nhằm mục đích giúp giảm chi phí và tăng doanh thu cho cửa hàng, doanh nghiệp.
Đối với một số cửa hàng nhỏ, số lượng hàng hóa không nhiều thì bạn có thể sử dụng Excel để quản lý xuất nhập tồn kho. Nhưng đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn, lượng hàng hóa nhiều thì cần phải sử dụng phần mềm quản lý kho để rút ngắn thời gian và tiết kiệm nguồn lực, tăng hiệu quả quản lý.
Quản lý kho là việc quan trọng trong kinh doanh
II. Tại sao cần phải quản lý kho hàng?
Việc quản lý hàng hóa rất quan trọng đối với tất cả những cửa hàng kinh doanh, bởi điều này mang lại nhiều lợi ích cho chủ cửa hàng:
2.1. Tiết kiệm chi phí
-
Tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, vật tư: Thống kê số lượng hàng hóa hàng này, lên ngân sách dự trù sát sao thì cửa hàng sẽ tránh được lãng phí không đáng có.
-
Tiết kiệm chi phí lưu kho: Phí lưu kho sẽ phụ thuộc vào số lượng và kích thước hàng hóa mà bạn lưu trữ. Khi quản lý hàng hóa bạn sẽ biết được sản phẩm nào tồn nhiều để bán ra và hạn chế nhập thêm hàng.
-
Tiết kiệm chi phí mua hàng: Kiểm soát hàng hóa hàng ngày sẽ giúp bạn biết được hàng nào khó bán ra chính là không hợp xu hướng, nhu cầu của khách hàng. Sau đó sẽ rút ra kinh nghiệm không nhập thêm hàng về nữa.
-
Nắm bắt được lượng hàng còn thiếu hay thừa để chủ động lượng tiền mua hiệu quả.
Tại sao cần phải quản lý kho?
2.2. Tránh thất thoát hàng hóa
Tình trạng thất thoát hàng hóa xảy ra do nhiều nguyên nhân khác nhau và khá phổ biến tại các cửa hàng. Vì vậy, việc quản lý kho chặt chẽ, khoa học sẽ hạn chế được vấn đề này.
Bên cạnh đó những tổn thất do trượt giá, dù xây dựng nhiều chiến dịch đẩy hàng nhưng lợi nhuận vẫn bị ảnh hưởng và có khi bị lỗ. Việc kiểm tra, đối chiếu thường xuyên lượng hàng bán ra và lượng hàng tồn kho sẽ giúp cửa hàng tránh được những tổn thất đáng kể, lên kế hoạch nhập hàng phù hợp.
Quản lý kho giúp tránh thất thoát hàng hóa
2.3. Tăng doanh thu cho cửa hàng
Nếu hàng để tồn quá lâu sẽ dẫn đến tình trạng thất thoát doanh thu. Chính vì thế, bạn nên kiểm tra kho thường xuyên giúp bạn nhanh chóng biết được sản phẩm nào đang bán chạy để có kế hoạch nhập hàng kịp thời hoặc xây dựng các chương trình khuyến mãi để đẩy hàng đi. Như vậy, cửa hàng sẽ nhanh lấy lại doanh thu.
Tăng doanh thu cho cửa hàng
III. Hướng dẫn cách quản lý kho hàng hóa
Dưới đây là các cách quản lý kho hiệu quả đã được nhiều cửa hàng, doanh nghiệp áp dụng:
3.1. Bố trí nhà kho để hàng hóa
Bố cục thiết kế dành cho nhà kho cần phải được làm để không gian bên trong và bên ngoài được ngăn nắp, rộng rãi, tránh tắc nghẽn gây ảnh hưởng đến năng suất của kho.
-
Ước lượng hàng hóa kho trong tương lai: việc này được tổng hợp dựa trên doanh số và kế hoạch mà định nhập hàng hóa cho mình.
-
Khi khối lượng, những sản phẩm bán hàng của bạn tăng lên, hoặc kích thước thay đổi bao bì sản phẩm, có thể khiến bạn cần thêm không gian lưu trữ khác.
-
Các loại giá đỡ có nhiều kích cỡ, hình dạng khác nhau để bạn sử dụng phụ thuộc nhiều vào loại sản phẩm bạn đang để trong kho. Xem xét cẩn thận các yêu cầu của bạn vì điều này sẽ ảnh hưởng đến lượng không gian nhà kho và toàn bộ bố cục.
Sắp xếp, bài trí nhà kho ngăn nắp
3.2. Đảm bảo mọi quy trình và quy chuẩn của hàng hóa trong kho
-
Sắp xếp, bài trí hàng hóa trong kho đúng theo quy định.
-
Những loại hàng hóa có hạn sử dụng ngắn cần được quản lý theo nguyên tắc nhập trước xuất trước.
3.3. Thực hiện các thủ tục nhập - xuất
-
Xây dựng quy trình tiếp nhận, kiểm tra giấy tờ cụ thể.
-
Lưu trữ toàn bộ hóa đơn xuất - nhập kho.
-
Theo dõi và kiểm kê định kỳ tồn kho để đối chiếu chính xác với tồn kho hệ thống.
3.4. Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu
-
Phải theo dõi lượng hàng tồn kho mỗi ngày để đảm bảo các loại hàng hóa đầy đủ với số lượng nhất định.
-
Đánh giá và điều chỉnh định mức tồn kho tối thiểu dựa trên biến động của từng loại hàng hóa.
Theo dõi hàng tồn kho
3.5. Đảm bảo quy định về an toàn cho kho
-
Đảm bảo tuyệt đối các quy định về phòng cháy chữa cháy trong kho.
-
Kiểm tra định kỳ cơ sở hạ tầng kho để tránh tình trạng hư hỏng, mối mọt làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.
IV. Cách quản lý kho hiệu quả bằng excel
Quản lý kho bằng Excel là cách thực hiện các thao tác quản lý đối với hàng tồn kho như báo cáo, xuất và nhập kho,... nhằm mang lại lợi ích và hiệu quả nhất định. File Excel quản lý bán hàng sẽ giúp bạn quản lý và thống kê được tổng số hàng được giao đi và hàng nhập về một cách nhanh chóng. Quản lý kho bằng Excel cũng sẽ có những ưu và nhược điểm, để hiểu rõ hơn bạn có thể tham khảo nội dung dưới đây:
4.1. Ưu điểm của quản lý kho bằng excel
-
Miễn phí: Sử dụng Excel sẽ không bị mất bất kỳ một chi phí nào. Chỉ cần máy tính của bạn đã cài đặt Microsoft Office là có thể tạo được file quản lý.
-
Tạo được nhiều báo cáo đáp ứng phục vụ mục đích quản lý của người sử dụng.
-
Dễ dàng thao tác trực tiếp trên database để sửa lại các giao dịch xuất, nhập hàng hóa, khách hàng,...
-
Khi sử dụng Google Sheet là bạn có thể dùng tính năng chia sẻ cho nhiều người dùng xem và chỉnh sửa. Tuy nhiên điều này chỉ áp dụng với các file Excel bán hàng đơn giản được lập hoàn toàn bằng công thức.
Quản lý kho bằng Excel
4.2. Nhược điểm của quản lý kho bằng Excel
-
Nhược điểm khi dùng Excel là không có tính bảo mật và độ an toàn cho dữ liệu kém. Khi gặp phải trường hợp máy tính bị hỏng hoặc nhiễm virus thì các dữ liệu có nguy cơ bị mất trắng hoàn toàn.
-
Các hàm trong Excel khá phức tạp, nếu bạn chưa từng sử dụng thì sẽ gặp phải khó khăn trong việc xử lý.
-
Những công ty, doanh nghiệp lớn cần một công cụ hỗ trợ linh hoạt, nhiều chức năng hơn thì Excel không đáp ứng tốt được việc này. Điển hình như việc nếu công ty có các thiết bị ngoại vi hỗ trợ công tác quản lý kho vật tư thì Excel sẽ không hỗ trợ kết nối với chúng
V. Sử dụng phần mềm quản lý hàng hóa
Một trong những giải pháp giúp cho mọi doanh nghiệp, cửa hàng nhỏ lẻ hiện nay thực hiện việc quản lý được trơn tru chính là sử dụng phần mềm POS365.
Với việc sử dụng hệ thống quản lý hàng hóa, những thao tác như lưu trữ, kiểm soát, lên thông tin, số liệu hàng hóa tồn kho được thực hiện hiệu quả và chính xác hơn. Các quy trình như sản xuất, phân phối, tiêu thụ và thải bỏ.
Phần mềm quản lý kho POS365
Có nhiều lợi ích mà bạn sẽ nhận được khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng đa kênh khi áp dụng vào cách quản lý kho hàng hóa cho mình:
-
Tính năng dành riêng cho hàng hóa, giúp bạn lên những sản phẩm mới nhập cùng thông tin, giá nhập, giá bán,...
-
Các thông tin được lưu trữ trong điện toán đám mây. Điều này giúp cho các doanh nghiệp không phải tốn thêm tiền để mua thêm dung lượng, tiết kiệm được chi phí đáng kể mà vẫn luôn đảm bảo cho thông tin được giữ an toàn.
-
Những hoạt động như bán hàng, nhập hàng được lên kết với tính năng quản lý hàng hóa. Vì vậy, hàng hóa được tự động cộng trừ khi bạn bán hàng, giúp bạn không cần phải mất nhiều thời gian để giám sát thường xuyên mà độ chính xác vẫn được đảm bảo.
-
Ngoài ra, việc sử dụng phần mềm quản lý kho có nhiều tính năng giúp bạn có thể biết được doanh thu của cửa hàng hàng ngày, hàng tuần hay trong tháng một cách chính xác. Các hoạt động bán hàng, thanh toán cũng được thực hiện chính xác và nhanh chóng hơn.
-
Phần mềm quản lý kho POS365 hiệu quả, không cần phải cài đặt và sử dụng trên nhiều thiết bị, bất cứ lúc nào. Các bạn hoàn toàn có thể truy cập và nắm bắt được tình hình kinh doanh của cửa hàng.
-
Cách quản lý kho hàng hóa với POS365 giúp mọi thao tác được tìm kiếm và thực hiện nhanh chóng. Các số liệu, hàng hóa trong kho được thống kê và đưa ra dưới dạng biểu đồ để bạn dễ dàng quan sát, nắm bắt. Từ đó lên kế hoạch để có thể tiêu thụ nguồn hàng tồn kho hoặc biết những mặt hàng bán chạy để nhập khẩu được hợp lý nhất.
Kết luận:
Với những thông tin mà POS365 cung cấp, bạn đã nắm rõ được cách quản lý kho hiệu quả rồi đúng không nào. Khi bạn biết cách sắp xếp hàng hóa khoa học thì sẽ giảm được sai sót, thất thoát cũng như tiết kiệm được thời gian, chi phí và góp phần tăng thêm doanh thu cho cửa hàng.
